MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM- 123docz.net

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u

4.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG

TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 4.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát

- Tuyển dụng và đào tạo, bồi huấn đội ngũ cán bộ công nhân viên có chất lượng nhất là ghi điện viên và thu ngân viên vì họ là hai đối tượng quan trọng nhất trong chu trình bán và thu tiền điện.

- Tăng cường bổ sung nhân lực cho Phòng Tài chính kế toán và bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện sao cho đáp ứng đủ khối lượng công việc kiểm tra, giám sát các hoạt động liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng.

- Hiện nay Công ty chưa có Phòng Kiểm soát nội bộ để thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động liên quan đến chu trình bán và thu tiền

điện mà việc này do Phòng Kiểm tra giám sát mua bán điện thực hiện. Nhưng thực tế thì Phòng này chỉ thanh kiểm tra và phát hiện những trường hợp sử

dụng điện sai mục đích hoặc những trường hợp khách hàng có hành vi ăn trộm điện mà không chú trọng đến kiểm tra quyết toán hóa đơn, quyết toán công nợ, doanh thu bán điện… Thiết nghĩ trong tương lai gần, Công ty nên đề

xuất với Tổng Công ty Điện lực Miền Trung về việc thành lập Phòng Kiểm soát nội bộ đểđáp ứng yêu cầu về kiểm soát chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty.

- Bên cạnh những quy trình, quy chế do Công ty ban hành thì Công ty cũng cần đồng bộ các quy chế do Điện lực ban hành để nâng cao sự tuân thủ

trong việc thực hiện quy chếở các Điện lực.

4.2.2. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát

- Tăng cường kiểm soát ở khâu ký kết hợp đồng mua bán điện: Trước khi ký kết hợp đồng mua bán điện với khách hàng thì cần phải có nhân viên

thuộc Tổ quản lý khách hàng đến kiểm tra mục đích sử dụng điện của khách hàng để áp giá điện đúng. Công tác áp giá bán điện được thực hiện đầy đủ và chính xác sẽ góp phần rất lớn trong việc đánh giá doanh thu trong kỳ của đơn vị.

- Nâng cao nhận thức của nhân viên ghi chỉ số và thu ngân viên lưu động về việc kết hợp kiểm tra và phát hiện những trường hợp bất thường bằng cách lồng nội dung đó vào buổi bồi huấn, sát hạch quy trình kinh doanh định kỳ do Công ty tổ chức. Khi nói về vấn đề này cần giải thích rõ ràng ảnh hưởng của những trường hợp bất thường đó đối với doanh thu tiền điện phát sinh trong kỳ của Điện lực để ghi điện viên và thu ngân viên hiểu và quan tâm nhiều hơn

đến vấn đề này khi thực hiện công tác ghi chỉ số hay thu tiền điện.

- Hiện nay Công ty đang tiến hành thay thế công tơ cơ bằng công tơ điện tử có phát sóng để phục vụ công tác ghi chỉ số từ xa. Việc thay thế này sẽ làm tăng độ chính xác trong công tác ghi chỉ số, tuy nhiên vẫn chưa được xúc tiến mạnh mẽ. Công ty cần đẩy mạnh việc thay thế đểđáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như sự phát triển của ngành điện hiện nay.

- Tăng cường kiểm soát quyết toán hóa đơn tiền điện: cần phải quy định rõ thời hạn quyết toán đồng thời phải quyết toán xong lộ trình cũ mới được nhận lộ trình mới.

- Tăng cường hình thức thu qua ngân hàng: Hiện nay với số lượng khách hàng ngày càng gia tăng, trong khi số lượng thu ngân viên thì có hạn nên việc phát triển phương thức thu qua ngân hàng sẽ làm giảm được khối lượng công việc của thu ngân viên và làm gia tăng sự chặt chẽ trong việc kiểm soát doanh thu bán điện tại đơn vị.

- Tăng cường kiểm soát công tác theo dõi nợ và xử lý nợ khó đòi: Bộ

phận công nợ thuộc Tổ thu ngân hàng tháng lập danh sách các khách hàng còn nợ tiền điện quá hạn để thực hiện đòi nợ. Để đôn đốc việc thu tiền điện

thì công tác cắt điện nên được thực hiện song song để đảm bảo thu được tiền của khách hàng vừa tránh tình trạng thu ngân viên đã thu được tiền khách hàng nhưng không nộp vào ngân hàng hoặc vào quỹ của Điện lực. Đối với nợ

khó đòi, hàng tháng Phòng Kinh doanh lập báo cáo phân tích các loại nợ theo từng khách hàng để chuyển cho Phòng Tài chính kế toán theo dõi và nộp về

Công ty.

- Quy định việc nộp lại sổ ghi chỉ số công tơ, thiết bị đọc chỉ số từ xa và tiền điện thu được phải nộp vào cuối ngày để đảm bảo việc giữ gìn tài sản không bị mất mát, hỏng hóc hay thất lạc. Đồng thời ban hành chế tài kỷ luật khi vi phạm nhằm góp phần nâng cao tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ

chu trình bán và thu tiền điện.

4.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông

- Ngành điện nói chung và Công ty Điện lực Đà Nẵng nói riêng rất chú trọng công tác chăm sóc khách hàng, vì vậy việc tăng cường tính hiệu quả

trong công tác giao tiếp khách hàng là điều hết sức cần thiết. Việc tăng cường công tác giao tiếp với khách hàng bằng cách nâng cao kiến thức về chuyên môn cho ghi điện viên và thu ngân viên lưu động. Muốn được như vậy thì Công ty tăng cường tần suất bồi huấn quy trình kinh doanh điện năng, tổ chức nhiều hơn nữa các cuộc thi giao tiếp khách hàng để nâng cao kiến thức và kỹ

năng trong giao tiếp cho nhân viên.

- Hệ thống báo cáo cần được cải tiến, phản ánh chi tiết các chỉ tiêu bán và thu tiền điện như: báo cáo tình hình theo lộ trình của từng thu ngân viên, tổng hợp doanh thu thu tại quầy, thu qua ATM, thu tại nhà (chi tiết theo từng khách hàng).. để dễ dàng trong việc theo dõi doanh thu bán điện trong kỳ.

4.2.4. Hoàn thiện công tác giám sát

- Điện lực nên bố trí bộ phận phúc tra ghi chỉ số độc lập với bộ phận ghi chỉ số đểđảm bảo công tác ghi chỉ số được thực hiện đúng. Việc phúc tra cần

phải được thực hiện bằng cách chọn ngẫu nhiên khách hàng trong lộ trình của từng ghi điện viên và phải được thực hiện định kỳ hàng tháng.

- Tương tự, Điện lực cần lập bộ phận kiểm tra đột xuất thu ngân viên lưu

động. Theo đó việc kiểm tra cũng sẽ được thực hiện hàng tháng và phải kiểm tra được ít nhất 50% số lượng thu ngân viên lưu động tại đơn vị.

- Hiện nay công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng được xem là hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn vấn đề

cần được giải quyết. Đó là vấn đề kiểm tra giám sát hoạt động của chu trình này. Nhân tố này được đánh giá thấp, nguyên nhân là do nguồn nhân lực làm công tác kiểm tra giám sát chu trình này vẫn còn hạn chế. Để giải quyết được vấn đề này, Công ty cần bổ sung thêm nhân lực ở các Điện lực trực thuộc để

thực hiện tốt hơn công tác kiểm tra giám sát chu trình này. Khi đó tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện sẽ được nâng cao nhiều hơn nữa.

- Các Tổ trưởng cần thực hiện việc đánh giá chất lượng làm việc trong tháng của nhân viên trong Tổ theo đúng quy chế xét thi đua hàng tháng do Công ty Điện lực Đà Nẵng ban hành. Cần có sự thưởng phạt phù hợp và đúng

đắn để tạo động lực cho nhân viên thực hiện tốt công việc của mình, góp phần nâng cao tính hữu hiệu chu trình bán và thu tiền điện.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4

Chương này tác giả đã nêu được sự cần thiết phải tăng cường công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện Từ kết quả phân tích được từ

chương 3, tác giả có đề xuất một số kiến nghị đối với các biến được đánh giá thấp để nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng.

KẾT LUẬN

Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là điều các doanh nghiệp quan tâm và nó thật sự cần thiết. Tuy nhiên việc nghiên cứu trong ngành điện là ngành đặc thù nên việc đánh giá tính hữu hiệu chính là đánh giá mức độ tuân thủ các chính sách, quy trình, chuẩn mực do Công ty ban hành.

Nhìn chung Công ty Điện lực có ban hành những chính sách, quy trình, chuẩn mực liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện và những chính sách này vẫn đang vận hành hữu hiệu.

Kết quả nghiên cứu từ việc phỏng vấn điều tra, phỏng vấn sâu và điều tra chọn mẫu, phân tích số liệu được sử dụng để đánh giá chung về tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện. Dựa vào kết quả này, Công ty Điện lực Đà Nẵng có thể sử dụng để nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt

[1] Bộ Công Thương (2010); Quyết định 739/QĐ-BCT ngày 05/02/2010 của

Thứ trưởng Bộ Công Thương về vệc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Miền Trung.

[2] Chính phủ (2005); Quyết định số 12/2005/QĐ-TTG ngày 13/01/2005 của

Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án bổ sung sắp xếp, đổi

mới doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam.

[3] Chính phủ (2006); Quyết định số 147/2006/QĐ-TTG ngày 22/06/2006 của

Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tập đoàn Điện lực Việt

Nam.

[4] Chính phủ (2006); Quyết định số 148/2006/QĐ-TTG ngày 22/06/2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

[5] Đỗ Thị Ngọc Diệp (2013), Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và nợ phải

thu tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng - Điện lực Liên Chiểu,

Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.

[6] Thái Như Quỳnh (2008), Tăng cường Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu

và tiền thu bán điện tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Điện lực Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.

[7] Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2012), Bộ quy trình Kinh doanh điện năng, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.

[8] Trường Đại học Kinh tế TP. HCM – Khoa kế toán kiểm toán - Bộ môn Kiểm toán; Kiểm soát nội bộ; Nhà xuất bản Phương Đông.

Tiếng Anh

[9] Annukka Jokipii, “The structure and Effectiveness of Internal control”,

[10] Michael Ramos, “How to comply with Sarbanes – Oxley Section 404: Assesssing the Effectiveness of Internal Control”, John Wiley & Sons

Inc.

[11] Fawzi Al Sawalqa & Atala Qtish (2012), “Internal Control and Audit Program Effectiveness: Empirical Evidence from Jordan”, Canadian center of Science and Education – International Business Research.

[12] Rokeya Sultana, Muhammad Enamul Haque, “Evaluation of Internal Control Structure: Evidence from Six Listed Banks in Bangladesh”, ASA University Review

PHỤ LỤC 1

BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN LÀM CÔNG TÁC GHI CHỈ SỐ TẠI CÔNG TY TNHH MTV

ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG Kinh chào Quý Anh (chị)!

Hiện tại tôi đang thực hiện một nghiên cứu về tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng. Bảng câu hỏi sau đây là nhằm tìm hiểu vấn đề này, từ đó tác giả

có những giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại đơn vị.

Rất mong sự tham gia nhiệt tình vào bảng câu hỏi của quý Anh (chị). Xin chân thành cảm ơn!

Sau đây là bảng câu hỏi, mong Anh (chị) đọc kỹ và trả lời bằng cách chọn một phương án trả lời sẵn, đúng nhất theo ý kiến của Anh (chị).

A. THÔNG TIN CHUNG

- Đơn vị công tác: - Giới tính:

- Trình độ:

- Thâm niên công tác trong ngành điện:

B. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT GHI CHỈ

SỐ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG

Anh (Chị) vui lòng cho biết mức độ thực hiện với các điều sau đây (bằng cách đánh dấu √)

1. Không bao giờ 4. Thường xuyên

2. Hiếm khi 5. Luôn luôn

YẾU TỐ 1 2 3 4 5 I.Hoạt động Kiểm soát

1.Khi thực hiện công tác ghi chỉ số, Anh (Chị) có kết hợp với việc kiểm tra tình trạng bên ngoài cũng như hoạt động của hệ thống đo đếm

điện năng không?

2. Khi ghi nhầm chỉ số công tơ, Anh (chị) có sửa lại bằng cách gạch ngang chỉ số đó và ghi lại số đúng, ngày tháng và ký tên bên cạnh số

ghi sai đó không?

3. Khi công tơ khách hàng đặt trong nhà thì Anh (Chị) có vào nhà khách hàng để ghi chỉ số

không?

4. Khi khách hàng đi vắng, Anh (Chị) có quay lại lần khác trong tháng để ghi chỉ số không? 5. Khi thực hiện ghi chỉ số mà phát hiện những trường hợp bất thường (khách hàng khóa cửa, công tơ cháy, hỏng, mất…) thì Anh (chị) có ghi thông tin đó vào sổ Ghi chỉ số không?

6. Đối với khách hàng đã được lắp đặt công tơ đo xa, trong trường hợp không đọc được chỉ số

thì Anh (Chị) có vào nhà để đến gần công tơ

không?

7. Anh (Chị) có nộp sổ ghi chỉ số công tơ lại cho Tổ trưởng vào cuối ngày không?

8. Anh (chị) có nộp lại thiết bị đo xa cầm tay vào cuối ngày không?

YẾU TỐ 1 2 3 4 5

II. Thông tin và truyền thông

1.Khi phát hiện những thông tin bất thường của hệ thống đo đếm điện năng, Anh (Chị) có báo cáo đầy đủ cho Tổ trưởng không?

2.Trong trường hợp vào nhà thiết bị đo xa vẫn không đọc được mà phải cập nhật bằng tay thì Anh (Chị) có báo cáo lãnh đạo không?

3. Khi ghi chỉ số sai, việc Anh (chị) sửa lại chỉ

số đúng có thông báo lại chỉ số và sản lượng

điện đúng cho khách hàng không?

4.Các thông tin, văn bản liên quan đến công tác ghi chỉ số có được truyền đạt đến Anh (Chị) kịp thời và rõ ràng không?

5. Khi khách hàng sử dụng điện có thắc mắc trong phạm vi chuyên môn của mình, Anh (Chị) có giải đáp không?

6. Khi khách hàng có thắc mắc ngoài phạm vi của mình, Anh (Chị) có hướng dẫn khách hàng hay tiếp nhận thông tin đó và hứa với khách hàng sẽ liên lạc lại để trả lời sau không?

III. Giám sát

1.Anh (Chị) không được phân công ghi chỉ sốở

lộ trình có hộ gia đình hay người thân của mình?

YẾU TỐ 1 2 3 4 5

được phân công thêm nhiệm vụ thu tiền điện tại khu vực mà mình chịu trách nhiệm Ghi chỉ số? 3. Ngoài công tác Ghi chỉ số, Anh (chị) không

được phân công thêm nhiệm vụ treo tháo công tơ tại khu vực mà mình chịu trách nhiệm Ghi chỉ số?

4. Anh (chị) có được kiểm tra về công tác Ghi chỉ số ở lộ trình mình được đơn vị phân công? 5. Trong tháng, Anh (chị) thực hiện tốt công việc của mình thì có được Tổ trưởng xem xét nâng hệ số thưởng để đơn vị xét thưởng trong cuộc họp hàng tháng?

Một lần nữa người nghiên cứu chân thành cảm ơn sự tham gia trả lời nhiệt tình bảng câu hỏi của Quý Anh (chị). Chúc Anh (chị) thật nhiều sức khoẻ và công tác tốt!

PHỤ LỤC 2

BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN LÀM CÔNG TÁC THU NGÂN VIÊN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY

TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG

Kinh chào Quý Anh (chị)!

có những giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại đơn vị.

Rất mong sự tham gia nhiệt tình vào bảng câu hỏi của quý Anh (chị).