7. Kết cấu của luận văn
3.2. Các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện
thực hiện thủ tục hành chính của Uỷ ban nhân dân quận 3, Tp. Hồ Chí Minh
3.2.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức
Cơ sở đề xuất giải pháp này là:
- Xuất phát từ vai trò của nhận thức đối với hành vi của con người. Nhận thức có vai trò quan trọng điều chỉnh hành vi của mỗi con người. Nhận thức đúng đắn là cơ sở để có hành động đúng đắn.
- Xuất phát từ hạn chế của nhận thức của CQNN, CBCC trên địa bàn quận 3- Tp. Hồ Chí Minh về vai trò ý nghĩa, cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ
của mình trong việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC .
Nội dung giải pháp
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của lãnh đạo các CQHCNN trên địa bàn quận 3- Tp. Hồ Chí Minh về ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC
Điểm quan trọng quyết định thành công trong việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC trong các đơn vị hiện nay đó là vai trò người lãnh đạo, người lãnh đạo cần đi đầu làm gương trong việc ứng dụng CNTT.
Để phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính nói chung và trong thực hiện TTHC nói riêng cần phải có một tư duy lãnh đạo mới và nhận thức đẩy đủ về tầm quan trọng của CNTT. Chính vì vậy việc
thay đổi tư duy lãnh đạo và nâng cao nhận thức về CNTT cũng chính là thúc đẩy việc ứng dụng CNTT. Phải thay đổi tư duy lãnh đạo của người quản lý thông tin, cán bộ lãnh đạo trong các cơ quan hành chính nhà nước, đó là tư duy lãnh đạo và quản lý dựa trên nền tảng công nghệ và tri thức.
Lãnh đạo cơ quan cần thể hiện vai trò là đầu tàu trong công tác ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC bằng cách nâng cao trách nhiệm của mình, nhìn nhận những thiếu sót để có cách làm để giải quyết những tồn tại. Đối với công tác ứng dụng CNTT, lãnh đạo cần phân bổ nguồn lực hợp lý để giải quyết tình trạng kiêm nhiệm trong theo dõi CNTT. Ngoài ra, lãnh đạo cần có sự đôn đốc, kiểm tra và thu hút sự tham gia của nhân viên trong cơ quan trong tăng cường công tác ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC.
Để triển khai ứng dụng CNTT cũng như CPĐT thì người đứng đầu các CQNN cần quan tâm, nhận thức đúng, có chỉ đạo quyết liệt và có phương pháp triển khai. Thời gian tới cần có nhiều ứng dụng CNTT cho lãnh đạo sử dụng. Từ đó, lãnh đạo thấy được lợi ích thiết thực của việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc hằng ngày và sẽ có chỉ đạo tích cực việc ứng dụng CNTT tại cơ quan mình phụ trách.
Thứ hai, nâng cao nhận thức của đội ngũ công chức về thực thi công vụ
Nâng cao nhận thức của đội ngũ công chức về vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC. Việc ứng dụng CNTT không chỉ đơn thuần là điện tử hóa và sử dụng thiết bị, ứng dụng phần mềm CNTT, CNTT trong công tác quản lý HCNN không đơn thuần là công cụ mà còn là một trong những phương thức quản lý, điều hành của các cơ quan quản lý HCNN, phục vụ đắc lực cho công cuộc CCHC, giúp cho nền hành chính nói chung, TTHC nói riêng được thực hiện theo hướng công khai hóa, minh bạch hóa và tạo điều kiện cho giao dịch giữa công dân, doanh nghiệp với chính
quyền thuận lợi hơn; làm cho cán bộ nhà nước gần dân hơn, phục vụ nhân dân tốt hơn.
Quán triệt cán bộ công chức phải có ý thức trách nhiệm trong thực hiện các phần mềm ứng dụng nhằm công khai minh bạch trong nội bộ cơ quan, CBCC, và với người dân; đơn vị được giao triển khai phải thống nhất một đầu mối; đơn vị thực hiện phải nghiêm túc thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng.
Cần tạo ra được sự đồng thuận, thống nhất trong quan điểm và nhận thức về ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC của lãnh đạo và đội ngũ cán bộ, công chức trong cơ quan. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC thông qua hình thức tuyên truyền, thông tin về thành tựu của việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC ở các địa phương khác để từ đó họ nhận thấy được lợi ích của công tác này trong CCHC nói chung. Ngoài ra, trong các buổi họp giao ban hàng tháng, hàng quý có thể lồng ghép ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC vào nội dung hội họp của cơ quan.
Đối với đội ngũ CBCC trên địa bàn quận cần chú trọng phát triển niềm tin về CNTT: Việc xây dựng niềm tin vào CNTT mới là điều kiện đủ nhằm xây dựng thành công Chính quyền điện tử. CBCC phải thấy được những lợi ích khi áp dụng những công nghệ mới vào trong cuộc sống của họ.
3.2.2. Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Để ứng dụng CNTT vào hoạt động QLNN nói chung và thực hiện TTHC nói riêng thì cần phải có hệ thống cơ sở hạ tầng. Hệ thống cơ sở hạ tầng CNTT là điều kiện vật chất, kỹ thuật cho việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC.
- Xuất phát từ vai trò của cơ sở hạ tầng CNTT đối với việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC. Để ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC đòi hỏi các CQNN phải xây dựng được hệ thống cơ sở hạ tầng CNTT đồng bộ, hiện
đại.
- Xuất phát từ hạn chế của hệ thống hạ tầng CNTT hiện nay của UBND quận 3- Tp. Hồ Chí Minh. Hiện nay UBND quận 3- Tp. Hồ Chí Minh nhìn chung hệ thống hạ tầng CNTT còn thiếu thốn và xây dựng chưa đồng bộ.
Do đó việc trang bị hệ thống CNTT là hết sức cần thiết.
Nội dung giải pháp
Thứ nhất, rà soát hệ thống cơ sở hạ tầng CNTT của UBND quận 3 hiện nay
UBND quận 3 cần chỉ đạo Văn phòng HĐND-UBND quận, các phòng ban chuyên môn và UBND các phường trên địa bàn quận 3 tiến hành rà soát toàn bộ hạ tầng, chức năng và tính năng kỹ thuật của hệ thống CNTT trong giải quyết TTHC hiện có nhằm tham mưu cho UBND quận lựa chọn những công nghệ phù hợp với điều kiện thực tế của quận và các bước triển khai, hoàn thiện và mở rộng các công nghệ đã lựa chọn vào việc giải quyết thủ tục hành chính của UBND quận và các phường. Văn phòng HĐND-UBND quận cần thống kê hiện trạng hạ tầng CNTT hiện nay của UBND quận. Cần đánh giá tính năng, hiệu năng sử dụng của hệ thống hạ tầng CNTT hiện nay của UBND quận 3 Văn phòng HĐND -UBND quận cần tiến hành phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch rà soát lại tình hình các trang thiết bị CNTT đã được trang bị cho bộ phận một cửa, các cơ quan chuyên môn của UBND quận, UBND các phường để tham mưu UBND quận phân bổ ngân sách sửa chữa, nâng cấp ngay các trang thiết bị đã xuống cấp, hư hỏng tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của quận và của các phường; trang bị đầy đủ máy vi tính làm việc cho đội ngũ CBCC tham gia quy trình tiếp nhận, thụ lý,
giải quyết hồ sơ; trang bị máy quét (scanner) nhiều tờ nhằm phục vụ cho việc luân chuyển hồ sơ trên mạng.
Văn phòng HĐND -UBND quận cần tiến hành phối hợp với Phòng Nội vụ, rà soát lại quy trình, chức năng của phần mềm tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của quận, các phường để điều chỉnh, nâng cấp đảm bảo đạt được các tính năng đơn giản trong thao tác, mềm dẻo, tiện lợi, liên thông và phù hợp với thực tế của địa phương tạo thuận lợi cho việc mở rộng giải quyết dịch vụ công trực tuyến mức độ 3.
Thứ hai, nâng cấp cổng thông tin điện tử của quận và mạng thông tin nội bộ
Nâng cấp cổng thông tin điện tử quận với mục tiêu là thay đổi về công nghệ, cơ sở hạ tầng để đáp ứng nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin điều hành của quận đến năm 2020; khả năng xử lý và lưu trữ dữ liệu lớn tích hợp nhiều hệ thống khác của các sở, ngành; tích hợp phần mềm Quản lý văn bản của quận; cung cấp nhiều dịch vụ công cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp; bảo đảm an toàn thông tin, cơ sở dữ liệu và tránh sự tấn công; đồng thời đáp ứng được những yêu cầu về chức năng, kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông; ngoài ra, cần tính đến khả năng kết nối đồng bộ trong thời gian tới giữa các cơ quan Nhà nước với nhau và với xã hội khi thực hiện xây dựng Chính phủ điện tử ở mức cao hơn.
Hoàn thiện nâng cấp hệ thống mạng nội bộ giữa các phòng, ban của UBND quận 3. Xây dựng, ứng dụng và nâng cấp các phần mềm ứng dụng trong quản lý. Xây dựng văn phòng điện tử, thực hiện gửi và quản lý công văn đến, đi. Cập nhật công việc của các phòng ban trên hệ thống mạng nội bộ. Quan tâm đến công tác bảo mật, an ninh mạng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu làm việc. Đồng thời với việc đầu tư trang thiết bị hiện đại là đào tạo và nâng cao năng lực, trình độ của CBCC để có đủ khả năng khai thác ứng dụng
CNTT. Sử dụng CNTT làm công cụ cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho tổ chức, công dân; hỗ trợ thực hiện các quy trình giải quyết công việc, giải quyết TTHC bằng các phương tiện, phần mềm hiện đại.
Thứ ba, phân bổ hợp lý về việc đầu tư, trang bị hạ tầng CNTT
Phân bổ đầu tư cơ sở hạ tầng, phần mềm ứng dụng đảm bảo đáp ứng nhu cầu tại đơn vị, tùy theo từng giai đoạn, có phân kỳ và đầu tư theo mô hình kỹ thuật đảm bảo an toàn thông tin và đảm bảo cơ sở dữ liệu tập trung.
Phân bổ đầu tư hợp lý cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu gồm: trang bị kho chứa dữ liệu, chỉnh lý dữ liệu, số hóa dữ liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm kho dữ liệu, tiếp tục cập nhật mới vào phần mềm đang sử dụng để có dữ liệu hoàn chỉnh, máy chủ và các thiết bị cần thiết để chứa và sao lưu dữ liệu.
Trong hoạt động đầu tư ứng dụng CNTT phải đảm bảo tính đồng bộ giữa phần mềm, hạ tầng thiết bị và cơ sở dữ liệu, đào tạo nhân lực, cơ chế vận hành hệ thống để đem lại hiệu quả thiết thực; đảm bảo tính thừa kế, tích hợp hệ thống, tránh đầu tư trùng lặp; có biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh thông tin; tuân thủ đúng các quy định pháp luật về đầu tư, về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, về sở hữu trí tuệ.
3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ công chức cán bộ công chức
Đội ngũ công chức là những người trực tiếp thực hiện việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC. Vì vậy chất lượng của đội ngũ CBCC sẽ quyết định hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC.
Cơ sở đề xuất giải pháp:
- Xuất phát từ mối quan hệ giữa CBCC và việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC. Trình độ, khả năng sử dụng CNTT sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC.
- Xuất phát từ thực tế hiện nay là khả năng sử dụng CNTT của đội ngũ CBCC của UBND quận 3 còn hạn chế. Nhiều CBCC chưa am hiểu hoặc chưa chú trọng việc ứng dụng CNTT vào việc thực hiện các TTHC.
Nội dung giải pháp:
Nhằm có được một đội ngũ nhân lực đủ về số lượng và chất lượng, có kỹ năng, kiến thức sử dụng thành thạo thiết bị CNTT và phần mềm tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của quận và các phường theo hướng phân nhóm để xây dựng nội dung đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp: Nhóm 1, cán bộ, công chức quản lý là lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và lãnh đạo UBND các phường; nhóm 2, nhóm cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ sử dụng máy tính, phần mềm tiếp nhận và trả kết quả và các phần mềm chuyên môn nghiệp vụ phục vụ công tác giải quyết thủ tục hành chính; nhóm 3, nhóm cán bộ, công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm về CNTT như quản trị mạng tại UBND quận, UBND các phường
Đối với nhóm lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và lãnh đạo UBND các phường
+ Nhu cầu đào tạo thứ nhất là nâng cao các kỹ năng làm việc với máy tính, cách sử dụng các phần mềm như phần mềm soạn thảo văn bản, thư điện tử, trình duyệt internet, cách sử dụng và bảo mật chữ ký điện tử và đặc biệt là phần mềm tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
+ Nhu cầu đào tạo thứ hai là nắm được xu hướng phát triển của CNTT và những thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT vào giải quyết thủ tục hành chính, những tiện ích mà CNTT sẽ mang lại nếu áp dụng hiệu quả trong cơ quan, đơn vị để củng cố niềm tin và quyết tâm chính trị trong việc ứng dụng CNTT của đơn vị.
+ Hình thức đào tạo là các cuộc hội thảo chuyên đề về vai trò của CNTT và ứng dụng CNTT trong quản lý, chỉ đạo, điều hành.... Các khóa bồi
dưỡng ngắn ngày về các kỹ năng sử dụng máy vi tính, cách sử dụng phần mềm tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
- Đối với nhóm cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ sử dụng máy tính, phần mềm tiếp nhận và trả kết quả và các phần mềm chuyên môn nghiệp vụ phục vụ công tác giải quyết thủ tục hành chính
+ Nhu cầu đào tạo đối với nhóm công chức chuyên môn, nghiệp vụ là các kỹ năng cơ bản về tin học như hệ điều hành, phần mềm văn phòng, cách khai thác thông tin qua mạng internet, gửi nhận thư điện tử, cách xử lý các sự cố đơn giản của máy tính, cách sử dụng các thiết bị ngoại vị như cách sử dụng máy quét, máy tra cứu hồ sơ, hệ thống xếp hàng tự động và đặc biệt là cách sử dụng phần mềm tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, phần mềm chuyên môn nghiệp vụ.
+ Hình thức đào tạo tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn ngày để đào tạo các kỹ năng căn bản và sử lý sự cố đơn giản về máy vi tính, về hệ điều hành, cách sử dụng phần mềm văn phòng, các thao tác khai thác thông tin trên mạng và các sử dụng thư điện tử. Riêng đối cách sử dụng phần mềm tiếp nhận và trả
kết quả và các phần mềm chuyên môn, nghiệp vụ trong giải quyết thủ tục hành chính tổ chức đạo tạo tại cơ quan đơn vị theo kiểu “cầm tay chỉ việc” thông qua việc chuyển giao công nghệ từ các đơn vị tư vấn phần mềm.
- Nhóm cán bộ, công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm về CNTT tại UBND quận, UBND các phường
Hiện nay, chức danh chuyên trách về CNTT đã được bố trí tại UBND quận còn tại UBND các phường chưa bố trí, tuy nhiên do nhu cầu cần có người để quản trị hệ thống tại UBND các phường nên quận 3 đã bố trí công chức kiêm nhiệm vị trí này.
Nhu cầu đào tạo đối với nhóm cán bộ công chức này là các ngôn ngữ, công cụ lập trình; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; quản trị mạng; phương pháp bảo trì, sửa chữa các hư hỏng về phần cứng.
Hình thức đào tạo đối với nhóm này là cử đi đào tạo dài hoặc trung hạn tại các trường đại học hoặc tại các trung tâm đào tạo có chất lượng cao.
Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng