7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
- Sự phân chia trách nhiệm, ủy quyền cần cụ thể hóa đến từng cá nhân, đảm bảo không một cá nhân nào đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn. Trách nhiệm phải đƣợc giao một cách có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả.
- Tăng cƣờng kiểm tra độc lập việc thực hiện giữa các bộ phận, các cá nhân thông qua cơ chế minh bạch trong quy trình hoạt động và minh bạch trong đánh giá của các Phòng.
- Cụ thể hóa hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ đến từng CBCC để mỗi CBCC đều hiểu đƣợc cần kiểm soát rủi ro nhƣ thế nào, qua đó nâng cao nhận thức về rủi ro và thực hiện tự kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn.
- Cần chú trọng tổ chức xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm toán nội bộ hàng năm theo đúng hƣớng dẫn của NHNN.
- Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán kế toán và đảm bảo hệ thống thông tin nội bộ về tài chính. Hệ thống thông tin, tin học của đơn vị phải đƣợc giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ nhƣ thiên tai, cháy nổ.... để đảm bảo hoạt động thƣờng xuyên, liên tục của đơn vị.
- Tăng cƣờng công tác kiểm soát vật chất: Vật tƣ – thiết bị nên đƣợc kiểm kê hàng quý và đƣợc kiểm soát từ thời điểm mua mới cũng nhƣ trong suốt quá trình sử dụng. Trƣớc khi mua, đơn vị cần khảo sát giá cả ở nhiều nơi khác nhau để chọn mức giá phù hợp. Khi kiểm tra chất lƣợng của tài sản mua vào, đơn vị cần lập Ban nghiệm thu để đảm bảo chuyên môn và sự khách quan trong đánh giá chất lƣợng, giá cả của sản phẩm. Sau khi nghiệm thu phải tiến hành lập biên bản có ý kiến và chữ ký của các thành viên Ban nghiệm thu và các bên tham gia.
- Định kỳ hàng tháng, Phòng Kế toán – Thanh toán phải phối hợp với phòng Tiền tệ - Kho quỹ và Hành chính để cử nhân viên kiểm tra tình hình sử dụng của các thiết bị máy móc, đặc biệt là thiết bị điện, thiết bị thiết yếu.