6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.4.3. Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán
bán hàng và thu tiền trong Doanh nghiệp:
+ Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát trong công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền chỉ tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã ban hành những tiêu chuẩn về đạo đức và năng lực cho nhân viên bán hàng – thu tiền.
- Doanh nghiệp đã ban hành chính sách bán hàng – thu tiền và những biện pháp khen thưởng, kỷ luật liên quan đến chu trình này.
- Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên và
định kỳ có tập huấn cho nhân viên để thực hiện đúng các quy tắc, chuẩn mực và quy định mà doanh nghiệp đã ban hành.
- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo chu trình bán hàng và thu tiền được triển khai chính xác, kịp thời và hiệu quả.
- Doanh nghiệp có phân định quyền hạn và trách nhiệm cho các cá nhân liên quan đến chu trình.
- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia xây dựng các chính sách cũng như các quy định liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các vị trí nhạy cảm (nhân viên bán hàng thì không được kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ thu tiền)
+ Đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro trong công tác Kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền được coi là có chất lượng nếu:
- Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết liên quan
đến chu trình bán hàng và thu tiền để tất cả nhân viên lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi thực hiện công việc của mình.
- Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm đến phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm
ẩn
+ Hoạt động kiểm soát: Chất lượng hoạt động kiểm soát trong công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt
động của chu trình bán hàng và thu tiền khi lập kế hoạch và thực hiện để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
- Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất định kỳ và đối chiếu các kết quả đó với các định mức đã đăng ký kế hoạch để bổ sung và hoàn thiện.
- Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và nghĩa vụ trong công việc hay một vấn đề nào đó liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền.
- Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản nhằm phân
định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại thời điềm nào đó
để xác định đúng trách nhiệm của cá nhân trong chu trình nếu có sai phạm xảy ra.
- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị liên quan đến công tác bán hàng và thu tiền khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
+ Thông tin và truyền thông: Chất lượng hệ thống thông tin và truyền thông là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin và văn bản liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền cho Ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, các quy định liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định
- Doanh nghiệp có lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền trong chu trình bán hàng và thu tiền
+ Giám sát: Công tác này được coi là tốt nếu:
- Việc Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho Ban Giám đốc.
- Những khiếm khuyết, sai sót trong chu trình bán hàng và thu tiền khi
được phát hiện thì được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả Ban Giám đốc đểđiều chỉnh kịp thời.
- Doanh nghiệp cũng như Ban Giám đốc yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền mà có nguy cơ gây thiệt hại về kinh tế cho doanh nghiệp.
Như vậy nếu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương này tác giả đã trình bày những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, tính hữu hiệu và cơ sở để đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Đây là cơ sở cho việc đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện trong Công ty Điện lực Đà Nẵng, từ đó đề xuất các kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống.
CHƯƠNG 2
THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU