7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Về cơ bản các đơn vị đảm bảo thực hiện đúng theo quy định về chế độ sổ kế tốn theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Các đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Về Sổ kế toán chi tiết: Các đơn vị mở sổ kế toán chi tiết tương ứng với các tài khoản kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh cho các đối tượng kế toán cụ thể tại đơn vị phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng; ghi sổ và khoá sổ kế tốn. Ngồi ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo u cầu quản lý. Cụ thể:
- Ở các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói chung và các đơn vị sự nghiệp cơng lập thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định nói riêng, kinh phí chi trả lương và các khoản theo lương cho người lao động (viên chức, lao động hợp đồng) chiếm tỷ lệ lớn trong tổng kinh phí của đơn vị. Đặc biệt đối với các đơn vị sự nghiệp cơng lập có nhiều nguồn thu (thu từ ngân sách cấp, thu phí, thu dịch vụ - Bảo tàng Quang Trung, Bảo tàng tỉnh, Thư viện tỉnh) do đó việc mở Sổ theo dõi Tiền lương; Sổ theo dõi Bảo hiểm (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp) là thực sự cần thiết để theo dõi, phân loại được đối tượng hưởng lương, nguồn kinh phí chi trả giúp quản lý nhân sự chặt chẽ, lên số liệu báo cáo rõ ràng, chính xác.
khác tại đơn vị để theo dõi chi tiết cụ thể tình hình thu theo từng ngày, có như vậy đơn vị sẽ kiểm soát chặt chẽ các khoản thu phát sinh, hạn chế được thất thoát; Và Sổ chi tiết chi các hoạt động thu dịch vụ để cân đối được các khoản chi phù hợp, tiết kiệm, đem lại thặng dư cao nhất cho đơn vị.
Bên cạnh việc hoàn thiện các mẫu sổ theo chế độ hiện hành cần bổ sung bộ sổ kế toán quản trị phục vụ cho thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt thơng tin tài chính kế tốn của đơn vị.
3.2.5. Hoàn thiện tổ chức báo cáo kế toán
a) Về Báo cáo quyết toán:
Để việc lập và trình bày báo cáo quyết toán đúng theo quy định của pháp luật, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định cần lưu ý một số nội dung sau:
- Báo cáo quyết toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp theo quy định tại Thông tư 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 và được trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo.
- Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự tốn năm được cơ quan có thẩm quyền giao và mục lục ngân sách nhà nước, đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau.
- Việc lập báo cáo quyết toán phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị. Trường hợp báo cáo quyết tốn ngân sách được lập có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo kỳ kế tốn năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh tại Thuyết minh Báo cáo quyết toán (mẫu B03/BCQT).
b) Về Báo cáo tài chính:
tin về tình hình quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị, giúp cho các cơ quan chủ quản, cơ quan kiểm tra nắm bắt được tình hình tài chính và tình hình chấp hành ngân sách của đơn vị, từ đó làm cơ sở xét duyệt chi ngân sách. Để làm tốt cơng tác lập báo cáo tài chính, các đơn vị hành chính, sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định cần tuân thủ một số nguyên tắc và yêu cầu lập như sau:
- Việc lập báo cáo tài chính phải được căn cứ vào số liệu kế tốn sau khi khóa sổ kế tốn. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế tốn. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế tốn hay các biến động trong kỳ kế tốn thì phải thuyết minh rõ lý do trong Thuyết minh Báo cáo Tài chính (B04/BCTC).
- Báo cáo tài chính phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị.
- Báo cáo tài chính phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với từng loại hình đơn vị, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thơng tin, số liệu kế tốn. Thơng tin, số liệu báo cáo phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước. Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế tốn năm theo quy định của Luật Kế toán.
- Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế tốn trưởng và thủ trưởng của đơn vị kế tốn. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
- Để hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, rất cần nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán các đơn vị, xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại.
3.2.6. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định cần chú ý đến việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kế tốn thơng qua việc thường xun đào tạo, tập huấn các kiến thức mới về kế toán và chế độ tài chính hiện hành. Riêng bản thân của từng kế tốn viên cũng phải tự cập nhật các kiến thức, thơng tin tài chính kế tốn liên quan đến cơng việc đang làm để nâng cao trình độ mang lại hiệu quả trong công việc.
Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế tốn được trơi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế tốn.
Bên cạnh đó, khi xây dựng lại đề án vị trí việc làm, tác giả đề nghị bộ phận kế tốn tại một số đơn vị có nhiều nguồn thu, nguồn thu lớn cần bổ sung thêm một kế tốn nữa (hiện tại mỗi đơn vị chỉ có một kế tốn) để chia sẻ cơng việc, để cơng tác kế tốn được chun sâu hơn, bộ máy kế toán của các đơn vị được vững mạnh đảm bảo nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh kỹ năng chun mơn kế tốn viên cần phải nâng cao kỹ năng về kế tốn quản trị, cụ thể phải am hiểu về tình hình tài chính của đơn vị, về lập dự tốn ngân sách, theo dõi tình hình thực hiện dự toán được giao, theo dõi nắm rõ thông tin về các khoản chi phí… qua đó thiết lập các thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
3.2.7. Hồn thiện tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn
Nhằm hỗ trợ cơng tác kiểm tra kế toán đạt kết quả cao, phát huy tốt vai trị của mình trong hệ thống kế tốn nói riêng và trong cơng tác quản lý nói chung nên tập trung vào một số nội dung sau:
cơng tác kiểm tra tài chính, kế tốn.
- Lựa chọn hình thức tự kiểm tra tài chính kế tốn: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy, tình hình thực tế và hồn cảnh cụ thể đơn vị tự chọn các hình thức kiểm tra như: hình thức tự kiểm tra theo thời gian thực hiện (thường xuyên hoặc đột xuất), hình thức tự kiểm tra theo phạm vi cơng việc (toàn diện hoặc tự đặc biệt). Mỗi hình thức có trình tự và thủ tục, phương pháp kiểm tra riêng. Đơn vị cần nghiên cứu kỹ và lực chọn hình thức phù hợp và hiệu quả nhất.
- Nội dung tự kiểm tra tài chính, kế tốn gồm: Kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu hoạt động của đơn vị thu đúng thu đủ hay không? kiểm tra các khoản chi ngân sách và chi khác về thủ tục chứng từ, nội dung chi; kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu chi hoạt động và trích lập các quỹ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cố định, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Cơng tác kiểm tra kế tốn phải được tiến hành một cách thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra.
Để cơng tác kiểm tra kế tốn đạt kết quả cao, phát huy tốt vai trị của mình trong hệ thống kế tốn nói riêng và trong cơng tác quản lý nói chung theo tác giả cần nâng cao công tác kiểm tra nội bộ lẫn cơng tác kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền như sau:
- Đối với kiểm tra trong nội bộ:
+ Trước hết, chủ tài khoản cần phải nghiên cứu tìm hiểu kiến thức cơ bản về cơng tác kế tốn vì đó là người kiểm tra cơng việc của kế tốn đầu tiên. Việc này một phần giúp lãnh đạo hiểu được các nội dung kế tốn trình bày, nắm rõ hơn tình hình tài chính của đơn vị cũng như giúp đơn vị phát hiện được những thiếu sót, kịp thời thực hiện chấn chỉnh lại những sai sót nếu có trong cơng tác quản lý tài chính, từ đó đưa ra các quyết định thực hiện; một phần tạo tâm lý cho kế toán phải thận trọng, kỹ lưỡng và trung thực trong công việc.
+ Chấn chỉnh công tác tự kiểm tra tài chính kế tốn tại đơn vị, để làm được điều này đơn vị cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục thường xuyên để nâng cao ý thức trách nhiệm của mọi người trong việc tự kiểm tra tại đơn vị, tuỳ vào khả năng của đơn vị mà bố trí bộ phận kiểm tra kế tốn độc lập nhằm đảm bảo tính khách quan trong q trình kiểm tra.
- Đối với đồn kiểm tra:
+ Công tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và có hệ thống.
+ Các đoàn kiểm tra kết luận trong báo cáo kết quả kiểm tra phải được cơng khai, nội dung rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, đồng thời nêu rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
Như vậy, khi công tác kiểm tra kế toán được thực hiện bởi nhiều đối tượng cả bên trong và bên ngoài đơn vị như đã nêu ở trên một mặt làm cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả hơn một mặt ngăn chặn các hành vi gian lận có thể xảy ra nhằm tăng cường hiệu quả quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị.
Xử lý kết quả kiểm tra và công khai kết quả kiểm tra: Căn cứ báo cáo kết quả, cần có quyết định khen thưởng hoặc xử lý sai phạm. Công khai kết quả tự kiểm tra và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra.
3.2.8. Hoàn thiện tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn
Có thể nói công nghệ thông tin (CNTT) đã thay đổi và tác động rất nhiều đến cơng tác tổ chức kế tốn nói chung và chất lượng thơng tin kế tốn nói riêng. Bởi trong mơi trường ứng dụng CNTT, chất lượng thơng tin kế tốn ngoài việc đề cập đến các vấn đề chung, cịn chú trọng tới các khía cạnh liên quan như vấn đề về tin cậy của thông tin hay vấn đề gian lận thông tin, an tồn thơng tin, sự sẵn sàng sử dụng của thông tin.
nên tạo một hệ thống bảo mật cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ và thực hiện in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng như các báo cáo để lưu trữ dữ liệu của đơn vị mình.
- Đối với chứng từ kế toán: đơn vị cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Đối với các trường hợp sai sót, cho dù là làm trên máy nhưng kế toán nên tuân thủ theo quy định của pháp luật lập các chứng từ sửa đổi, bổ sung.
- Đối với lưu trữ thông tin dữ liệu kế tốn: Ngồi việc kết xuất và in ấn các tệp theo hình thức báo cáo, sổ sách và chứng từ lưu trữ như quy định thì các đơn vị nên sử dụng các thiết bị lưu trữ song song tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Các hệ cơ sở dữ liệu cần tiến hành sao lưu, thanh lọc các thông tin cần thiết theo định kỳ được quy định trước. Thiết lập hệ thống phịng chống virus tồn mạng, cài đặt phần mềm, tường lửa và đặt chế độ kiểm tra tất cả các tệp được gắn trong email, website hay trong tất cả thiết bị máy tính của hệ thống khi sử dụng.
- Đối với bảo mật thơng tin trong các phần mềm kế tốn: đơn vị ban hành thống nhất quy chế bảo mật dữ liệu, quy định rõ các tiêu chuẩn của yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; quy định cụ thể chức năng quyền hạn của người sử dụng đối với dữ liệu trong hệ thống, như chỉ với chức năng quyền hạn nào mới được phép chuyển dữ liệu các mạng cục bộ và từ hệ thống ra bên ngoài…
- Đối với hạn chế phần mềm kế toán Misa Mimosa.NET vẫn còn khá nhiều lỗi hệ thống thì các đơn vị cần thường xuyên nâng cấp phần mềm kế toán và yêu cầu sự hỗ trợ sửa chữa kịp thời từ phía cơng ty cung cấp phần mềm kế tốn.
- Ngồi ra trong bộ máy nhân sự các đơn vị nên chú trọng tuyển riêng vị trí cán bộ phụ trách tin học trong cơ quan để được xử lý kịp thời, tránh làm mất thời gian.
3.3. ĐIỂU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
- Về phía Nhà nước:
+ Nhà nước cần hồn thiện chính sách cơ chế quản lý tài chính, ban hành đầy đủ các chuẩn mực kế tốn cơng nhằm chuẩn hố cơng tác kế tốn ở các đơn vị theo hướng tự chủ giúp các đơn vị chủ động cao hơn nữa trong việc điều hành công việc, tự quyết định và tự chịu trách nhiệm về tài chính, chủ động sắp xếp bộ máy tổ chức và đội ngũ cán bộ hợp lý. Đồng thời cải tiến để đảm bảo tính hợp lý, khả thi, thiết thực và thống nhất của các biểu mẫu chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán phù hợp với điều kiện phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay.
+ Cần ban hành các Thông tư hướng dẫn Nghị định về quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp cơng lập.
- Về phía các cơ quan quản lý: