7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ
2.2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Văn
Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định
2.2.2.1. Nội dung thông tin cung cấp
Bảng 2.1. Bảng khảo sát nội dung thơng tin do kế tốn cung cấp
STT Nội dung khảo sát
Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý A B 1 2 3 4 5
Thơng tin kế tốn tài chính
1
Kế toán hiểu và nắm rõ về các chỉ tiêu và mối quan hệ các chỉ tiêu giữa các biểu mẫu của hệ thống báo cáo tài chính.
0 0 2 5 0 0,00% 0,00% 28,57% 71,43% 0,00%
2
Những chỉ tiêu tài chính đơn vị thể hiện trên báo cáo tài chính phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong năm.
0 0 0 7 0
0,00% 0,00% 0,00% 100,00% 0,00%
Thơng tin kế tốn quản trị
3
Việc lập dự toán ngân sách nhà nước năm sau kịp thời, phản ánh đầy đủ các nhiệm vụ cần thiết, ít phải điều chỉnh, bổ sung.
0 3 1 3 0
0,00% 42,86% 14,29% 42,86% 0,00%
4
Kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý khi thực hiện cơ chế tự chủ tài chính tại đơn vị
0 0 4 3 0 0,00% 0,00% 57,14% 42,86% 0,00%
5
Đơn vị đã quản lý chi phí hiệu quả. Thơng tin chi phí được tổ chức theo dõi và đáp ứng yêu cầu quản lý gắn với từng bộ phận tại đơn vị
0 2 5 0 0
6
Đơn vị có tổ chức theo dõi, phân tích và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận hoạt động tại đơn vị
0 3 4 0 0 0,00% 42,86% 57,14% 0,00% 0,00% 7 Kế tốn có thiết lập các thơng tin thích hợp để phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn và dài hạn 0 4 3 0 0 0,00% 57,14% 42,86% 0,00% 0,00% 8
Thơng tin kế tốn quản trị được xác định là nội dung quan trọng và được tổ chức theo dõi và cung cấp tại đơn vị
2 3 2 0 0 28,57% 42,86% 28,57% 0,00% 0,00%
9
Đơn vị đã thực hiện xây dựng danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực mình 7 0 0 0 0 100,00 % 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
Qua kết quả khảo sát nội dung thơng tin kế tốn tài chính và kế tốn quản trị do phụ trách kế toán đơn vị cung cấp, ta thấy:
Về kế tốn tài chính: đa số các kế tốn hiểu và nắm rõ về các chỉ tiêu và mối quan hệ các chỉ tiêu giữa các biểu mẫu của hệ thống báo cáo tài chính. Những chỉ tiêu tài chính đơn vị thể hiện trên báo cáo tài chính phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong năm.
Về kế toán quản trị: Kế toán quản trị đóng vai trị quan trọng và đáp ứng nhu cầu quản lý khi thực hiện cơ chế tự chủ tài chính tại đơn vị. Tuy nhiên, nhìn chung đa số các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định chưa chú trọng cơng tác kế toán quản trị. Cụ thể:
- Cơng tác lập dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước năm sau chưa được kịp thời, còn chậm trễ so với thời hạn yêu cầu lập dự toán, theo quy định là trước ngày 30 tháng 6 năm hiện hành (Quyết định số 07/2018/QĐ-UBND ngày 07 tháng 02 năm 2018 của UBND tỉnh Bình Định về việc quy định thời hạn gửi báo cáo dự toán, quyết toán, xét duyệt, thẩm định quyết tốn ngân
sách các cấp trên địa bàn tỉnh Bình Định). Lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm sau trên cơ sở năm đã thực hiện (quá khứ) nên chưa phản ánh đầy đủ, bao phủ hết các nhiệm vụ cần thiết, phát sinh (tương lai) do đó năm thực hiện dự tốn cần phải điều chỉnh, bổ sung dự toán, làm cho đơn vị không được chủ động khi thực hiện nhiệm vụ.
- Các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định quản lý chi phí chưa thực sự hiệu quả. Thơng tin chi phí chưa được tổ chức theo dõi và đáp ứng yêu cầu quản lý gắn với từng bộ phận tại đơn vị.
- Các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định chưa tổ chức theo dõi, phân tích và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận hoạt động tại đơn vị, trường hợp có tổ chức thì chưa thực sự hiệu quả, cịn mang tính hình thức.
- Phụ trách kế toán các đơn vị chưa thiết lập hệ thống các thơng tin thích hợp để phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn và dài hạn.
- Thơng tin kế tốn quản trị chưa được xác định là nội dung quan trọng và chưa được tổ chức theo dõi và cung cấp tại đơn vị.
- Các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định chưa thực hiện xây dựng danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực mình.
2.2.2.2. Về tổ chức chứng từ kế tốn
Bảng 2.2. Bảng khảo sát về công tác tổ chức chứng từ kế toán
STT Nội dung khảo sát
Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Khơng ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý A B 1 2 3 4 5 Tổ chức chứng từ kế toán
1
Đơn vị sử dụng đúng mẫu chứng từ mà Bộ tài chính quy định (bắt buộc và hướng dẫn) tại Thông tư 107/2017/TT- BTC không cần bổ sung thêm nội dung nào
0 0 1 1 5
0,00% 0,00% 14,29% 14,29% 71,43%
2
Ngoài các chứng từ kế tốn được quy định, đơn vị khơng tự thiêt kế thêm các chứng từ kế toán khác để sử dụng riêng cho đơn vị 0 3 4 0 0 0,00% 42,86% 57,14% 0,00% 0,00% 3
Chứng từ kế toán của đơn vị đa phần được in từ phần mềm kế toán 0 0 1 4 2 0,00% 0,00% 14,29% 57,14% 28,57% 4 Chứng từ do kế toán lập được in từ phần mềm kế toán ra rồi chuyển cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu
0 0 0 7 0
0,00% 0,00% 0,00% 100,00% 0,00%
5
Một số nội dung không quan trọng trên chứng từ kế tốn có thể được bỏ qua khơng cần ghi
0 0 5 2 0
0,00% 0,00% 71,43% 28,57% 0,00%
6
Các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
0 0 0 1 6
0,00% 0,00% 0,00% 14,29% 85,71%
7 Việc tiếp nhận, kiểm tra, xử
hiện tồn bộ bởi kế tốn phụ trách nghiệp vụ; kế toán trưởng chỉ tiến hành kiểm tra khi kế toán phụ trách nghiệp vụ đã hạch toán, ghi sổ xong
0,00% 0,00% 0,00% 28,57% 71,43%
Kết quả khảo sát về cơng tác tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn tại các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định thực hiện khá tốt, thể hiện qua các chỉ tiêu đều được đánh giá cao. Đa số các đơn vị trực thuộc Sở sử dụng đúng mẫu chứng từ mà Bộ tài chính quy định (chứng từ loại bắt buộc và chứng từ loại hướng dẫn) tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Ngồi ra, bên cạnh các chứng từ kế tốn được quy định tại Thơng tư, đơn vị tự thiêt kế thêm một số chứng từ kế toán khác để sử dụng riêng phù hợp với nhu cầu thực tế tại đơn vị như: giấy nhận tiền mặt đối với một số trường hợp khi đi xe thồ công tác ở các huyện vùng núi, vùng cao, vùng sâu, xa, hoặc bằng xe thồ di chuyển lên ga tàu hỏa, bến xe,…; hợp đồng biểu diễn nghệ thuật tuồng, bài chòi với các địa phương trong tỉnh; bảng kê danh sách ký nhận chế độ tiền ăn, tiền công thường xuyên hàng tháng đối với huấn luyện viên và vận động viên tại các đơn vị thể thao… Đối với các chứng từ theo mẫu quy định bắt buộc tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 (Phiếu thu C40-BB, Phiếu chi C41-BB, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-BB, Biên lai thu tiền C45- BB) được in ra từ phần mềm kế toán Misa. Chứng từ do kế toán lập được in từ phần mềm kế toán ra rồi chuyển cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu theo đúng quy trình từ người lập trực tiếp cho đến các lãnh đạo quản lý đúng quy định. Một số nội dung không quan trọng trên chứng từ kế tốn có thể được bỏ qua khơng cần ghi.
Về công tác tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán được thực hiện khá sát sao, cụ thể: Các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và việc tiếp
nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ kế tốn được thực hiện tồn bộ bởi kế toán phụ trách nghiệp vụ.
2.2.2.3. Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Bảng 2.3. Bảng khảo sát về cơng tác tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
STT Nội dung khảo sát
Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Khơng ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý A B 1 2 3 4 5 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 1
Ngoài hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, đơn vị không mở thêm tài khoản khác.
0 0 0 0 7
0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,00 %
2
Đơn vị thực hiện theo dõi chi tiết cho từng đối tượng theo hướng dẫn của cơ quan cấp trên.
0 0 1 4 2
0,00% 0,00% 14,29% 57,14% 28,57%
3 Phương pháp hạch toán được hướng dẫn rõ ràng cụ thể.
0 0 3 4 0 0,00% 0,00% 42,86% 57,14% 0,00%
4
Số lượng và kết cấu tài khoản như hiện tại đủ bao phủ hết các nghiệp vụ
0 0 0 7 0 0,00% 0,00% 0,00% 100,00% 0,00%
5
Đơn vị thực hiện hạch tốn tài khoản ngồi bảng đầy đủ theo quy định.
0 0 5 2 0 0,00% 0,00% 71,43% 28,57% 0,00% 6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 4 0 2 1 0
gây khó khăn cho đơn vị trong vấn đề hạch toán: Anh/ Chị thực hiện hạch toán theo hướng dẫn của kế toán trưởng.
57,14% 0,00% 28,57% 14,29% 0,00%
7
Việc hạch toán kế toán được thực hiện ngay khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
0 2 3 2 0 0,00% 28,57% 42,86% 28,57% 0,00%
Kết quả khảo sát cho thấy các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định thực hiện đảm bảo theo hệ thống tài khoản quy định của Bộ Tài chính theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017, không bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản của Thông tư. Đối với một số tài khoản cần theo dõi chi tiết để phục vụ nhu cầu quản lý, các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định thực hiện mở chi tiết tài khoản cấp 2, cấp 3. Các phương pháp hạch toán được hướng dẫn khá cụ thể tại Thơng tư, tuy nhiên có nhiều trường hợp hạch tốn chưa chính xác do phụ trách kế toán đơn vị chưa đọc kỹ hướng dẫn hạch tốn theo Thơng tư hoặc nhầm lẫn. Số lượng và kết cấu tài khoản như hiện tại đủ bao phủ hết các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị. Kế toán đơn vị thực hiện hạch tốn các tài khoản ngồi bảng đầy đủ theo quy định, tuy nhiên cũng có một vài đơn vị kế tốn chưa quan tâm và bao quát hết các tài khoản ngoài bảng. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho đơn vị trong vấn đề hạch toán, kế toán đơn vị thực hiện hạch toán theo hướng dẫn của kế toán trưởng, tuy nhiên do mỗi đơn vị chỉ có một kế tốn phụ trách nên khi gặp khó khăn đơn vị tham khảo ý kiến hạch tốn của trưởng phịng Kế hoạch - Tài chính Sở (kế tốn trưởng của Sở Văn hóa và Thể thao) và chuyên quản Sở Tài chính. Tuy nhiên, thực tế tại một số đơn vị
trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định việc hạch toán kế toán chưa được thực hiện kịp thời ngay khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
2.2.2.4. Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Bảng 2.4. Bảng khảo sát về cơng tác tổ chức chế độ sổ sách kế tốn
STT Nội dung khảo sát
Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý A B 1 2 3 4 5 Tổ chức chế độ sổ kế toán 1 Đơn vị có sử dụng các mẫu sổ kế toán trong danh mục sổ kế toán theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC.
0 0 0 6 1 0,00% 0,00% 0,00% 85,71% 14,29%
2
Đơn vị có thiết kế thêm mẫu sổ kế toán nào để phù hợp cho việc quản lý của đơn vị.
0 0 0 3 4 0,00% 0,00% 0,00% 42,86% 57,14%
3
Việc mở sổ, ghi sổ kế toán được thực hiện tự động bằng phần mềm kế toán.
0 0 0 0 7 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,00
%
4 Mọi số liệu trên sổ kế tốn đều có chứng từ kèm theo.
0 0 0 4 3 0,00% 0,00% 0,00% 57,14% 42,86%
5
Việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết khơng cần thiết vì việc ghi sổ tự động bằng phần mềm kế toán
0 3 1 3 0
0,00% 42,86% 14,29% 42,86% 0,00%
trang sổ, đóng dấu giáp lai
giữa các trang sổ. 0,00% 42,86% 42,86% 14,29% 0,00%
7
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế tốn đơn vị có tổ chức bàn giao (lập biên bản bàn giao và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận) trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới.
0 0 0 5 2
0,00% 0,00% 0,00% 71,43% 28,57%
8
Các trường hợp sửa chữa sổ kế toán sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan cấp trên được thực hiện theo một trong hai phương pháp: phương pháp ghi số âm hoặc phương pháp ghi bổ sung.
0 0 1 6 0
0,00% 0,00% 14,29% 85,71% 0,00%
Về công tác tổ chức sổ kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định, hầu hết các đơn vị đều có sử dụng các mẫu sổ kế toán trong danh mục sổ kế toán theo quy định, bên cạnh đó tùy vào đặc điểm lĩnh vực hoạt động của từng đơn vị mà các đơn vị sẽ chủ động thiết kế thêm mẫu sổ kế toán nào để phù hợp cho việc quản lý của đơn vị. Trong quá trình tổ chức chế độ sổ kế tốn, mọi số liệu trên sổ kế tốn đều có chứng từ kèm theo để đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Việc mở sổ, ghi sổ kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định được thực hiện tự động bằng phần mềm kế tốn. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, phụ trách kế tốn đơn vị có tổ chức bàn giao (lập biên bản bàn giao và phụ trách kế toán ký xác nhận) trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với
nhân viên kế toán mới. Đồng thời, các trường hợp sửa chữa sổ kế toán sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan cấp trên được thực hiện theo một trong hai phương pháp: phương pháp ghi số âm hoặc phương pháp ghi bổ sung. Mặc dù vậy có một số đơn vị chưa chú trọng đến việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết vì cho rằng việc ghi sổ có áp dụng hình thức tự động bằng phần mềm kế tốn, nhưng do có nhiều ghi chép thủ công nên việc không kiểm tra thường xuyên sẽ không tránh khỏi những sai sót. Ngồi ra một số đơn vị cịn chưa chú ý đến việc đánh số trang sổ, đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ kế tốn. Đây là một hạn chế lớn trong cơng tác tổ chức sổ kế toán tại các đơn vị trực thuộc đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định, gồm:
- Sổ tổng hợp: + Sổ cái;
+ Chứng từ ghi sổ; - Sổ chi tiết: