7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.8. Hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Có thể nói công nghệ thông tin (CNTT) đã thay đổi và tác động rất nhiều đến công tác tổ chức kế toán nói chung và chất lượng thông tin kế toán nói riêng. Bởi trong môi trường ứng dụng CNTT, chất lượng thông tin kế toán ngoài việc đề cập đến các vấn đề chung, còn chú trọng tới các khía cạnh liên quan như vấn đề về tin cậy của thông tin hay vấn đề gian lận thông tin, an toàn thông tin, sự sẵn sàng sử dụng của thông tin.
nên tạo một hệ thống bảo mật cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ và thực hiện in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng như các báo cáo để lưu trữ dữ liệu của đơn vị mình.
- Đối với chứng từ kế toán: đơn vị cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Đối với các trường hợp sai sót, cho dù là làm trên máy nhưng kế toán nên tuân thủ theo quy định của pháp luật lập các chứng từ sửa đổi, bổ sung.
- Đối với lưu trữ thông tin dữ liệu kế toán: Ngoài việc kết xuất và in ấn các tệp theo hình thức báo cáo, sổ sách và chứng từ lưu trữ như quy định thì các đơn vị nên sử dụng các thiết bị lưu trữ song song tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Các hệ cơ sở dữ liệu cần tiến hành sao lưu, thanh lọc các thông tin cần thiết theo định kỳ được quy định trước. Thiết lập hệ thống phòng chống virus toàn mạng, cài đặt phần mềm, tường lửa và đặt chế độ kiểm tra tất cả các tệp được gắn trong email, website hay trong tất cả thiết bị máy tính của hệ thống khi sử dụng.
- Đối với bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán: đơn vị ban hành thống nhất quy chế bảo mật dữ liệu, quy định rõ các tiêu chuẩn của yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; quy định cụ thể chức năng quyền hạn của người sử dụng đối với dữ liệu trong hệ thống, như chỉ với chức năng quyền hạn nào mới được phép chuyển dữ liệu các mạng cục bộ và từ hệ thống ra bên ngoài…
- Đối với hạn chế phần mềm kế toán Misa Mimosa.NET vẫn còn khá nhiều lỗi hệ thống thì các đơn vị cần thường xuyên nâng cấp phần mềm kế toán và yêu cầu sự hỗ trợ sửa chữa kịp thời từ phía công ty cung cấp phần mềm kế toán.
- Ngoài ra trong bộ máy nhân sự các đơn vị nên chú trọng tuyển riêng vị trí cán bộ phụ trách tin học trong cơ quan để được xử lý kịp thời, tránh làm mất thời gian.