7. Kết cấu Luận văn:
1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc của viên chức
Động lực làm việc của viên chức gắn liền với bản thân viên chức và môi trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài tổ chức. Động lực của viên chức không tự nhiên xuất hiện mà do sự kết hợp đồng thời của các nguồn lực thuộc bản thân viên chức, môi trƣờng sống và làm việc của họ tạo ra. Vì vậy, động lực của viên chức trong tổ chức là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố đƣợc chia thành ba nhóm gồm: cá nhân, tổ chức và công việc.
Hình 1.1. Các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc
1.3.1. Các yếu tố thuộc về cá nhân
Mỗi viên chức có mục tiêu và thái độ làm việc khác nhau. Vì vậy, nghiên cứu các yếu tố thuộc về cá nhân viên chức là cơ sở để đánh giá năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, động cơ và động lực làm việc… phục vụ cho công tác tạo động lực; trên cơ sở đó khắc phục những hạn chế năng lực của viên chức và tìm ra những mặt mạnh, tích cực để tạo cơ hội cho viên chức phát triển.
- Mục tiêu cá nhân:
Mục tiêu cá nhân là những gì mà viên chức đặt ra và mong muốn đạt đƣợc. mục tiêu là động cơ thôi thúc viên chức làm việc. Trong một hoạt động cụ thể
ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC Yếu tố thuộc về cá nhân Yếu tố thuộc về tổ chức Yếu tố thuộc về công việc
thì viên chức và tổ chức đều có những mục tiêu nhất định nhƣng không phải lúc nào mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của viên chức cũng đồng nhất với nhau. Nếu không có sự dung hòa thì cả hai bên đều không đạt đƣợc mục tiêu của mình. Vì vậy, nhiệm vụ của ngƣời quản lý là làm sao hƣớng các mục tiêu cá nhân đồng nhất hoặc không mâu thuẫn với mục tiêu của tổ chức và tạo điều kiện để viên chức hoàn thành tốt mục tiêu đó. Với mỗi trƣờng hợp, cần phải có cách thức tác động sao cho phù hợp nhằm tạo nên sự đồng thuận trong việc đạt đƣợc mục tiêu của cả tổ chức và cá nhân. Điều này đòi hỏi vai trò của nhà quản lý, cần định hƣớng mục tiêu mỗi cá nhân phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Muốn đạt đƣợc điều đó thì nhà quản lý phải chuyển tải niềm tin và mục tiêu của tổ chức vào sự nỗ lực thực hiện công việc của viên chức theo mục tiêu mà tổ chức mong đợi.
- Động cơ, nhu cầu và lợi ích cá nhân
Động cơ: “Động cơ là cái thúc đẩy hành động, gắn liền với việc thỏa mãn
nhu cầu của chủ thể, là toàn bộ những điều kiện bên trong và bên ngoài có khả năng khơi dậy tính tích cực của chủ thể và xác định xu hƣớng của nó” [14].
Nguồn gốc động cơ hoạt động ở mỗi cá nhân đƣợc thấy rõ ở hệ thống nhu cầu của họ. Nhu cầu của con ngƣời tạo ra động cơ thôi thúc họ làm việc, thỏa mãn nhu cầu của mình, đồng thời tạo ra giá trị cho tổ chức.
Trong quá trình quản lý, ngƣời đứng đầu tổ chức cần phải nắm bắt đƣợc động cơ làm việc tốt, phát huy hết khả năng, tăng năng xuất lao động nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức, đồng thời giúp cá nhân đạt đƣợc mục tiêu của mình.
Nhu cầu: Nhu cầu của mỗi cá nhân rất đa dạng, phức tạp và không giống
nhau, mỗi ngƣời lao động sẽ có những nhu cầu ở mức độ và hình thức khác nhau. Nhu cầu không bao giờ có giới hạn vì khi một nhu cầu đƣợc thỏa mãn, ngay lập tức một nhu cầu khác sẽ phát sinh, nhƣ vậy nhu cầu thay đổi liên tục theo thời gian, trong các nhu cầu đó, nhu cầu nào đã chín muồi sẽ tạo động cơ mạnh nhất thúc đẩy con ngƣời hoạt động và cố gắng hoàn thành mục tiêu. Có
thể chia nhu cầu của ngƣời lao động thành hai loại là nhu cầu về vật chất và nhu cầu về tinh thần, hai loại nhu cầu này luôn luôn phải đƣợc thỏa mãn tốt nhất
Nhu cầu về vật chất: là những nhu cầu cơ bản nhất của mỗi công chức nhƣ ăn uống, mặc, chỗ ở, đi lại … đây là nhu cầu chính và cũng là động lực chính khiến viên chức phải làm việc. Cuộc sống ngày càng đƣợc nâng cao thì nhu cầu cũng thay đổi theo hƣớng tăng lên, chuyển dịch dần từ lƣợng sang chất.
Nhu cầu về tinh thần: là những nhu cầu đòi hỏi viên chức phải đáp ứng đƣợc những điều kiện để tồn tại và phát triển về mặt trí lực. Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về các giá trị tinh thần cũng nâng cao theo nó, bao gồm: nhu cầu học tập để nâng cao trình độ chuyên môn; nhu cầu thẩm mỹ và giao tiếp xã hội; nhu cầu công bằng.
Nhu cầu về vật chất và nhu cầu về tinh thần có quan hệ biện chứng với nhau bắt nguồn từ mối quan hệ vật chất – ý thức. trong hai nhu cầu trên, nhu cầu về vật chất xuất hiện trƣớc, khi xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về tinh thần ngày càng tăng nhanh. Nhu cầu về vật chất có giới hạn còn nhu cầu về tinh thần thì không có giới hạn, càng ngày nhu cầu đó càng phát triển về chất lƣợng. Vì vậy, nhà quản lý cần phải biết đƣợc viên chức của mình muốn gì từ công việc của họ để có thể làm thỏa mãn nhu cầu cho họ nhằm đem lại động lực lao động.
Lợi ích: Là mức độ thỏa mãn nhu cầu của con ngƣời, nhu cầu và lợi ích có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không có nhu cầu thì không có lợi ích hay lợi ích là hình thức biểu hiện của nhu cầu. Tƣơng tự nhƣ nhu cầu, lợi ích cũng có lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần. Giữa hai lợi ích này, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó sự thỏa mãn lƣợi ích vật chất dễ hơn sự thỏa mãn lợi ích tinh thần. Lợi ích cá nhân là động lực trực tiếp, mạnh mẽ nhất vì nó là biểu hiện cụ thể của sự đáp ứng nhu cầu cá nhân, là yếu tố tạo động lực làm việc và thông qua lợi ích cá nhân con ngƣời đạt đƣợc lợi ích tập thể. Mức độ thỏa mãn lợi ích càng lớn thì tạo ra động lực càng nhiều.
- Năng lực cá nhân: là tất cả những kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái
độ của cá nhân trong công việc mà viên chức đã đúc kết đƣợc trong suốt quá trình học tập và làm việc. Năng lực của mỗi ngƣời không giống nhau, có những
công việc đƣợc thực hiện một cách dễ dàng với ngƣời này nhƣng lại trở nên chật vật với ngƣời khác. Nếu viên chức đƣợc làm công việc đúng với khả năng, sở trƣờng của mình thì họ sẽ yêu thích công việc đƣợc giao, có động lực phấn đấu trong công việc, tạo ra năng suất và hiệu quả cao hơn, ngƣợc lại viên chức sẽ không phát huy đƣợc khả năng làm việc dẫn đến chán nản, không có động lực làm việc.
Vì vậy, đánh giá đúng năng lực và bố trí công việc hợp lý, đúng ngƣời, đúng việc là cơ sở để nhà quản lý sử dụng họ một cách tốt nhất, tạo đƣợc tính tích cực trong quá trình thực hiện mục tiêu, phát huy tối đa động cơ làm việc của viên chức, tiết kiệm chi phí đào tạo, bồi dƣỡng và đạt mục tiêu của tổ chức.
- Đặc điểm cá nhân: Tuổi tác, giới tính, tính cách, tâm lý, sở thích, tôn giáo … đều ảnh hƣởng đến động lực lao động của viên chức. Ngƣời trẻ có tâm lý khác với ngƣời già, nữ có tâm lý khác nam, … do vậy, mỗi lứa tuổi, giới tính, tôn giáo, … khác nhau đều ảnh hƣởng đến động lực làm việc của viên chức.
1.3.2. Các yếu tố thuộc về tổ chức
- Cơ cấu tổ chức: Là cấu trúc bên trong và các quan hệ giữa các cá nhân,
bộ phận cấu thành tổ chức nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành tốt, đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
Có nhiều cách phân loại cơ cấu tổ chức khác nhau, căn cứ vào biểu hiện của mức độ phân quyền hay tập quyền trong quản lý ta có một số loại cơ cấu tổ chức nhƣ: cơ cấu trực tuyến hay thẳng đứng, cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu ma trận. Mỗi cơ cấu tổ chức đều có những ƣu, nhƣợc điểm nhất định, cơ cấu của mỗi tổ chức chịu sự quản lý, giám sát của thiết chế tổ chức, đó là các quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế, thể chế và lĩnh vực hoạt động. Tất cả những yêu cầu này đều ảnh hƣởng trực tiếp tới quyền lợi và nghĩa vụ của từng cá nhân viên chức. Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ ảnh hƣởng tích cực đến công việc của viên chức mà còn ảnh hƣởng tới tinh thần và sự thỏa mãn trong công việc của họ.
- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự trong các tổ chức bao gồm hệ
chính sách khen thƣởng, những chính sách này ảnh hƣởng trực tiếp tới quyền lợi và nghĩa vụ của từng cá nhân viên chức. Chính sách nhân sự là nhằm đáp ứng lại các nhu cầu mục tiêu cá nhân của ngƣời lao động.
- Chính sách tiền lương và thu nhập tăng thêm (thưởng,...)
Chính sách tiền lƣơng: là số tiền trả cho viên chức một cách cố định và thƣờng xuyên theo một đơn vị thời gian (tháng, năm). Tiền lƣơng là yếu tố quan trọng không chỉ góp phần tái sản xuất sức lao động, mà còn là một công cụ đắc lực, là động lực để viên chức làm việc hăng hái, tận tụy, toàn tâm, toàn ý với công việc.
- Thu nhập tăng thêm:
Thƣởng: Là khoản tiền ngoài lƣơng để trả cho viên chức, là một trong những công cụ quan trọng của động lực làm việc, làm tăng thêm thu nhập cho viên chức, khuyến khích họ hăng say, nhiệt tình hơn.
Các chế độ phúc lợi: Là phần thù lao gián tiếp đƣợc trả dƣới dạng các hỗ trợ cuộc sống của viên chức trong tổ chức nhƣ: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, lƣơng hƣu, trả tiền cho những ngày nghỉ lễ, tết, nghỉ phép, nghỉ mát, nhà ở, phƣơng tiện đi lại và các phúc lợi khác gắn liền với các quan hệ làm việc hoặc là thành viên trong tổ chức.
Chính sách khen thƣởng, kỷ luật: Khen thƣởng nhằm tôn vinh, động viên kịp thời các thành tích, cống hiến cho những viên chức tận tụy với công việc, có công lao, thành tích xuất sắc bằng các hình thức nhƣ giấy khen, bằng khen, huy chƣơng, huân chƣơng có kèm theo tiền hoặc hiện vật hoặc nâng bậc lƣơng trƣớc thời hạn [1, tr.272].
Kỷ luật là hình thức trừng phạt đối với viên chức chây lƣời, không hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao hoặc vi phạm quy chế. Tùy theo lỗi nặng nhẹ mà tiến hành các hình thức kỷ luật khác nhau theo thứ tự từ thấp đến cao theo quy định [1, tr.151]
Việc thƣởng, phạt công bằng, văn minh là cơ sở để viên chức phát huy những mặt tích cực, ngăn ngừa những mặt tiêu cực ảnh hƣởng đến động lực làm việc của họ.
- Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo là hoạt động học tập nhằm giúp cho ngƣời lao động tiếp thu và rèn luyện các kỹ năng cần thiết để thực hiện có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Phát triển là hoạt động học tập nhằm mở ra cho viên chức những công việc mới định hƣớng phát triển trong tƣơng lai của tổ chức [17, tr.183].
+ Công tác đào tạo, phát triển sẽ giúp tổ chức nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, giảm bớt việc giám sát các viên chức, áp dụng những tiến bộ kỹ thuật, tạo ra lợi thế cạnh tranh của tổ chức; đối với bản thân viên chức giúp họ có cách nhìn, cách tƣ duy mới trong công việc để phát huy tính sáng tạo trong công việc. Bản thân viên chức luôn luôn mong muốn đƣợc học tập để nâng cao trình dộ về chuyên môn, nghiệp vụ để đáp ứng đƣợc công việc đƣợc giao. Nhƣ vậy, chính sách đào tạo hợp lý sẽ tạo đƣợc động lực làm việc cho viên chức.
+ Quy hoạch, bổ nhiệm:
Quy hoạch là hoạt động xác định kế hoạch phát triển nhân sự trong cơ quan nhƣ: số lƣợng, chất lƣợng nhân sự; xác định nguồn gốc viên chức để phát triển trong tƣơng lai khi thực hiện bổ nhiệm, luân chuyển, điều động… thực hiện tốt công tác này thì khi có sự thay đổi về nhân sự trong cơ quan sẽ không bị động.
Bổ nhiệm là việc đặt viên chức vào một vị trí nào đó trong tổ chức, thƣờng không quan tâm tới mức lƣơng cao hay thấp; quyền hạn nhiều hay ít hơn, nghạch bậc cao hơn hay không thay đổi; ngƣời trong hay ngoài cơ quan [35, tr.119].
Trong quy hoạch, bổ nhiệm lãnh đạo, quản lý viên chức phải đƣợc ƣu tiên hàng đầu để tạo ra động lực phấn đấu thể hiện mình, phát huy tiềm năng, tinh thần nhiệt huyết, chủ động sáng tạo của họ, gắn họ với tập thể cơ quan.
- Phong cách lãnh đạo: Phong cách lãnh đạo là hệ thống các phƣơng pháp,
biện pháp làm việc tƣơng đối ổn định đƣợc ngƣời lãnh đạo sử dụng để tác động đến những ngƣời dƣới quyền nhằm đƣa ra các quyết định quản lý phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Mỗi ngƣời lãnh đạo có một cá tính, một phong cách riêng với những môi trƣờng khác nhau nên phong cách lãnh đạo rất đa dạng. Song về cơ bản có ba
phong cách thƣờng đƣợc sử dụng là: chuyên quyền, dân chủ và tự do. Mỗi phong cách đều có ƣu, nhƣợc điểm khác nhau và không có phong cách nào là tối ƣu, Nhà lãnh đạo thành công là những nhà lãnh đạo hiệu quả, khác xa nhau về tính cách, điểm mạnh, điểm yếu, giá trị, niềm tin. Song tất cả họ đều có điểm chung là làm những điều đúng đắn và luôn chấp nhận thử thách năng lực của mình bằng hiệu quả công việc do tổ chức là một đơn vị sự nghiệp công lập nên tổ chức hoạt động theo mô hình chế độ thủ trƣởng. Thủ trƣởng là ngƣời quyết định mọi chính sách, cũng nhƣ chế độ của tổ chức nên phong cách lãnh đạo của thủ trƣởng tác động lớn đến động lực làm việc của viên chức
Để tạo ra động lực cho viên chức thì ngƣời lãnh đạo cần xác định cho mình phong cách quản lý phù hợp và linh hoạt để thúc đẩy, dẫn dắt họ hành động theo mục tiêu phát triển của tổ chức. Muốn vậy, trƣớc hết ngƣời lãnh đạo phải là tấm gƣơng sáng cho cấp dƣới, phải công bằng trong đối xử với nhân viên, phải hiểu nhân viên muốn gì, cần gì và thiếu gì, phải tôn trọng nhân viên, tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết năng lực sở trƣờng của mình, giúp đỡ họ khi cần thiết.
Sự quan tâm, động viên, khuyến khích, chia sẻ, hỗ trợ, giúp đỡ kịp thời của ngƣời lãnh đạo sẽ có ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý làm việc của viên chức. Ngƣời lãnh đạo uy tín, nhiệt tình, tâm huyết, công minh sẽ truyền cảm hứng, tạo niềm tin, động lực cho viên chức phấn khởi, yên tâm, hăng say làm việc.
- Văn hóa tổ chức: là toàn bộ văn hóa ứng xử, giao tiếp trong tổ chức. Nơi
nào có đƣợc bầu không khí văn hóa tốt sẽ có đƣợc tinh thần đoàn kết cao, thực hiện công việc dễ dàng hơn, làm việc với tinh thần hăng say, vui vẻ, cán bộ công nhân viên biết quan tâm tới nhau, cả trong công việc và trong cuộc sống vì thông thƣờng ngƣời lao động dành khoảng 1/3 thời gian tại nơi làm việc. Do vậy, tạo động lực làm việc thông qua bầu không khí làm việc là một biện pháp quan trọng trong hệ thống biện pháp tạo động lực cho ngƣời lao động thông qua kích thích tinh thần.
- Quan hệ đồng nghiệp: Mối quan hệ đồng nghiệp cũng là một yếu tố quan