6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi Bảo hiểm
3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn xã hội thị xã An Nhơn
3.1.1. Mục tiêu chiến lược phát triển của Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
Chiến lƣợc phát triển của BHXH thị xã An Nhơn là tổ chức thực hiện tốt các chính sách, chế độ BHXH theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội nhằm đảm bảo an sinh xã hội; từng bƣớc xây dựng và phát triển vững chắc hệ thống bảo hiểm xã hội nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ an sinh xã hội, góp phần thực hiện thắng lợi Chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội. Phấn đấu đạt mục tiêu bảo hiểm y tế toàn dân; tiến tới thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội cho mọi ngƣời lao động; BHXH phải đƣợc triển khai và đƣợc toàn dân tham gia vào quá trình giám sát quản lý.
Hoàn thành chỉ tiêu nhiệm vụ thu bảo hiểm xã hội đƣợc Chính phủ giao hằng năm. Thực hiện chi đúng, chi đủ, chi kịp thời các chế BHXH.
Chăm lo thực hiện tốt các chính sách, chế độ đối với ngƣời tham gia và thụ hƣởng BHXH, BHYT, BHTN. Không ngừng nâng cao chất lƣợng phục vụ để đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân; tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời tham gia và thụ hƣởng các chế độ BHXH.
Quỹ BHXH đƣợc quản lý tập trung, thống nhất, dân chủ, minh bạch, công khai, sử dụng đúng mục đích, hiệu quả.
Phục vụ chi trả chế độ cho mọi ngƣời tham gia BHXH chính xác, thuận tiện và kịp thời. Đặc biệt, là chính sách bảo hiểm đối với các đối tƣợng trẻ em, ngƣời nghèo, hƣu trí và ngƣời ở vùng sâu.
63
Thực hiện có hiệu quả cải cách thủ tục hành chính, tập trung vào việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo hƣớng rút gọn, nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ công chức, viên chức toàn ngành.
3.1.2. Phương hướng hoàn thiện tại Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
Để việc kiểm soát chi BHXH hoạt động thực sự có hiệu lực và hiệu quả, hoàn thiện kiểm soát chi BHXH phải dựa trên cơ sở các phƣơng hƣớng sau:
BHXH thị xã An Nhơn cần tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, giảm thiểu tối đa các quy trình nghiệp vụ, thủ tục hồ sơ, thời hạn giải quyết và quy trình tiếp nhận, luân chuyển, giao trả kết quả hồ sơ đảm bảo đúng quy định, phù hợp với tình thực tế của đơn vị góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí cho đối tƣợng tham gia, đối tƣợng đi giải quyết chế độ và cả cơ quan BHXH.
Kiện toàn cơ cấu tổ chức nhân sự toàn ngành, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ viên chức. Tiếp tục củng cố ổn định tổ chức, đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ cán bộ công chức, có đạo đức trong sáng để hoàn thành thắng lợi mọi nhiệm vụ.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền về BHXH với nhiều hình thức để ngƣời lao động, đơn vị sử dụng lao động và nhân dân nắm bắt kịp thời, hiểu rõ hơn về các chế độ. Mở rộng đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc, tự nguyện, tiến tới BHYT toàn dân, phấn đấu số thu BHXH ngày càng tăng.
Thực hiện tốt công tác quản lý, giải quyết chế độ chính sách BHXH, BHYT cho đối tƣợng. Tiếp tục thực hiện phân cấp giải quyết chế độ cho BHXH thị xã; Quản lý và điều hành các nguồn kinh phí chi BHXH chặt chẽ, đúng nguyên tắc.
Từng bƣớc hiện đại hoá công tác quản lý, đƣa công nghệ thông tin vào tất cả các khâu nghiệp vụ nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tiếp tục hoàn thiện
64
việc ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tƣ hoàn thiện các phần mềm ứng dụng phục vụ tốt công tác quản lý chi trả BHXH.
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn hiểm xã hội thị xã An Nhơn
3.2.1. Hoàn thiện các yếu tố của Hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát là nhân tố quan trọng, là nền tảng cho các bộ phận khác của công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn. Để có một môi trƣờng kiểm soát tốt thì ngƣời đứng đầu tổ chức phải thiết lập cơ cấu tổ chức, xây dựng các nội quy, quy chế, ban hành các văn bản quy định rõ ràng cho từng bộ phận, nhân viên biết, nắm bắt và thực hiện.
Các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các tổ chức, các Bộ ban ngành liên quan phải tổng kết đánh giá quá trình thực hiện các chính sách, chế độ BHXH theo quy định. Từ đó, kiến nghị với Chính phủ sửa đổi bổ sung, điều chỉnh để hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về các chính sách BHXH phải phù hợp với thực tiễn.
Điều chỉnh việc nhận trợ cấp thất nghiệp, ngƣời lao động thực sự không có việc làm trong thời gian hƣởng trợ cấp thay cho nguồn thu nhập của ngƣời lao động trong thời gian chƣa có việc làm. Tuy nhiên, vẫn sảy ra tình trạng gian lận trong chi trả trợ cấp thất nghiệp khi ngƣời lao động đã có việc làm mà vẫn hƣởng trợ cấp. Chế độ trợ cấp thất nghiệp chịu sự quản lý của hai cơ quan: Trung tâm dịch vụ việc làm thuộc Sở Lao động Thƣơng binh và Xã hội tỉnh Bình Định và BHXH tỉnh Bình Định. Sự phối hợp giữa hai cơ quan đôi khi chƣa chặt chẽ dẫn đến tình trạng làm chậm thời gian hƣởng thất nghiệp của ngƣời lao động. Để tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm soát quá trình chi thất nghiệp cho nên Trung tâm dịch vụ việc làm thuộc Sở Lao động Thƣơng binh và Xã hội tỉnh Bình Định kiểm soát từ khâu ra quyết định
65
đến việc chi trả chế độ cho ngƣời lao động. Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm Trung tâm dịch vụ việc làm sẽ báo cáo tình hình chi trả cho BHXH tỉnh Bình Định nhƣ: sự biến động tăng, giảm số ngƣời hƣởng trợ cấp, mức chi trả bình quân, số tiền thực chi trong kỳ.
Nâng cao mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH, cần có chế tài xử phạt mạnh hơn đối với các đơn vị vi phạm Luật BHXH.
Tăng cƣờng công tác kiểm tra đúng quy trình, đúng đối tƣợng có hành vi gian lận BHXH. Giám sát chặt chẽ, cập nhật thông tin kịp thời về ĐVSDLĐ để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác. Lập kế hoạch lựa chọn đúng những đơn vị có dấu hiệu vi phạm để nâng cao chất lƣợng kiểm tra.
Thực hiện tốt các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận phải đƣợc phân định đúng với chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, không vƣợt quá phạm vi cho phép gây chồng chéo, tạo thuận lợi cho các hoạt động kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. Với việc phân công nhƣ hiện nay phòng Chế độ BHXH thẩm định hồ sơ, xét duyệt các chế độ BHXH lập chứng từ theo số đã duyệt chuyển phòng Kế toán chi trả đúng đối tƣợng, đúng số tiền theo chứng từ đã duyệt. Tuy nhiên vẫn chƣa có bộ phận thẩm định, kiểm tra lại hồ sơ đã duyệt của phòng chế độ BHXH đã đúng hay chƣa để tiến hành chi trả nên vẫn có tình trạng hồ sơ sau khi đã chi tiền cho đối tƣợng mới phát hiện sai sót, làm quyết định chuyển phòng Kế toán thu hồi số tiền chi sai nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu hồi các khoản chi sai. Vì thế nên cần thành lập một bộ phận quản lý chi để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát chi BHXH.
66
Cần nâng cao năng lực chuyên môn cũng nhƣ năng lực quản lý của đội ngũ viên chức Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn và các đơn vị trực thuộc, có khả năng chủ động, độc lập để xử lý nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Củng cố cơ cấu tổ chức để đáp ứng phù hợp với nhiệm vụ ngày càng cao của ngành BHXH, đồng thời để dễ áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý. Xây dựng và hoàn thiện việc kiểm soát chi BHXH; trƣớc mắt cần phải thiết kế, xây dựng, vận hành một hệ thống kiểm soát chi phù hợp và hiệu quả bằng việc tạo ra một môi trƣờng kiểm soát trung thực và minh bạch với đầy đủ các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro và gian lận có thể xảy ra, đồng thời việc kiểm soát này cần liên tục, trao đổi, cập nhật và giám sát để đảm bảo hệ thống kiểm soát chi BHXH đạt mục tiêu quản lý, kiểm soát trong đơn vị.
Ban Giám đốc xây dựng các quy chế cụ thể, chặt chẽ trong từng khâu nghiệp vụ: công tác tổ chức, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật, bổ nhiệm, các quy định trong việc quản lý, giám sát nhân viên để tạo môi trƣờng thuận lợi, khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn. Chẳng hạn, nhân viên của bộ phận Thu tại cơ quan đang đảm trách rất nhiều công việc với khối lƣợng công việc nhiều thì đơn vị nên tăng trợ cấp hay có chế độ khen thƣởng phù hợp để động viên, khuyến khích nhân viên bộ phận Thu làm việc tốt. Hiện nay, khối lƣợng công việc lớn (số lƣợng đơn vị mới thành lập tham gia BHXH tăng lên hàng năm, số lƣợng đơn vị năm 2017 so với năm 2016 là 12,2%), số lƣợng lao động quản lý lớn (số lao động tham gia BHXH năm 2017 so với năm 2016 tăng 17,5%). Số lƣợng đơn vị và số lƣợng lao động tham gia mới BHXH hàng năm đều tăng lên nhƣng việc đạt mức thu BHXH đề ra hàng năm cũng không dễ dàng. Do ảnh hƣởng của suy thoái kinh tế các năm trƣớc, việc sản xuất kinh doanh của các đơn vị cũ gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng nợ đọng BHXH kéo dài với số lƣợng lớn, việc đốc thúc các đơn vị cũng mất nhiều thời gian và công sức. Điều đó càng làm tăng áp lực cho nhân viên bộ phận thu, họ
67
làm việc quá tải, chịu nhiều áp lực khi giải quyết công việc và phải làm thêm ngoài giờ kể cả ngày nghỉ. Mặc dù, họ làm ngoài giờ thì đƣợc tính thêm phụ cấp làm ngoài giờ, tuy nhiên, điều này chƣa tƣơng xứng với sự cống hiến của họ hiện tại. Bên cạnh việc thực hiện thƣởng thì cần có quy định rõ ràng về kỷ luật lao động và xử lý vi phạm kỷ luật. Một số nhân viên sai phạm trong công tác giám định tại các cơ sở y tế thì đơn vị cần đƣa ra các biện pháp xử lý nghiêm khắc hơn,… Khi thi hành kỷ luật cần xác định rõ nguyên nhân và mức độ vi phạm. Từ đó ngƣời mắc lỗi tự cảm nhận thấy họ cần phải thay đổi hành vi vì biết ơn về việc đã đƣợc tạo điều kiện để họ có thể sửa chữa lỗi lầm. Chính việc thƣởng – phạt song hành thực hiện một cách nghiêm minh sẽ thiết chặt quan hệ giữa trách nhiệm của ngƣời lao động với công việc họ đảm nhận. Hàng năm, tại đơn vị đã tổ chức Hội nghị CBCCVC, nhƣng đơn vị cần mở rộng hơn các buổi giao lƣu giữa lãnh đạo đơn vị với tập thể CBCCVC hơn nữa để cùng nhau trao đổi tất cả những kinh nghiệm, kỹ năng, những mong muốn của bản thân đối với công việc. Từ đó, lãnh đạo đơn vị có thể hiểu rõ hơn những tâm tƣ, nguyện vọng chính đáng của ngƣời lao động, giúp thỏa mãn đƣợc phần nào những mong muốn của ngƣời lao động. Ban lãnh đạo đơn vị cũng cần tăng cƣờng đối thoại và đa dạng hóa các phƣơng pháp đối thoại với CBCCVC nhƣ: trong các buổi họp, trong các buổi khen thƣởng, đi du lịch toàn cơ quan. Đồng thời, cũng cần tăng cƣờng nội dung đối thoại: thƣờng xuyên thông báo về tình hình của đơn vị, những thành tựu hay khó khăn, CBCCVC trong đơn vị cần làm gì để thực hiện đƣợc mục tiêu chung của đơn vị. Biết và hiểu đƣợc tình hình chung của đơn vị thì mỗi thành viên trong cơ quan sẽ có ý thức, trách nhiệm hơn trong công việc của mình, cố gắng để đạt đƣợc mục tiêu chung. Đối thoại là phải từ hai phía, không đơn thuần chỉ từ phía Ban lãnh đạo thông báo tình hình, cần khuyến khích CBCCVC mạnh dạn và thẳng thắn chỉ ra những tồn tại trong đơn vị và đƣa ra các sáng kiến nhằm khắc phục và cải thiện tình hình. Ban lãnh đạo
68
cần tiếp thu những đề xuất, những ý kiến hợp lý để có thể có những chính sách phù hợp nhất đối với đơn vị.
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ viên chức trong ngành về các nguyên tắc hoạt động, thực hiện nhiệm vụ, ý thức tuân thủ pháp luật, đạo đức. Sự cần thiết của việc xây dựng một quy trình giám sát chặt chẽ các rủi ro làm để có kế hoạch đối phó phù hợp với những trƣờng hợp có thể xảy ra trong hoạt động thu - chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn.
Cần quy định rõ về việc xử lý các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, nhân viên, tăng cƣờng công tác tuyên truyền bằng các hình thức cụ thể cho cán bộ, viên chức nhận thức đƣợc công tác BHXH là trách nhiệm, phục vụ là nhiệm vụ cao cả đem lại lợi ích cho ngƣời tham gia, nhằm đảm bảo an sinh xã hội.
Cần nâng cao chất lƣợng đào tạo và tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ, nhân viên trong ngành BHXH. Tổ chức hội thảo, các lớp tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ BHXH ngắn hạn, các cuộc thi tìm hiểu về BHXH, trao đổi kinh nghiệm với một số Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố, huyện khác để hạn chế rủi ro. Luôn cập nhật thông tin về chính sách pháp luật mới đồng thời triển khai kịp thời để cán bộ, nhân viên nắm bắt trong khi thực hiện nghiệp vụ.
Trong công tác tuyển dụng cần công khai, minh bạch, có các tiêu chuẩn rõ ràng cho từng vị trí làm việc; thực hiện chính sách thi tuyển, tạo sự công bằng cho mọi đối tƣợng khi tuyển dụng.
Trong công tác tuyển dụng nhân viên cần có các tiêu chí cụ thể phù hợp với vị trí cần tuyển dụng để đảm bảo có đủ năng lực hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
Hoàn thiện công tác tự kiểm soát chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn, luân chuyển vị trí công tác của cán bộ, lãnh đạo làm công tác BHXH giữa các
69
đơn vị, bộ phận nhằm tăng cƣờng khả năng tự kiểm soát.
b. Hoàn thiện đánh giá rủi ro
Để mỗi cán bộ, nhân viên hiểu rõ công việc của mình thì hệ thống BHXH cần xây dựng lại quy trình, bảng mô tả công việc chi tiết cho từng hoạt động cụ thể gắn với từng nhân viên để đảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học. Đồng thời bảng mô tả công việc sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc để tránh việc thực hiện công việc chồng chéo. Bản mô tả công việc cần hoàn thiện những nội dung sau: xác định công việc, tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc, bổ sung thông tin về quyền hạn của ngƣời thực hiện công việc, các điều kiện làm việc.
Cơ quan BHXH thị xã An Nhơn cần có cơ chế phân tích, đánh giá rủi ro đe dọa đến việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động BHXH, cần có sự quan tâm đáng kể đến việc đánh giá rủi ro. Các biện pháp cụ thể nhƣ: xây dựng bộ phận thƣờng xuyên chịu tránh nhiệm giám sát, phân tích các rủi ro phát sinh trong hoạt động BHXH và đƣa ra các giải pháp quản lý, khắc phục các rủi ro này. Cơ quan BHXH có thể phân chia trách nhiệm đánh giá rủi ro thu và chi BHXH cụ thể cho một bộ phận hoạt động độc lập với phòng thu và phòng chế độ chính sách để có thể đánh giá các tủi ro một cách khách quan và