7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nhà
Nhà nƣớc chi nhánh tỉnh Bình Định
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Phát ra 33 bảng khảo sát, thu về đủ 33 bảng, tất cả các câu hỏi đƣợc trả lời đầy đủ, vì vậy 33 bảng đều hợp lệ để phân tích. Kết quả khảo sát đƣợc lập ở mức: 01 – Không đồng ý, 02 – Đồng ý ít, 03 – Trung dung, 04 – Đồng ý nhiều, 05 – Hoàn toàn đồng ý, kết quả khảo sát nhƣ sau:
Bảng 2.1. Kết quả khảo sát tại NHNN chi nhánh tỉnh Bình Định năm 2019
STT Câu hỏi Mức độ trả lời
1 2 3 4 5
I. Sự liêm chính và giá trị đạo đức
1
Cơ quan đã xây dựng môi trƣờng các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn nhằm nâng cao tính trung thực và cƣ xử có đạo đức của nhân viên.
0 0 2 6% 30 91% 1 3%
STT Câu hỏi Mức độ trả lời
1 2 3 4 5
2
Cơ quan đã ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức nghề nghiệp và đã thực hiện phổ biến đến từng CBCC một cách nghiêm túc. 0 2 6% 3 9% 20 61% 8 24% 3 Lãnh đạo luôn thƣờng xuyên đề cập đến vấn
đề giá trị đạo đức trƣớc toàn thể CBCC. 0 0 25 76%
8 24%
0
4
Mỗi CBCC luôn đƣợc quán triệt về tinh thần phối hợp, hợp tác tốt trong công việc đối với đồng nghiệp và các đoàn thể trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ chung.
0 4 12% 5 15% 20 61% 4 12%
II. Năng lực nhân viên
5
Quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban đã đƣợc phân chia rõ ràng bằng văn bản để giúp tránh đƣợc sự chồng chéo, đùn đẩy giữa các nhân viên khi làm việc với nhau.
0 0 0 0 33
100%
6
CBCC ở tất cả các vị trí đều có đủ kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện công việc chuyên môn. 0 10 30% 23 70% 0 0 7
CBCC đã đƣợc phân công công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng ngƣời. 0 4 12% 15 46% 14 42% 0
II. Triết lý và phong cách lãnh đạo
8
Lãnh đạo có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để điều hành hoạt động cơ quan. 0 0 0 15 45% 18 55% 9
Khi phân công công việc, ngƣời quản lý luôn tiến hành phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc.
0 5 15% 10 30% 13 40% 5 15% 10 Ban lãnh đạo luôn thƣờng xuyên tiếp xúc và
STT Câu hỏi Mức độ trả lời
1 2 3 4 5
30% 45% 10% 15%
III. Cơ cấu tổ chức
11
Cơ cấu tổ chức của cơ quan đã ban hành văn bản phân chia quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau. 0 0 10 30% 13 40% 10 30% 12 Cơ cấu tổ chức tại cơ quan hiện tại phù hợp
với quy mô hoạt động của cơ quan. 0 1 3% 15 45% 13 40% 4 12% 13
Cơ cấu tổ chức đã tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động cơ quan.
0 10 30% 8 24% 8 24% 7 22% IV. Chính sách nhân sự
14 Nguồn nhân sự tại cơ quan hiện tại đã đáp
ứng đủ cho nhu cầu công việc không. 0 10 30% 10 30% 10 30% 3 10% 15
Khi tuyển dụng, cơ quan đã có chú trọng đến
năng lực chuyên môn. 0 0 17
52% 15 45% 1 3% 16
Cơ quan đã xây dựng quy chế làm việc, khen
thƣởng và kỷ luật rõ ràng. 0 0 9 27% 21 64% 3 9% 17
Đơn vị luôn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. 0 10 30% 12 36% 11 34% 0 Kết hợp dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp để tác giả đánh giá 05 yếu tố của KSNB cùng lúc, đánh giá chi tiết:
Từ kết quả thống kê đƣợc nêu ở trên, ta có thể thấy đƣợc rằng phần đa số các lựa chọn của Cán bộ công chức, viên chức về môi trƣờng kiểm soát đều tập trung từ mức 3 là trung dung đến mức 4 là đồng ý nhiều, trong đó tập trung mức 3 – trung dung. Cụ thể:
Sự liêm chính và giá trị đạo đức
Qua kết quả khảo sát đƣợc thống kê cho thấy NHNN chi nhánh tỉnh Bình Định luôn đề cao tầm quan trọng về việc liêm chính, giá trị đạo đức, đảm bảo
công khai minh bạch trong nhiệm vụ. Thể hiện ở 91% CBCC chọn câu trả lời ở mức 4 “ đồng ý nhiều” cho việc cơ quan xây dựng môi trƣờng của tổ chức (các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn) nhằm nâng cao tính trung thực và cƣ xử có đạo đức của nhân viên. Tổng 85% ý kiến đồng ý ở mức 4 và 5 cho rằng cơ quan có ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức nghề nghiệp và phổ biến đến từng nhân viên.
Tại các cuộc họp Chi bộ và Đại hội cán bộ công chức hàng năm, Lãnh đạo Chi nhánh luôn thƣờng xuyên đề cập đến vấn đề giá trị đạo đức trƣớc toàn thể nhân viên. Tăng cƣờng giáo dục liêm chính đối với cán bộ, công chức, viên chức gắn với đẩy mạnh học tập và làm theo tƣ tƣởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh, thực hành quy định nêu gƣơng trong toàn Đảng và hệ thống hành chính nhà nƣớc. Luôn đề cập đến đạo đức công vụ cho mọi cán bộ, công chức, nhất là phép ứng xử với công việc, với nhân dân, với đồng nghiệp, với bản thân mình. Lãnh đạo Chi nhánh đã phê duyệt để Đoàn viên Chi đoàn vào ngày thứ hai hàng tuần thực hiện trang phục màu áo xanh , thông qua đó nhắc nhở và nêu cao tinh thần ý thức đối với cán bộ công chức phải luôn học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh trong cơ quan. Ngoài ra 88% ý kiến trả lời ở mức 3 đến mức 5 đồng ý rằng mỗi CBCC đƣợc quán triệt về tinh thần phối hợp, hợp tác tốt trong công việc đối với đồng nghiệp và các đoàn thể trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ chung, thông qua các cuộc họp phòng hàng tháng. Đối với một tổ chức cơ quan nhà nƣớc thì đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, có thể nói đây là bộ mặt của Nhà nƣớc tại địa phƣơng.
Năng lực nhân viên
Năng lực của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Một CBCC có kiến thức, kỹ năng sẽ có phƣơng
pháp làm việc khoa học, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp làm việc tốt và hiệu quả nhằm mang lại lợi ích chung và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Những CBCC này sẽ là bộ mặt đại diện cho cả cơ quan, vì thế việc sử dụng nguồn nhân lực nhƣ thế nào để đạt hiệu quả cao nhất luôn là yếu tố hàng đầu mà BLĐ cơ quan luôn quan tâm . Kết quả điều tra khảo sát về năng lực nhân viên tại bảng 2.1 cho ta thấy, 100% CBCC hoàn toàn đồng ý trong việc cơ quan đã xây dựng các quy định cụ thể về chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân rõ ràng thông qua văn bản. Những quy định cụ thể này sẽ giúp cho cơ quan tránh đƣợc sự chồng chéo, đùn đẩy giữa các nhân viên khi làm việc với nhau. Cũng dựa trên những quy định thông qua các tiêu chí về năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức lối sống, Chi nhánh sẽ tiến hành tuyển dụng cán bộ một cách dễ dàng hơn. Trên 70% câu trả lời chọn mức 3 – trung dung, 30% câu trả lời chọn mức 2 – đồng ý ít đối với ý kiến hầu hết CBCC ở tất cả các vị trí đều có đủ kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện công việc của Chi nhánh, đồng nghĩa với việc vẫn còn tồn tại khoảng ý kiến cho rằng CBCC chƣa đủ kinh nghiệm đảm nhận công việc. Đối với ý kiến CBCC đã đƣợc phân công công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng ngƣời, Qua khảo sát cho thấy 12% câu trả lời chọn ở mức đồng ý ít, 46% câu trả lời chọn ở mức trung dung, 42% câu trả lời chọn ở mức đồng ý nhiều, nhƣ vậy cho thấy việc phân công CBCC tại các công việc tƣơng đối hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng ngƣời. Điều này giúp cho CBCC làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm thời gian thay vì phải làm công việc quá dàn trải, mà một khi CBCC chỉ đảm nhận một công việc ngày này qua ngày khác rất khó xuất hiện những sai sót, tuy nhiên tại một số bộ phận việc phân công công việc có thể còn chƣa hợp lý, chƣa phù hợp với trình độ chuyên môn, rất có thể xảy ra sai sót trong quá trình làm việc.
Triết lý và phong cách lãnh đạo
Công tác KSNB là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với BLĐ, qua kết quả khảo sát cho thấy: Đối với ý kiến Lãnh đạo có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để điều hành hoạt động cơ quan, tổng 100% câu trả lời ở mức 4 và 5 cho thấy CBCC đồng ý về việc này, cho thấy ban lãnh đạo Chi nhánh là những cán bộ có chuyên môn, năng lực quản lý cao và luôn tâm huyết với nghề. 85% câu trả lời chọn ở mức 3-5 cho rằng khi phân công công việc, Lãnh đạo Chi nhánh có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc, điều đó cho thấy Lãnh đạo luôn quan tâm đến năng lực, trình độ chuyên môn của nhân viên khi tiến hành giao công việc, giúp cho CBCC làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm thời gian, tránh xảy ra trƣờng hợp phân công công việc quá sức đối với CBCC, hạn chế tối đa việc xảy ra sai sót, đồng thời giúp CBCC nâng cao khả năng làm việc của mình. Việc lãnh đạo thƣờng tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức qua kết quả khảo sát ý kiến từ 3-5 cũng chiếm tới 70%, cho thấy nhân viên sẽ cảm thấy an tâm và dễ dàng làm việc hơn với công việc của mình, bởi vì họ đã đƣợc trao đổi trực tiếp với Lãnh đạo, mọi ngƣời sẽ có xu hƣớng năng động hơn, quan tâm nhiều hơn đến công việc của bản thân, từ đó sẽ làm việc năng suất hơn, làm cho CBCC sẽ muốn gắn bó và cống hiến nhiều hơn với cơ quan của mình.
Cơ cấu tổ chức:
NHNN chi nhánh tỉnh Bình Định chịu sự quản lý trực tiếp của NHNN Việt Nam, với cơ cấu tổ chức thực hiện theo Quyết định số 1820/QĐ-NHNN ngày 25/8/2017 của NHNN Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của NHNN chi nhánh tỉnh Bình Định.
Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức. Thông qua cơ cấu tổ chức, BLĐ cơ quan có thể thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị cơ quan của mình. Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hƣởng tích cực tới
sự thực hiện công việc của CBCC mà còn ảnh hƣởng tới tinh thần và sự thỏa mãn đối với công việc của họ. Ngoài ra cơ cấu tổ chức còn góp phần hỗ trợ những ngƣời quản lý trong cơ quan thực hiện giảm thiểu rủi ro.Qua kết quả khảo sát tại bảng 2.1 về cơ cấu tổ chức cho thấy 70% câu trả lời ở mức 4-5 với ý kiến cho rằng Cơ cấu tổ chức của cơ quan có ban hành văn bản phân chia quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau, kết quả khảo sát này chiếm tỷ lệ khá cao, điều này cho thấy việc làm này đã góp phần nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB, CBCC đƣợc phân chia rõ ràng việc phải làm và trách nhiệm của họ nhƣ thế nào đối với công việc, nhiệm vụ đƣợc giao giúp lãnh đạo của cơ quan dễ dàng nhận dạng và tìm kiếm nguyên nhân rủi ro để từ đó có hƣớng xử lý kịp thời, trách nhiệm cán bộ cũng đƣợc gói gọn và trong công tác xử lý sai phạm. Tổng 52% câu trả lời chọn mức 4-5 đối với ý kiến Cơ cấu tổ chức tại cơ quan phù hợp với quy mô hoạt động của cơ quan, điều này cho thấy tuy có sự thống nhất đối với Cơ cấu tổ chức hiện tại, tuy nhiên vẫn còn 48% câu trả lời chọn mức 2 và 3, điều này đồng nghĩa với việc vẫn có nhân viên chƣa hoàn toàn thống nhất cao đối với câu hỏi trên. Về cơ cấu tổ chức của cơ quan có tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động tại cơ quan không, kết quả khảo sát câu trả lời chọn ở mức 4 và 5 chỉ chiếm 46%.
Chính sách nhân sự
Để xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trách nhiệm năng động đáp ứng khối lƣợng công việc rất lớn, Chi nhánh cần tập trung mọi nguồn lực cán bộ thông qua công tác bồi dƣỡng sắp xếp sàng lọc đã có một đội ngũ cán bộ ngân hàng có phẩm chất đạo đức tốt, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ vận dụng linh hoạt các chính sách chế độ phù hợp với thực tế đáp ứng với yêu cầu quản lý, đảm bảo an toàn hoạt động của hệ thống ngân hàng của một tỉnh đang trên đà phát triển kinh tế mạnh mẽ.
Qua kết quả khảo sát về chính sách nhân sự tại bảng 2.1 cho thấy, 48% câu trả lời chọn ở mức 4 – 5 với ý kiến CBCC đồng ý rằng trong việc tuyển dụng nhân viên mới, cơ quan có chú trọng đến năng lực chuyên môn, 52% CBCC chọn câu trả lời ở mức 3 – Trung dung. Đối với câu hỏi Nguồn nhân sự tại Cơ quan đã đáp ứng đủ cho nhu cầu công việc thì kết quả chỉ có 40% câu trả lời chọn mức 4-5 là đồng ý cao, 30% câu trả lời ở mức 3 –Trung dung, và 30% câu trả lời chọn mức 2- đồng ý ít. Nhƣ vậy, cho thấy tồn tại một lƣợng CBCC tƣơng đối cảm thấy rằng khối lƣợng công việc tƣơng đối nhiều so với nguồn nhân lực hiện tại. Thực tế cho thấy, với số lƣợng Chi nhánh TCTD trên địa bàn ngày càng gia tăng, quy mô hoạt động tƣơng đối lớn. Tuy nhiên, tại một số phòng ban, do chính sách tinh giảm biên chế, số lƣợng cán bộ về hƣu tƣơng đối nhiều nhƣng chƣa đƣợc tuyển dụng mới để thay thế, dẫn đến một số bộ phận nhân sự vẫn chƣa đáp ứng đủ nhu cầu công việc, điển hình là luôn tồn tại tình trạng cán bộ tại một số Phòng nghiệp vụ phải đề nghị Giám đốc phê duyệt để làm ngoài giờ để xử lý công việc cho kịp tiến độ theo quy định. Điều này, BLĐ Chi nhánh cần đặc biệt quan tâm và phải có biện pháp để Chi nhánh tƣơng đối có đủ nguồn nhân lực, đảm bảo mức độ hoàn thành công việc và nhiệm vụ đƣợc giao. Đối với ý kiến Chi nhánh có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ không? Qua khảo sát thực tế cho thấy, NHNN chi nhánh tỉnh Bình Định luôn chú trọng đến nguồn nhân lực, đến năng lực chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc tạo điều kiện cho CBCC tham gia các lớp bồi dƣỡng chuyên môn. Cụ thể, trong năm 2019, Chi nhánh đã cử 35 cán bộ tham gia 26 khóa đào tạo, bồi dƣỡng và đào tạo trực tuyến cụ thể:
+ Thanh tra, giám sát ngân hàng: 07 khóa đào tạo, bồi dƣỡng cho 11 cán bộ tham gia.
bộ tham gia.
+ Phòng Tiền tệ – Kho quỹ và Hành chính:04 khóa đào tạo, bồi dƣỡng cho 10 cán bộ tham gia.
+ Phòng Tổng hợp – Nhân sự và Kiểm soát nội bộ: 09 khóa đào tạo, bồi