Để đảm bảo việc giải quyết tố cáo kịp thời, đúng pháp luật, nhằm kịp thời khôi phục các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân do hành vi vi phạm pháp luật của bất cứ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào; đồng thời, nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sai sót, làm ảnh hưởng đến đời sống, sinh hoạt thường nhật của công dân, Luật Tố cáo năm 2011 xác định "Giải quyết tố cáo là việc tiếp nhận, xác minh, kết luận
về nội dung tố cáo và việc xử lý tố cáo của người giải quyết tố cáo". Theo quy định
tại Điều 205 của Luật Đất đai 2013: “Việc giải quyết tố cáo vi phạm pháp luật về
quản lý và sử dụng đất đai thực hiện theo quy định của pháp luật về tố cáo”. Về cơ
bản theo quy định của Luật Tố cáo năm 2011 và Thông tư số 06/2013/TT-TTCP ngày 30 tháng 9 năm 2013 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình giải quyết tố cáo là một quy trình gồm các bước, cụ thể bằng các hoạt động sau:
Tiếp nhận tố cáo, kiểm tra điều kiện thụ lý tố cáo
Việc tiếp nhận đơn tố cáo thường gắn liền với hoạt động tiếp công dân. Đây là hoạt động đầu tiên trong quy trình giải quyết tố cáo. Theo quy định của Luật Tố cáo năm 2011, việc tố cáo được thực hiện bằng đơn tố cáo hoặc tố cáo trực tiếp.
Trường hợp tố cáo được thực hiện bằng đơn thì trong đơn tố cáo phải ghi rõ ngày, tháng, năm tố cáo; họ, tên, địa chỉ của người tố cáo; nội dung tố cáo. Đơn tố cáo phải do người tố cáo ký tên hoặc điểm chỉ. Trường hợp nhiều người cùng tố cáo bằng đơn thì trong đơn phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của từng người tố cáo, có chữ ký hoặc điểm chỉ của những người tố cáo; họ, tên người đại diện cho những người tố cáo để phối hợp khi có yêu cầu của người giải quyết tố cáo.
Trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp thì người tiếp nhận hướng dẫn người tố cáo viết đơn tố cáo hoặc người tiếp nhận ghi lại việc tố cáo bằng văn bản và yêu cầu người tố cáo ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. Trường hợp nhiều người đến tố cáo trực tiếp thì người tiếp nhận hướng dẫn người tố cáo cử đại diện để trình bày nội dung tố cáo.
- Kiểm tra điều kiện tố cáo
Việc xử lý thông tin tố cáo là hoạt động cụ thể của người có trách nhiệm xem xét để từ đó xác định những vụ việc thuộc thẩm quyền của mình thụ lý để giải quyết. Khi nhận được tố cáo thì người tiếp nhận tố cáo có trách nhiệm phân loại và xử lý như sau:
+ Tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết: Cán bộ tiếp nhận đơn phải kiểm tra, xác minh họ, tên, địa chỉ của người tố cáo và quyết định việc thụ lý hoặc không thụ lý giải quyết tố cáo, đồng thời thông báo cho người tố cáo biết lý do việc không thụ lý, nếu có yêu cầu.
+ Tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết: Người tiếp nhận phải chuyển đơn tố cáo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết và thông báo cho người tố cáo, nếu có yêu cầu. Trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp thì người tiếp nhận tố cáo hướng dẫn người tố cáo đến tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
Ban hành quyết định thụ lý giải quyết tố cáo
Việc ban hành quyết định thụ lý giải quyết tố cáo rất quan trọng vì liên quan đến thời hạn giải quyết tính từ ngày thụ lý. Theo quy định tại Điều 20 Luật Tố cáo năm 2011:
Nếu tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của mình thì trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn tố cáo, phải kiểm tra, xác minh họ, tên, địa chỉ của người tố cáo và quyết định việc thụ lý hoặc không thụ lý giải quyết tố cáo, đồng thời thông báo cho người tố cáo biết lý do việc không thụ lý, nếu có yêu cầu; trường hợp phải kiểm tra, xác minh tại nhiều địa điểm thì thời hạn kiểm tra, xác minh có thể dài hơn nhưng không quá 15 ngày.
Sau khi ban hành quyết định thụ lý giải quyết tố cáo, người giải quyết tố cáo phải thông báo bằng văn bản cho người tố cáo về thời điểm thụ lý tố cáo và các nội dung tố cáo được thụ lý. Việc thông báo được thực hiện bằng một trong hai hình thức sau: Gửi quyết định thụ lý giải quyết tố cáo hoặc gửi văn bản thông báo về việc thụ lý tố cáo.
Lập kế hoạch xác minh tố cáo
Lập kế hoạch xác minh tố cáo liên quan đến nội dung, phương pháp, tiến độ xác minh, việc báo cáo, kết luận; là cơ sở cho việc giám sát, đánh giá kết quả của đoàn/tổ xác minh sau này. Việc xây dựng kế hoạch xác minh là cần thiết đối với tất cả các vụ việc; tuy nhiên tùy theo mức độ phức tạp hay đơn giản của vụ việc để lập kế hoạch xác minh cho phù hợp.
Tiến hành xác minh nội dung tố cáo
Đây là giai đoạn quan trọng bao gồm nhiều biện pháp nghiệp vụ nhằm làm sáng tỏ nội dung tố cáo. Chính vì thế có ý nghĩa quan trọng mang tính quyết định trong quá trình giải quyết tố cáo. Giai đoạn này bao gồm những hoạt động sau: Thông báo quyết định thành lập Tổ xác minh; làm việc trực tiếp với người tố cáo; làm việc trực tiếp với người bị tố cáo; yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung tố cáo; thu
thập, xử lý thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung tố cáo; xác minh thực tế; trưng cầu giám định; báo cáo kết quả xác minh nội dung tố cáo.
Kết luận nội dung tố cáo, xử lý tố cáo và công khai kết quả giải quyết tố cáo
- Kết luận nội dung tố cáo: Căn cứ báo cáo kết quả xác minh nội dung tố
cáo, các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan, đối chiếu với các quy định của pháp luật, người giải quyết tố cáo ban hành kết luận nội dung tố cáo.
- Xử lý tố cáo của người giải quyết tố cáo: Việc xử lý tố cáo rất đa dạng và
phức tạp, tùy thuộc ở kết luận nội dung tố cáo có phát hiện sai phạm hay không và tính chất, mức độ của sai phạm như thế nào. Theo Điều 25 của Luật Tố cáo năm 2011, ngay sau khi có kết luận nội dung tố cáo, người giải quyết tố cáo tiến hành xử lý như sau:
+ Trường hợp kết luận người bị tố cáo không vi phạm quy định trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ thì phải thông báo bằng văn bản cho người bị tố cáo, cơ quan quản lý người bị tố cáo biết, khôi phục quyền, lợi ích hợp pháp của người bị tố cáo bị xâm phạm do việc tố cáo không đúng sự thật gây ra, đồng thời xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xử lý người cố ý tố cáo sai sự thật.
+ Trường hợp kết luận người bị tố cáo vi phạm quy định trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ thì áp dụng các biện pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
+ Trường hợp hành vi vi phạm của người bị tố cáo có dấu hiệu tội phạm thì chuyển ngay hồ sơ vụ việc cho cơ quan điều tra hoặc Viện kiểm sát có thẩm quyền để giải quyết theo quy định của pháp luật.
- Công khai kết luận nội dung tố cáo, quyết định xử lý hành vi vi phạm bị tố cáo và thông báo kết quả giải quyết tố cáo cho người tố cáo
Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký kết luận nội dung tố cáo, quyết định xử lý hành vi vi phạm bị tố cáo, người giải quyết tố cáo có trách nhiệm thực hiện việc công khai kết luận nội dung tố cáo, quyết định xử lý hành vi vi phạm bị tố cáo.
Trong trường hợp người tố cáo có yêu cầu thì người giải quyết tố cáo thông báo kết quả giải quyết tố cáo cho người tố cáo, trừ những thông tin thuộc bí mật Nhà nước. Việc thông báo kết quả giải quyết tố cáo được thực hiện bằng một trong hai hình thức sau: Gửi kết luận nội dung tố cáo, quyết định, văn bản xử lý tố cáo; gửi văn bản thông báo kết quả giải quyết tố cáo, trong đó phải nêu được kết quả xác minh, kết luận nội dung tố cáo, nội dung quyết định, văn bản xử lý tố cáo.
- Hồ sơ vụ việc tố cáo
Việc giải quyết tố cáo phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ vụ việc tố cáo bao gồm: Đơn tố cáo hoặc bản ghi nội dung tố cáo; quyết định thụ lý giải quyết tố cáo; biên bản xác minh, kết quả giám định, thông tin, tài liệu, chứng cứ thu thập được trong quá trình giải quyết; văn bản giải trình của người bị tố cáo; báo cáo kết quả xác minh nội dung tố cáo trong trường hợp người giải quyết tố cáo giao cho người khác tiến hành xác minh; kết luận nội dung tố cáo; quyết định xử lý, văn bản kiến nghị biện pháp xử lý (nếu có); các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ vụ việc tố cáo phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu. Việc lưu giữ, khai thác, sử dụng hồ sơ vụ việc tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật, bảo đảm không tiết lộ thông tin về người tố cáo.