8. Kết cấu luận văn
1.4.1. Nhóm nhân tố bên trong
Nhóm nhân tố bên trong bao gồm năng lực lãnh đạo, quản lý; trình độ năng lực, phẩm chất đạo đức của cán bộ làm công tác chuyên môn; tổ chức bộ máy; quy trình nghiệp vụ; công tác kiểm tra đối chiếu số liệu; công tác thông tin báo cáo; công nghệ quản lý. Cụ thể như sau:
- Năng lực lãnh đạo, quản lý: Yếu tố con người, cách thức tổ chức, xây dựng chính sách luôn có tầm quan trọng đặc biệt. Tất cả quy tụ lại ở năng lực quản lý của người lãnh đạo và biểu hiện chất lượng quản lý, hiệu quả trong hoạt động thực tiễn, thể hiện qua các nội dung: Năng lực đề ra các chiến lược, sách lược trong hoạt động, đưa ra các kế hoạch triển khai công việc một cách hợp lý, rõ ràng; Tạo nên một cơ cấu tổ chức hợp lý, có hiệu quả, có sự phân định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn giữa các thành viên, cũng như giữa các khâu, các bộ phận của guồng máy. Năng lực quản lý của người lãnh đạo có tầm quan trọng đặc biệt đối với hoạt động của KBNN nói chung và công tác KSC (thường xuyên, đầu tư) NSNN qua KBNN nói riêng. Nếu năng lực quản lý yếu, bộ máy tổ chức không hợp lý, sách lược không phù hợp với thực tế thì việc KSC NSNN kém hiệu quả, dễ gây thất thoát, lãng phí và ngược lại.
- Trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức của cán bộ làm công tác chuyên môn: Nhân tố con người là nhân tố vô cùng quan trọng, năng lực chuyên môn của người cán bộ là yếu tố quyết định đến hiệu quả đến công tác KSC NSNN bởi vì cho dù khi đã có cơ chế chính sách phù hợp, môi trường làm việc thuận lợi nhưng năng lực, phẩm chất kém lúc đó cán bộ luôn có xu hướng tìm kẽ hở trong chính sách để tham nhũng, vụ lợi làm giảm hiệu quả
quản lý vốn NSNN. Việc đào tạo cán bộ kiểm soát chi có trình độ chuyên môn cao, thành thạo về kỹ năng nghiệp vụ, tâm huyết trong thực thi nhiệm vụ và minh bạch trong hành xử sẽ xử lý công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tổ chức bộ máy: Đây là vấn đề hết sức quan trọng. Trong bộ máy tổ chức phải được sắp xếp, bố trí hợp lý, phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn của từng cá nhân, phù hợp với yêu cầu của công việc, đồng thời quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng khâu, từng bộ phận, từng vị trí công tác. Bộ máy tổ chức gọn nhẹ, hợp lý vận hành đồng bộ sẽ góp phần hoàn thiện hiệu quả kiểm soát thanh toán, hạn chế tình trạng sai phạm, rủi ro trong quản lý.
- Quy trình nghiệp vụ: Quy trình phải phù hợp với pháp luật, chế độ hiện hành của Nhà nước, đảm bảo quản lý chặt chẽ, hiệu quả. Quy trình phải mang tính ổn định, tránh thay đổi nhiều để thuận lợi cho việc triển khai thực hiện. Quy trình nghiệp vụ được xây dựng rõ ràng, dễ hiểu, đồng bộ theo hướng cải cách thủ tục hành chính, quy định rõ trách nhiệm, mối quan hệ giữa các cá nhân, các bộ phận và thời gian xử lý, đảm bảo vừa kiểm soát chặt chẽ, vừa thuận lợi cho ĐVSDNS. Quy trình kiểm soát chi NSNN là văn bản do KBNN ban hành, là trình tự các bước công việc phải thực hiện đối với một khoản chi, trong đó quy định rõ căn cứ, nội dung kiểm soát thanh toán, trách nhiệm của cán bộ KBNN, số lượng hồ sơ chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ và trách nhiệm của các bộ phận tham gia.
+ Công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu: Để hạn chế được rủi ro, sai sót trong quá trình kiểm soát các khoản chi NSNN thì công tác đối chiếu số liệu giữa các bộ phận trong đơn vị KBNN, giữa KBNN với cơ quan Tài chính, kế hoạch dự toán cũng hết sức quan trọng đảm bảo cấp phát, thanh toán cho các dự án đúng nguồn vốn, đúng dự toán được giao. Ngoài ra, công tác tự kiểm tra của đơn vị cấp phát dự toán NSNN cũng phải được thực hiện thường
xuyên để hoàn thiện hồ sơ pháp lý lưu giữ tại KBNN đảm bảo lưu trữ đầy đủ, đúng quy trình và đảm bảo tính pháp lý.
+ Công tác thông tin báo cáo: Việc cung cấp thông tin thông qua các báo cáo định kỳ tháng, quí, năm, báo cáo đột xuất của KBNN về tình hình thực hiện chi NSNN là rất cần thiết giúp các bộ, ngành, địa phương nắm bắt tình hình thực hiện vốn NSNN từ đó có biện pháp điều hành, ra các quyết định cho phù hợp.
- Công nghệ quản lý: KBNN là cơ quan quản lý nhà nước, phục vụ các đối tượng có quan hệ với NSNN, bao gồm nhiều mảng nghiệp vụ chuyên môn, khối lượng giao dịch lớn, và phức tạp thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động là cực kỳ quan trọng. Trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật, mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả công tác KSC NSNN qua KBNN. Việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác công tác KSC NSNN giúp tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, rút ngắn thời gian thanh toán, cập nhật, tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác tạo tiền để cho những cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn, phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo điều hành. Đặc biệt là ứng dụng DVCTT KBNN thì đơn vị giảm thiểu chi phí và thời gian đến KBNN gửi hồ sơ như hiện nay (trừ hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư), hạn chế việc giả mạo chữ ký, giả mạo con dấu của đơn vị do Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt bằng chữ ký số,thông tin thanh toán được bảo mật, các công việc chỉ cần thực hiện kê khai và tải hồ sơ pháp lý định dạng “.PDF ” và lập chứng từ thanh toán theo mẫu trên DVC, ký số gửi KBNN. Đồng thời trên DVC cung cấp các thông tin về thời gian, quá trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát thanh toán thông qua các trạng thái như: “KBNN từ chối hoặc tiếp nhận hồ sơ”; “KBNN đang xử lý hồ sơ”; “KBNN đã thanh toán hoặc từ chối Thanh toán”. Theo đó đã góp phần tăng tính minh bạch trong việc kiểm soát hồ sơ
thanh toán của KBNN và các đơn vị chủ động biết được tình trạng và kết quả xử lý hồ sơ thanh toán của đơn vị mình.