7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý
a. Sơ đồ tổ chức quản lý
Hình 2.1. Sơđồ tổ chức quản lý tại khách sạn Thùy Dương
Nguồn: Khách sạn Thùy Dương
Đây là mô hình trực tuyến- tham mưu, tức là các phòng ban không có quyền ra lệnh trực tiếp các bộ phận kinh doanh mà chỉ tham mưu tư vấn giúp cho giám đốc ra quyết định.
Giám đốc vạch ra các chế độ quản lý như phân công công việc và chi tiết hóa nhiệm vụ cho các trưởng bộ phận và sau đó các trưởng bộ phận phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong bộ phận của mình.
b. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
· Giám đốc: Là người đúng đầu trong bộ máy hoạt động của khách sạn. Là người chủ động điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hoạt động kinh doanh của khách sạn.
· Phó giám đốc: Thực hiện các công việc do giám đốc phân công, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả công việc được giao.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH TỔ LỄ TÂN PHÒNG NHÂN SỰ TỔ BUỒNG TỔ NHÀ HÀNG- BAR TỔ BẢO VỆ- BẢO TRÌ
· Phòng kế toán: Thay mặt giám đốc quản lý về sổ sách thu chi cho các hoạt động kinh doanh tại khách sạn. Nhận báo cáo hàng ngày tại các bộ phận rồi tổng hợp phân tích số liệu, chi phí, doanh thu... để báo cáo tình hình khinh doanh lên cấp trên. Ngoài ra còn phụ trách việc quản lý vốn, giải quyết tiền lương cho nhân viên trong khách sạn.
· Phòng nhân sự: Chức năng chính của phòng này là quản lý nhân sự cho khách sạn, phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. Xây dựng chế độ lương thưởng, các biện pháp khuyến khích- kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của ban giám đốc.
· Phòng kinh doanh: Chức năng chính của phòng này là tổ chức nghiên cứu, tìm kiếm khách hàng, quan hệ với các hãng lữ hành nhằm thu hút khách về khách sạn. Phòng này có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tổ chức quảng cáo về khách sạn trên các phương tiện thông tin đại chúng, đề ra các biện pháp thích ứng với việc thu hút khách và phục vụ khách.
·Tổ lễ tân: Là bộ mặt của khách sạn, các nhân viên của bộ phận này có liên quan đầu tiên với kế hoạch, thực hiện những nhiệm vụ cơ bản như thông tin, đăng ký giữ chỗ, bán dịch vụ lưu trú và dịch vụ bổ sung cho khách, tổ chức đón tiếp và sắp xếp chỗ cho khách, phục vụ khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách khi khách trả phòng. Bên cạnh đó bộ phận này còn phối hợp với bộ phận buồng để kiểm tra phòng, phối hợp với bộ phận nhà hàng để đặt suất ăn cho khách, kết nối các cuộc điện thoại từ bên ngoài vào bên trong khách sạn. Ngoài ra họ còn đảm nhận việc giữ tiền bạc và các đồ vật quý khác cho khách, đổi ngoại tệ, nhận và chuyển thư, bưu phẩm cho khách, nhận đặt mua giúp khách vé máy bay, vé tàu, thuê xe...Nhân viên của bộ phận này phải ghi sổ sách thường xuyên để báo cáo lên
Ban giám đốc và nộp về bộ phận kế toán hàng ngày.
· Tổ buồng: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về tình trạng vệ sinh, sự ngăn nắp và hình thức bên trong của các phòng nhằm duy trì sự hấp dẫn, lôi cuốn để làm hài lòng khách hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ quét dọn ở các khu vực phòng ở hàng ngày, làm vệ sinh phòng của khách, các hành lang và các khu vực khác của khách sạn, thường xuyên kiểm tra tình hình trang thiết bị, tiện nghi trong phòng, kiểm tra, thay đổi, bổ sung các đồ dùng trong phòng khách như khăn tắm, bàn chải đánh răng, xà phòng, ra trải giường, giấy vệ sinh... Ngoài ra còn đảm nhận một số công việc liên quan đến phục vụ khách như nhận giặt ủi.
·Tổ nhà hàng - bar: Đây là bộ phận thực hiện chức năng phục vụ ăn uống của khách trong thời gian khách lưu tại khách sạn. Về cơ bản có các bộ phận sau:
- Bộ phận bếp: Tổ chức quản lý, thu mua, bảo quản thực phẩm, chế biến ra các món ăn cho khách
- Bộ phận phục vụ bàn: Phục vụ khách các món ăn do bộ phận bếp chế biến hoặc các món ăn và đồ uống do các cơ sở khác sản xuất mà nhà hàng chỉ là người bán hộ. Chức năng chính của bộ phận này là liên hệ với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng để nhận thông tin yêu cầu từ khách và phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các dịch vụ bổ sung kèm theo dịch vụ ăn uống.
- Bộ phận bar: chế biến và phục vụ các đồ uống cho khách, đồng thời bán một số hàng hóa khác như thuốc lá, bánh kẹo...
· Tổ bảo vệ- bảo trì:là bộ phận vận chuyển hành lý của khách từ xe lên phòng, bảo vệ toàn bộ tài sản của khách sạn, đảm bảo an ninh trật tự tai khách sạn, bảo vệ tính mạng và tài sản của khách trong suốt thời gian lưu lại khách sạn.Ngoài ra còn có nhiệm vụ bảo trì các trang thiết bị tại khách sạn như sửa chữa thiết bị hư, kiểm tra và lắp đặt trang thiết bị mới tại khách sạn, đề xuất ý
kiến trong việc lắp đặt hoặc thay thế trang thiết bị.