Các nguyên tắc chung khi thiết kế KSNB hoạt động tín dụng 2
Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm và phê chuẩn ủy quyền.
• Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để tình trạng một số người phải
làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có gì để làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một người khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
• Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
• Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”
Để thỏa mãn mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ.
- Phê chuẩn cụ thể: được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Ngoài 3 nguyên tắc chủ đạo trên để thiết kế hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả thì còn có một số nguyên tắc bổ sung sau: nguyên tắc toàn diện, nguyên tắc “4 mắt”, nguyên tắc cân nhắc lợi ích và chi phí, phân tích rà soát…
Các thủ tục kiểm soát 9
Kiểm soát quá trình nhận và xử lý hồ sơ vay vốn của khách hàng Bao gồm công tác thẩm định tín dụng và kiểm soát hồ sơ, văn bản. Công tác thẩm định tín dụng đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kiểm soát tín dụng của ngân hàng. Đây là bước tiền đề để đưa ra một quyết định cho vay đúng đắn, giảm thiểu rủi ro tín dụng ngay từ đầu. Hoạt động này bao gồm các công việc sau:
- Thẩm định tư cách pháp lý của khách hàng.
- Thẩm định về khả năng trả nợ của khách hàng thông qua việc phân tích tình hình tài chính khách hàng và phân tích sự khả thi của phương án SXKD, tình hình tài sản, khả năng trả nợ, các giấy tờ liên quan chứng minh khả năng trả nợ, địa chỉ của khách hàng v.v...Từ đó đánh giá khách hàng có khả năng trả nợ hay không ?
- Đánh giá mức độ tin cậy của mục đích khách hàng vay, khách hang vay đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh, hay xây dựng, đầu tư.... Từ đó, ngân hàng có cơ sở đánh giá rủi ro tín dụng và quyết định cho vay. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, dù khách hàng có đầy đủ bằng chứng chứng minh vay với mục đích gì đi nữa và ngân hàng tiến hành công tác thẩm định chu đáo đến đâu chăng nữa thì cũng chỉ góp phần giảm thiểu rủi ro thôi chứ không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro tín dụng. Bởi lẽ, không ai biết được chuyện gì sẽ xảy ra cho
đến khi khoản cấp tín dụng được thu về cả gốc và lãi. Chỉ khi ấy, mới có thể nói không còn rủi ro tín dụng.
Kiểm soát quá trình giám sát tín dụng
Việc kiểm tra các chứng từ giải ngân, hồ sơ giải ngân, kiểm tra xem các điều kiện rút vốn đã được khách hàng đáp ứng đầy đủ hay chưa, kiểm tra việc phát tiền vay. Nếu chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện rút vốn thì cán bộ tín dụng phải báo lại cho khách hàng để tìm giải pháp.
Kiểm soát việc thực hiện đánh giá và thẩm định định kỳ
Kiểm tra tình hình khách hàng, tình hình sử dụng vốn vay thông qua việc kiểm tra sổ sách, các chứng từ, hóa đơn hạch toán (thu chi tiền mặt, chuyển khoản, chi khác…), chứng từ quyết toán, thanh lý hợp đồng…; kiểm tra thực địa để đánh giá xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích hay không?
Kiểm tra tài sản bảo đảm: TSBĐ là công cụ hạn chế rủi ro quan trọng đối với ngân hàng. Nó vừa tác động đến nghĩa vụ trả nợ, vừa có tác dụng phòng ngừa rủi ro, giảm nhẹ tổn thất cho ngân hàng khi khách hàng không trả được nợ. Ít nhất 1 năm 2 lần hoặc theo quy định của ngân hàng, cán bộ tín dụng phải thực hiện kiểm kê, kiểm tra TSBĐ, bao gồm cả việc định giá lại TSBĐ nếu thấy cần thiết.
Kiểm soát quá trình thu hồi nợ
Kiểm tra tình hình trả nợ và quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng: theo dõi xem khách hàng có trả nợ đều đặn hay không, mức độ sử dụng vốn vay so với dự kiến. Đồng thời theo dõi, đánh giá sự hợp tác của khách hàng đối với ngân hàng thông qua việc có thường xuyên cung cấp thông tin về phương án vay vốn cho ngân hàng hay không.
Kết luận Chương 1
Trong Chương 1 luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình KSNB hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại, cụ thể:
- Nêu tổng quan về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại. Ở phần này tác giả đã đưa ra quá trình hình thành và phát triển của lý luận kiểm soát nội bộ nói chung và sự hình thành hệ thống lý luận về KSNB trong ngân hàng thương mại và trong ngân hàng theo báo cáo Basel.
- Tác giả nêu ra vai trò của tín dụng và đánh giá các rủi ro tín dụng cũng như các nguyên tắc để thiết kế KSNB hoạt động tín dụng.
Tóm lại, KSNB đóng vai trò rất to lớn đối với hoạt động tín dụng vì
nó giúp Ngân hàng có thể vận hành hiệu quả hoạt động tín dụng, bảo toàn nguồn vốn, giảm thiểu tối đa các thiệt hại cho ngân hàng. Do vậy việc không ngừng phát triển và hoàn thiện hệ thống KSNB luôn là một vấn đề cần thiết cho các ngân hàng.
Những lý luận trên tạo cơ sở cho việc nghiên cứu và phân tích tình hình thực tế về quy trình KSNB hoạt động cho vay trong ngân hàng thương mại ở chương 2.
Chương 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG
VIỆT NAM - CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH.