6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
BHXH thị xã An Nhơn do Giám đốc BHXH thị xã quản lý, điều hành theo chế độ thủ trƣởng, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, áp dụng mô
31
hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, đƣợc tổ chức thành các phòng chuyên môn để thực hiện chức năng quản lý.
Giúp việc cho Giám đốc là 2 Phó Giám đốc, Giám đốc và Phó Giám đốc do Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thƣởng, kỷ luật.
Tổ chức bộ máy của cơ quan BHXH thị xã An Nhơn không chia thành các phòng ban mà đƣợc chia thành 6 bộ phận chính. Các bộ phận có quan hệ mật thiết với nhau, mang tính chất tƣơng hỗ để cùng thực hiện mục tiêu chung do cơ quan đề ra.
Cơ cấu tổ chức BHXH thị xã An Nhơn đƣợc thể hiện nhƣ Sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy BHXH thị xã An Nhơn
Phó giám đốc BHXH Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Bộ phận thu Bộ phận chế độ BHXH
Mạng lƣới đại lý thu - chi cấp xã, phƣờng, bƣu điện Giám đốc BHXH Bộ phận giám định BHXH Bộ phận Kế toán Bộ phận Sổ thẻ Phó giám đốc BHXH
32
* Chức năng và nhiệm vụ:
- Ban Giám đốc: 03 ngƣời (gồm: 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc). Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn do Giám đốc quản lý và điều hành; giúp Giám đốc có 02 Phó Giám đốc.
- Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội thị xã do Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, điều động, thuyên chuyển, khen thƣởng và kỷ luật theo quy trình bổ nhiệm và phân cấp quản lý cán bộ.
- Giám đốc BHXH: Quyết định các công việc thuộc phạm vi và thẩm quyền quản lý của Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn và chịu trách nhiệm về các quyết định đó. Quyết định các biện pháp về tăng cƣờng kỷ luật, kỷ cƣơng hành chính, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu, hách dịch, cửa quyền và các biểu hiện tiêu cực khác trong viên chức thuộc Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn và chịu trách nhiệm khi để xảy ra hành vi vi phạm. Giám đốc Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh và trƣớc pháp luật khi tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện các quy định của pháp luật, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và quy định quản lý hành chính nhà nƣớc của Ủy ban nhân dân thị xã An Nhơn.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Thực hiện tiếp nhận hồ sơ giải quyết các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ thu, chế độ BHXH, thanh toán trực tiếp, cấp lại thẻ BHYT, tƣ vấn và hƣớng dẫn NLĐ làm thủ tục hồ sơ đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật. Quản lý tài liệu và hồ sơ lƣu tại cơ quan BHXH thị xã An Nhơn theo quy định của pháp luật
- Bộ phận thu: Quản lý và thực hiện nhiệm vụ thu đối với các đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc theo quy định của pháp luật.
33
- Bộ phận chế độ: Quản lý các chế độ BHXH theo quy định gồm 3 chế độ (ốm đau, thai sản, NDSPHSK), BHXH một lần.
- Bộ phận sổ thẻ: Thực hiện công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT đối với các đối tƣợng tham gia BHXH theo quy định của pháp luật.
- Bộ phận giám định: Thực hiện giám định hồ sơ BHYT, thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh cho các đối tƣợng có thẻ BHYT.
- Bộ phận kế toán: Thực hiện công tác lập kế hoạch, quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, chứng từ sổ sách kế toán của hệ thống BHXH theo quy định của pháp luật.
2.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ của Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
2.2.1. Môi trường kiểm soát
- Quan điểm điều hành quản lý của lãnh đạo BHXH thị xã An Nhơn
BHXH nhằm mang lại lợi ích cho ngƣời lao động khi tham gia BHXH, với các chế độ BHXH nhằm hỗ trợ cho họ khi gặp những rủi ro không thể tạo ra thu nhập. Với mục tiêu chung của ngành BHXH là phục vụ cho lợi ích của ngƣời lao động tham gia BHXH và thực hiện nhiệm vụ do Nhà nƣớc, BHXH Việt Nam giao nên quan điểm lãnh đạo trong đơn vị ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, quy định, cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát của đơn vị. Giám đốc là ngƣời nắm quyền điều hành chung hoạt động của BHXH tại thị xã và là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp với BHXH tỉnh Bình Định. Các bộ phận tại đơn vị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và tham mƣu cho Giám đốc trong việc điều hành, ra quyết định. Đồng thời, trƣởng các bộ phận cũng phải chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hoạt
34
động của bộ phận mình. Tất cả tạo nên sự thống nhất và ngày càng hoàn thiện hơn trong hoạt động chi BHXH của đơn vị.
- Tính trung thực và giá trị đạo đức cá nhân và chuyên môn của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên BHXH.
Tính trung thực và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên BHXH sẽ ảnh hƣởng đến thái độ cƣ xử, chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà nƣớc. Đồng thời, phải cho công chúng thấy đƣợc tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.
- Cơ cấu tổ chức:
BHXH thị xã An Nhơn tổ chức cơ cấu theo quy định của BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh Bình Định. Bên cạnh đó, từng bƣớc hoàn thiện hơn về tổ chức quản lý để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công việc.
Chính sách nhân sự biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hƣớng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tƣ vấn, động viên, khen thƣởng và kỷ luật. Khi đơn vị mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công việc, kết quả công việc đã đạt đƣợc.
Quản lý nguồn nhân lực cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy một môi trƣờng hoạt động bằng cách phát triển chuyên nghiệp và thực thi minh bạch trong thực tế hàng ngày. Điều này cần đƣợc thể hiện trong tuyển dụng, đánh giá hiệu quả và thúc đẩy quá trình tuyển dụng. Quá trình tuyển dụng phải đƣợc công khai và có những chính sách tuyển dụng quy định cụ thể bằng văn bản.
35
Hiện nay việc quản lý các đối tƣợng hƣởng BHXH ngày càng khó khăn vì thế các đơn vị BHXH nên nhận thức đúng đắn để đƣa ra các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức của ngƣời làm công tác BHXH. Đó là những cam kết về đạo đức và năng lực làm việc của công chức viên chức khi đƣợc tuyển dụng để tuyển đúng ngƣời có tinh thần trách nhiệm, năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ với công việc. Phải am hiểu các qui định trong công tác quản lý chi trả các chế độ BHXH, phần mềm để thực hiện các nghiệp vụ chi BHXH trong môi trƣờng tin học hóa ngày càng cao.
Ban Giám đốc rất chú trọng vào việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức tại đơn vị. Ban giám đốc luôn khuyến khích cán bộ, viên chức tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, khuyến khích sáng kiến trong công việc. Từng bƣớc cải thiện thủ tục hành chính để giải quyết kịp thời và hiệu quả trong kiểm soát chi BHXH. Quy trình nghiệp vụ thu chi BHXH đang đƣợc xây dựng bằng văn bản dƣới hình thức bảng mô tả công việc để hƣớng dẫn và kiểm soát đƣợc nhân viên khi thực hiện.
Ngoài ra, Ban giám đốc xác định tầm quan trọng của công tác KSNB trong hoạt động chi BHXH; thƣờng xuyên đôn đốc các phòng nắm rõ và vững mục tiêu kiểm soát, tuân thủ các quy trình và thủ tục kiểm soát. Phân công công việc, phân chia trách nhiệm rõ ràng để làm gia tăng trách nhiệm của mỗi CBCCVC khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động chi BHXH.
Bên cạnh những chính sách khen thƣởng cho những cá nhân phát hiện đƣợc các sai phạm thì cũng đề ra các mức kỷ luật đối với trƣờng hợp sai phạm cụ thể. Đồng thời có các chính sách tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với các yêu cầu của hoạt động BHXH.
36
Hằng năm, BHXH thị xã An Nhơn tổ chức tổng kết đánh giá công tác chi trả các chế độ BHXH, công tác phối hợp thực hiện với các đơn vị có liên quan, đề xuất các biện pháp quản lý thực hiện cho năm tiếp theo; tổ chức thực hiện chi trả các chế độ BHXH cho ngƣời hƣởng, NLĐ theo qui định. Có trách nhiệm hƣớng dẫn, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chi trả và quản lý ngƣời hƣởng của Đại lý chi trả (Bƣu điện), ĐVSDLĐ và ngƣời hƣởng theo quy định.
2.2.2. Đánh giá rủi ro
BHXH thị xã An Nhơn thực hiện chi BHXH theo quy định của Nhà nƣớc về BHXH. Vì vậy, BHXH thị xã chƣa thực sự quan tâm nhiều đến các rủi ro trong hoạt động chi BHXH. Đơn vị chƣa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động thu chi BHXH tại đơn vị. Đơn vị chƣa xây dựng quy trình giám sát, phát hiện, ngăn ngừa và đối phó với các rủi ro có thể ra. Việc đánh giá rủi ro chủ yếu mang tính chủ quan, cảm tính cá nhân của cán bộ chi BHXH.
Những rủi ro có thể xảy ra tại cơ quan BHXH nhƣ:
- Thông đồng giữa ngƣời làm công tác BHXH với đối tƣợng tham gia BHXH (làm giả hồ sơ, hƣởng các chế độ BHXH không đúng theo quy định của ngành, lạm dụng quỹ BHXH).
- Giả mạo giấy tờ, chứng từ để hƣởng chế độ BHXH của ngƣời lao động.
- Sự cố máy móc kỹ thuật hoặc quá tin tƣởng vào phần mềm mà không kiểm tra lại kết quả sau khi đã thẩm định xong hồ sơ.
- Các thông tin, hành vi sai phạm của cán bộ, nhân viên có thể đƣợc che giấu do có mối quan hệ tốt với cán bộ quản lý. Do đó không có những
37
xử lý và phản ứng kịp thời khi xảy ra những sai phạm.
- Trong quá trình kiểm tra, duyệt chi chế độ BHXH việc đánh giá quá trình này thƣờng mang tính chủ quan và cảm tính, chủ yếu là dựa trên sự đánh giá của cán bộ, viên chức (phụ thuộc vào trình độ riêng của từng cán bộ, viên chức). Chƣa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động thu, chi BHXH. Chƣa xây dựng quy trình giám sát chặt chẻ các rủi ro và kế hoạch đối phó với các rủi ro.
2.2.3. Kiểm soát
BHXH thị xã An Nhơn có sự phân công phân nhiệm vụ giữa các cấp xét duyệt và những ngƣời thực hiện nghiệp vụ, đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ thu - chi và chức năng kế hoạch - tài chính. Việc xét duyệt và phê chuẩn đƣợc quy định chặt chẽ theo qui định của ngành. Một công việc đảm bảo xét duyệt bởi hai ngƣời.
Giám đốc là ngƣời kiểm soát trực tiếp về tài chính, việc chuyển tiền đƣợc thực hiện định kỳ 3 tháng/ lần và có sự kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa BHXH và các Đại lý hoặc đối tƣợng nhận chế độ BHXH.
Tuy nhiên việc kiểm soát tại đơn vị vẫn còn một số tồn tại nhƣ:
Việc giải quyết hồ sơ, chế độ chủ yếu dựa trên văn bản hƣớng dẫn chung của ngành, chƣa xây dựng một quy trình mô tả công việc đầy đủ cho nhân viên thực hiện để có thể kiểm soát quy trình thực hiện của nhân viên để ngăn ngừa sai phạm. Các quy định trong cơ quan chƣa cụ thể hóa trách nhiệm của từng cá nhân đối với công việc kiểm tra, giám sát.
Việc xử lý vi phạm của cán bộ, nhân viên chỉ dựa vào pháp lệnh công chức, mức độ xử lý còn thấp nên chƣa tạo sự răn đe đối với cán bộ, nhân viên vi phạm trong hoạt động chi BHXH tại đơn vị.
38
2.2.4. Thông tin và truyền thông
BHXH thị xã An Nhơn đã chú trọng đầu tƣ ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lƣu trữ và giải quyết công việc. Đơn vị sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ giải quyết chế độ, cập nhật các văn bản mới nhất lên trang nội bộ để nhân viên nắm bắt kịp thời, đƣa các thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu lên trang Web để ngƣời lao động tham khảo, tìm hiểu.
Ngoài ra, BHXH thị xã An Nhơn thực hiện quảng bá, giới thiệu chế độ BHXH đến các đối tƣợng thông qua hệ thống đài truyền thanh thị xã, đến trực tiếp các đơn vị, gia đình để tìm hiểu, chia sẻ thông tin, giải đáp vƣớng mắc giúp họ hiểu hơn về chế độ BHXH và tự nguyện tham gia.
Bên cạnh những việc đã đạt đƣợc trong công tác thông tin và truyền thông thì vẫn còn một số hạn chế nhƣ:
Việc sử dụng công nghệ thông tin chỉ để nhập liệu và lƣu trữ nhƣng khi làm thủ tục giải quyết thì vẫn căn cứ trên các hồ sơ bằng giấy (sổ BHXH) do phần mềm hiện tại không đáp ứng đƣợc yêu cầu giải quyết chi BHXH.
Các phần mềm đang sử dụng không kết nối đƣợc giữa các phòng ban của BHXH tỉnh với các BHXH thành phố, huyện, thị xã. Do đó việc kiểm tra thông tin phải chuyển từng bộ phận liên quan để xác nhận.
Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tƣợng sử dụng, các mục tiêu của hệ thống thông tin cần đạt đƣợc nhƣ sau:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn nghiệp vụ.
- Đo lƣờng giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
39
- Trình bày đúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.
2.2.5. Hoạt động giám sát
Hoạt động tự giám sát của BHXH thị xã An Nhơn đƣợc thực hiện thông qua việc giám sát quản lý tại từng phòng ban, chủ yếu là trƣởng các bộ phận tự giám sát bộ phận của mình, chƣa có sự giám sát giữa các bộ phận với nhau, giữa các cán bộ, nhân viên với nhau.
Định kỳ, BHXH thị xã An Nhơn còn chịu sự giám sát của BHXH tỉnh Bình Định.
Tuy nhiên, công tác kiểm tra giám sát vẫn còn một số tồn tại nhƣ:
- Số lƣợng cán bộ, nhân viên tại đơn vị ít nhƣng khối lƣợng công việc lại nhiều nhiều nên chƣa thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Đội ngũ cán bộ kiểm tra, giám sát chƣa đủ trình độ để đáp ứng nhu cầu kiểm tra, giám sát để có thể phát hiện hết các sai phạm, gian lận có thể xảy ra.
- Hoạt động kiểm tra giám sát thƣờng theo định kỳ và số lần kiểm tra ít. Việc kiểm tra chủ yếu thực hiện qua các đợt duyệt quyết toán hàng quý, chủ yếu kiểm tra việc giải quyết thu chi có đúng chế độ hay không về mặt chứng từ, chƣa đi sâu vào việc chứng từ đó có thực tế hay không hoặc chi có đúng đối tƣợng hay không.
2.3. Thực trạng công tác kiểm soát chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn An Nhơn
2.3.1. Kiểm soát dự toán chi BHXH a. Quy trình lập kế hoạch a. Quy trình lập kế hoạch
Bộ phận kế toán BHXH thị xã tiến hành lập dự toán chi BHXH vào