7. Kết cấu của luận văn
2.3. Tổng quan về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong thực
thực hiện thủ tục hành chính tại Uỷ ban nhân dân Quận 3- Tp. Hồ Chí Minh
2.3.1. Xây dựng hạ tầng và đội ngũ nhân lực công nghệ thông tin
Để phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong thực hiện TTHC của UBND quận 3- Tp. Hồ Chí Minh thì UBND quận chú trọng việc đầu tư trang bị các hạ tầng CNTT và đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CBCC. UBND quận coi đây vừa là một nhiệm vụ đồng thời là giải pháp quan trọng quyết định thành công việc ứng dụng CNTT vào thực hiện các TTHC.
Về việc xây dựng hạ tầng CNTT
UBND quận 3 luôn chú trọng việc đầu tư trang bị hạ tầng CNTT. Việc xây dựng hạ tầng CNTT được thực hiện trên nhiều nội dung.
Để ứng dụng CNTT vào thực hiện các TTHC thì Cổng thông tin điện tử là hết sức quan trọng. Hiện nay UBND quận 3 đã xây dựng Cổng thông tin
điện tử của quận. Hiện này Cổng thông tin điện tử của quận là
http://www.quan3.hochiminhcity.gov.vn. Cổng thông tin điện tử của quận được coi là nơi thực hiện các giao dịch giữa quận với người dân và doanh nghiệp trên địa bàn quận. Ngoài Cổng thông tin điện tử của quận thì hiện nay một số phòng ban chuyên môn của quận cũng đã xây dựng cổng thông tin điện tử để thực hiện các giao dịch với người dân như phòng Giáo dục
(http://phonggiaoducquan3.e-school.edu.vn/;) Phòng Y tế ( http://phongytequan3.medinet.gov.vn)
Hằng năm thì UBND quận chỉ đạo Văn phòng HĐND-UBND quận chú trọng việc nâng cấp Cổng thông tin điện tử để tạo điều kiện cho người dân. UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Quận 3 về nâng cấp Cổng thông tin điện tử Quận 3. Cổng thông tin của quận ngày càng được đổi mới về giao diện để tạo điều kiện cho người dân và doanh nghiệp khi truy cập UBND quận chỉ đạo Văn phòng HĐND-UBND quận tham khảo kinh nghiệm xây dựng của các địa
phương khác để điều chỉnh Cổng thông tin điện tử cho phù hợp.
Ủy ban nhân dân quận đã thực hiện di dời hạ tầng mạng, viễn thông, điện thoại sang Trung tâm hành chính quận, kết nối các phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận đang ứng dụng các phần mềm do Sở ngành triển khai. Cơ bản đã hoàn tất thiết bị mạng, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cho việc ứng dụng các công nghệ thông tin tại Trung tâm hành chính quận phục vụ chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận, tác nghiệp của các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường. Hiện nay, hệ thống mạng và hệ thống trang thiết bị đã được cấu hình đảm bảo an toàn thông tin và để tiết kiệm đầu tư hệ thống máy chủ hàng năm, quận cũng đang nghiên cứu mô hình điện toán đám mây.
Để ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC thì UBND quận 3 chú trọng trang bị máy tính phục vụ cho hoạt động thực thi công vụ của các CBCC khi thực hiện TTHC. UBND quận đảm bảo cho các CBCC được trang bị máy tính để thực thi công vụ. Máy vi tính trạm được đầu tư trang bị đảm bảo mỗi cán bộ công chức quận và 14/14 phường đều có máy làm việc. Bên cạnh đó có trang bị các thiết bị liên quan nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên tại đơn vị như máy scan, máy photocopy, máy chiếu hình phi vật thể, máy chiếu... Việc đầu tư này được tính toán căn cứ trên cơ sở sử dụng phần mềm ứng dụng của cán bộ công chức và rà soát công việc cán bộ, công chức được phân công thực hiện, nhiệm vụ phải thực hiện để đầu tư, trang bị phù hợp, tránh lãng phí, tránh đầu tư dàn trải. Quận đã chủ trương đầu tư các trang thiết bị hệ thống máy chủ, máy tính cá nhân cấu hình mạng, thiết lập hệ thống bảo mật thông tin, liên thông quận – phường, nâng cao và duy trì tốc độ đường truyền, đảm bảo đáp ứng việc truyền tải thông tin trên mạng. Vừa qua, Quận đã chủ trương khảo sát hạ tầng CNTT tại 14 phường, dự kiến sẽ có kế hoạch phát triển hạ tầng CNTT tại các phường, trang bị thêm hệ thống bảo mật, tăng cường bảo mật an toàn an ninh thông tin trong cơ quan nhà nước theo chỉ đạo của Thành phố.
Bảng 2.2: Số lượng thiết bị CNTT của UBND quận 3
STT Thiết bị công nghệ thông tin Số lượng (cái)
1 Máy chủ 3
2 Máy tính để bàn 338
3 Máy tính xách tay 10
4 Máy in 123
5 Máy quét 10
6 Thiết bị định tuyến (router) 1 7 Thiết bị chuyển mạch (switch) 6
8 Thiết bị tường lửa (firewall) 1
“ Nguồn: Văn phòng HĐND - UBND quận 3”
Với tổng số 338 cán bộ, công chức làm việc tại UBND quận, việc trang bị thiết bị CNTT về cơ bản đáp ứng được yêu cầu làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan. Mặc dù đã được đầu tư nhưng hạ tầng CNTT vẫn còn một số hạn chế như: Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan vẫn sử dụng máy tính để bàn cũ trong giải quyết công việc; Tỷ lệ máy tính sử dụng hệ điều hành có bản quyền của cán bộ, công chức quận và các phường vẫn còn thấp (chiếm 30%); tỷ lệ máy tính có phần mềm diệt virus có bản quyền còn thấp (chiếm dưới 70%); hạ tầng CNTT ở các phường chưa đồng bộ và có sự chênh lệch với nhau [28].
Ngoài máy tính làm việc thì UBND quận cũng chú trọng việc trang bị các thiết bị khác phục vụ cho việc thực thi công vụ của đội ngũ công chức. Các thiết bị phụ trợ đi kèm: máy in, máy photo, máy scan… hầu hết các đơn vị đều đã tự trang bị theo nhu cầu phục vụ công tác.
Trong thời gian qua, UBND quận đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hoàn thành lắp đặt hệ thống mạng đô thị thành phố (mạng MAN Tp. Hồ Chí Minh) tại Trung tâm Hành chính quận và kết nối hệ thống mạng MAN của 11 phường với hệ thống mạng MAN của quận. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ đã đầu tư 05 máy quét (scan) cho 5 phường: phường 3, phường 4, phường 6, phường 7 và phường 12 nhằm để thực hiện liên thông hồ sơ từ phường lên quận trên lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội. Hiện nay, tất cả các phường trên địa bàn quận đều được đầu tư thực hiện mô hình "một cửa điện tử hiện đại" với kinh phí 2,4 tỷ đồng. Bên cạnh đó, việc trang bị hệ thống máy chiếu (Projector) tại quận và một số phường được quan tâm, giúp phục vụ tốt hơn cho việc trình chiếu tài liệu, thông tin tại các cuộc họp, Hội nghị của UBND quận, phường.
Ngoài ra, UBND quận 3 cũng quan tâm công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin mạng. Hệ thống máy tính ở quận đảm bảo phục vụ yêu cầu công việc, tỷ lệ 01máy/cán bộ, công chức (trừ cán bộ phục vụ), 100% máy vi tính được kết nối Internet tốc độ cao (tốc độ đến 10Gbp/s, trừ máy tính phục vụ công tác bí mật nhà nước), máy tính từng bước được quan tâm cài phần mềm diệt virus có bản quyền.
UBND quận 3 cũng đã ban hành Quyết định số 2752/QĐ-UBND ngày 14/11/2013 về Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống mạng, trang thiết bị điện tử - tin học và các phần mềm triển khai tại UBND quận. Đồng thời cũng triển khai hệ thống tường lửa góp phần bảo mật hệ thống thông tin trên địa bàn quận.
Dưới sự chỉ đạo của Thành phố và sự quan tâm của Sở Thông tin Truyền thông, hạ tầng kỹ thuật CNTT trên địa bàn quận3 từng bước được đầu tư theo hướng hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi để triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Hiện nay việc xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT của UBND quận 3 cũng tồn tại nhiều hạn chế nhất định. Mặc dù đã được đầu tư trang bị nhưng nhìn chung hiện nay máy tính phục vụ cho công việc của CBCC cũng còn thiếu và chưa đáp ứng yêu cầu. Các phần mềm, ứng dụng được cài đặt cho máy tính của CBCC còn thiếu. Ngoài ra hiện nay một số máy tính đã hư hỏng và xuống cấp nhưng chưa được trang bị mới, điều này gây ra nhiều khó khăn cho CBCC khi thực thi công việc. Các thiết bị đi kèm cũng chưa được đầu tư đúng mức.
Ngoài ra việc xây dựng các mạng CNTT phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các CQNN, CBCC của UBND quận 3 cũng còn nhiều hạn chế. Tại một số đơn vị có hệ thống mạng LAN hoàn chỉnh máy chủ hiện nay
đã cũ, cấu hình thấp, đáp ứng ở mức tối thiểu. Hạ tầng an toàn thông tin nhìn chung chưa đảm bảo theo yêu cầu đặt ra.
Về xây dựng đội ngũ CBCC
Cùng với việc xây dựng hạ tầng CNTT thì UBND quận 3 cũng chú trọng việc phát triển đội ngũ nhân lực phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào thực hiện các TTHC. Hiện nay tại Văn phòng HĐND-UBND quận đã bố trí 2 công chức phụ trách CNTT. Nhiệm vụ của 2 công chức này là vận hành các hệ thống CNTT hiện nay của quận, cũng như tham gia hỗ trợ các phường trong việc vận hành hệ thống CNTT.
Ngoài 2 công chức phụ trách CNTT thì hiện nay tại các phòng ban chuyên môn của quận và UBND các phường đều bố trí công chức phụ trách lĩnh vực CNTT.
Bảng 2.3: Thống kê nhân sự CNTT của các phòng, ban chuyên môn của UBND quận 3
STT Đơn vị Số lượng
1 Văn phòng HĐND-UBND quận 2 (chuyên trách) 2 Phòng Giáo dục 1 (Kiêm nhiệm)
3 Phòng Y tế 1 (Kiêm nhiệm)
4 Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội 1 (Kiêm nhiệm) 5 Phòng Tài chính - Kế hoạch 1 (Kiêm nhiệm) 6 Phòng Văn hoá - Thông tin 2 (Kiêm nhiệm) 7 Phòng Quản lý đô thi 1 (Kiêm nhiệm)
8 Phòng Nội vụ 1 (Kiêm nhiệm)
9 Thanh tra quận 2 (Kiêm nhiệm) 10 Phòng Tài nguyên và môi trường 2 (Kiêm nhiệm) 11 Phòng Tư pháp 1 (Kiêm nhiệm)
Cùng với đội ngũ nhân sự phụ trách CNTT của các phòng, ban chuyên môn của quận thì tại các phường cũng bố trí đội ngũ công chức phụ trách CNTT để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC cũng như việc thực hiện các TTHC tại các phường.
Quận đã tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý và đánh giá về kiểm soát thủ tục hành chính, kể từ ngày 18/11/2016 các cơ quan, đơn vị báo cáo qua phần mềm.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ CBCC trong việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC thì UBND quận đã chú trọng đến công tác bồi dưỡng kiến thức tin học cũng như việc sử dụng các phần mềm, tiện ích trong thực hiện TTHC. Khi áp dụng các thiết bị hay phần mềm tiện ích nào thì quận đều có hướng dẫn hoặc tập huấn cho đội ngũ CBCC trên địa bàn quận. Năm 2016 Quận đã tổ chức tập huấn việc sử dụng phần mềm Hê thống quản lý và đánh giá về kiểm soát thủ tục hành chính cho các CBCC phụ trách công tác kiểm soát TTHC trên địa bàn quận. Ngoài ra đối với các phần mềm tiện ích ích khai thác thì quận cũng đã xây dựng sổ tay hướng dẫn hoặc tổ chức tập huấn trực tiếp cho đội ngũ CBCC.
Bảng 2.4: Thống kê tình hình bồi dưỡng kiến thức tin học, kỹ năng sử dụng các phần mềm tiện ích cho CBCC của UBND quận 3
Năm Năm Năm Năm
2013 2014 2015 2016
Số đợt tập huấn về tin học 2 2 3 3
Số đợt tập huấn sử dụng các phần 4 5 5 7
mềm tiện ích
“Nguồn: Văn phòng HĐND-UBND quận 3- Tp Hồ Chí Minh”
Trình độ CNTT trong CBCC trên địa bàn quận cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ công tác; thông qua công cụ tin học, các cán bộ đã chủ
động được trong công việc, hỗ trợ tốt trong công tác xử lý nghiệp vụ. Tuy nhiên cần có kế hoạch đào tạo bổ sung, đào tạo lại nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính Nhà nước.
Hiện nay số lượng cán bộ chuyên trách CNTT làm việc tại văn phòng UBND quận và các phòng chuyên môn trực thuộc rất ít; chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển và ứng dụng CNTT ngày một phát triển. Ngoài ra số lượng công chức lớn tuổi trên địa bàn quận 3 chiếm số lượng lớn. Đối với đội ngũ này thì việc tiếp cận và sử dụng CNTTT vào thực hiện TTHC bị hạn chế rất nhiều. Đội ngũ công chức lớn tuổi thường khó tiếp cận với các thiết bị, phần mềm, tiện ích áp dụng trong thực hiện TTHC. Bên cạnh đó hiện nay kiến thức chuyên môn của đội ngũ CBCC là tương đối cao, tuy nhiên khả năng sử dụng CNTT trong thực hiện TTHC là một hạn chế.
2.3.2. Ứng dụng vào việc thực hiện các thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước
Trong thời gian qua UBND quận 3- Tp. Hồ Chí Minh đã chú trọng việc cải cách TTHC nội bộ giữa các CQHCNN trên địa bàn quận. Để cải cách TTHC nội bộ giữa các CQHCNN trên địa bàn quận thì quận chú trong việc ứng dụng CNTT vào thực hiện các TTHC nội bộ. Các TTHC giữa các CQHCNN với nhau trên địa bàn quận được cải cách theo hướng gọn nhẹ hơn. UBND quận chỉ đạo việc gửi các báo cáo, thông báo, văn bản bằng file mềm, hạn chế việc sử dụng văn bản giấy đã làm cho thông tin giao dịch nội bộ giữa các CQHCNN trở nên nhanh hơn, phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành.
Các cuộc họp của UBND quận trước đây phải có thông báo bằng thư mời riêng thì hiện nay được tinh giản thủ tục thông qua việc gửi thư mời thông qua email, tin nhắn điện thoại. Điều này không chỉ giảm bớt giấy tờ thủ tục mà còn làm cho thông tin được truyền đạt nhanh hơn. UBND quận yêu cầu các cán bộ công chức mỗi ngày phải kiểm tra email cá nhân ít nhất là 2
lần (vào đầu giờ làm việc buổi sáng và cuối giờ làm việc buổi chiều) để tiếp nhận các thông tin, văn bản của UBND quận. Các thông tin giao dịch giữa các phòng ban chuyên môn của quận với nhau hay giữa phòng ban chuyên môn của quận với UBND các phương cũng được cải cách theo hướng trao đổi thông qua email, fax,…
UBND quận 3 đã chỉ đạo các phòng ban chuyên môn của quận đề xuất các phương án cải cách TTHC nội bộ của quận. Nhiều sáng kiến, đề xuất cải cách TTHC đã được triển khai thực hiện có hiệu quả. Việc liên thông trong thực hiện TTHC giữa các phòng, ban chuyên môn của quận và giữa phòng ban chuyên môn với UBND các phường đã được chú trọng thực hiện, góp phần giải quyết TTHC một cách nhanh gọn.
Mức độ sử dụng hòm thư điện tử công vụ trong trao đổi công việc của CBCC trên địa bàn quận ngày càng được nâng lên. Do được đầu tư hệ thống trang thiết bị máy tính đầy đủ, có hệ thống mạng LAN và Internet ngày càng ổn định nên việc sử dụng hòm thư điện tử công vụ trong trao đổi và xử lý công việc của CBCC tại các phòng, ban UBND quận ngày càng trở nên thông dụng và phổ biến. Đồng thời cũng thấy khả năng vận dụng kỹ năng làm việc qua email, phần mềm điện tử của CBCC ngày càng được nâng cao. Từ đó góp phần tăng hiệu quả hoạt động công vụ của các CBCC nói riêng và của các phòng, ban và bộ phận tiếp nhận trả kết quả tại UBND quận nói chung.
Tỷ lệ CBCC sử dụng thư điện tử trong trao đổi công việc: 67,5 % sử dụng. Thường trực Ủy ban nhân dân quận thường xuyên quán triệt đến Thủ trưởng các đơn vị thuộc quận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 14 phường về chủ trương, kế hoạch thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại quận. Thường xuyên có văn bản nhắc nhở các đơn vị, cá nhân trong việc sử dụng hộp thư điện tử do Thành phố cấp và mạng nội bộ trong trao đổi công việc. Qua đó, đã góp phần nâng cao hiệu quả xử lý công việc của cán bộ, công chức.