7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.3.2. Hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng bộ
từng bộ phận
Doanh nghiệp có hoàn thành đƣợc mục tiêu hay không hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ hoàn thành của từng bộ phận trong doanh nghiệp, điều này đòi hỏi các cấp, các bộ phận của doanh nghiệp đều phải cố gắng để thực hiện mục tiêu chung đã đề ra. Vì vậy, khi xây dựng HTCT phân tích HQKD của doanh nghiệp, cần thiết phải xây dựng các chỉ tiêu đo lƣờng và phân tích HQKD của từng bộ phận, phòng ban.
Nhƣ đã phân tích ở Chƣơng 2, các doanh nghiệp chế biến đá granite trên địa bàn tỉnh Bình Định có quy mô vừa và nhỏ, thƣờng đƣợc tổ chức thành các phòng ban chức năng nhƣ phòng phụ trách cung ứng đầu vào, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng tổ chức - hành chính, phòng tài chính - kế toán. Các phòng ban, tùy theo chức năng để đảm nhận các công việc liên quan đến các mảng chức năng khác nhau do vậy cần có các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này. Nhƣ đã đề cập, biểu hiện cao nhất của HQKD là hiệu quả hoạt động. Do đó, xây dựng các chỉ tiêu cụ thể cho mỗi bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhƣ sau:
(1) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động Phòng tổ chức - hành chính
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng tổ chức - hành chính là thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, tổ chức các khóa tập huấn đào tạo nâng cao tay nghề cho ngƣời lao động, ban hành và quản lý định mức lao động, phụ trách công tác lƣơng, khen thƣởng, sa thải, kỷ luật theo đúng quy định của Nhà nƣớc và Quy chế của doanh nghiệp. Do đó, để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp, Phòng tổ chức - hành chính chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động của phòng đảm bảo đáp ứng mục tiêu về nhân sự phù hợp với nhu cầu lao động theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng tổ chức - hành chính cần phải sử dụng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sau:
- Số lƣợng công nhân viên đƣợc tuyển dụng: đây là chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của bộ phận này. Tuy nhiên để đánh giá chất lƣợng tuyển dụng cần phải kết hợp với các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả khác nhƣ năng suất lao động, tỷ lệ sai sót trong công việc,… Tác động cuối cùng của các chỉ tiêu này thể hiện ở các chỉ tiêu phản ánh khía cạnh tài chính của toàn doanh nghiệp.
- Số lƣợng lao động đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ: chỉ tiêu này phản ánh kết quả hoạt động của bộ phận tổ chức nhân sự. Hoạt động đào tạo đƣợc thực hiện tốt sẽ tác động đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên các khía cạnh tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, giảm thời gian. Do vậy cần sử dụng kết hợp các chỉ tiêu này để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận này trên khía cạnh đào tạo.
- Số giờ đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên: chỉ tiêu này phản ảnh hiệu quả của hoạt động đào tạo bên cạnh chỉ tiêu Số lƣợng lao động đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ.
(2) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng tài chính kế toán
Đây là phòng có nhiệm vụ quản lý và giám sát mọi hoạt động về tài chính của doanh nghiệp, quản lý các khoản thu - chi, theo dõi nguồn vốn tại doanh nghiệp, lập các báo cáo theo quy định, phân tích đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, tƣ vấn cho ban điều hành các vấn đề tài chính của doanh nghiệp,…
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng này bao gồm các chỉ tiêu phân tích hiệu quả quản lý các khoản phải thu, phải trả, hiệu quả quản lý vật tƣ, tài sản cố định, hiệu quả quản lý vốn… và các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Phòng tài chính kế toán, cụ thể nhƣ sau:
- Vòng quay các khoản phải thu; - Vòng quay các khoản phải trả; - Vòng quay vốn lƣu động; - Tỷ trọng công nợ quá hạn;
- Mức độ đáp ứng kịp thời của các báo cáo tài chính, kế toán, phân tích; - Chất lƣợng của các báo cáo;
- Mức độ đóng góp của các thông tin kế toán, phân tích đối với quản trị doanh nghiệp;
- Tỷ lệ tiết kiệm chi phí hoạt động.
(3) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có chức năng tổ chức việc tìm kiếm khách hàng, thị trƣờng, ký kết hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ hậu mãi, chăm sóc khách hàng… Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do đó việc thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp đƣợc bộ phận này cập nhật và thu thập một cách kịp thời và chuẩn xác nhất. Những thông tin này rất quan trọng để nhà quản lý nắm bắt đƣợc những ý kiến và đánh giá của các khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó sẽ có các
giải pháp ở khía cạnh khách hàng một cách phù hợp nhất.
Các chỉ tiêu đƣợc sử dụng để phân tích hiệu quả của bộ phận này bao gồm: - Số lƣợng hợp đồng đƣợc ký kết trong năm;
- Số lƣợng khách hàng mới tăng thêm;
- Mức độ hài lòng của khách hàng về chất lƣợng sản phẩm; - Mức độ hài lòng của khách hàng về giá bán sản phẩm; - Mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ bán hàng; -Tỷ lệ khách hàng khiếu nại về sản phẩm, dịch vụ; -Tỷ lệ đơn hàng bị trả lại.
(4) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng cung ứng vật tư
Chức năng nhiệm vụ của Phòng cung ứng vật tƣ là căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch nguyên vật liệu, khai thác nguồn nguyên vật liệu đầu vào chất lƣợng và giá thành thấp nhằm cung ứng kịp thời cho sản xuất nhƣng đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí tồn kho. Việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu đầu vào một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ làm hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp. Do đó các chỉ tiêu sử dụng để đánh giá hiệu quả của bộ phận rất quan trọng.
- Số ngày tạm ngừng sản xuất do thiếu vật tƣ: chỉ tiêu này phản ánh chất lƣợng của hoạt động cung ứng vật tƣ. Chỉ tiêu này giảm thể hiện hiệu quả hoạt động của bộ phận vật tƣ tăng lên.
- Số ngày tồn kho bình quân: chỉ tiêu này cùng với chỉ tiêu số ngày tạm ngừng sản xuất do thiếu vật tƣ phản ánh hiệu quả dự trữ vật tƣ của doanh nghiệp. Số ngày tồn kho cao thể hiện doanh nghiệp dự trữ vật tƣ chƣa hợp lý. Kết quả này sẽ tác động đến các chỉ tiêu đánh giá HQKD toàn doanh nghiệp.
- Tỷ lệ vật tƣ kém phẩm chất, không đạt chất lƣợng: đây là chỉ tiêu bổ sung để đánh giá chất lƣợng cung ứng vật tƣ của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này giảm chứng tỏ hiệu quả cung ứng vật tƣ của doanh nghiệp tăng lên.
(5) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng sản xuất, chế biến
Phòng sản xuất, chế biến là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm, do vậy đây là khâu quan trọng quyết định đến chất lƣợng và giá thành sản phẩm. Nếu khâu sản xuất, chế biến đúng quy trình, tuân thủ nghiêm túc các quy định về an toàn sản phẩm, tiết kiệm chi phí ở các công đoạn sẽ tăng hiệu quả chung cho doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả của sản xuất, chế biến cần thiết sử dụng các chỉ tiêu giúp đo lƣờng, phân tích hiệu quả trong việc tạo ra các sản phẩm đạt chuẩn; tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm; giảm thiểu số lƣợng sản phẩm hỏng.
- Tỷ lệ sản phẩm hỏng, không đạt chất lƣợng; - Số lƣợng các đơn hàng không đảm bảo tiến độ; - Tỷ lệ sản phẩm bị khách hàng trả lại.