7. Tổng quan tài liệu
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Với đội ngũ kế toán đƣợc đào tạo bài bản đã giúp cho hệ thống kế toán đƣợc áp dụng trong công ty đã đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác kế toán. Với cách tổ chức hệ thống thông tin nhƣ hiện nay thì các Báo cáo tài chính
tổng hợp đƣợc lập rất thuận lợi, một số chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính hợp nhất cũng có thể tổng hợp một cách dễ dàng. Tuy nhiên, với cơ cấu một công ty mẹ và 8 công ty con, Tập đoàn thƣờng xuyên phát sinh các giao dịch nội bộ về mua bán hàng hoá, thành phẩm, các khoản vay và cho vay nội bộ, … Ngoài một số tài khoản kế toán đã đƣợc chi tiết hợp lý, đáp ứng đƣợc yêu cầu tổng hợp thông tin thì để công tác lập Báo cáo tài chính hợp nhất của Tập đoàn đƣợc tiến hành đơn giản, chính xác, tiết kiệm công sức và thời gian của bộ phận kế toán ở công ty mẹ, Luận văn đề xuất chi tiết thêm một số tài khoản kế toán nhƣ sau:
a. Hoàn thiện nguyên tắc thiết kế tài khoản kế toán chi tiết
Tập đoàn sử dụng chung phần mềm kế toán EFFECT 4.0 cho toàn thể các công ty thành viên cũng nhƣ các đơn vị phụ thuộc sẽ tạo điều kiện để tổ chức hệ thống tài khoản kế toán một cách chi tiết và hợp lý hơn, góp phần phục vụ công tác lập BCTC hợp nhất cho Tập đoàn. Công việc cần thiết nhất là phải xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết khoa học hơn, để áp dụng trong thực tế hạch toán và phải áp dụng đƣợc cho mọi bộ phận kế toán từ công ty mẹ, các đơn vị trực thuộc cho đến các công ty con trong nội bộ Tập đoàn.
Đề xuất của Luận văn là Tập đoàn nên mã hoá tên các đối tƣợng hạch toán nhƣ các đơn vị trực thuộc của công ty mẹ, công ty mẹ và các công ty con trong nội bộ Tập đoàn cũng nhƣ các khách hàng, nhà cung cấp bên ngoài thành các ký tự bằng số. Danh mục mã hoá đối tƣợng này sau khi xây dựng xong phải áp dụng đƣợc cho các thành viên trong Tập đoàn mà vẫn đảm bảo tính linh hoạt nếu cần bổ sung thêm đối tƣợng mới. Tập đoàn cũng nên xây dựng danh mục các tiết khoản của TK 136 và TK 336 thống nhất và áp dụng cho toàn bộ các đơn vị trực thuộc.
Hằng năm, số lƣợng khách hàng của Tập đoàn có thể lên tới hơn 2000 đơn vị. Luận văn để xuất xây dựng bộ mã khách hàng theo số thứ tự với 4 chữ số nhƣ bảng 3.1.
Bảng 3.1. Hoàn thiện tổ chức danh mục mã khách hàng tại Tập đoàn Trường Thịnh Tên khách hàng Mã số thuế Mã KH hiện tại Mã KH đề xuất Cty CP Tập đoàn Trƣờng Thịnh 3100195171 TT 0001 Cty CP Trƣờng Thịnh 1 3100462268 TT1 0002 Cty CP Trƣờng Thịnh 2 3100462282 TT2 0003 Cty CP Trƣờng Thịnh 4 3100494216 TT4 0004 Cty CP Trƣờng Thịnh 5 3100462349 TT5 0005 ………. ….. ….. …..
Cty CP Thƣơng Mại Đồng Hới 3100958855 TMĐH 1001 Cty CP Xây dựng Bình Lợi 3100123240 XDBL 1002
Cty TNHH Hoàng Lâm 3100491653 HL 1003
Cty TNHH Ban Mai 3100301817 BM 1004
Cty CP Tổng công ty Tân Hoàn Cầu 3100317359 THC 1005
………. ….. ….. …..
Với mã khách hàng đề xuất nhƣ trên, Tập đoàn có thể cập nhật thêm khách hàng mới bất kỳ với phần mềm kế toán EFFECT 4.0 và áp dụng chung cho toàn Tập đoàn. Ngoài ra, bộ mã trên giúp kiểm soát công nợ của mỗi khách hàng đối với mỗi thành viên trong nội bộ Tập đoàn một cách nhanh chóng, đảm bảo chính xác.
b. Hoàn thiện tổ chức tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và tài khoản giá vốn hàng bán
Theo hệ thống tài khoản hiện tại, toàn bộ doanh thu tiêu thụ nội bộ đƣợc các công ty trong Tập đoàn hạch toán vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” nhƣng không chi tiết đƣợc phần doanh thu này bán cho các công ty trong nội bộ hay bên ngoài Tập đoàn.
Để công tác tổng hợp đƣợc thuận lợi thì TK 511 có thể thêm vào các tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 từ các tài khoản chi tiết cấp 2 để phân biệt nguồn
gốc đối tƣợng phát sinh khoản doanh thu, ví dụ nhƣ sau:
TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”
TK 51111 “Doanh thu bán hàng hóa – bên ngoài” TK 51112 “Doanh thu bán hàng hóa – nội bộ”
TK 51112-0001 “DT bán hàng hóa – nội bộ - cty mẹ” TK 51112-0002 “DT bán hàng hóa – nội bộ - cty TT1”
TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”
TK 51121 “Doanh thu bán các thành phẩm – bên ngoài” TK 51122 “ Doanh thu bán các thành phẩm – nội bộ”
TK 51122-0001 “DT bán các thành phẩm – nội bộ – cty mẹ” TK 51122-0002 “DT bán các thành phẩm – nội bộ – cty TT1”
TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
TK 51131 “DT cung cấp dịch vụ – bên ngoài” TK 51132 “DT cung cấp dịch vụ – nội bộ”
TK 51132-0001 “DT cung cấp dịch vụ – nội bộ – cty mẹ” TK 51132-0002 “DT cung cấp dịch vụ – nội bộ – cty TT1” TK 632 “Giá vốn hàng bán” cũng đƣợc chi tiết tƣơng tự nhƣ cách tổ chức tài khoản chi tiết của TK 511 bằng cách thêm vào các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 và cấp 4 để hạch toán phần giá vốn hàng bán tƣơng ứng đối với khoản doanh thu phát sinh từ nội bộ hay bên ngoài Tập đoàn:
TK 6321 “Giá vốn bán hàng hoá”
TK 63211 “Giá vốn bán hàng hoá – bên ngoài” TK 63212 “Giá vốn bán hàng hoá – nội bộ”
TK 63212-0001 “GV bán hàng hoá – nội bộ – cty mẹ” TK 63212-0002 “GV bán hàng hoá – nội bộ – cty TT1”
TK 6322 “Giá vốn bán các thành phẩm”
TK 63222 “Giá vốn bán các thành phẩm – nội bộ”
TK 63222-0001 “GV bán các thành phẩm – nội bộ – cty mẹ” TK 63222-0002 “GV bán các thành phẩm – nội bộ – cty TT1”
TK 6323 “Giá vốn cung cấp dịch vụ”
TK 63231 “Giá vốn cung cấp dịch vụ – bên ngoài” TK 63232 “Giá vốn cung cấp dịch vụ – nội bộ”
TK 63232-0001 “GV cung cấp dịch vụ – nội bộ – cty mẹ ” TK 63232-0002 “GV cung cấp dịch vụ – nội bộ – cty TT1”
c. Hoàn thiện tổ chức tài khoản doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính
Theo hệ thống tài khoản hiện tại, toàn bộ doanh thu doanh thu tài chính cũng đƣợc các công ty trong Tập đoàn hạch toán vào TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” nhƣng không chi tiết đƣợc phần doanh thu này phát sinh với các công ty trong nội bộ hay bên ngoài Tập đoàn.
Để công tác tổng hợp đƣợc thuận lợi, TK 515 cần phải đƣợc tiết khoản thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 và cấp 4 để phân biệt nguồn gốc đối tƣợng phát sinh khoản doanh thu, ví dụ nhƣ sau:
TK 5151 “Doanh thu tài chính về lãi tiền gửi, tiền cho vay”
TK 51511 “Doanh thu tài chính về tiền gửi, cho vay – bên ngoài” TK 51512 “Doanh thu tài chính về tiền gửi, cho vay – nội bộ”
TK 51512-0001 “Doanh thu tài chính về tiền gửi, cho vay – nội bộ – cty mẹ”
TK 51512-0002 “Doanh thu tài chính về tiền gửi, cho vay – nội bộ – cty TT1”
TK 5158 “Doanh thu tài chính khác”
TK 51581 “Doanh thu tài chính khác – bên ngoài” TK 51582 “Doanh thu tài chính khác – nội bộ”
TK 51582-0001 “Doanh thu tài chính khác – nội bộ – cty mẹ” TK 51582-0002 “Doanh thu tài chính khác – nội bộ – cty TT1” Đối với TK 635 “Chi phí tài chính”, thực hiện chi tiết tài khoản tƣơng tự nhƣ chi tiết TK 515, ví dụ nhƣ sau:
TK 6351 “Chi phí tài chính về lãi tiền gửi, tiền cho vay”
TK 63511 “Chi phí tài chính về lãi tiền gửi, cho vay – bên ngoài” TK 63512 “Chi phí tài chính về lãi tiền gửi, cho vay – nội bộ”
TK 63512-0001 “Chi phí tài chính về lãi tiền gửi, cho vay – nội bộ – cty mẹ”
TK 63512-0002 “Chi phí tài chính về lãi tiền gửi, cho vay – nội bộ – cty TT1”
TK 6358 “Chi phí tài chính khác”
TK 63581 “Chi phí tài chính khác – bên ngoài” TK 63582 “Chi phí tài chính khác – nội bộ”
TK 63582-0001 “Chi phí tài chính khác – nội bộ – cty mẹ” TK 63582-0002 “Chi phí tài chính khác – nội bộ – cty TT1”
d. Hoàn thiện tổ chức tài khoản vay ngắn hạn và vay dài hạn
Bắt đầu từ năm 2015, Chế độ kế toán mới không phân biệt khoản vay ngắn hạn và vay dài hạn mà đều thể hiện trên tài khoản cấp 1 là TK 341 “Vay và nợ thuê tài chính” với chi tiết tài khoản cấp 2 là TK 3411 “Các khoản đi vay”. Các khoản vay của các công ty trong nội bộ Tập đoàn cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4 để hạch toán nguồn gốc các khoản tiền vay này từ các ngân hàng, các công ty khác bên ngoài và nội bộ Tập đoàn.
TK 341 “Vay và nợ thuê tài chính” TK 3411 “Các khoản đi vay”
TK 34111 “Các khoản đi vay – bên ngoài” TK 34112 “Các khoản đi vay – nội bộ”
TK 34112-0001 “Các khoản đi vay – nội bộ - cty mẹ” TK 34112-0002 “Các khoản đi vay – nội bộ - cty TT1”
e. Hoàn thiện tổ chức các tài khoản công nợ
Để công tác tổng hợp số liệu khi lập Báo cáo tài chính hợp nhất đƣợc thuận lợi, cần tổ chức phân biệt và theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả giữa các công ty trong nội bộ Tập đoàn nhằm đảm bảo bù trừ công nợ nội bộ khi hợp nhất BCTC. Do đó, các tài khoản công nợ cần chi tiết ra tài khoản cấp 2, cấp 3 trên cơ sở TK cấp 1 đã có, ví dụ nhƣ sau:
TK 131 “ Phải thu của khách hàng”
TK 1311 “Phải thu của khách hàng – bên ngoài”
TK 1311-1001 “Phải thu của khách hàng – bên ngoài – cty CP Thƣơng mại Đồng Hới”
TK 1311-1002 “Phải thu của khách hàng – bên ngoài – cty CP Xây dựng Bình Lợi”
TK 1312 “Phải thu của khách hàng – nội bộ”
TK 1312-0001 “Phải thu của khách hàng – nội bộ – cty mẹ” TK 1312-0002 “Phải thu của khách hàng – nội bộ – cty TT1”
TK 331 “Phải trả cho ngƣời bán”
TK 3311 “Phải trả cho người bán – bên ngoài”
TK 3311-1001 “Phải trả cho ngƣời bán – bên ngoài – cty CP Thƣơng mại Đồng Hới”
TK 3311-1002 “Phải trả cho ngƣời bán – bên ngoài – cty CP Xây dựng Bình Lợi”
TK 3312 “Phải trả cho người bán – nội bộ”
TK 3312-0001 “Phải trả cho ngƣời bán – nội bộ – cty mẹ” TK 3312-0002 “Phải trả cho ngƣời bán – nội bộ – cty TT1” Đối với TK 136 và TK 336, Tập đoàn cần xây dựng danh mục các tiết
khoản và áp dụng chung cho toàn thể các đơn vị trực thuộc để quản lý công nợ nội bộ này một cách hiệu quả. Hiện tại, công ty mẹ có 5 đơn vị trực thuộc. Với số lƣợng đơn vị trực thuộc ít có biến động, giữ nguyên mã mỗi đơn vị trực thuộc là một ký tự số trong tài khoản chi tiết nhƣ hiện nay, Luận văn đề xuất xây dựng mã chi tiết công nợ nội bộ trong Tập đoàn hiện nay với 2 ký tự bằng số nhƣ “Danh mục tiết khoản phải thu nội bộ khác tại Công ty CP Tập đoàn Trường Thịnh” ở Phụ lục 7.
Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế phát sinh tại Tập đoàn mà hệ thống tài khoản kế toán có thể bổ sung thêm các tiết khoản cần thiết và áp dụng cho toàn bộ hệ thống kế toán của Tập đoàn. Cách xây dựng các tài khoản chi tiết nhƣ trên sẽ giúp bộ phận kế toán thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ một cách nhanh chóng và có thể sử dụng phần mềm kế toán vào công tác này nhằm nâng cao hiệu quả sự dụng phần mềm kế toán. Từ đó giúp cho công việc tổ chức lập Báo cáo tài chính hợp nhất đƣợc tiến hành chính xác, thuận tiện.