PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM - CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH 3.2.1. Môi trường kiểm soát
Để gia tăng động lực làm việc của CBNV, gia tăng sự gắn kết của CBNV đối với ngân hàng, nhà quản trị cần thực hiện các giải pháp sau:
Một là, chỉ tiêu được phân công cần có tính khả thi, phù hợp với năng lực của mỗi nhân viên:
Thực tế cho thấy, đại hội đồng cổ đông luôn đặt ra các chỉ tiêu kế hoạch khá cao. Hiện nay, CBTD bên cạnh phải tìm kiếm khách hàng để tăng dư nợ cho vay, còn được phân công chỉ tiêu huy động vốn. Vì vậy, công việc của CBTD có khá nhiều áp lực. Chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động tín dụng được Hội sở phân công cho chi nhánh và chi nhánh phân công chỉ tiêu kế hoạch cho mỗi CBTD. Chi nhánh không thể thay đổi được chỉ tiêu này. Tuy nhiên, nếu phân công chỉ tiêu kế hoạch quá cao sẽ làm giảm đi động lực làm việc của CBTD. Vì vậy, để CBTD cảm nhận chỉ tiêu kế hoạch được đặt ra là khả thi và luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được phân công, cần có sự ứng xử linh hoạt của nhà quản lý. Bên cạnh đó, cán bộ quản lý cần phân công CBTD với vị trí công việc phù hợp với trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm của họ nhằm phát huy tốt nhất khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao của CBTD.
Hai là, đánh giá kết quả công việc một cách công bằng:
Kết quả làm việc cần được đánh giá một cách công bằng nhằm gia tăng động lực làm việc của CBNV. Tuy nhiên, dù kết quả làm việc của CBNV có thể không cao, thì nhà quản lý cần tìm hiểu rõ nguyên nhân vì sao nhân viên có kết quả này. Nếu vì nguyên nhân khách quan, cán bộ quản lý nên tạo điều kiện hỗ trợ nhằm giúp nhân viên sẽ cố gắng đạt được kế hoạch cho năm tiếp
theo. Vì việc giao các chỉ tiêu cho CBTD còn có cảm tính chưa thật sự công bằng dẫn đến có một số cán bộ được giao chỉ tiêu rất cao, nhưng một số khác thì không dẫn đến tình trạng nhân viên cảm thấy mình bị đối xử chưa thật sự bình đẳng gây nên hiện tượng chán nản.
Ba là, bên cạnh sự hỗ trợ giám sát của cán bộ quản lý, mỗi CBNV cần hỗ trợ nhau trong công việc nhằm gia tăng kết quả và tạo sức mạnh của sự đoàn kết. Thực tế, hiện nay, hoạt động tín dụng được chuyên môn hóa rất cao, mỗi người thực hiện một mảng của tổng thể công việc. Kết quả công việc của người này là đầu vào thực hiện công việc của nhân viên khác. Vì vậy, sự hỗ trợ rất cần thiết để đạt được mục tiêu chung của NH.
3.2.2 Đánh giá rủi ro
Một là, nâng cao khả năng nhận biết RRTD của CBTD trong việc nhận biết RRTD trước khi cấp tín dụng và sau khi cấp tín dụng như:
Các RRTD có thể được nhận biết trước khi cấp tín dụng: khách hàng có công việc, thu nhập không ổn định, ngành nghề kinh doanh có rủi ro, TSĐB khó phát mãi, lịch sử trả nợ không tốt, KH có niềm đam mê, sở thích cờ bạc, khách hàng nôn nóng được vay tiền bằng mọi cách, chấp nhận những điều khoản bất lợi cho mình…
Các RRTD có thể được nhận biết sau khi cấp tín dụng: công việc, thu nhập của khách hàng trở nên bất ổn, thay đổi; khách hàng không thực hiện đúng với các cam kết, điều khoản trong hợp đồng tín dụng, không bổ sung theo yêu cầu của CBTD; sử dụng tiền vay sai mục đích, TSĐB bị thay đổi tình trạng như bị tranh chấp, quy hoạch, cháy nổ…
QTTD và các văn bản nội bộ hướng dẫn tính toán các chỉ tiêu định lượng về báo cáo tài chính của khách hàng cũng như các cách nhận biết khác. Vì vậy, CBTD cần chủ động nghiên cứu và thực hiện đánh giá theo đúng quy định.
Hai là, tăng cường sự hỗ trợ của văn bản QLRR tín dụng
Văn bản quản lý về RRTD đã được ngân hàng ban hành, tuy nhiên có thực sự hỗ trợ cho CBNV trong việc đánh giá khách hàng hay không? Theo tìm hiểu, mức độ hỗ trợ của các văn bản quản lý RRTD ở mức khá cho thấy, một số CBNV vẫn chưa nhận được sự hỗ trợ của các văn bản quản lý về RRTD đã được ban hành. Vì vậy, để gia tăng mức độ tính hiệu lực của các văn bản quản lý RRTD, đòi hỏi CBNV cần hiểu rõ và vận dụng được nội dung của các văn bản quản lý này. Định kỳ, tại ngân hàng cần chủ động tổ chức các buổi nâng cao kiến thức và phổ biến, cập nhật những điểm mới, những thay đổi có ảnh hưởng lớn đến CBNV nhằm đảm bảo tất cả CBNV đã hiểu rõ và có thể vận dụng tốt những nội dung trong văn bản quản lý RRTD đã được ban hành.
Ba là, tăng cường sự chủ động cảnh báo những thay đổi có tác động lớn đến hoạt động tín dụng theo phân quyền.
Việc cảnh báo những thay đổi lớn có tác động lớn đến hoạt động tín dụng chủ yếu được gửi đến cán bộ lãnh đạo. Sau đó, cán bộ lãnh đạo sẽ phổ biến đến nhân viên. Tuy nhiên, điều này cho thấy, chất lượng của sự cảnh báo này sẽ phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và sự chủ động của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy, Chi nhánh cần linh động, xem xét lại sự phân quyền này, có thể một số vấn đề liên quan đến tất cả các nhân viên, khi ban hành văn bản mới có thể gửi trực tiếp đến từng cán bộ liên quan để nắm được các chủ trương chính sách mới, không phải bị động chờ đến sự phổ biến lại của lãnh đạo phòng.
3.2.3 Hoạt động kiểm soát
Để hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng, ngân hàng cần thực hiện các giải pháp sau:
động tín dụng nhằm đảm bảo mọi CBNV đều thực hiện theo đúng các văn bản đã ban hành nhằm hạn chế rủi ro phát sinh, đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Hiện tại vẫn còn CBNV không tuân thủ các văn bản về hoạt động tín dụng đã được ban hành. Lý do, có thể là họ không biết, không nắm rõ các văn bản này hoặc cố tình không tuân thủ. Với những CBNV không tuân thủ các văn bản đã được ban hành, cần có sự chủ động của nhà lãnh đạo trực tiếp trong việc phổ biến và nâng cao kiến thức chuyên môn của nhân viên cấp dưới về các văn bản đã được ban hành; với các trường hợp do CBNV cố tình vi phạm các quy định đã được ban hành, cần có biện pháp xử lý kịp thời nhằm ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra và răn đe, làm gương cho CBNV khác.
Hai là, cài đặt các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trong quy trình tín dụng QTTD hiện nay được xây dựng khá khoa học và chặt chẽ. Thủ tục kiểm soát được thiết lập ở tất cả các bước tín dụng thông qua nhiệm vụ được phân công cho từng nhân viên. Tuy nhiên, trong thực tế vẫn xảy ra các sai phạm gây rủi ro cho ngân hàng. Vì vậy, để QTTD đạt hiệu quả, các thủ tục kiểm soát được thiết lập và vận hành trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cần thực hiện các nội dung sau:
Nâng cao tính hữu hiệu của thủ tục phân chia trách nhiệm:
Cần quy định và tách bạch rõ ràng giữa các chức năng kinh doanh, QLRR, tác nghiệp, kế toán, bảo vệ tài sản và phê duyệt. Một quy trình xử lý nghiệp vụ phải có ít nhất hai người tham gia, một người thực hiện, một người kiểm soát, không để một cá nhân thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ. Và theo QTTD hiện tại của VCB thì cần bổ sung thêm cán bộ liên quan đến khâu thẩm định không để cho cán bộ vừa trực tiếp gặp gỡ khách hàng lại vừa làm công tác thẩm định.
Nâng cao tính hữu hiệu của thủ tục xác minh, chỉnh hợp:
yêu cầu của ngân hàng, ghi nhớ tài liệu nào cần bản chính, bảo sao hoặc sao y bản chính nhằm thu thập được bộ hồ sơ tín dụng đầy đủ, hợp pháp và hợp lệ.
Để kiểm tra được tính trung thực của hồ sơ do khách hàng cung cấp, CBTD cần thực hiện đối chiếu thông tin do khách hàng cung cấp và các thông tin khác như các nguồn thông tin từ Trung tâm thông tin tín dụng của NHNN, thực hiện phỏng vấn trực tiếp khách hàng, đến cơ sở kinh doanh, nơi cư trú của khách hàng…nhằm có thể nắm bắt chính xác thông tin về khách hàng và xác thực được các thông tin khách hàng cung cấp có chính xác hay không. Đây là một khâu quan trọng trong quá trình xác minh tính có thật của hồ sơ xin vay vốn.
Nâng cao tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát vật chất:
Để nâng cao tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát vật chất, ngân hàng cần thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất, việc lưu trữ hồ sơ tín dụng phải thực hiện theo quy định của ngân hàng, việc bảo quản, xuất nhập hồ sơ phải đúng quy định. Việc bàn giao, tiếp nhận phải được thực hiện theo trách nhiệm cụ thể. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản thế chấp, cầm cố phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp. TSBĐ phải là tài liệu, chứng từ, hồ sơ bản gốc, Giấy chứng nhận đăng ký giao dịch bảo đảm phải lưu bản chính.
Thứ hai, CBTD căn cứ vào hợp đồng cầm cố nhận tài sản cầm cố và tiến hành thủ tục lưu kho. Tùy theo hình thức lưu kho là đưa về kho của ngân hàng hay thuê kho để chứa mà CBTD chủ động thực hiện theo dõi TSBĐ và nắm rõ thực trạng TSBĐ.
Thứ ba, nhập, xuất TSBĐ phải theo đúng quy trình, quy định do VCB ban hành và có tính tự động không qua con người. Khi thực hiện nhập hồ sơ lên hệ thống, nhập thông tin tài sản thì hệ thống sẽ tự động hạch toán, cũng như khi khách hàng trả hết nợ sẽ tự động xuất toán tài sản ra khỏi hệ thống và
trả lại cho khách hàng.
Thứ tư, định kỳ, tiến hành đối chiếu giữa TSBĐ lưu kho và TSBĐ được ghi nhận theo sổ sách. So sánh số liệu theo dõi của kế toán và của thủ kho và với giá trị tại hồ sơ vay vốn.
Thứ năm, yêu cầu khách hàng mua bảo hiểm vật chất và chuyển quyền thụ hưởng cho VCB đối với tài sản thế chấp, cầm cố nếu VCB có yêu cầu.
Ba là, tăng cường sự tuân thủ của CBNV trong việc chấm điểm, xếp hạng khách hàng theo đúng các tiêu chí được quy định trong hệ thống xếp hạng tín dụng
Ngoài ra, VCB cần tăng cường sử dụng công nghệ phần mềm hiện đại, có thể phát hiện ngay lập tức và thực hiện cảnh báo đến nhà lãnh đạo các trường hợp chỉnh sửa dữ liệu đã được định dạng trước.
3.2.4 Thông tin và truyền thông
VCB cần xây dựng kho dữ liệu tập trung, chứa đựng đầy đủ các thông tin về hoạt động tín dụng như toàn bộ các văn bản quy định nội bộ về hoạt động tín dụng, các quy định của NHNN và pháp luật liên quan. Vì công việc hàng ngày của mỗi cán bộ tác nghiệp tín dụng rất bận rộn và áp lực với cường độ làm việc cao. Họ không có thời gian để kịp thời cập nhật và phân tích, sàng lọc các thông tin về hoạt động tín dụng cần thiết hỗ trợ cho công việc. Vì vậy, rất cần một bộ phận chịu trách nhiệm tổng hợp, sàng lọc và phân tích các thông tin về hoạt động tín dụng có giá trị, cần thiết.
3.2.5 Giám sát
Để hoạt động giám sát tín dụng đạt chất lượng, cần thực hiện các giải pháp sau:
Vì hoạt động tín dụng tiềm ẩn nhiều rủi ro nên hoạt động này cần được sự giám sát chặt chẽ từ bộ phận giám sát từ xa, cán bộ quản lý và bộ phận giám sát định kỳ là KSNB và KTNB.
Cán bộ quản lý cần chủ động thường xuyên mở các lớp tự đào tạo cho KSNB nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cũng như các kỹ năng phân tích tài chính nhằm nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán, phản ánh đúng thực trạng của chi nhánh, hạn chế các trường hợp giải trình nhiều lần, gây lãng phí thời gian làm việc của hai bên. Đồng thời, phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm trong hoạt động tín dụng.