6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.3.Kiểm soát các khoản chi Bảo hiểm xã hội
a. Chi trợ cấp BHXH hàng tháng:
Chi trợ cấp BHXH hàng tháng bao gồm: chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng gồm: hƣu viên chức, hƣu quân đội….
21
Danh sách chi trả đƣợc lập từ bộ phận giải quyết chế độ chính sách BHXH tỉnh, chuyển danh sách cho Đại lý chi trả (Hệ thống bƣu điện hoặc cán bộ chi do UBND xã, phƣờng, thị trấn giới thiệu) vào ngày quy định của từng huyện. BHXH tỉnh chuyển tiền cho Đại lý chi trả thực hiện việc chi trả.
Quy trình chi trợ cấp BHXH hàng tháng đƣợc thể hiện qua Sơ đồ 1.1
Ghi chú:
Nộp, luân chuyển hồ sơ Trả kết quả
Chi trả các chế độ
Sơ đồ 1.1: Quy trình chi trợ cấp BHXH hàng tháng
(Nguồn: Luật Bảo hiểm xã hội)
Trình tự và thủ tục kiểm soát: Phòng chế độ BHXH ở tỉnh tiếp nhận
giấy đề nghị của ngƣời hƣởng mới hoặc từ tỉnh khác chuyển đến và tiếp nhận hồ sơ từ BHXH huyện, thị xã chuyển lên. Lập Danh sách chi trả hàng tháng và các biểu mẫu báo cáo sau đó chuyển cho phòng Kế hoạch – Tài chính bảo hiểm xã hội Tỉnh, bộ phận Kế toán BHXH các Huyện. Phòng Kế
Ngƣời lao động Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bộ phận sổ thẻ BHXH Bộ phận kế toán BHXH cấp huyện, thị xã Đại lý chi trả Ngƣời SDLĐ
22
hoạch – Tài chính nhận các biểu mẫu do phòng chế độ chuyển đến và thực hiện: đối chiếu kiểm tra và cấp kinh phí cho BHXH Huyện hoặc đại lý chi trả để thực hiện chi trả. Trong quá trình thực hiện chi trả, nếu có chi sai hoặc chi nhầm thì bộ phận Kế toán huyện thực hiện thu hồi số tiền do BHXH Tỉnh đã chi sai cho ngƣời hƣởng theo phân cấp và lập danh sách thu hồi. Phòng Kế hoạch – Tài chính thực hiện chi trả trực tiếp hoặc chuyển khoản theo nội dung các chứng từ. Thực hiện thu hồi số tiền chi sai, lập danh sách thu hồi kinh phí BHXH (nếu có). BHXH huyện tiếp nhận các chứng từ báo cáo phòng Kế hoạch – Tài chính: báo cáo chi lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng, báo cáo thu hồi ngân sách… Cuối tháng, cuối quý phòng Kế hoạch – Tài chính kiểm soát đối chiếu số liệu đã cấp phát kinh phí cho BHXH huyện, phòng chế độ BHXH và phòng Kế hoạch – Tài chính thẩm định số liệu cấp kinh phí và chi BHXH đối với BHXH các Huyện.
Nội dung kiểm soát: kiểm soát về chứng từ ban đầu do NLĐ nộp, việc cơ quan BHXH đã lập chứng từ để thực hiện chi trả đã đúng hay chƣa, kiểm soát đối tƣợng hƣởng chế độ đã ký đầy đủ trên danh sách chi trả hàng tháng trên nguyên tắc chi trả đúng chế độ, đúng chính sách hiện hành, đúng ngƣời đƣợc hƣởng, đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của ngƣời tham gia BHXH.
b. Chi trả chế độ trợ cấp 1 lần:
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Chứng từ ban đầu do NLĐ hoặc ĐVSDLĐ nộp đƣợc chuyển về phòng Chế độ BHXH. Phòng Chế độ chuyển cho phòng KH - TC danh sách hƣởng trợ cấp BHXH một lần từ nguồn NSNN, danh sách hƣởng trợ cấp một lần từ nguồn quỹ BHXH, các quyết định hƣởng chế độ BHXH một lần chi trả tại BHXH tỉnh. Giấy đề nghị nhận chế độ BHXH một lần qua tài khoản cá
23
nhân. Chuyển cho BHXH Huyện các danh sách hƣởng trợ cấp cùng các quyết định hƣởng trợ cấp theo phân cấp chi trả và ủy quyền của BHXH tỉnh. Phòng BHXH Huyện tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tƣợng hƣởng trực tiếp. Phòng KH - TC và phòng Chế độ BHXH đối chiếu số liệu chi BHXH và phối hợp thẩm định số liệu quyết toán hàng tháng, hàng quý.
Nội dung kiểm soát:
Kiểm soát về chứng từ ban đầu, đối chiếu với sổ BHXH kiểm tra thời gian đóng, cách tính số tiền đóng BHXH, số tiền đƣợc hƣởng em có đúng chế độ không. Kiểm tra thông tin ngƣời nhận trợ cấp có đúng với phiếu chi tiền mặt hay không. Trƣờng hợp hƣởng chế độ tử tuất một lần, kiểm tra đối chiếu các hồ sơ liên quan với địa phƣơng có đúng không.
c. Chi trả chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe:
Quy trình kiểm soát khoản chi chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức, phục hồi sức khỏe tại BHXH thị xã An Nhơn thực hiện theo Sơ đồ 1.2.
Ghi chú:
Quan hệ nộp, luân chuyển hồ sơ Quan hệ thanh toán
Sơ đồ 1.2: Quy trình chi chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức, phục hồi sức khỏe
(Nguồn:Luật Bảo hiểm xã hội)
Bộ phận sổ thẻ BHXH Bộ phận kế toán Ngƣời lao động Ngƣời SDLĐ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
24
- Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Ngƣời lao động gửi giấy ra viện đối với trƣờng hợp điều trị nội trú
hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH đối với ngƣời điều trị ngoại trú do cơ sở y tế điều trị cấp cho NLĐ. Đơn vị SDLĐ căn cứ vào chứng từ của NLĐ gởi lên và sổ BHXH của NLĐ lập danh sách NLĐ đề nghị hƣởng chế độ ốm đau do ĐVSDLĐ lập. Đơn vị SDLĐ gởi hồ sơ thanh toán chế độ ốm đau cho cơ quan BHXH tại phòng Chế độ BHXH. Phòng Chế độ BHXH sau khi tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định sẽ thẩm định và duyệt hồ sơ thanh toán cho ĐVSDLĐ và trả hồ sơ cho ĐVSDLĐ. Cuối quý phòng chế độ BHXH sẽ chuyển hồ sơ thanh toán chế độ ốm đau đƣợc duyệt cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ đối chiếu với bộ phận thu để xác định 2% quỹ lƣơng tham gia BHXH của quý phát sinh chế độ BHXH và lập thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại ĐVSDLĐ và gởi cho ĐVSDLĐ. Đồng thời phối hợp với phòng thu kiểm tra đơn vị sử dụng chuyển tiền tham gia BHXH đến thời điểm nào để chuyển tiền thanh toán chế độ cho đơn vị. Phòng kế toán thực hiện việc cấp bù số tiền chênh lệch thiếu (nếu có) vào tháng sau cho đơn vị có số tiền đƣợc quyết toán lớn hơn số tiền 2% quỹ lƣơng tham gia BHXH của quý đƣợc giữ lại theo quy định. Sau khi đƣợc cơ quan BHXH cấp bù số tiền chênh lệch thiếu (nếu có) thì ĐVSDLĐ thanh toán tiếp số tiền ốm đau còn lại cho NLĐ.
- Nội dung kiểm soát:
+Kiểm soát khâu tiếp nhận hồ sơ:
Hồ sơ thanh toán chế độ ốm đau: Đối với trƣờng hợp NLĐ ốm đau chữa bệnh ngắn ngày, hồ sơ gồm có: sổ BHXH của NLĐ, giấy ra viện đối với NLĐ điều trị nội trú hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH đối với điều trị ngoại trú do cơ sở y tế cấp; Danh sách NLĐ đề nghị hƣởng chế độ ốm đau do ĐVSDLĐ lập.
25
Trƣờng hợp NLĐ ốm đau chữa bệnh dài ngày: Hồ sơ gồm sổ BHXH của ngƣời lao động, giấy ra viện ghi rõ nội dung bệnh điều trị thuộc dài ngày hay ngắn ngày để nghỉ điều trị.
Trƣờng hợp NLĐ nghỉ chăm sóc con ốm: Hồ sơ gồm giấy ra viện hoặc sổ y bạ của con. Trƣờng hợp NLĐ có từ hai con trở lên cùng ốm đau mà trong đó có thời gian ốm đau không trùng nhau thì bao gồm hồ sơ của các con bị ốm.
Hồ sơ thanh toán chế độ thai sản: sổ BHXH của ngƣời lao động, hồ sơ chứng minh ngƣời lao động nghỉ khám thai, sinh con… do cơ quan y tế cấp hoặc giấy chứng sinh nếu sinh con.
Kiểm soát khâu thẩm định và duyệt hồ sơ: đây là một trong những khâu quan trọng trong quá trình chi chế độ BHXH. Việc kiểm soát chặt chẽ ở khâu này sẽ ngăn ngừa sự thất thoát quỹ BHXH. Việc kiểm soát thẩm định và duyệt hồ sơ phải đảm bảo các yếu tố pháp lý và đối tƣợng hƣởng BHXH. Khi thẩm định và duyệt hồ sơ thì cần kiểm soát một số vấn đề sau:
Sổ BHXH của ngƣời lao động, ngƣời lao động phải tham gia BHXH đủ sáu tháng liền kề trƣớc khi nghỉ hƣởng chế độ ốm đau thai sản, mức đóng BHXH của ngƣời lao động, điều kiện làm việc của NLĐ trong điều kiện bình thƣờng hay công việc nặng nhọc, độc hại nguy hiểm… để xác định thời gian tối đa NLĐ nghỉ hƣởng chế độ ốm đau, thai sản. Đối với NLĐ sinh con có sinh thƣờng hay phẫu thuật; Kiểm tra giấy ra viện hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng chế độ BHXH do cơ sở y tế cấp có hợp lệ không; Kiểm soát việc tính toán số tiền đƣợc hƣởng, thời gian đƣợc nghỉ hƣởng chế độ ốm đau, thai sản và các tính toán của đơn vị sử dụng lao động đề nghị hƣởng chế độ ốm đau, thai sản.
Kiểm soát khâu chuyển tiền chế độ BHXH: khi chuyển tiền phải kiểm tra đơn vị sử dụng lao động có đóng nộp tiền BHXH có đầy đủ hay không.
26
c. Chi trợ cấp BHTN:
Hàng tháng căn cứ vào danh sách chi trả tháng trƣớc và các Quyết định về việc hƣởng trợ cấp, tạm dừng trợ cấp, tiếp tục hƣởng trợ cấp của Sở LĐ&TB-XH chuyển sang, phòng chế độ BHXH tỉnh lập danh sách chi trả trợ cấp TN tháng đầu tiên hoặc danh sách những ngƣời có nhu cầu nhận trợ cấp TN tại BHXH Huyện, chuyển cho phòng KH - TC để cấp kinh phí cho BHXH Huyện thực hiện chi trả hoặc chi trả cho những ngƣời có nhu cầu nhận tại BHXH tỉnh ở tháng đầu tiên. Từ tháng thứ hai trở đi thì lập danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp theo quy trình chi trả các chế độ BHXH hàng tháng.
- Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra thời gian nộp BHTN có đủ một năm để hƣởng trợ cấp TN không. Đối chiếu giữa quyết định của Sở LĐ-TBXH với danh sách nhận trợ cấp có đúng không, kiểm tra thông tin ngƣời nhận trợ cấp có đúng với phiếu chi tiền mặt không và có đúng với danh sách BHXH tỉnh lập không. Trƣờng hợp ngƣời nhận trợ cấp TN đƣợc nơi khác chuyển đến, thực hiện kiểm tra đối chiếu với hồ sơ theo dõi việc đóng, hƣởng trợ cấp thất nghiệp, về điều kiện đƣợc hƣởng trợ cấp, mức trợ cấp, thời gian trợ cấp đối với từng ngƣời. Trƣờng hợp phát hiện giải quyết chƣa đúng thì làm văn bản trình Giám đốc BHXH tỉnh ký gởi Sở LĐ-TBXH. Trƣờng hợp đối với ngƣời hƣởng trợ cấp TN không trực tiếp nhận tiền thì kiểm tra xem Giấy lĩnh thay có xác nhận của chính quyền địa phƣơng nơi cƣ trú để ủy quyền cho ngƣời khác lĩnh thay, thời hạn của Giấy lĩnh thay tối đa là 6 tháng.
27
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong Chƣơng 1, Luận văn đã trình bày khái quát những vấn đề cơ bản về công tác kiểm soát chi BHXH. Đồng thời hệ thống hóa những nội dung cơ bản về nội dung chi, nội dung kiểm soát chi, trình tự và thủ tục kiểm soát các khoản chi tại đơn vị để góp phần hiệu quả công tác kiểm soát chi tại đơn vị.
Đây chính là căn cứ để tiến hành phân tích thực tế công tác kiểm soát chi BHXH tại đơn vị ở Chƣơng 2. Mặt khác, nó cũng là cơ sở quan trọng để đƣa ra giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn.
28
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI
THỊ XÃ AN NHƠN 2.1. Tổng quan về Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
Cùng với sự ra đời của BHXH Việt Nam và BHXH các tỉnh, thành trong cả nƣớc, BHXH thị xã An Nhơn đƣợc thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/10/1995 với chức năng nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện chế độ, chính sách BHXH cho ngƣời lao động có tham gia BHXH trên địa bàn thị xã An Nhơn.
Ngày mới thành lập, BHXH thị xã An Nhơn phải làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật thiếu thốn: trụ sở làm việc phải thuê mƣợn chật chội, thiếu chỗ làm việc, phƣơng tiện làm việc còn lạc hậu. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ công nhân viên còn mới, kinh nghiệm chƣa nhiều, yêu cầu của công tác BHXH ngày càng chặt chẽ hơn, phức tạp hơn. Nhƣng ngay từ khi mới thành lập BHXH thị xã An Nhơn luôn nhận đƣợc sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của BHXH tỉnh Bình Định, của Thị uỷ, Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) thị xã An Nhơn. Với mong muốn nâng cao hiệu quả làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho BHXH thị xã An Nhơn phát triển, Thị ủy, HĐND và UBND thị xã An Nhơn ra quyết định xây dựng trụ sở làm việc cho BHXH thị xã An Nhơn tại số 77, đƣờng Lê Hồng Phong, phƣờng Bình Định, thị xã An Nhơn với tổng diện tích gần 1.000m2
. Từ khi chuyển sang làm việc ở trụ sở mới với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị đƣợc nâng cấp hiệu quả làm việc của BHXH thị xã An Nhơn ngày càng nâng cao rõ rệt. Đội ngũ cán bộ của cơ quan với sự đoàn kết nhất trí cao luôn phấn đấu nâng cao
29
trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình đẩy mạnh hoàn thiện hơn nữa kết quả hoạt động của đơn vị mình. Đến nay BHXH thị xã An Nhơn là một trong những đơn vị làm việc đạt hiệu quả cao luôn hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc giao.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
2.1.2.1. Chức năng
BHXH thị xã An Nhơn là cơ quan trực thuộc BHXH tỉnh Bình Định đặt tại thị xã An Nhơn, có chức năng giúp Giám đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH, BHYT; quản lý thu, chi BHXH, BHYT trên địa bàn thị xã theo phân cấp quản lý của BHXH Việt Nam và quy định của pháp luật.
BHXH thị xã An Nhơn chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc BHXH tỉnh và chịu sự quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND thị xã An Nhơn.
BHXH thị xã An Nhơn có tƣ cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và trụ sở riêng.
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng trình Giám đốc BHXH tỉnh kế hoạch phát triển BHXH thị xã An Nhơn dài hạn, ngắn hạn và chƣơng trình công tác hàng năm; tổ chức thực hiện kế hoạch, chƣơng trình sau khi đƣợc phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật về BHXH, BHYT.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh, cụ thể nhƣ: Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho những ngƣời tham gia BHXH, BHYT; Khai thác, đăng ký, quản lý các đối tƣợng tham gia và hƣởng chế độ BHXH, BHYT; Thu các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN;
30
Giải quyết các chế độ BHXH, BHYT; Chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; Ký hợp đồng với các cơ sở khám, chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật; giám sát việc thực hiện hợp đồng, cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh BHYT và bảo vệ quyền lợi ngƣời tham gia BHYT;
- Kiểm tra, giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện chế độ, chính sách BHXH, BHYT.
- Tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chỉ đạo, hƣớng dẫn của BHXH tỉnh; tổ chức bộ phận tiếp nhận, trả kết quả giải quyết chế độ BHXH, BHYT. Tổ chức quản lý, lƣu trữ hồ sơ của đối tƣợng tham gia và hƣởng các chế độ BHXH, BHYT theo quy định.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn, với các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT để giải quyết các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện các chế độ BHXH, BHYT theo quy định của pháp luật.
- Đề xuất, kiến nghị, phối hợp với cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các chế độ