7. Tổng quan tài liệu
2.2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán phục vụ công tác lập Báo cáo tà
tài chính tại công ty cổ phần Tập đoàn Trƣờng Thịnh
a. Nguyên tắc xây dựng tài khoản kế toán chi tiết
Ngoài các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15, hệ thống chuẩn mực kế toán và các quy định về sửa đổi bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính, công ty mẹ còn thiết kế thêm các tài
khoản cấp con bằng cách mở rộng phần đuôi của tài khoản có sẵn. Tất cả các nội dung cần theo dõi đều lần lƣợt mở tiểu khoản cấp con. Điều này làm cho hệ thống tài khoản càng phức tạp nếu nội dung chi tiết càng nhiều.
Bảng 2.1. Nguyên tắc xây dựng tài khoản kế toán chi tiết tại Công ty cổ phần Tập đoàn Trường Thịnh
Số hiệu Nội dung tài khoản
131X Phải thu của khách hàng X
131B-X Khoản trả trƣớc cho ngƣời bán X 131Y Phải thu của khách hàng Y
131B-Y Khoản trả trƣớc cho ngƣời bán Y
13681H Phải thu nội bộ của công ty mẹ với đơn vị trực thuộc M-công nợ H 13682H Phải thu nội bộ của công ty mẹ với đơn vị trực thuộc N-công nợ H
221A Đầu tƣ vào công ty con – công ty A 222B Vốn góp liên danh – công ty B
223C Đầu tƣ vào công ty liên kết – công ty C 331X Phải trả cho ngƣời bán X
331B-X Khoản ngƣời mua X trả tiền trƣớc 331Y Phải trả cho ngƣời bán Y
331B-Y Khoản ngƣời mua Y trả tiền trƣớc
5112X Doanh thu bán thành phẩm cho khách hàng X 5112Y Doanh thu bán thành phẩm cho khách hàng Y
5122M Doanh thu bán thành phẩm nội bộ tại đơn vị trực thuộc M 5122N Doanh thu bán thành phẩm nội bộ tại đơn vị trực thuộc N
Ví dụ: tiết khoản “Phải thu của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Thành Dƣơng” có số hiệu là 131-TD trong khi tiết khoản “Phải thu của Công ty TNHH TM và Dịch vụ Thái Dƣơng ” có số hiệu là 131-TDU. Cách xây dựng hệ thống tài khoản kế toán nhƣ bảng trên làm cho hệ thống tài khoản rối rắm, chƣa thực sự khoa học, gây nhiều khó khăn trong việc nhập liệu hạch
toán kế toán. Về cơ bản thì cách tổ chức nhƣ vậy mới chỉ đáp ứng đƣợc yêu cầu lập BCTC tổng hợp mà không cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác lập BCTC hợp nhất.
b. Tổ chức tài khoản kế toán các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết
* Đầu tƣ vào công ty con
Trên BCTC của các công ty con, các khoản này đƣợc hạch toán trên TK 4111 “Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu”, còn trên BCTC của công ty mẹ, các khoản này đƣợc ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc và đƣợc hạch toán vào TK 221 “Đầu tƣ vào công ty con”. Cụ thể, Tập đoàn vẫn luôn theo dõi tình hình vốn đầu tƣ thông qua bảng theo dõi vốn đầu tƣ vào công ty con.
Bảng 2.2. Bảng theo dõi vốn đầu tư vào công ty con tính đến ngày 31/12/2014
TT Tên công ty Vốn chủ sở hữu Số vốn đã đầu tƣ Tỉ lệ vốn góp
1 Công ty cổ phần Trƣờng Thịnh 1 22.500.000.000 18.900.000.000 84.00% 2 Công ty cổ phần Trƣờng Thịnh 2 22.500.000.000 18.900.000.000 84.00% 3 Công ty cổ phần Trƣờng Thịnh 4 21.675.000.000 21.375.885.000 98.62% 4 Công ty cổ phần Trƣờng Thịnh 5 22.395.000.000 19.125.330.000 85.40% 5 Công ty cổ phần cơ khí Trƣờng Thịnh 4.680.000.000 4.243.818.000 94.94% 6 Công ty CP ĐT và TM Trƣờng Thịnh 22.500.000.000 12.825.000.000 57.00% 7 Công ty TNHH Du lịch Trƣờng Thịnh 348.000.000.000 325.380.000.000 93.50% 8 Công ty CP Thuỷ điện Trƣờng Thịnh 205.286.000.000 190.876.308.000 92.98% Tổng cộng 612.729.000.000
* Đầu tƣ vào công ty liên doanh, liên kết
Trong năm 2014, Tập đoàn có một công ty liên doanh là công ty TNHH BOT Đƣờng tránh thành phố Đồng Hới với tỉ lệ biểu quyết 50%. Tổng số vốn góp vào ngày lập BCTC đạt 90.237.965.600 đồng. Khoản đầu tƣ này đƣợc ghi nhận theo giá gốc trên BCTC của công ty mẹ và đƣợc phản ánh vào tài khoản 222 “Vốn góp liên doanh”.
Đầu tƣ vào công ty liên kết: trong năm 2014, Tập đoàn quyết định tăng vốn đầu tƣ vào công ty cổ phần thủy điện Trƣờng Sơn, lên 64.976.198.195 đồng, chiếm 32.69% vốn điều lệ của công ty cổ phần thuỷ điện Trƣờng Sơn. Khoản đầu tƣ này đƣợc ghi nhận theo giá gốc trên BCTC của công ty mẹ và đƣợc phản ánh vào TK 223 “Đầu tƣ vào công ty liên kết”.
Nhƣ vậy, trên BCTC của công ty mẹ, giá trị khoản mục “Đầu tƣ vào công ty liên kết, liên doanh” là 155.214.163.795 đồng.
Bảng 2.3. Bảng theo dõi vốn đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết tính đến ngày 31/12/2014
TT Tên công ty Vốn chủ sở hữu Số vốn đã đầu tƣ
Tỉ lệ vốn góp 1 Công ty TNHH BOT Đƣờng tránh thành phố Đồng Hới 180.475.931.200 90.237.965.600 50.00% 2 Công ty cổ phần thủy điện Trƣờng Sơn 198.764.754.343 64.976.198.195 32.69%
Tổng cộng 155.214.163.795
- Đầu tƣ dài hạn khác: Với chính sách tập trung vào kinh doanh, tránh các trƣờng hợp đầu tƣ tài chính thất bại do tình hình khủng hoảng kinh tế. Trong những năm vừa qua, công ty đã hạn chế toàn bộ vốn đầu tƣ dài hạn khác. Do đó trên bảng cân đối kế toán hợp nhất, số dƣ khoản mục “Đầu tƣ dài
c. Tổ chức tài khoản kế toán các giao dịch nội bộ
Một số giao dịch nội bộ dễ nhận thấy trong Tập đoàn nhƣ giao dịch về mua bán hàng hoá thành phẩm giữa các thành viên trong nội bộ Tập đoàn, hoạt động góp vốn bằng tài sản cố định, vay nội bộ giữa công ty mẹ và các công ty con.
* Mua bán hàng hoá nội bộ trong công ty
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm, cung cấp dịch vụ của công ty mẹ với các công ty con và giữa các công ty con với nhau. TK 511 đƣợc chi tiết theo khách hàng với bộ mã xây dựng từ tên viết tắt của khách hàng. Việc thiết kế chi tiết TK 511 nhƣ vậy làm cho kế toán không phân biệt đƣợc doanh thu phát sinh bên ngoài hay trong nội bộ Tập đoàn, làm cho công tác tổng hợp các giao dịch nội bộ mất nhiều thời gian, dễ gây thiếu sót.
TK 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”: công ty mẹ mở TK 512 nhằm theo dõi doanh thu mua bán hàng hoá, thành phẩm, cung cấp dịch vụ giữa công ty mẹ và các đơn vị trực thuộc, giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
TK 632 “Giá vốn hàng bán”: công ty mẹ mở TK 632 để theo dõi giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Tuy nhiên TK này chƣa đƣợc chi tiết theo giá vốn hàng bán cho các đơn vị trực thuộc, các thành viên trong nội bộ Tập đoàn hay bán ra bên ngoài.
Công tác kế toán các hoạt động mua bán giữa công ty mẹ và các công ty con đƣợc thực hiện theo đúng hƣớng dẫn về ghi nhận doanh thu, giá vốn, vật tƣ, hàng hoá và các chi phí mua tại Tập đoàn. Quy định của Tập đoàn là doanh thu của các giao dịch mua bán hàng hoá, thành phẩm, cung cấp dịch vụ giữa các thành viên nội bộ Tập đoàn cũng phải đƣợc ghi nhận theo giá trị của giá vốn hàng bán. Quy định nhƣ vậy sẽ không làm phát sinh lãi/lỗ chƣa thực hiện, Tập đoàn chỉ phải thực hiện loại trừ doanh thu và giá vốn hàng bán một
khoản bằng nhau khi hợp nhất BCTC. * Mua bán tài sản cố định
Nhằm quản lý tài sản tại mỗi công ty con, Tập đoàn quy định không cho phép mua bán tài sản cố định giữa các công ty con với nhau, chỉ đƣợc phép bán lại cho công ty mẹ. Công ty mẹ có quyền góp vốn vào các công ty con thông qua tài sản cố định, nghiệp vụ này đƣợc xử lý tƣơng tự nhƣ là một giao dịch mua bán TSCĐ.
Công tác kế toán các hoạt động mua bán TSCĐ giữa công ty mẹ và các công ty con cũng nhƣ kế toán góp vốn bằng TSCĐ đƣợc thực hiện theo đúng quy định của Chế độ kế toán.
Trong năm 2013, công ty mẹ đã góp vốn cho công ty con là công ty TNHH du lịch Trƣờng Thịnh bằng TSCĐ xe con Cadillac 2008 với nguyên giá là 6.507.272.727 đồng, giá trị hao mòn luỹ kế là 4.555.090.909 đồng. Khi góp vốn, công ty mẹ không thuê bên thẩm định giá để đánh giá lại giá trị tài sản này mà xem nhƣ giá trị hợp lý bằng giá trị còn lại của TSCĐ là 1.952.181.818 đồng. Công ty mẹ yêu cầu công ty con phải khấu hao TSCĐ này đúng bằng với thời gian khấu hao còn lại ở công ty mẹ. Việc tổ chức nhƣ vậy giúp công ty mẹ không phát sinh lãi/lỗ khi góp vốn bằng TSCÐ, không làm phát sinh chi phí thuế TNDN hoãn lại. Công ty mẹ chỉ việc cộng hợp khoản mục TSCĐ này và thực hiện loại trừ khoản vốn góp vào công ty con khi lập BCTC hợp nhất.
* Vay nội bộ giữa công ty mẹ và các công ty con
Nhằm quản lý vốn lƣu động tại mỗi công ty con, Tập đoàn quy định không cho phép vay nội bộ giữa các công ty con với nhau. Các công ty con chỉ đƣợc vay từ công ty mẹ nếu thiếu vốn lƣu động. Chủ yếu các hoạt động vay của các công ty con là để phục vụ mục tiêu ngắn hạn nên thời gian vay vốn thƣờng dƣới 12 tháng.
Ngày 01/03/2014, công ty mẹ đã cho công ty CP ĐT và TM Trƣờng Thịnh vay với số tiền 30.000.000.000 đồng với lãi suất là 7%/năm, thời hạn 6 tháng. Toàn bộ chi phí lãi vay phát sinh 1.050.000.000 đồng đã đƣợc ghi nhận vào chi phí tài chính của công ty con, đồng thời ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính cho công ty mẹ với số tiền tƣơng ứng trong kỳ.
Ngày 15/05/2014, công ty mẹ cho công ty CP Trƣờng Thịnh 1 vay 4.800.000.000 đồng với lãi suất 9%/năm, thời hạn 3 tháng. Toàn bộ chi phí lãi vay phát sinh 108.000.000 đồng đã đƣợc ghi nhận vào chi phí tài chính của công ty con, đồng thời ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính cho công ty mẹ với số tiền tƣơng ứng trong kỳ.
TK 1288 “Đầu tƣ ngắn hạn khác” đƣợc công ty mẹ sử dụng để phản ánh khoản cho công ty con vay còn TK 311 “Vay ngắn hạn” đƣợc sử dụng để phản ánh các khoản vay ở các công ty con. Kế toán tại công ty mẹ chƣa mở sổ chi tiết theo dõi các khoản cho công ty con vay trong kỳ. Các khoản doanh thu tài chính và chi phí tài chính phát sinh do hoạt động vay nội bộ này đều đƣợc ghi nhận vào BCKQHĐKD trong kỳ. Tập đoàn cần tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết cũng nhƣ các sổ chi tiết theo dõi các khoản vay này để thực hiện tổng hợp số liệu và điều chỉnh loại trừ khi lập BCTC hợp nhất.
d. Tổ chức tài khoản kế toán các khoản công nợ nội bộ
* Theo quy định của Tập đoàn, kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán của khách hàng; TK 331 “Phải trả cho ngƣời bán” để theo dõi các khoản phải trả cho ngƣời bán, nhà cung cấp và tình hình thanh toán các khoản nợ. Các TK 131 và TK 331 đều đƣợc mở chi tiết cho từng đối tƣợng cụ thể.
Bảng 2.4. Trích dẫn danh mục mã khách hàng tại Công ty CP Tập đoàn Trường Thịnh Tên khách hàng Mã số thuế Mã KH Cty CP Tập đoàn Trƣờng Thịnh 3100195171 TT Cty CP Trƣờng Thịnh 1 3100462268 TT1 Cty CP Trƣờng Thịnh 2 3100462282 TT2 Cty CP Trƣờng Thịnh 4 3100494216 TT4 Cty CP Trƣờng Thịnh 5 3100462349 TT5
Cty CP Thƣơng Mại Đồng Hới 3100958855 TMĐH
Cty CP Xây dựng Bình Lợi 3100123240 XDBL
Cty TNHH TM và DV Thái Dƣơng 3100482842 TD
Cty TNHH Ban Mai 3100301817 BM
Cty CP Tổng công ty Tân Hoàn Cầu 3100317359 THC
………. ….. …..
Việc mã hoá tên các khách hàng giúp cho công tác tổng hợp số liệu trên TK 131 và TK 331 đƣợc thực hiện dễ dàng. Tuy nhiên, việc mã hoá tên khách hàng bằng các ký tự tên nhƣ trên bảng là rất phức tạp. Với số lƣợng khách hàng của các Tập đoàn rất lớn thì việc mã hoá bằng ký tự là thiếu hiệu quả, dễ gây trùng lặp mã khi tên các khách hàng gần giống nhau. Bên cạnh đó, Tập đoàn lại không áp dụng việc mã hoá khách hàng cho các đơn vị thành viên nên mỗi đơn vị thành viên đều tự xây dựng mã khách hàng. Điều này dẫn đến số lƣợng khách hàng bị trùng lặp, thiếu hiệu quả trong việc quản lý công nợ của cả Tập đoàn đối với mỗi khách hàng, dễ bị khách hàng chiếm dụng vốn, ảnh hƣởng không tốt đến tình hình tài chính của Tập đoàn.
Hơn nữa, việc xây dựng chi tiết TK 131 và TK 331 nhƣ vậy làm cho kế toán phải thực hiện thủ công khi tổng hợp lấy số liệu công nợ theo từng mã
khách hàng của các đơn vị thành viên trong nội bộ Tập đoàn. Để công tác theo dõi công nợ cũng nhƣ việc tổng hợp số liệu để thực hiện các bút toán điều chỉnh công nợ nội bộ khi lập BCTC hợp nhất, Tập đoàn cần xây dựng một bộ mã khách hàng phù hợp và thuận tiện hơn.
* Tại công ty mẹ, kế toán sử dụng TK 136 “Phải thu nội bộ” để theo dõi các khoản nợ phải thu nội bộ của công ty mẹ với các đơn vị trực thuộc nhƣ cấp vốn cho đơn vị trực thuộc, các khoản thu chi hộ, các khoản xí nghiệp phải nộp cho công ty mẹ, …
Bảng 2.5. Trích danh mục tiết khoản phải thu nội bộ khác tại Công ty CP Tập đoàn Trường Thịnh
Xí nghiệp mặt đƣờng (TK 13682) Xí nghiệp thi công cầu (TK 13686)
Số hiệu
TK Tên tài khoản
Số hiệu
TK Tên tài khoản
13682-01 Nguyên liệu, nhiên
liệu 13686-01
Doanh thu thu hộ công ty
13682-02 Công cụ, dụng cụ 13686-02 Thuế GTGT SX chung 13682-03 Dầu, nhựa đƣờng 13686-03 Các khoản phải thu
khác
13682-04 Lƣơng, phụ cấp 13686-04 Nguyên vật liệu 13682-05 Thuế TNCN tạm nộp 13686-05 Nhiên liệu
13682-06 Chi phí chi hộ công ty 13686-06 Công cụ, dụng cụ
13682-07 Tập hợp chi phí SX 13686-07 Chi phí quản lý phải thu 13682-08 Chi phí quản lý phải
thu 13686-08 Chi phí chi hộ công ty 13682-09 Các khoản phải trả
khác 13686-09 Lƣơng, phụ cấp
13682-10 Doanh thu thu hộ 13686-10 Các khoản phải trả khác 13682-11 Thuế GTGT SX chung 13686-11 Thuế TNCN tạm nộp 13682-12 Các khoản phải thu
khác 13686-12 Tập hợp chi phí SX
Từ Bảng 2.5 cho thấy các tiết khoản của TK 1368 cho mỗi đơn vị trực thuộc là không giống nhau. Ví dụ nhƣ tiết khoản 13682-01 của TK 13682 (Phải thu nội bộ của Xí nghiệp mặt đƣờng) có nội dung là “Nguyên liệu, nhiên liệu”, trong khi tiết khoản 13686-01 của TK 13686 (Phải thu nội bộ của Xí nghiệp thi công cầu) có nội dung là “Doanh thu thu hộ công ty”. Từ đó cho thấy cách tổ chức các tiết khoản của TK 1368 “Phải thu nội bộ khác” của công ty mẹ là chƣa thống nhất với toàn bộ các đơn vị trực thuộc, gây khó khăn cho công tác kiểm trả, đối chiếu số liệu.
Tại các xí nghiệp, kế toán sử dụng TK 336 “Phải trả nội bộ”để theo dõi các khoản phải trả nội bộ giữa Xí nghiệp với công ty mẹ. Tƣơng tự nhƣ TK 136, tiết khoản của TK 136 ở các đơn vị trực thuộc cũng không đƣợc tổ chức thống nhất. Mỗi đơn vị trực thuộc tự xây dựng tiết khoản cho phù hợp với đơn vị. Để giúp cho công tác kiểm tra đối chiếu đƣợc thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, Tập đoàn cần xây dựng một hệ thống tiết khoản áp dụng cho toàn bộ các đơn vị trực thuộc.
e. Tổ chức sổ kế toán tại công ty mẹ
Công ty mẹ thực hiện mở các sổ kế toán gồm:
Các sổ kế toán tổng hợp là các sổ cái đƣợc mở cho từng tài khoản.