7. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Khái quát tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán
2.2.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong công tác kế toán. Tổ chức tốt nhiệm vụ vận dụng hệ thống chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý và độ tin cậy của thông tin kế toán, tăng cường chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán. Do đó tổ chức vận dụng chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán ở Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định được thực hiện tương đối khoa học, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của Quỹ. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được nhân viên kế toán lập chứng từ kế toán đủ số liên và có đầy đủ chữ ký theo quy định, nội dung và chữ viết trên các chứng từ phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; sử dụng để ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo thời gian quy định. Qua tìm hiểu thực tế ở Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định, khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ được thực hiện như sau:
* Thực trạng lập và ký chứng từ kế toán:
Khi các nghiệp vụ kinh tế, phát sinh, theo sự phân công và chỉ đạo của kế toán trưởng, kế toán các phần hành xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ để phản ánh, lập chứng từ cho nghiệp vụ đó. Quỹ áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nên chứng từ được lập trên máy tính rồi in theo đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo nhanh gọn, dễ dàng, chính xác, kịp thời trong công tác kế toán. Hệ thống chứng từ của Quỹ đa phần dựa trên mẫu chứng từ theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính. Biểu mẫu chứng từ kế toán bao gồm 2 hệ thống:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là hệ thống chứng từ có giá trị đặc biệt như tiền gồm: Phiếu thu, Phiếu chi,... Quỹ thực hiện đúng về biểu
mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, ngoài các nội dung quy định trên mẫu, Quỹ có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu cho thích hợp với việc ghi chép, yêu cầu nội dung cần phản ánh nhưng đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Ví dụ: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu tính lãi cho vay, Phiếu tính phí ủy thác.
Danh sách các loại chứng từ kế toán sử dụng tại Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định [Phụ lục 01].
* Thực trạng kiểm tra chứng từ kế toán:
Công tác kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán, việc kiểm tra chứng từ còn nhằm đảm bảo tính đúng đắn của việc lập chứng từ kế toán, làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán, ngăn ngừa những sai phạm ngay từ khi lập chứng từ. Qua khảo sát cho thấy việc kiểm tra chứng từ kế toán của Quỹ được tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đầy đủ, kiểm tra các nội dung nghiệp vụ của chứng từ, các chỉ tiêu về giá trị, khối lượng, số tiền,…
* Thực trạng lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán sau khi được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đánh số theo thứ tự và đóng thành từng tập theo tháng do Phòng Tài chính - Kế hoạch cất giữ.
Sau khi báo cáo tài chính được duyệt, toàn bộ chứng từ được Phòng Tài chính - Kế hoạch làm hồ sơ đưa vào lưu trữ tại kho lưu trữ của Quỹ, các chứng từ thường được lưu trữ tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán gồm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của Quỹ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi.
2.2.1.2. Tổ chức tài khoản kế toán
Qua khảo sát thực tế ở Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định cho thấy, hiện nay Quỹ đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 209/2015/TT
- BTC ngày 28 tháng 12 năm 2015 của Bộ Tài chính. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định, Quỹ tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và theo yêu cầu quản lý của Quỹ. Qua khảo sát, hệ thống tài khoản mà Quỹ thường xuyên sử dụng là 35/71 tài khoản từ loại 1 đến loại 9. Danh mục tài khoản sử dụng tại Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định [Phụ lục 02].
- Đối với tài khoản tài sản thuộc loại 1 và loại 2: Quỹ đã lựa chọn và sử dụng tương đối phù hợp với hệ thống tài khoản quy định. Quỹ đã mở thêm 2 tài khoản chi tiết của TK 12831 cho từng loại hình cho vay: TK 128311 - Cho vay trung hạn; TK 128312 - Cho vay dài hạn. Đối với TK 131 - Phải thu khách hàng, Quỹ cũng đã mở 2 tài khoản chi tiết cho từng loại phải thu: TK 13111 - Phải thu lãi tiền gửi; TK 13112 - Phải thu lãi tiền vay và mở thêm 3 tài khoản chi tiết của TK 1314 cho từng loại thu phí hoạt động nhận ủy thác, phí quản lý hợp vốn: TK 13141 - Phải thu phí nhận ủy thác cho vay đầu tư; TK 13142 - Phải thu phí nhận ủy thác ứng vốn; TK 13143 - Phải thu phí nhận ủy thác khác.
- Đối với tài khoản loại 3 - Nợ phải trả: Quỹ đã vận dụng tài khoản loại này theo đúng chế độ kế toán quy định. Về TK 334 - Phải trả người lao động, Quỹ đã mở 4 tài khoản chi tiết của TK 3341 cho từng loại phải trả: TK 33411 - Phải trả người quản lý chuyên trách; TK 33412- Phải trả thù lao HĐQL, Trưởng ban kiểm soát; TK 33413 - Phải trả người lao động; TK 33414 - Phải trả thù lao Thành viên ban kiểm soát.
- Đối với tài khoản loại 4 - Vốn chủ sở hữu: Quỹ sử dụng TK 421 để hạch toán để hạch toán phần chênh lệch thu chi sau thuế trong năm; hạch toán quỹ dự phòng tài chính được trích từ chênh lệch thu chi sau thuế hàng năm vào TK 418 - Các quỹ khác huộc vốn chủ sở hữu.
- Đối với tài khoản loại 5 - Doanh thu: Quỹ đã mở chi tiết TK 511- Doanh thu hoạt động nghiệp vụ để phản ánh doanh thu hoạt động của Quỹ.
- Đối với tài khoản loại 6 - Chi phí:
+ Đối với chi phí hoạt động nghiệp vụ, Quỹ sử dụng TK 611 - Chi phí hoạt động nghiệp vụ để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của Quỹ tương ứng chi tiết với TK 511. Qua khảo sát, TK 611 cũng được mở chi tiết theo từng loại hoạt động, riêng TK 6314- Chi phí hoạt động nhận ủy thác, nhận hợp vốn Quỹ không mở thêm TK cấp 3 chi tiết để phản ánh từng loại hình nhận ủy thác.
+ Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo kết quả khảo sát, Quỹ sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh chi phí liên quan hoạt động quản lý của đơn vị.
Việc kế toán mở chi tiết thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán. Điều này đã giúp cho việc theo dõi, kiểm soát thông tin của kế toán dễ dàng và thuận tiện hơn, từ đó khi có yêu cầu cung cấp các thông tin phục vụ quản lý cũng có thể cung cấp kịp thời và chính xác.
2.2.1.3. Tổ chức sổ kế toán
Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính (theo hệ thống sổ của hình thức Nhật ký chung). Sổ kế toán được thiết kế theo phần mềm kế toán nhưng vẫn đảm bảo theo đúng quy định, bao gồm: các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết từng loại. Quỹ căn cứ vào mẫu sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính để tiến hành xây dựng sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ kinh tế cho phù hợp với yêu cầu quản lý nhưng vẫn đảm bảo nội dung đúng và đầy đủ của sổ kế toán.
Phần mềm kế toán Quỹ đang sử dụng là phần mềm dành cho các Quỹ ĐTPT địa phương do Công ty TNHH Kim Cương cung cấp. Hàng năm, Công ty tiến hành bảo trì dữ liệu và nâng cấp lại phần mềm nhằm có những điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của các quy định về kế toán và thực tế hoạt động của Quỹ.
- Sổ kế toán tổng hợp tại Quỹ bao gồm các sổ như: Sổ Nhật ký chung, Các sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký chi tiền, Nhật ký thu tiền, Sổ các các tài khoản 511, 631, 642,…
- Sổ kế toán chi tiết tại Quỹ bao gồm các sổ sau: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi Ngân hàng, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi các khoản thu,… Danh mục sổ sử dụng tại Quỹ [Phụ lục 03].
Sơ đồ 2.2. Hình thức kế toán trên máy vi tính của Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định
2.2.2. Công tác kế toán một số nội dung chủ yếu
2.2.2.1. Kế toán doanh thu
Doanh thu của Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định bao gồm: doanh thu hoạt động từ lãi cho vay đầu tư; doanh thu từ lãi tiền gửi ngân hàng và doanh thu phí nhận ủy thác.
* Doanh thu lãi tiền gửi, lãi cho vay đầu tư:
Tại đơn vị kế toán sử dụng TK 5111 - Doanh thu lãi tiền gửi, lãi cho vay đầu tư để phản ánh doanh thu lãi tiền gửi, tiền lãi cho vay đầu tư phát sinh trong kỳ. Đồng thời kế toán mở thêm tài khoản cấp 3 theo dõi chi tiết cho từng loại doanh thu: TK 51111 - Doanh thu lãi tiền gửi; TK 51112 - Doanh thu lãi cho vay đầu tư. Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết từng loại doanh thu lãi tiền gửi, doanh thu lãi cho vay đầu tư.
Định kỳ vào ngày 20 hàng tháng căn cứ vào hợp đồng tín dụng, số dư nợ vay, kế toán xác định số lãi phải thu và hạch toán vào TK 51112 - Doanh
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán (chứng từ gốc) Máy tính có sử dụng phần mềm Sổ kế toán: -Sổ kế toán tổng hợp -Sổ kế toán chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Chứng từ kế toán (chứng từ gốc) Máy tính có sử dụng phần mềm Sổ kế toán: -Sổ kế toán tổng hợp -Sổ kế toán chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị
thu lãi cho vay đầu tư số lãi phải thu phát sinh trong kỳ đối với khoản nợ gốc cho vay được phân loại là nợ đủ tiêu chuẩn không phải trích lập dự phòng rủi ro cụ thể. Đối với những khoản nợ gốc cho vay được phân loại là nợ không đủ tiêu chuẩn kế toán mở sổ theo dõi chi tiết số nợ lãi cho vay phải thu để đôn đốc thu hồi, khi thu được kế toán hạch toán vào TK 711.
Đối với doanh thu lãi tiền gửi, kế toán phản ánh số lãi phải thu phát sinh trong kỳ vào TK 51111 - Doanh thu lãi tiền gửi.
Cuối kỳ, kế toán tập hợp doanh thu và kết chuyển những doanh thu này qua tài khoản xác định kết quả TK 911.
Bảng 2.3. Sổ cái TK 5111 năm 2018 của Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định
UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH
QUỸ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
SỔ CÁI
TK 5111- Doanh thu lãi tiền gửi, lãi cho vay đầu tư Năm 2018
Chứng từ
Diễn giải TK Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ
23 05/01/2018 Thu lãi tiền gửi CKH 3 tháng 11212 586.753.000
45 11/01/2018 Thu lãi tiền gửi CKH 1 tháng 11212 182.747.000
51 20/01/2018
Tính lãi vay tháng 1 - Dự án đầu tư xây dựng kinh doanh khai thác và quản lý Chợ Dinh
131122 30.301.000
52 20/01/2018 Tính lãi vay tháng 1/2018 - Dự án đầu tư
cụm du lịch bãi biển Beach Front 131122 38.356.000
53 20/01/2018 Tính lãi vay tháng 1/2018 - Dự án đầu tư
xây dựng Trường mầm non Cầu Vồng 131123 25.650.000
54 20/01/2018
Tính lãi vay tháng 1/2018 - Dự án đầu tư xây dựng trung tâm thương mại An
Nhơn 131123 141.609.000
55 20/01/2018
Tính lãi vay tháng 1/2018 - Dự án nhà máy sản xuất nhiên liệu sinh học rắn Vân Canh
131122 53.699.000
56 20/01/2018 Tính lãi vay tháng 1/2018 - Nhà máy tái
chế và xử lý chất thải nguy hại 131122 34.742.000
57 20/01/2018
Tính lãi vay tháng 1/2018 - Dự án đầu tư xây dựng Khu công viên nghĩa trang Bình Định An Viên
131123 22.473.000
* Doanh thu phí nhận ủy thác:
phí nhận ủy thác ứng vốn từ hoạt động nhận ủy thác quản lý Quỹ Phát triển đất; Đối với hoạt động nhận ủy thác quản lý Quỹ Phòng, chống thiên tai tỉnh, Quỹ hỗ trợ phát triển Hợp tác xã, Quỹ phát triển khoa học và công nghệ chưa phát sinh doanh thu.
Định kỳ cuối mỗi quý căn cứ vào hợp đồng ứng vốn, phụ lục hợp đồng ủy thác, số dư nợ vốn ứng, mức phí ủy thác, kế toán xác định số phí ủy thác phải thu của Quỹ Phát triển đất và hạch toán vào TK 5114 - Doanh thu phí nhận ủy thác và theo dõi số phải thu phí nhận ủy thác trên TK 13142 - Phải thu phí nhận ủy thác ứng vốn để đôn đốc thu hồi.
Kế toán đơn vị mở sổ theo dõi doanh thu phí nhận ủy thác phát sinh trong kỳ (Sổ cái TK 5114).
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu qua TK xác định kết quả TK 911. Tại đơn vị chưa phát sinh doanh thu phí nhận hợp vốn, tất cả khoản doanh thu này đều được đơn vị theo dõi trên Sổ cái TK 5114. Chính vì lý do này, nếu trong tương lai có phát sinh hoạt động nhận ủy thác cho vay đầu tư và thu hồi nợ hoặc hợp vốn cho vay thì bộ máy quản lý và bộ máy kế toán có thể chưa thích ứng kịp để quản lý nguồn thu này.
Bên cạnh đó, kế toán chưa mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại hoạt động nhận ủy thác phát sinh doanh thu, ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý để đánh giá được hoạt động nào tạo ra doanh thu chính để có chiến lược phát triển doanh thu.
Bảng 2.4. Sổ cái TK 5114 năm 2018 của Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định
UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH
QUỸ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
SỔ CÁI
TK 5114 - Doanh thu phí nhận ủy thác, nhận hợp vốn Năm 2018 Chứng từ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 44 31/03/2018 Tính phí nhận ủy thác ứng vốn quý 1/2018 13142 55.535.000
KC/Q1 Kết chuyển doanh thu phí nhận
ủy thác quý 1/2018 911 55.535.000
… … ………. ….. …….. …….
85 30/09/2018 Tính phí nhận ủy thác ứng vốn
quý 3/2018 13142 115.500.000
KC/Q3 Kết chuyển doanh thu phí nhận
ủy thác quý 3/2018 911 115.500.000 102 31/12/2018 Tính phí nhận ủy thác ứng vốn
quý 4/2018 13142 194.911.000
KC/Q4 Kết chuyển doanh thu phí nhận
ủy thác quý 4/2018 911 194.911.000
Cộng phát sinh 433.951.000 433.951.000 Phát sinh lũy kế 433.951.000 433.951.000
Số dư cuối kỳ 0 0
2.2.2.2. Kế toán chi phí
Các khoản chi của Quỹ ĐTPT tỉnh Bình Định bao gồm: các khoản chi phí hoạt động nghiệp vụ: chi phí liên quan đến huy động vốn, chi phí hoạt