6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 3.3.1. Những ưu điểm
Công ty Điện lực Đà Nẵng có ban hành những quy trình, quy chế, chuẩn mực liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện của Công ty. Việc tham gia góp ý, sửa đổi được Công ty thực hiện từ phòng ban Công ty xuống các Điện lực trực thuộc. Các quy trình, quy chế do phòng nào ban hành thì phòng đó chịu trách nhiệm tổng hợp các góp ý từ các Điện lực trực thuộc để
hoàn thiện hơn hệ thống các quy trình, quy chế.
Sơ đồ tổ chức của Công ty và các Điện lực trực thuộc hợp lý, đảm bảo chu trình bán và thu tiền điện của Công ty được triển khai chính xác và kịp thời. Các vị trí nhạy cảm được Điện lực bố trí theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo doanh thu từ việc bán điện được ghi nhận chính xác và trung thực.
Quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện cũng được phân định rõ ràng.
Công ty có đưa ra mục tiêu tổng thể và chi tiết về doanh thu trong chu trình bán và thu tiền điện ở các Điện lực, lấy đó làm cơ sở xếp loại hàng tháng
ở các Điện lực. Nhờ đó mà khuyến khích các cá nhân liên quan thực hiện tốt công việc của mình đồng thời phát hiện những trường hợp bất thường làm ảnh hưởng đến doanh thu của đơn vị.
Các hoạt động kiểm soát được Công ty xây dựng và thực hiện sát với mục tiêu đề ra. Các kết quả thực hiện định kỳ được các Điện lực tổng hợp và báo cáo về Công ty để Công ty so sánh với mục tiêu, nhằm bổ sung và hoàn thiện những khiếm khuyết của chu trình.
Hệ thống thông tin của Công ty được xây dựng dựa trên sự phân cấp từ
Tổng Công ty Điện lực Miền Trung xuống các Điện lực trực thuộc. Các văn bản, tài liệu liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện được cập nhật liên tục, nhanh và chính xác đến các bộ phận và cá nhân liên quan. Các chương trình, phần mềm liên quan đến chu trình được lắp đặt hệ thống bảo mật, tránh sự truy cập thông tin của những người không có thẩm quyền.
Công tác kiểm tra Giám sát được theo dõi chặt chẽ và được báo cáo kịp thời với Lãnh đạo để có hướng giải quyết kịp thời.
3.3.2. Những hạn chế
Chính sách nhân sự liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện của Công ty chưa hợp lý nhất là phòng Tài chính kế toán và bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện ở các Điện lực trực thuộc. Hiện nay Phòng Tài chính kế toán ở mỗi Điện lực chỉ được định biên hai người và bộ phận Kiểm tra giám sát mua bán điện chỉ có ba nhân viên (kể cả Tổ trưởng), số lượng nhân lực như vậy là quá mỏng so với quy mô ngày càng lớn của đơn vị cũng như
khối lượng công việc, nên việc thực hiện công tác kiểm tra, giám sát tại đơn vị còn hạn chế và lỏng lẻo.
Hiện nay Công ty thường tổ chức các đoàn kiểm tra định kỳ 6 tháng hoặc một năm, tuy nhiên các cuộc kiểm tra này bị hạn chế về mặt thời gian, kiểm tra còn mang tính chất ngẫu nhiên do đó các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện không được kiểm tra đầy đủ.
Việc vận hành quy trình, quy chế liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện ở các Điện lực trực thuộc chưa đạt được mức tuyệt đối, vẫn còn sự
khác biệt trong việc tuân thủ ở các ghi điện viên và thu ngân viên lưu động. Nguyên nhân có thể do khâu tuyển dụng nhân sự chưa được hợp lý, hoặc các quy trình, quy chế ban hành song vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ, hoặc công tác bồi huấn vẫn chưa được quan tâm nhiều. Việc bảo quản tài sản liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện cũng chưa được siết chặt mạnh mẽ.
Công ty chưa có bộ phận độc lập kiểm tra việc ghi chỉ số công tơ và nhập chỉ số công tơ ở các Điện lực trực thuộc vì đây là giai đoạn quan trọng nhất trong việc ghi nhận doanh thu tiền điện trong kỳ của đơn vị.
Hiện nay các Điện lực trực thuộc chỉ chú ý đến việc thu đạt, thu đủ nên công tác kiểm soát tiền thu bán điện trong tháng thường lỏng lẻo, ít kiểm tra thời gian nộp tiền đúng quy định nên thường xảy ra việc chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn.
Việc phân loại và xử lý nợ khó đòi của Công ty vẫn chưa được chú trọng thực hiện.
Như vậy, nhìn chung công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng đạt được sự hữu hiệu. Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn những hạn chế cần được tăng cường nhằm đảm bảo công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện ngày càng hoàn thiện và thật sự hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương 3 đã trình bày kết quả nghiên cứu định tính về môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro cũng như kết quả nghiên cứu định lượng về sự
tuân thủ của ghi điện viên và thu ngân viên lưu động.
Kết quả nghiên cứu định tính từ việc phỏng vấn Lãnh đạo Công ty và 5
Điện lực cùng với việc phỏng vấn sâu các Tổ trưởng, bộ phận kiểm tra giám sát và phòng Tài chính kế toán đã thấy được tính hữu hiệu của Công ty Điện lực Đà Nẵng qua việc ban hành đầy đủ các quy trình, quy chế, chuẩn mực và các quy trình, chuẩn mực này đang vận hành hữu hiệu ở các Điện lực trực thuộc.
Kết quả nghiên cứu định lượng từ việc khảo sát và phân tích các phiếu trả lời đã thấy được sự tuân thủ quy trình, quy chế, chuẩn mực trong công việc đến công tác giao tiếp với khách hàng của ghi điện viên và thu ngân viên lưu động. Tuy nhiên vẫn còn một số điều cần quan tâm nhiều hơn để ngày càng nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng. Chương tiếp theo sẽ đề xuất một vài kiến nghịđể cải thiện những vấn đềđó.
CHƯƠNG 4
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN
ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 4.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY
TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
Sự phát triển và đang trên đường hội nhập với kinh tế thế giới của Việt Nam chắc chắn sẽ tạo điều kiện thu hút đầu tư nước ngoài, trong đó có thị
trường điện năng. Muốn trở thành Công ty kinh doanh điện năng phát triển và mạnh về mọi mặt thì Công ty Điện lực Đà Nẵng nói chung và các Điện lực trực thuộc nói riêng phải mạnh về cơ cấu tổ chức, hệ thống các quy trình, quy chế, chuẩn mực, hệ thống thông tin truyền thông, công tác kiểm tra giám sát… Điều này chỉ có thể thực hiện được khi Công ty tăng cường công tác Kiểm soát nội bộ.
Hiện nay, số lượng khách hàng sử dụng điện của Công ty TNHH MTV
Điện lực Đà Nẵng ngày càng gia tăng qua các năm, vì vậy muốn hoạt động kinh doanh điện năng của Công ty mạnh và đảm bảo không bị thất thoát về
doanh thu thì bản thân Công ty và các Điện lực trực thuộc phải mạnh về tổ
chức, về hệ thống kế toán, về việc tuân thủ hệ thống các quy chế, quy định công tác ghi chỉ số và thu tiền điện,… Điều này chỉ có thể đáp ứng được khi Công ty tăng cường công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện. Do vậy, việc tăng cường công tác Kiểm soát nội bộ là yêu cầu cấp bách để
Công ty đạt được mục tiêu tăng trưởng của ngành, đẩy lùi các rủi ro và gian lận, nhất là trong Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện là chức năng kinh doanh chính của Công ty.
4.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG
TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 4.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Tuyển dụng và đào tạo, bồi huấn đội ngũ cán bộ công nhân viên có chất lượng nhất là ghi điện viên và thu ngân viên vì họ là hai đối tượng quan trọng nhất trong chu trình bán và thu tiền điện.
- Tăng cường bổ sung nhân lực cho Phòng Tài chính kế toán và bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện sao cho đáp ứng đủ khối lượng công việc kiểm tra, giám sát các hoạt động liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng.
- Hiện nay Công ty chưa có Phòng Kiểm soát nội bộ để thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động liên quan đến chu trình bán và thu tiền
điện mà việc này do Phòng Kiểm tra giám sát mua bán điện thực hiện. Nhưng thực tế thì Phòng này chỉ thanh kiểm tra và phát hiện những trường hợp sử
dụng điện sai mục đích hoặc những trường hợp khách hàng có hành vi ăn trộm điện mà không chú trọng đến kiểm tra quyết toán hóa đơn, quyết toán công nợ, doanh thu bán điện… Thiết nghĩ trong tương lai gần, Công ty nên đề
xuất với Tổng Công ty Điện lực Miền Trung về việc thành lập Phòng Kiểm soát nội bộ đểđáp ứng yêu cầu về kiểm soát chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty.
- Bên cạnh những quy trình, quy chế do Công ty ban hành thì Công ty cũng cần đồng bộ các quy chế do Điện lực ban hành để nâng cao sự tuân thủ
trong việc thực hiện quy chếở các Điện lực.
4.2.2. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
- Tăng cường kiểm soát ở khâu ký kết hợp đồng mua bán điện: Trước khi ký kết hợp đồng mua bán điện với khách hàng thì cần phải có nhân viên
thuộc Tổ quản lý khách hàng đến kiểm tra mục đích sử dụng điện của khách hàng để áp giá điện đúng. Công tác áp giá bán điện được thực hiện đầy đủ và chính xác sẽ góp phần rất lớn trong việc đánh giá doanh thu trong kỳ của đơn vị.
- Nâng cao nhận thức của nhân viên ghi chỉ số và thu ngân viên lưu động về việc kết hợp kiểm tra và phát hiện những trường hợp bất thường bằng cách lồng nội dung đó vào buổi bồi huấn, sát hạch quy trình kinh doanh định kỳ do Công ty tổ chức. Khi nói về vấn đề này cần giải thích rõ ràng ảnh hưởng của những trường hợp bất thường đó đối với doanh thu tiền điện phát sinh trong kỳ của Điện lực để ghi điện viên và thu ngân viên hiểu và quan tâm nhiều hơn
đến vấn đề này khi thực hiện công tác ghi chỉ số hay thu tiền điện.
- Hiện nay Công ty đang tiến hành thay thế công tơ cơ bằng công tơ điện tử có phát sóng để phục vụ công tác ghi chỉ số từ xa. Việc thay thế này sẽ làm tăng độ chính xác trong công tác ghi chỉ số, tuy nhiên vẫn chưa được xúc tiến mạnh mẽ. Công ty cần đẩy mạnh việc thay thế đểđáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như sự phát triển của ngành điện hiện nay.
- Tăng cường kiểm soát quyết toán hóa đơn tiền điện: cần phải quy định rõ thời hạn quyết toán đồng thời phải quyết toán xong lộ trình cũ mới được nhận lộ trình mới.
- Tăng cường hình thức thu qua ngân hàng: Hiện nay với số lượng khách hàng ngày càng gia tăng, trong khi số lượng thu ngân viên thì có hạn nên việc phát triển phương thức thu qua ngân hàng sẽ làm giảm được khối lượng công việc của thu ngân viên và làm gia tăng sự chặt chẽ trong việc kiểm soát doanh thu bán điện tại đơn vị.
- Tăng cường kiểm soát công tác theo dõi nợ và xử lý nợ khó đòi: Bộ
phận công nợ thuộc Tổ thu ngân hàng tháng lập danh sách các khách hàng còn nợ tiền điện quá hạn để thực hiện đòi nợ. Để đôn đốc việc thu tiền điện
thì công tác cắt điện nên được thực hiện song song để đảm bảo thu được tiền của khách hàng vừa tránh tình trạng thu ngân viên đã thu được tiền khách hàng nhưng không nộp vào ngân hàng hoặc vào quỹ của Điện lực. Đối với nợ
khó đòi, hàng tháng Phòng Kinh doanh lập báo cáo phân tích các loại nợ theo từng khách hàng để chuyển cho Phòng Tài chính kế toán theo dõi và nộp về
Công ty.
- Quy định việc nộp lại sổ ghi chỉ số công tơ, thiết bị đọc chỉ số từ xa và tiền điện thu được phải nộp vào cuối ngày để đảm bảo việc giữ gìn tài sản không bị mất mát, hỏng hóc hay thất lạc. Đồng thời ban hành chế tài kỷ luật khi vi phạm nhằm góp phần nâng cao tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ
chu trình bán và thu tiền điện.
4.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông
- Ngành điện nói chung và Công ty Điện lực Đà Nẵng nói riêng rất chú trọng công tác chăm sóc khách hàng, vì vậy việc tăng cường tính hiệu quả
trong công tác giao tiếp khách hàng là điều hết sức cần thiết. Việc tăng cường công tác giao tiếp với khách hàng bằng cách nâng cao kiến thức về chuyên môn cho ghi điện viên và thu ngân viên lưu động. Muốn được như vậy thì Công ty tăng cường tần suất bồi huấn quy trình kinh doanh điện năng, tổ chức nhiều hơn nữa các cuộc thi giao tiếp khách hàng để nâng cao kiến thức và kỹ
năng trong giao tiếp cho nhân viên.
- Hệ thống báo cáo cần được cải tiến, phản ánh chi tiết các chỉ tiêu bán và thu tiền điện như: báo cáo tình hình theo lộ trình của từng thu ngân viên, tổng hợp doanh thu thu tại quầy, thu qua ATM, thu tại nhà (chi tiết theo từng khách hàng).. để dễ dàng trong việc theo dõi doanh thu bán điện trong kỳ.
4.2.4. Hoàn thiện công tác giám sát
- Điện lực nên bố trí bộ phận phúc tra ghi chỉ số độc lập với bộ phận ghi chỉ số đểđảm bảo công tác ghi chỉ số được thực hiện đúng. Việc phúc tra cần
phải được thực hiện bằng cách chọn ngẫu nhiên khách hàng trong lộ trình của từng ghi điện viên và phải được thực hiện định kỳ hàng tháng.
- Tương tự, Điện lực cần lập bộ phận kiểm tra đột xuất thu ngân viên lưu
động. Theo đó việc kiểm tra cũng sẽ được thực hiện hàng tháng và phải kiểm tra được ít nhất 50% số lượng thu ngân viên lưu động tại đơn vị.
- Hiện nay công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng được xem là hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn vấn đề
cần được giải quyết. Đó là vấn đề kiểm tra giám sát hoạt động của chu trình này. Nhân tố này được đánh giá thấp, nguyên nhân là do nguồn nhân lực làm công tác kiểm tra giám sát chu trình này vẫn còn hạn chế. Để giải quyết được vấn đề này, Công ty cần bổ sung thêm nhân lực ở các Điện lực trực thuộc để
thực hiện tốt hơn công tác kiểm tra giám sát chu trình này. Khi đó tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện sẽ được nâng cao nhiều hơn nữa.
- Các Tổ trưởng cần thực hiện việc đánh giá chất lượng làm việc trong tháng của nhân viên trong Tổ theo đúng quy chế xét thi đua hàng tháng do Công ty Điện lực Đà Nẵng ban hành. Cần có sự thưởng phạt phù hợp và đúng
đắn để tạo động lực cho nhân viên thực hiện tốt công việc của mình, góp phần