Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán

7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu

3.2.2.Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán

3.2. CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC

3.2.2.Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán

Đối với các loại chứng từ không theo mẫu quy định, để tránh làm mất thời gian trong việc soát xét, các đơn vị cần quy định mẫu chứng từ thanh toán chung phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu nhưng cũng không cứng nhắc, gây phiền hà cho những người đến thanh toán.

Về sắp xếp chứng từ khoa học: Chứng từ kế tốn kinh phí tự chủ nên được sắp xếp theo thời gian và mỗi q đóng thành tập riêng, cịn chứng từ kế tốn kinh phí khơng tự chủ nên được phân loại theo nhiệm vụ, đầu việc được giao, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập đầu mỗi tập chứng từ có bảng kê chứng từ ghi sổ, bìa ngồi mỗi tập ghi: tên, thời gian, nội dung ghi chú để ghi sổ kế toán.

Về lưu trữ,bảo quản chứng từ: Bố trí kho lưu trữ để bảo quản chứng từ, sổ sách, tài liệu kế tốn nhằm bảo đảm an tồn, khơng lưu trữ tại vị trí làm việc. Hồ sơ kế toán phải lưu trữ một cách khoa học trên giá kệ thoáng mát tránh bị mối mọt hư hỏng, sắp xếp theo trình tự thời gian có ghi chú rõ ràng dễ nhận thấy, ký nhận bàn giao rõ ràng cụ thể với cán bộ lưu trữ. Bên cạnh đó, đơn vị cần thường xuyên sao lưu dữ liệu đã thực hiện trên phần mềm kế tốn vào bộ nhớ máy tính hoặc lưu giữ ở ổ cứng ngoài nhằm đảm bảo an toàn và

thuận lợi khi cần sử dụng.

Về luân chuyển chứng từ: Tùy vào tính chất của từng loại chứng từ mà có thể quyết định vào trình tự luân chuyển. Nhưng phải đảm bảo thời gian ln chuyển nhanh chóng, chính xác và khơng ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn. Để có thể luân chuyển nhanh nhất, kế toán nên lên kế hoạch cho từng loại chứng từ dưới dạng sơ đồ.

Ngoài ra cần phải kiểm tra chứng từ thường xuyên cũng góp phần ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót xảy ra trong hoạt động thu, chi tại đơn vị, làm tăng tính chính xác của số liệu, tăng cường tính tuân thủ pháp lý và minh bạch của thơng tin kế tốn đáp ứng được u cầu của quản lý tài chính.

3.2.3. Hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Các đơn vị nên chú ý hơn đến các bút toán hạch toán tài khoản ngoại bảng, cụ thể là TK 014 – Phí được khấu trừ để lại và TK 018 – Thu hoạt động khác được để lại ở các đơn vị sự nghiệp có nguồn thu phí và nguồn thu dịch vụ. Số dư cuối kỳ của hai tài khoản này phải khớp với số đối chiếu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng/ kho bạc (của nguồn thu phí, nguồn thu dịch vụ) của đơn vị cuối kỳ.

Đối với các đơn vị khi mua công cụ dụng nhưng chưa tổ chức hạch tốn trên tài khoản 153 – cơng cụ dụng cụ để theo dõi thì cần tổ chức thực hiện hạch toán đồng thời phải mở sổ chi tiết để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng loại cơng cụ, dụng cụ để tránh thất thốt tiền của nhà nước.

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chứng từ đầy đủ, kế toán cần hạch tốn ln, kịp thời và có một mẹo nhỏ là nên lên bảng cân đối kế tốn ln để kiểm tra số liệu, tránh việc tồn đọng dễ gây ra nhiều sai xót.

Hàng năm, lãnh đạo các đơn vị nên tạo điều kiện cho kế toán viên được đào tạo thêm về chun mơn hạch tốn kế tốn ở các khóa đào tạo ngắn hạn. Riêng cá nhân từng kế tốn ngồi đầu tư nghiên cứu hướng dẫn

hạch tốn theo Thơng tư 107/TT-BTC thì nên học tập, trao đổi thường xuyên với các kế toán ở các đơn vị sự nghiệp khác có kinh nghiệm, chun mơn cao để cơng tác hạch tốn được chuẩn xác hơn.

3.2.4. Hồn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn

Về cơ bản các đơn vị đảm bảo thực hiện đúng theo quy định về chế độ sổ kế tốn theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Các đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Về Sổ kế toán chi tiết: Các đơn vị mở sổ kế toán chi tiết tương ứng với các tài khoản kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh cho các đối tượng kế toán cụ thể tại đơn vị phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng; ghi sổ và khoá sổ kế tốn. Ngồi ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo u cầu quản lý. Cụ thể:

- Ở các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói chung và các đơn vị sự nghiệp cơng lập thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định nói riêng, kinh phí chi trả lương và các khoản theo lương cho người lao động (viên chức, lao động hợp đồng) chiếm tỷ lệ lớn trong tổng kinh phí của đơn vị. Đặc biệt đối với các đơn vị sự nghiệp cơng lập có nhiều nguồn thu (thu từ ngân sách cấp, thu phí, thu dịch vụ - Bảo tàng Quang Trung, Bảo tàng tỉnh, Thư viện tỉnh) do đó việc mở Sổ theo dõi Tiền lương; Sổ theo dõi Bảo hiểm (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp) là thực sự cần thiết để theo dõi, phân loại được đối tượng hưởng lương, nguồn kinh phí chi trả giúp quản lý nhân sự chặt chẽ, lên số liệu báo cáo rõ ràng, chính xác.

khác tại đơn vị để theo dõi chi tiết cụ thể tình hình thu theo từng ngày, có như vậy đơn vị sẽ kiểm soát chặt chẽ các khoản thu phát sinh, hạn chế được thất thoát; Và Sổ chi tiết chi các hoạt động thu dịch vụ để cân đối được các khoản chi phù hợp, tiết kiệm, đem lại thặng dư cao nhất cho đơn vị.

Bên cạnh việc hoàn thiện các mẫu sổ theo chế độ hiện hành cần bổ sung bộ sổ kế toán quản trị phục vụ cho thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt thơng tin tài chính kế tốn của đơn vị.

3.2.5. Hoàn thiện tổ chức báo cáo kế toán

a) Về Báo cáo quyết toán:

Để việc lập và trình bày báo cáo quyết toán đúng theo quy định của pháp luật, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định cần lưu ý một số nội dung sau:

- Báo cáo quyết toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp theo quy định tại Thông tư 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 và được trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo.

- Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự tốn năm được cơ quan có thẩm quyền giao và mục lục ngân sách nhà nước, đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau.

- Việc lập báo cáo quyết toán phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị. Trường hợp báo cáo quyết tốn ngân sách được lập có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo kỳ kế tốn năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh tại Thuyết minh Báo cáo quyết toán (mẫu B03/BCQT).

b) Về Báo cáo tài chính:

tin về tình hình quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị, giúp cho các cơ quan chủ quản, cơ quan kiểm tra nắm bắt được tình hình tài chính và tình hình chấp hành ngân sách của đơn vị, từ đó làm cơ sở xét duyệt chi ngân sách. Để làm tốt cơng tác lập báo cáo tài chính, các đơn vị hành chính, sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định cần tuân thủ một số nguyên tắc và yêu cầu lập như sau:

- Việc lập báo cáo tài chính phải được căn cứ vào số liệu kế tốn sau khi khóa sổ kế tốn. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế tốn. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế tốn hay các biến động trong kỳ kế tốn thì phải thuyết minh rõ lý do trong Thuyết minh Báo cáo Tài chính (B04/BCTC).

- Báo cáo tài chính phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị.

- Báo cáo tài chính phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với từng loại hình đơn vị, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thơng tin, số liệu kế tốn. Thơng tin, số liệu báo cáo phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước. Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế tốn năm theo quy định của Luật Kế toán.

- Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế tốn trưởng và thủ trưởng của đơn vị kế tốn. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

- Để hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, rất cần nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán các đơn vị, xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại.

3.2.6. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Bình Định cần chú ý đến việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kế tốn thơng qua việc thường xun đào tạo, tập huấn các kiến thức mới về kế toán và chế độ tài chính hiện hành. Riêng bản thân của từng kế tốn viên cũng phải tự cập nhật các kiến thức, thơng tin tài chính kế tốn liên quan đến cơng việc đang làm để nâng cao trình độ mang lại hiệu quả trong công việc.

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế tốn được trơi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế tốn.

Bên cạnh đó, khi xây dựng lại đề án vị trí việc làm, tác giả đề nghị bộ phận kế tốn tại một số đơn vị có nhiều nguồn thu, nguồn thu lớn cần bổ sung thêm một kế tốn nữa (hiện tại mỗi đơn vị chỉ có một kế tốn) để chia sẻ cơng việc, để cơng tác kế tốn được chun sâu hơn, bộ máy kế toán của các đơn vị được vững mạnh đảm bảo nhiệm vụ được giao.

Bên cạnh kỹ năng chun mơn kế tốn viên cần phải nâng cao kỹ năng về kế tốn quản trị, cụ thể phải am hiểu về tình hình tài chính của đơn vị, về lập dự tốn ngân sách, theo dõi tình hình thực hiện dự toán được giao, theo dõi nắm rõ thông tin về các khoản chi phí… qua đó thiết lập các thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.

3.2.7. Hồn thiện tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn

Nhằm hỗ trợ cơng tác kiểm tra kế toán đạt kết quả cao, phát huy tốt vai trị của mình trong hệ thống kế tốn nói riêng và trong cơng tác quản lý nói chung nên tập trung vào một số nội dung sau:

cơng tác kiểm tra tài chính, kế tốn.

- Lựa chọn hình thức tự kiểm tra tài chính kế tốn: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy, tình hình thực tế và hồn cảnh cụ thể đơn vị tự chọn các hình thức kiểm tra như: hình thức tự kiểm tra theo thời gian thực hiện (thường xuyên hoặc đột xuất), hình thức tự kiểm tra theo phạm vi cơng việc (toàn diện hoặc tự đặc biệt). Mỗi hình thức có trình tự và thủ tục, phương pháp kiểm tra riêng. Đơn vị cần nghiên cứu kỹ và lực chọn hình thức phù hợp và hiệu quả nhất.

- Nội dung tự kiểm tra tài chính, kế tốn gồm: Kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu hoạt động của đơn vị thu đúng thu đủ hay không? kiểm tra các khoản chi ngân sách và chi khác về thủ tục chứng từ, nội dung chi; kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu chi hoạt động và trích lập các quỹ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cố định, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Cơng tác kiểm tra kế tốn phải được tiến hành một cách thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra.

Để cơng tác kiểm tra kế tốn đạt kết quả cao, phát huy tốt vai trị của mình trong hệ thống kế tốn nói riêng và trong cơng tác quản lý nói chung theo tác giả cần nâng cao công tác kiểm tra nội bộ lẫn cơng tác kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền như sau:

- Đối với kiểm tra trong nội bộ:

+ Trước hết, chủ tài khoản cần phải nghiên cứu tìm hiểu kiến thức cơ bản về cơng tác kế tốn vì đó là người kiểm tra cơng việc của kế tốn đầu tiên. Việc này một phần giúp lãnh đạo hiểu được các nội dung kế tốn trình bày, nắm rõ hơn tình hình tài chính của đơn vị cũng như giúp đơn vị phát hiện được những thiếu sót, kịp thời thực hiện chấn chỉnh lại những sai sót nếu có trong cơng tác quản lý tài chính, từ đó đưa ra các quyết định thực hiện; một phần tạo tâm lý cho kế toán phải thận trọng, kỹ lưỡng và trung thực trong công việc.

+ Chấn chỉnh công tác tự kiểm tra tài chính kế tốn tại đơn vị, để làm được điều này đơn vị cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục thường xuyên để nâng cao ý thức trách nhiệm của mọi người trong việc tự kiểm tra tại đơn vị, tuỳ vào khả năng của đơn vị mà bố trí bộ phận kiểm tra kế tốn độc lập nhằm đảm bảo tính khách quan trong q trình kiểm tra.

- Đối với đồn kiểm tra:

+ Công tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và có hệ thống.

+ Các đoàn kiểm tra kết luận trong báo cáo kết quả kiểm tra phải được cơng khai, nội dung rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, đồng thời nêu rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.

Như vậy, khi công tác kiểm tra kế toán được thực hiện bởi nhiều đối tượng cả bên trong và bên ngoài đơn vị như đã nêu ở trên một mặt làm cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả hơn một mặt ngăn chặn các hành vi gian lận có thể xảy ra nhằm tăng cường hiệu quả quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị.

Xử lý kết quả kiểm tra và công khai kết quả kiểm tra: Căn cứ báo cáo kết quả, cần có quyết định khen thưởng hoặc xử lý sai phạm. Công khai kết