6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.1.1. Đánh giá tính hữu hiệu dưới góc nhìn của cán bộ lãnh đạ o
Kết quả phỏng vấn Phó Giám đốc Kinh doanh Công ty và Phó Giám đốc Kinh doanh của 05 Điện lực cho thấy một số điểm nổi bật như sau:
a.Môi trường kiểm soát
Quy trình liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện đó là “quy trình kinh doanh điện năng”. Mục đích của quy trình này là hướng dẫn các nội dung chính liên quan đến tình hình thực tế tại Công ty và quy định rõ trách nhiệm cho các đơn vị. Trong quá trình xây dựng quy trình thì Công ty có gửi phiếu góp ý tài liệu cho các Điện lực trực thuộc trước khi tổng hợp để ban hành. Bên cạnh quy trình kinh doanh điện năng, Công ty cũng có ban hành “chuẩn mực đạo đức người thợ điện” và “quy chế xét thi đua hàng tháng”.
Đối với quy trình kinh doanh điện năng thì định kỳ hàng năm Công ty đều tổ
chức tập huấn và làm bài thi dưới hình thức trắc nghiệm.
Ở mỗi Điện lực đều có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện. Đứng đầu Phòng
Kinh doanh của mỗi Điện lực là trưởng phòng, dưới trưởng phòng là hai phó phòng. Trực thuộc phòng kinh doanh là các tổ sản xuất, mỗi tổ sản xuất có chức năng hoạt động khác nhau, trong đó liên quan trực tiếp đến chu trình bán và thu tiền điện là bộ phận ghi chỉ số (trực thuộc tổ Quản lý đo đếm) và bộ
phận thu tiền điện (trực thuộc tổ Thu ngân). Đứng đầu mỗi tổ sản xuất là tổ
trưởng, chịu trách nhiệm điều hành, phân công công việc và xét năng suất cho nhân viên trong tổ. Lãnh đạo các Điện lực luôn quan tâm đến việc luân chuyển nhân sự và nhất là không phân công nhân viên ghi chỉ số ở lộ trình có người thân của mình hay tách bạch chức năng ghi chỉ số và thu tiền điện (nhân viên ghi chỉ số thì không được kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ thu tiền điện và thu ngân viên thì không được kiêm thêm nhiệm vụ theo dõi nợ).
Công tác kiểm tra giám sát công việc của nhân viên được thực hiện bởi tổ trưởng kết hợp với tổ kiểm tra giám sát mua bán điện. Hiện nay tổ kiểm tra giám sát mua bán điện ở mỗi Điện lực gồm 3 người. Chức năng của bộ phận này là kiểm tra tình hình sử dụng điện của khách hàng đóng trên địa bàn Điện lực mình quản lý. Ngoài công tác phát hiện những vụ trộm cắp điện hay những trường hợp khách hàng sử dụng điện sai mục đích thì bộ phận này còn thực hiện thêm nhiệm vụ phúc tra ghi chỉ số để kiểm soát chặt chẽ công việc của ghi điện viên.
Như vậy qua kết quả thu thập được từ việc phỏng vấn Lãnh đạo Công ty và Lãnh đạo các Điện lực có thể nói môi trường kiểm soát của công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện của Công ty Điện lực Đà Nẵng được coi là hữu hiệu, các quy trình quy chế do Công ty ban hành vẫn
đang vận hành thường xuyên và liên tục ở các Điện lực trực thuộc.
b. Đánh giá rủi ro
Trong quy trình kinh doanh điện năng của Công ty Điện lực Đà Nẵng ban hành có nêu rõ công việc của nhân viên ghi chỉ số và thu tiền điện kết hợp
với việc phát hiện những rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Cụ thể, đối với công tác ghi chỉ số, khi thực hiện ghi chỉ số thì kết hợp với việc kiểm tra tình trạng bên ngoài cũng như hoạt động của hệ thống đo đếm điện năng. Còn đối với công tác thu tiền điện, khi thu tiền cần kết hợp với việc phát hiện những trường hợp sử dụng điện nhưng chưa có hóa đơn tiền điện hay những trường hợp khách hàng thay đổi mục đích sử dụng điện, số hộ dùng chung, sản lượng bất hợp lý so với thực tế sử dụng điện.
Mục tiêu của Công ty Điện lực Đà Nẵng nói chung cũng như mục tiêu của chu trình bán và thu tiền điện là doanh thu hàng tháng. Tỷ lệ thu tiền điện trong tháng được so sánh với kế hoạch Công ty giao và so sánh giữa các Điện lực với nhau để xếp vị trí của tập thể. Vị trí của Điện lực trong tháng ảnh hưởng đến thu nhập của toàn thể cán bộ công nhân viên của Điện lực đó. Vì vậy thu ngân viên có thể lấy tỷ lệ thu tiền điện do Công ty giao để cố gắng nỗ
lực hoàn thành công việc của mình.
c. Hoạt động kiểm soát
Công ty có đưa ra các định mức chỉ số để đánh giá hiệu quả hoạt động của chu trình bán và thu tiền điện, đặc biệt trong công tác thu tiền điện, tỷ lệ
K% được dùng để đánh giá tỷ lệ thu được của Điện lực cũng như của thu ngân viên, từ đó có căn cứ xếp loại tập thể và đánh giá năng suất của thu ngân viên.
Công ty có quy định quyền và nghĩa vụ của cán bộ công nhân viên ở vị
trí công việc khác nhau trong quy trình quản lý kinh doanh điện năng như sau: + Đối với cán bộ công nhân viên làm công tác ghi chỉ số: Phải có trách nhiệm ghi đủ, ghi đúng chu kỳ, ghi chính xác rõ ràng. Những trường hợp công tơ khách hàng đặt trong nhà thì phải vào nhà khách hàng để ghi chỉ số
công tơ, nếu quay lại nhưng khách hàng vẫn không có nhà thì có thể tạm tính bằng chỉ số của tháng trước.
+ Đối với cán bộ công nhân viên làm công tác thu tiền điện: Phải thu
đúng, thu đủ và nộp đúng, nộp đủ số tiền của hóa đơn hoặc dữ liệu đã phát hành trong hệ thống CMIS (là chương trình tích hợp chức năng các hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành điện). Thực hiện thu đúng số lần thu đã thỏa thuận với khách hàng, trong trường hợp khách hàng đi vắng thì quay lại lần khác trong tháng để thu chứ không được để qua kỳ sau.
Tài sản và trang thiết bị liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện là sổ
ghi điện, máy thu tiền chuyên dụng và tiền điện thu được trong ngày. Công ty cũng đã quy định rõ và yêu cầu cán bộ công nhân viên phải nộp sổ ghi điện (đối với ghi điện viên) cho Tổ trưởng vào cuối ngày (phụ lục 7) và nộp lại máy thu tiền chuyên dụng và số tiền thu được vào ngân hàng (đối với thu ngân viên) (phụ lục 5).
d.Thông tin và truyền thông
Công ty sử dụng chương trình CPC e-office để cập nhật các thông tin và văn bản từ cấp trên (Tổng Công ty Điện lực Miền Trung) và giao việc cho các phòng ban và Điện lực trực thuộc. Thông tin vì vậy được cung cấp nhanh và chính xác.
Đối với chương trình CMIS, chức năng bán hàng và thu tiền được tách bạch rõ ràng, số liệu được bảo mật để tránh sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
e. Giám sát: ở cấp Công ty thì có Phòng Kinh doanh và Tài chính kế
toán, ở cấp Điện lực thì có bộ phận Kiểm tra Giám sát mua bán điện và Phòng Tài chính Kế toán.
Phòng Kinh doanh Công ty sau khi phát hành xong hóa đơn và bảng kê hóa đơn, sẽ tiến hành tổng hợp doanh thu bán điện của toàn Công ty. Đến
cuối tháng, khi nhận được báo cáo kinh doanh của các Điện lực, phòng Kinh doanh sẽ kiểm tra, đối chiếu các số liệu có trùng khớp không, nếu có sai lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh. Sau khi thống nhất số
liệu, phòng Kinh doanh sẽ lập bảng “ Tổng hợp thương phẩm – Doanh thu theo khu vực” gởi lên phòng Tài chính kế toán công ty để làm chứng từ ghi nhận doanh thu toàn đơn vị.
Phòng Tài chính kế toán Công ty căn cứ vào số liệu do Phòng Kinh doanh gửi và Báo cáo kế toán do các Điện lực trực thuộc nộp lên để cập nhật vào chương trình kế toán FMIS ghi nhận doanh thu.
Do phần lớn tiền thu từ công tác bán điện được thu ở các Điện lực trực thuộc và quy định phải chuyển toàn bộ về Công ty nên cuối tháng Phòng Tài chính kế toán kiểm soát việc thu tiền bán điện ở các Điện lực trực thuộc bằng sổ phụ Ngân hàng. Số dư thể hiện ở sổ phụ mỗi Ngân hàng phải bằng 0 (trừ
trường hợp đó là tiền lãi ngân hàng). Căn cứ vào số tiền chuyển về của các
Điện lực trực thuộc, Phòng Tài chính kế toán đối chiếu với “Báo cáo kinh doanh điện năng” do Tổ Thu ngân công nợ ở mỗi Điện lực gửi về phòng Kinh doanh để tiến hành định khoản.
Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, phòng kế toán tiến hành kiểm kê số dư nợ
theo sổ sách với số hoá đơn tồn và số dự nợ thực tế nhằm kiểm soát phát hiện các trường hợp đã thu tiền nhưng không tiến hành chấm xoá nợ nhằm chiếm dụng vốn, hoặc các trường hợp thất thoát hóa đơn để quy trách nhiệm đền bù.
Phòng Tài chính kế toán tiến hành lập dự phòng và xử lý các khoản nợ
không thu hồi được theo đúng quy định Bộ Tài chính. Đối với các khách hàng nợ tiền Công ty trên 6 tháng, Công ty phối hợp với chính quyền địa phương
để xác định nguyên nhân là do khách hàng bị giải toả, bị phá sản hay bị cưỡng chế di dời địa phương sinh sống,..không có khả năng thanh toán thì sẽ tiến hành theo các thủ tục Bộ tài chính để xin xóa nợ. Tuy nhiên, sau khi xoá sổ
các khoản nợ quá hạn, Công ty yêu cầu các Điện lực chưa thực hiện chấm xoá nợ trên máy mà vẫn tiếp tục theo dõi và đòi nợ các khách hàng này. Việc quy
định chưa chấm xóa nợ trên máy nhằm kiểm soát tình trạng bộ phận công nợ
của Điện lực sẽ chiếm dụng số tiền trên trong trường hợp khách hàng đó đến xin bắt điện lại và đồng ý thanh toán nợ cũ.
Còn ở Các Điện lực trực thuộc thì công tác này được thực hiện chủ yếu bởi Tổ trưởng sản xuất kết hợp với bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện. Hiện nay bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện ở các Điện lực trực thuộc chỉ có 3 người. Công việc chính của bộ phận này là phát hiện những trường hợp ăn cắp điện hay những trường hợp sử dụng điện sai mục đích. Việc phúc tra công tác ghi chỉ số của ghi điện viên hay kiểm tra thu ngân viên vẫn chưa
được chú trọng nhiều.
Tóm lại qua kết quả thu thập được sau khi phỏng vấn Phó Giám đốc Kinh doanh Công ty và Phó Giám đốc Kinh doanh của 05 Điện lực trực thuộc có thể thấy Ban Giám đốc Công ty Điện lực Đà Nẵng đã hiểu được các yêu cầu đầy đủ cho việc duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, công tác kiểm soát được tích hợp đầy đủ vào các chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp. Căn cứ vào mô hình độ tin cậy công tác Kiểm soát nội bộ của Michael Ramos có thể thấy được Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đang ở mức độ tích hợp. Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng có đầy đủ năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
+ Môi trường kiểm soát: Công ty có ban hành các quy trình quy chế và vẫn đang vận hành thường xuyên và liên tục ở các Điện lực trực thuộc.
+ Đánh giá rủi ro: Công ty có khuyến khích bằng việc khen thưởng cho nhân viên phát hiện được những trường hợp khách hàng sử dụng điện làm giảm doanh thu của đơn vị.
+ Hoạt động kiểm soát: Công ty có ban hành văn bản quy định công việc của nhân viên và các nhân viên thực hiện công việc được giao đúng với chính sách của Công ty.
+ Thông tin truyền thông: Công ty có kênh thu thập thông tin đầy đủ và kịp thời, truyền thông giữa các bộ phận trong Công ty và Điện lực được đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và rõ ràng.
+ Giám sát: Công ty có tích hợp công tác này vào hoạt động sản xuất kinh doanh để Kiểm soát chu trình bán và thu tiền điện nhưng do nhân lực còn ít nên vẫn không thểđảm bảo hết yêu cầu công việc của bộ phận này.
Do đó từ kết quả trên, có thể coi công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng là hữu hiệu.
3.1.2. Đánh giá tính hữu hiệu dưới góc nhìn của cán bộ quản lý
trung gian trong khâu giám sát
Đề nghiên cứu tính hữu hiệu, luận văn còn thực hiện phỏng vấn sâu Tổ
trưởng Tổ quản lý đo đếm, Tổ trưởng tổ thu ngân, bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện và Phòng Tài chính kế toán. Đây là những bộ phận thực hiện chức năng giám sát trong quá trình bán hàng ở Điện lực. Kết quả quá trình thảo luận, phân tích cho thấy một sốđiểm sau:
a.Đối với Tổ quản lý đo đếm
Qua cuộc phỏng vấn với Tổ trưởng Tổ quản lý đo đếm, công việc kiểm tra ghi chỉ số được hiểu là kiểm tra và xác định nguyên nhân các công tơ có chỉ số bất thường như chỉ số cuối kỳ nhỏ hơn chỉ số đầu kỳ, công tơ không lên chỉ số…. Công việc kiểm tra ghi chỉ số được tổ trưởng cùng với phó phòng kinh doanh và Tổ Kiểm tra giám sát mua bán điện thực hiện định kỳ hàng
tháng bằng cách chọn ngẫu nhiên một vài lộ trình hoặc một số công tơ để
kiểm tra đối chiếu và đánh giá chất lượng ghi của từng ghi điện viên. Khi phát hiện những trường hợp bất thường thì sẽ báo cáo với Ban Giám đốc để có hướng xử lý, kịp thời. (Phụ lục 8)
Thực trạng của công tác ghi chỉ số Công tơ ở các Điện lực trực thuộc có thể được tóm tắt như sau:
Hàng tháng từ ngày 6 đến ngày 25, căn cứ vào lịch ghi chỉ số do Giám
đốc Điện lực ký phê duyệt, ghi điện viên sẽ tiến hành đi trực tiếp ghi chỉ số điện năng tiêu thụ của từng khách hàng theo lộ trình đã được phân công. Mục
đích việc ghi chỉ số là cơ sở để tính toán điện năng giao nhận, mua bán được xác định thông qua chỉ số công tơ điện năng tác dụng, công tơđiện năng phản kháng, công tơ điện tử đa chức năng với yêu cầu phải ghi đủ, ghi đúng chu kỳ
và ghi rõ ràng chính xác. Mỗi công tơ được đánh số thứ tự theo lộ trình ghi
điện đảm bảo được yêu cầu kiểm soát nhằm tránh việc ghi thiếu. Đối với công tơ mới bổ sung trong lộ trình được đánh số phù hợp với thứ tự ghi trong lộ
trình ghi.
Sau khi hợp đồng mua bán điện được ký kết, bộ phận quản lý hợp đồng mua bán điện lập tờ ghi chỉ số công tơ. Mỗi tờ ghi chỉ số tương ứng với 1 công tơ dùng để ghi chỉ số trong 1 hoặc 2 năm, có chữ ký của Giám đốc Điện lực. Sổ ghi chỉ số được xếp theo mã và các khách hàng trong một sổ ghi chỉ
số được ghi chỉ số cùng ngày trong tháng. Mỗi sổ ghi chỉ số có 01 bảng kê danh sách khách hàng có trong sổ. Các trường hợp thay đổi trong năm như bổ
sung mới (ghi thêm vào cuối bảng kê), chuyển sang sổ khác hoặc thanh lý hợp
đồng sẽ được ghi rõ lý do, ngày thay đổi và chữ ký của người phụ trách điều hành ghi chỉ số trong bảng kê.
Yêu cầu của công tác ghi chỉ số là ghi đủ, ghi đúng chu kỳ, ghi chính xác và rõ ràng vì đây là giai đoạn quyết định đến doanh thu bán điện của đơn vị
trong kỳ. Tuy nhiên vẫn xảy ra một số trường hợp khách hàng tìm cách gian lận bằng cách sử dụng phương tiện tác động làm chậm công tơ đo đếm điện năng. Nguyên nhân là do lượng khách hàng ở mỗi đơn vị ngày càng gia tăng nhưng số lượng nhân viên ở bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện chỉ có 03