6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.1. Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiề n
Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là nhằm hạn chế tối
đa những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình. Việc kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền sẽ giúp đơn vịđạt được ba mục tiêu chung do COSO (2013) đề
ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: sự hữu hiệu ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng
đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi đó tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, thí dụ như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, vận chuyển, chi phí hoa hồng…
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng-thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế, ví dụ như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền hay hàng tồn kho… được trình bày đúng đắn.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: hoạt động bán hàng phải chịu sự
chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị. Ví dụ như
việc ký kết hợp đồng mua bán, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho… Đối với một số ngành nghề, cần tuân thủ quy định của pháp luật liên quan, ví dụ sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, các vật liệu cháy nổ, có chất phóng xạ, văn hóa phẩm…
1.3.2. Thủ tục Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
a. Thủ tục kiểm soát chung
- Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng – thu tiền. Để kiểm soát, đơn vị nên thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Tuy nhiên để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng, đơn vị cũng chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn.
Trong quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau: xác minh người mua hàng, đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị, xác nhận khả năng cung
Xét duyệt bán chịu là khâu có rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt bán chịu phải độc lập với bộ phận bán hàng. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho sẽ dựa vào lệnh bán hàng có đánh dấu đã được bộ phận xét duyện bán chịu xác nhận làm căn cứ để xuất kho.
Đối với doanh nghiệp phân phối và kinh doanh điện năng thì đơn đặt hàng chính là đơn xin mua điện. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng điện sẽ đến các Điện lực trực thuộc đểđược hướng dẫn thủ tục và ký kết hợp đồng sử
dụng điện. Vì vậy đây có thể được xem là khâu đầu tiên trong chu trình bán và thu tiền điện.
Việc xét duyệt bán chịu không xảy ra trong doanh nghiệp kinh doanh
điện năng, bởi vì điện năng là sản phẩm không tồn tại hữu hình mà làm đến
đâu tiêu thụ đến đó. Nếu đến kỳ nộp tiền điện mà khách hàng không thanh toán thì khi quá thời gian quy định thông báo thì đơn vị có quyền tạm ngừng cung cấp điện theo điều khoản đã ghi trong Hợp đồng.
-Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hoá đơn
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Chứng từ gửi hàng được gửi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này. Khi nhận hàng từ
kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ
gửi hàng. Nếu hàng thực nhận hoàn toàn phù hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển thành 3 liên. Một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn và một liên lưu. Cuối ngày, bộ
để lập bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.
Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gửi đến, như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn. Hoá đơn sau khi lập cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng… hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định. Hoá đơn nên
được lập ngay sau khi hoàn tất việc giao hàng để hạn chế việc quên không lập hóa đơn hoặc ghi sai kỳ kế toán… Doanh nghiệp nên sử dụng bảng giá bán đã
được phê duyệt để ghi chính xác giá bán trên hóa đơn.
Ở các doanh nghiệp kinh doanh điện năng thì không có việc xuất kho hàng hóa vì quá trình sản xuất, truyền tải, phân phối và tiêu thụ diễn ra đồng thời. Việc chuyển giao hàng hóa được bắt đầu khi doanh nghiệp lắp đặt công tơ điện cho khách hàng và người bán điện phải đưa điện đến hộ sử dụng điện thông qua mạng lưới các đường dây phân phối.
-Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
Ngay thời điểm hóa đơn được phát hành thì kế toán phải ghi nhận doanh thu và các khoản liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt, kế toán tiền mặt phải lập phiếu thu và ghi rõ lý do là thu tiền hàng, phải ghi chính xác số tiền thực thu và chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu được lập thành 02 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, trưởng (phó) phòng kế toán và thủ quỹ. Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm chính là sự tách biệt chức năng của người thực hiện nghiệp vụ, người ghi sổ doanh thu, người ghi sổ thu tiền và người thu tiền. Trên các chứng từ thu tiền doanh nghiệp cũng nên thực hiện đánh số thứ tự nhằm tránh tình trạng chiếm dụng
vốn. Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép. Định kỳ, tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ.
Đối với phương thức bán chịu, nợ phải thu khách hàng sẽ được ghi nhận
đồng thời cùng với doanh thu. Định kỳ cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và số liệu của bộ phận bán hàng, gửi hàng. Doanh nghiệp cũng cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng. Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần
đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng. Hàng tháng, doanh nghiệp cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng đã trả và số dư cuối kỳ. Để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng gây ra, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên/ địa điểm bán hàng. Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, trong đó có thể sắp xếp theo từng đối tượng khách hàng. Doanh nghiệp cũng cần ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xoá sổ nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đối với đơn vị kinh doanh điện năng với hình thức cung cấp dịch vụ
trước thu tiền sau thì đơn vị thường bố trí đội ngũ thu ngân viên lưu động đến trực tiếp nhà khách hàng thu tiền nên hóa đơn tiền điện cũng chính là phiếu thu, vì vậy việc theo dõi quá trình thu nộp tiền của thu ngân viên phải được kiểm soát chặt chẽ, việc quyết toán và đối chiếu phải thực hiện đúng quy
hàng sử dụng thanh toán điện tử nhiều hơn nữa để nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát doanh thu từ việc bán điện.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
- Kiểm soát đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài: phân quyền sử
dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
- Kiểm soát dữ liệu và quá trình nhập liệu
- Kiểm soát chứng từ sổ sách: đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho lệnh bán hàng, hóa đơn, phiếu gửi hàng, …các hóa đơn bán hàng phải
được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng; trước khi lập hóa
đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.
c. Giám sát việc thực hiện
Đặc điểm của công tác này là người kiểm tra, giám sát phải độc lập với người bị kiểm tra. Thí dụ, người quản lý từng bộ phận có được yêu cầu kiểm tra và xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin liên quan đến bộ
phận mà họ điều hành và chịu trách nhiệm về những sai sót hay không, trưởng bộ phận bán hàng có thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch bán hàng hay không, doanh nghiệp có tiến hành đối chiếu định kỳ giữa số liệu của phòng kế toán và số liệu thực tế không, doanh nghiệp có các chương trình
đánh giá định kỳ không. Công tác này giúp nâng cao ý thức chấp hành kỷ
luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp.
1.4.ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN