Mục tiêu và vai trò của nguyên tắc KSNB trong ngân hàng
Kiểm soát nội bộ là một quá trình thực hiện bởi ban giám đốc quản lý cấp cao và tất cả các nhân viên. Nó không chỉ là một thủ tục hay được thực hiện tại một thời điểm nhất định mà được hoạt động liên tục ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Ban giám đốc và quản lý cấp cao chịu trách nhiệm việc thiết lập phù hợp để tạo điều kiện cho quá trình kiểm soát nội bộ hiệu quả và theo dõi sự hiệu quả của nó trên cơ sở liên tục. Tuy nhiên, mỗi cá nhân trong một tổ chức phải tham gia vào trong quá trình này.
Các mục tiêu chính của quy trình kiểm soát nội bộ có thể được phân loại như sau:
- Hiệu quả và hiệu quả hoạt động (mục tiêu thực hiện);
- Độ tin cậy, đầy đủ và kịp thời của các thông tin tài chính, quản lý (mục tiêu thông tin);
- Tuân thủ pháp luật và các quy định (mục tiêu tuân thủ)
Mục tiêu thực hiện: kiểm soát nội bộ liên quan đến tính hiệu quả của các ngân hàng trong việc sử dụng tài sản và các nguồn lực khác từ đó bảo vệ ngân hàng tránh khỏi mất mát. Quá trình KSNB đảm bảo các nhân viên trong tổ chức đang làm việc để đạt được mục tiêu của mình thật hiệu quả và toàn vẹn, không có chi phí ngoài dự tính hoặc đặc quá nhiều lợi ích.
Mục tiêu thông tin: giúp cho việc chuẩn bị các báo cáo có sự liên quan, đáng tin cậy, kịp thời cần thiết cho sự ra quyết định trong tổ chức ngân hàng. Chúng cũng tăng độ đáng tin cậy cho các tài khoản hàng năm, báo cáo tài chính, thuyết minh tài chính khác liên quan, báo cáo cổ đông, giám sát, và các bên khác. Các thông tin phải được ban giám đốc, cổ đông và giám sát có đủ
chất lượng và tính đầy đủ mà người nhận có thể dựa vào các thông tin để đưa ra các quyết định. Các hạn mục đáng tin cậy, liên quan đến báo cáo tài chính đề cập đến việc chuẩn bị trình bày các báo cáo và dựa trên các nguyên tắc, quy tắc kế toán rõ ràng.
Mục tiêu tuân thủ: nhằm đảm bảo các doanh nghiệp, ngân hàng tuân thủ pháp luật và các quy định, yêu cầu giám sát, các chính sách thủ tục của tổ chức. Mục tiêu này phải được đáp ứng cho tạo lập thương hiệu và danh tiếng của ngân hàng.
Các nguyên tắc KSNB trong ngân hàng 7
Các quy trình kiểm soát nội bộ, đã từng có một cơ chế để giảm các trường hợp gian lận mắc lỗi nhưng nay đã trở nên rộng lớn hơn, giải quyết hầu hết những rủi ro phải đối mặt của các tổ chức ngân hàng. Một quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng là có thể đáp ứng mục tiêu thành lập của nó từ duy trì khả năng tài chính của mình.
Kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố liên quan với nhau: - Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát;
- Ghi nhận và đánh giá rủi ro;
- Hoạt động kiểm soát và phân chia trách nhiệm; - Thông tin và truyền thông;
- Giám sát và điều chỉnh sai sót.
Những vấn đề được quan sát trong những tổn thất lớn gần đây tại các ngân hàng có thể được liên kết với năm yếu tố. Các hoạt động hiệu quả của các yếu tố này là điều cần thiết để đạt được các mục tiêu hiệu suất, thông tin và tuân thủ của một ngân hàng.
Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát Nguyên tắc 1:
chiến lược kinh doanh tổng thể và chính sách quan trọng của ngân hàng; hiểu những rủi ro lớn do các ngân hàng, thiết lập mức độ chấp nhận được đối với những rủi ro và đảm bảo rằng các quản lý cấp cao có những bước cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi, kiểm soát các rủi ro, phê duyệt cơ cấu tổ chức; và đảm bảo rằng các quản lý cấp cao là giám sát hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của NHTM giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc (Giám đốc) trong việc:
Tổ chức thực hiện hoạt động kiểm soát, vận hành và duy trì hệ thống thông tin quản lý và cơ chế trao đổi thông tin; duy trì văn hóa kiểm soát, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; xử lý, khắc phục các hạn chế, yếu kém về KSNB theo yêu cầu, kiến nghị của Ngân hàng nhà nước, tổ chức kiểm toán độc lập và các cơ quan chức năng khác; xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm quy định nội bộ và đạo đức nghề nghiệp; các nội dung khác do HĐQT, HĐTV quy định.
Nguyên tắc 2: Tổng giám đốc (Giám đốc) của NHTM giám sát, chỉ đạo các cá nhân bộ phận trong việc:
Thực hiện quy định nội bộ về KSNB, duy trì văn hóa kiểm soát; đánh giá cán bộ theo chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; vận hành hệ thống thông tin quản lý, đánh giá (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và phù hợp), nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý; thực hiện chỉ đạo của HĐQT, HĐTV về việc xử lý, khắc phục các hạn chế, yếu kém của KSNB theo kiến nghị của Ngân hàng nhà nước, tổ chức kiểm toán độc lập và các cơ quan chức năng khác; thực hiện việc tự đánh giá hiệu quả của KSNB định kỳ hàng năm và khi cần thiết.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập phụ thuộc rất nhiều vào một cơ cấu tổ chức cho thấy rõ báo cáo trách nhiệm, quyền hạn và cung cấp cho truyền thông hiệu quả của tổ chức. Việc giao nhiệm vụ và trách nhiệm
phải đảm bảo rằng không có khoảng trống trong báo cáo, một mức độ hiệu quả của kiểm soát quản lý được mở rộng cho tất cả các cấp của các ngân hàng và các hoạt động khác nhau của nó.
Nguyên tắc 3: Văn hóa kiểm soát là giá trị văn hóa doanh nghiệp của ngân hàng thể hiện sự nhận thức thống nhất về tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát và quản trị rủi ro của HĐQT, HĐTV, ngân hàng mẹ, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) và các cá nhân bộ phận. Văn hóa kiểm soát được hình thành thông qua chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, quy định nội bộ, chế độ khen thưởng, kỷ luật nhằm khuyến khích và đảm bảo các cá nhân chủ động nhận diện, kiểm soát rủi ro trong hoạt động của mình và hoạt động của ngân hàng. Tất cả các nhân viên tại một tổ chức ngân hàng cần phải hiểu được vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ và được tham gia đầy đủ vào trong quá trình này. Yếu tố cần thiết của một hệ thống có hiệu quả là một văn hóa kiểm soát mạnh mẽ. Đây là trách nhiệm của ban giám đốc và quản lý cấp cao nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thông qua hành động và lời nói của họ.
Nhận dạng và đánh giá rủi ro Nguyên tắc 4:
Ngân hàng thực hiện quản lý rủi ro đảm bảo các yêu cầu sau đây: Phù hợp với quy mô, cơ cấu và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh của ngân hàng; quản lý các rủi ro trọng yếu trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng; nhận dạng đầy đủ, đo lường chính xác, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phòng ngừa, giảm thiểu và quản lý rủi ro hiệu quả trong tất cả các hoạt động (trong đó bao gồm cả sản phẩm mới, hoạt động trong thị trường mới) của ngân hàng; đảm bảo kiểm soát các rủi ro nằm trong các hạn mức rủi ro; các quyết định có rủi ro phải minh bạch, rõ ràng và phù hợp với chính sách quản lý rủi ro; tất cả các cá nhân, bộ phận liên quan đến rủi ro, quản lý rủi ro
phải hiểu thống nhất, đầy đủ các rủi ro liên quan và vai trò, trách nhiệm của mình về quản lý rủi ro; định kỳ rà soát, đánh giá lại và thay đổi, điều chỉnh (nếu cần thiết) chính sách quản lý rủi ro để nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi rằng các rủi ro chính có thể ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện mục tiêu của ngân hàng đang được thực hiện. Việc đánh giá này nên bao gồm tất cả các rủi ro phải đối mặt của các ngân hàng và các tổ chức ngân hàng hợp nhất (rủi ro tín dụng, rủi ro chuyển nhượng, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý và rủi ro danh tiếng). Kiểm soát nội bộ cần phải được sửa đổi để phù hợp và giải quyết được bất kỳ rủi ro mới hoặc những rủi ro trước đó không kiểm soát được.
Hoạt động kiểm soát và phân công phân nhiệm
Nguyên tắc 5: Kiểm soát nội bộ được thực hiện đối với tất cả hoạt động, quy trình nghiệp vụ, các bộ phận tại trụ sở chính, chi nhánh và các đơn vị trực thuộc của ngân hàng nhằm đảm bảo các hoạt động của ngân hàng tuân thủ quy định của pháp luật; kiểm soát các xung đột lợi ích; phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, hành vi gian lận.
Nguyên tắc 6: Hoạt động kiểm soát của ngân hàng được thực hiện thông qua việc phê duyệt và phân cấp thẩm quyền phê duyệt được thực hiện căn cứ vào quy mô giao dịch, mức độ rủi ro, hạn mức rủi ro và các giới hạn cụ thể khác được xác định phù hợp với mức độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận thực hiện; việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ tại trụ sở chính, chi nhánh, đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc phân tách hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, không xung đột lợi ích hoặc kiểm soát, ngăn chặn được xung đột lợi ích; không để một cá nhân chi phối toàn bộ một giao dịch, quy trình thực hiện giao dịch.
Thông tin và truyền thông
Nguyên tắc 7: Ngân hàng có hệ thống thông tin quản lý (trong đó bao gồm quy trình, cơ cấu tổ chức quản lý thông tin) để cung cấp thông tin, báo cáo nội bộ cho HĐQT, HĐTV, ngân hàng mẹ, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) và các cá nhân, bộ phận liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ bảo đảm tuân thủ các quy định và các yêu cầu quản lý khác.
Nguyên tắc 8: Hệ thống thông tin quản lý phải đảm bảo cung cấp thông tin để xây dựng báo cáo nội bộ theo quy định của ngân hàng nhà nước; cập nhật tình hình tuân thủ các quy định của pháp luật, quy định nội bộ của ngân hàng; thông tin, dữ liệu cung cấp phải đầy đủ, chính xác, kịp thời trên cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp; có nguồn cơ sở dữ liệu được kiểm tra độ tin cậy thường xuyên và liên tục; có các biện pháp bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu và có các hệ thống dự phòng để đảm bảo việc lưu trữ, sử dụng thông tin được an toàn, hiệu quả và không bị gián đoạn.
Nguyên tắc 9: Ngân hàng có cơ chế trao đổi thông tin đảm bảo mọi cá nhân ở tất cả các cấp, các bộ phận được thông báo, phổ biến, tuyên truyền về hệ thống KSNB để hiểu rõ, nhận thức thống nhất, đầy đủ về chính sách, quy trình, mục tiêu kinh doanh, thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Giám sát và điều chỉnh sai sót
Nguyên tắc 10: Hiệu quả toàn diện của hệ thống KSNB của ngân hàng cần được theo dõi liên tục. Việc giám sát những rủi ro trọng yếu phải là công việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như phải được đánh giá định kỳ bởi các bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ.
Nguyên tắc 11: Hệ thống KSNB cần được kiểm toán toàn diện, hiệu quả bởi những người có năng lực, được đào tạo thích hợp và làm việc độc lập. Công việc kiểm toán nội bộ, cũng là việc theo dõi hệ thống KSNB, phải được
báo cáo trực tiếp cho HĐQT hoặc Ban kiểm soát và Ban giám đốc.
Nguyên tắc 12: Cho dù những sai sót của hệ thống KSNB được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm toán nội bộ, hay các đơn vị kiểm soát khác thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và giải quyết ngay lập tức. Những sai sót trọng yếu của KSNB phải được báo cáo cho HĐQT và Ban giám đốc.
Nguyên tắc 13: Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về hệ thống KSNB của các ngân hàng; đầu mối tiếp nhận, xử lý báo cáo về hệ thống KSNB của các ngân hàng; đánh giá chất lượng; hiệu quả của hệ thống KSNB; yêu cầu các ngân hàng khắc phục những yếu kém, bất cập trong hệ thống KSNB (nếu có).