8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CHO VAY VỐN
ĐỊNH
2.3.1. Về môi trường kiểm soát cho vay vốn
Môi trường kiểm soát chu trình cho vay ảnh hưởng đến cách thức quản lý hoạt động cho vay tại VDB Bình Định. Môi trường kiểm soát chu trình cho vay bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài tác động đến việc thiết kế và vận hành tổ chức KSNB hoạt động cho vay. Trước hết, phải kể đến các yếu tố thuộc môi trường pháp lý của VDB Bình Định. Trong hệ thống VDB nói chung và VDB Bình Định nói riêng, văn bản có tính pháp lý cao nhất điều tiết hoạt động cho vay là Bộ Luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2001 [23]; Tiếp đến Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2011/NĐ-CP ngày 30/8/2011 về tín dụng đầu tư và tín dụng xuất khẩu của Nhà nước [27]; Thông tư số 35/2013/TT-BTC ngày 02/03/2012 của bộ Tài chính hướng đãn một số điều của Nghị định 75/2011/NĐ-CP ngày 30/08/2011
của Thủ tướng Chính phủ [4]; Luật các Tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 có hiệu lực từ ngày 01/01/2011 [24]; Thông tư 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, Chi nhánh ngân hàng nước ngoài, ngân hàng Nhà nước ngày 29/12/2011 [13]; Quyết định số 369/QĐ-TTg ngày 28/02/2013 của thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chiến lược phát triển Ngân hàng phát triển Việt Nam đến năm 2030 [28]; Quyết định số 342/QĐ-NHPT ngày 23/7/2007 của Tổng giám đốc VDB về việc ban hàng quy định phân cấp ủy quyền trong hoạt động TDĐT và TDXK của Nhà nước [15]; Sổ tay nghiệp vụ cho vay đầu tư, ban hành kèm theo quyết định số 653/QĐ-NHPT ngày 22/9/2008 của Tổng giám đốc VDB [16]; Sổ tay nghiệp vụ tín dụng xuất khẩu của nhà nước ban hành kèm theo quyết định số 105/QĐ-NHPT ngày 04/03/2008 của Tổng giám đốc VDB [18]; Quy chế cho vay TDĐT số 41/NHPT-HĐQL ngày 14/9/2007 của Hội đồng quản lý VDB [17]; Quyết định 93/QĐ-HĐQL ngày 6/11/2013 về việc sửa đổi bổ sung quy chế cho vay vốn TDĐT của Nhà nước ban hành theo Quyết định số 41/QĐ-HĐQL ngày 14/9/2007 và số 46/QĐ-HĐQL ngày 30/6/2011 của Hội đồng quản lý VDB [20]; Công văn số 2788/NHPT-TDĐT ngày 12/9/2014 của VDB về việc hướng dẫn thực hiện quy chế cho vay vốn TDĐT của Nhà nước [22] và Quyết định số 28/QĐ- NHPT BDI HCNS ngày 29/12/2010 của Giám đốc VDB Bình Định về việc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các phòng nghiệp vụ [19]... Ngoài các yếu tố trên đây, môi trường kiểm soát chu trình cho vay còn bao gồm các nhân tố bên trong như tính chính trực và giá trị đạo đức, triết lý quản lý và phong cách điều hành, cam kết về năng lực, sự tham gia của HĐQT, Cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự.
Thứ nhất, cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức:Tại VDB Bình Định
có hướng dẫn cụ thể về quy tắc ứng xử và đạo đức được quy định cụ thể bằng nội quy 10 điều cán bộ VDB không được làm và được treo trang trọng tại những lối đi của cán bộ trong chi nhánh. Ngoài việc truyền đạt và công bố rõ ràng giá trị đạo đức, những điều không được làm của cán bộ thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp gỡ hàng ngày cùng nhân viên còn đề cập đến quy tắc ứng xử như công bố sứ mệnh của Ngân hàng Phát triển Việt Nam, cam kết đối với khách hàng, cam kết đối
với cán bộ nhân viên thông qua Website chính thức: www.vdb.gov.vn . Như vậy có thể thấy rằng việc công bố rõ ràng và hướng dẫn chi tiết quy tắc ứng xử và đạo đức trong VDB Bình Định đóng vai trò khá quan trọng đến hiệu quả hoạt động tại Chi nhánh. Mặc khác, ban giám đốc của VDB Bình Định cũng chú trọng giải quyết các vấn đề phát sinh mâu thuẫn với khách hàng, nhân viên và các đối tượng khác công bằng và trung thực.
Hàng tháng, hàng quý và năm VDB Bình Định tiến hành đánh giá, phân loại cán bộ viên chức theo công văn số 2556/NHPT-TCCB ngày 21/8/2014 của NHPT [21]. Tại công văn này VDB có quy định đánh giá việc tuân thủ các quy tắc đạo đức và ứng xử của cán bộ viên chức đối với khách hàng. Việc thiết lập quy trình đánh giá việc tuân thủ khiến cho ban giám đốc của Chi nhánh xác định những sai phạm của cán bộ viên chức (nếu có), nguyên nhân của sai phạm để có biện pháp giảm thiểu cơ hội phát sinh gian lận.
Thứ hai, triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý và phong
cách điều hành của ban giám đốc tác động đến cách thức Chi nhánh kiểm soát chu trình cho vay. Tại VDB Bình Định, ban giám đốc rất chú trọng đến công tác kiểm soát chu trình cho vay điều này thể hiện bằng việc các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình cho vay được quy định trong những văn bản phù hợp và các nghiệp vụ này được phê chuẩn bởi những cán bộ phù hợp. Việc ban giám đốc rất coi trong việc quản lý hoạt động cho vay là điều hết sức dễ hiểu do đây là hoạt động cực kỳ quan trọng đem lại nguồn thu chính tại VDB Bình Định.
Thứ ba, sự tham gia của hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị độc lập với
Ban kiểm soát và Tổng giám đốc VDB tại các Chi nhánh thì môi trường kiểm soát chu trình cho vay vận hành càng hiệu quả. Tất cả các thông tin được Ban kiểm soát thường xuyên rà soát, cập nhật và được cung cấp kịp thời cho hội đồng quản trị để giúp cho việc giám sát các mục tiêu chiến lược của VDB.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức tại VDB Bình Định:Hiện nay tại VDB Bình Định có
cơ cấu tổ chức đơn giản với 01 giám đốc, 02 phó giám đốc và 05 phòng nghiệp vụ được tổ chức một cách chặt chẽ. Từ Giám đốc, các phó giám đốc đến lãnh đạo các phòng nghiệp vụ, nhất là phòng tín dụng, phòng tổng hợp có quan điểm rõ ràng về
mục tiêu chung trong hoạt động cho vay đó là cùng vì mục tiêu thúc đẩy sự phát triển của đất nước nói chung và của tỉnh Bình Định nói riêng, bảo toàn được nguồn vốn của Nhà nước và không vì mục tiêu lợi nhuận.
Thứ năm, chính sách nhân sự và cam kết về năng lực:Chính sách nhân sự tại
hệ thống VDB khá bài bản và biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. Đối với VDB nói chung và VDB Bình Định nói riêng thì chính sách nhân sự nhìn chung rất được quan tâm, xây dựng đúng mức, đồng thời khuyến khích cán bộ viên chức thi tuyển tập trung tại hội sở chính, thời gian thi tuyển tùy vào khối lượng công việc và đề xuất từ các Chi nhánh.
2.3.2. Các bước đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình cho vay vốn
Việc đánh giá rủi ro trong chu trình cho vay thường được sử dụng bao gồm: Xác định mục tiêu rõ ràng, nhận dạng chính xác rủi ro, phân tích rõ ràng về rủi ro và quản trị sự thay đổi phù hợp. Ta có thể cụ thể hóa qua bảng sau:
Bảng 2.2: Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chu trình cho vay TT Tên công
đoạn
Bộ phận
phụ trách Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát
1 Tiếp xúc khách hàng, nhận và kiểm soát hồ sơ vay vốn Phòng Tổng hợp (đối với vay vốn tín dụng đầu tư); Phòng Tín dụng (đối với vay vốn tín dụng xuất khẩu). Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ dự án/ phương án vay vốn, hồ sơ đảm bảo tiền vay của khách hàng chưa đầy đủ.
+ Đối với vay vốn tín dụng đầu tư: Danh mục các dự án vay vốn tín dụng đầu tư theo Phụ lục 01 kèm theo Nghị định số 75/2011/NĐ-CP ngày 30/08/2011.
Danh mục các địa bàn ưu đãi đầu tư theo Phụ lục II Ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015.
Danh mục hồ sơ được qui định tại Phụ lục 2.02; Hướng dẫn Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của Hồ sơ vay vốn tại Phụ lục 3.02 ban hành kèm theo quyết
định số 653/QĐ-NHPT ngày 22/09/2008 về việc Ban hành Sổ tay nghiệp vụ cho vay trong hệ thống VDB.
Cán bộ thẩm định là đầu mối tiếp nhận hồ sơ của khách hàng. Toàn bộ hồ sơ vay vốn được lãnh đạo phòng Tổng hợp thực hiện kiểm tra lại để đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. 2 Thẩm định cho vay + Đối với tín dụng đầu tư Phòng Tổng hợp (chủ trì) và Phòng Tín dụng (phối hợp). + Đối với vay vốn tín dụng xuất khẩu (Phòng Tín dụng chủ trì). * Cán bộ thẩm định của phòng Tổng hợp thực hiện đánh giá về khách hàng chưa đầy đủ trên các phương diện: + Đánh giá chung về khách hàng. + Đánh giá phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư + Đánh giá về tài sản đảm bảo. + Đánh giá toàn diện rủi ro và các biện pháp phòng ngừa * Cán bộ thẩm định Phòng Tín dụng thực hiện đánh giá tình hình tài chính của Chủ đầu tư
+ Đối với vay vốn tín dụng đầu tư: Hướng dẫn thu thập thông tin thẩm định (Thu thập thông tin về chủ đầu tư và dự án, cách nhận xét, đánh giá thông tin) tại Phụ lục 3.01; Hướng dẫn thẩm định dự án, Phương án sản xuất kinh doanh tại Phụ lục 3.04; Việc đánh giá tình hình tài chính của Chủ đầu tư được hướng dẫn tại Phụ lục 3.03 (theo sổ tay nghiệp vụ tín dụng đầu tư).
Việc định giá, phân tích của cán bộ Thẩm định được thể hiện trên Báo cáo tổng hợp kết quả thẩm định Mẫu số 3.01
(theo sổ tay nghiệp vụ tín dụng đầu tư).
Lãnh đạo phòng Tổng hợp thực hiện kiểm tra lại các nội dung trên Báo cáo đề xuất tín dụng; ghi ý kiến. Trường hợp Lãnh đạo đánh giá chưa đầy đủ, yêu cầu điều chỉnh, bổ sung thêm các nội dung cần thiết đảm bảo
chưa đầy đủ. cho các thông tin cung cấp trong Báo cáo đề xuất tín dụng đầy đủ và chính xác.
+ Đối với vay vốn tín dụng xuất khẩu: Thực hiện các bước đánh giá thẩm định theo mẫu số 07, mẫu số 08 và mẫu số 09 theo Sổ tay nghiệp vụ tín dụng xuất khẩu của Nhà nước (2008). 3 Quyết định cho vay và soạn thảo, ký hợp đồng tín dụng Tổng giám đốc VDB /Giám đốc chi nhánh; Ban tín dụng đầu tư/Phòng tín dụng phụ trách soạn thảo, ký hợp đồng tín dụng.
Phê duyệt không đúng thẩm quyền quy định Cán bộ Tín dụng soạn thảo hợp đồng không đúng với mẫu và điều kiện đã được phê duyệt. Chưa thực hiện đăng kí giao dịch đảm bảo đối với tài sản đảm bảo.
Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng của từng chức danh. Đối với các dự án / phương án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc chi nhánh phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt của Lãnh đạo phòng liên quan.
Đối với khoản vay không phân cấp thì Tổng giám đốc duyệt. Hợp đồng tín dụng phải được Ban Pháp chế của Hội sở Chính rà soát và ký kết bởi người đại diện có thẩm quyền của VDB Bình Định và khách hàng. Sau đó Cán bộ Tín dụng phải thực hiện công chứng Hợp đồng thế chấp tài sản theo quy định và thủ tục đăng kí giao dịch bảo đảm theo quy định định tại Thông tư liên tịch số 09/2016/TTLT/BTP-BTNMT ngày 23 tháng 6 năm 2016 của Bộ Tư pháp và Bộ Tài nguyên và Môi trường (đối với tài sản gắn liền với đất) và theo Mẫu số 01 Ban hành kèm theo
Thông tư số 05 /2011/TT-BTP ngày 16/02/2011 của Bộ Tư pháp (đối với tài sản là thiết bị, máy móc) 4 Giải ngân Phòng Tín dụng và Phòng Tài chính kế toán
Hồ sơ giải ngân chưa đầy đủ. Chưa có chữ ký của người có thẩm quyền mà vẫn thực hiện giải ngân. Đã có quyết định giải ngân nhưng lại chậm trễ trong việc thực hiện, gây khó khăn cho khách hàng Giải ngân không đúng khách hàng, không đúng hạn mức, cách thức như đã cam kết Cán bộ Tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ giải ngân ( hóa đơn, chứng từ giải ngân, hợp đồng kinh tế…) theo Hướng dẫn tại sổ tay nghiệp vụ tín dụng đầu tư ban hành kèm theo quyết định số 653/QĐ- NHPT ngày 22/09/2008 (đối với vay vốn tín dụng đầu tư). Và theo hướng dẫn tại sổ tay nghiệp vụ tín dụng xuất khẩu ban hành theo quyết định số 105/QĐ-NHPT ngày 04/03/2008 của NHPT (đối với vay vốn tín dụng xuất khẩu).
5 Kiểm soát cho vay Phòng Tín dụng Khách hàng sử dụng vốn vào những mục đích khác với cam kết khi vay vốn Tình hình kinh doanh của khách hàng gặp khó khăn nên mất khả năng thanh toán dẫn đến không thanh toán hoặc thanh
Cán bộ Tín dụng chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện các cam kết và thực trạng tài sản đảm bảo theo quy định của VDB.
Định kỳ hàng năm thực hiện rà soát, đánh giá lại hiệu quả khai thác các dự án đầu tư, hiệu quả việc sử dụng vốn vay của khách hàng.
Kết thúc mỗi lần kiểm tra, Cán bộ Tín dụng phải lập biên bản
toán không đầy đủ số tiền cả gốc và lãi Cán bộ tín dụng đánh giá sai về tình hình kinh doanh và hoạt động của khách hàng nên chưa phát hiện ra những rủi ro có thể xảy ra (như trường hợp tài sản đảm bảo bị giảm giá trị).
kiểm tra và phải báo cáo ngay khi khách hàng sử dụng vốn sai mục đích.
Định kì Cán bộ Tín dụng tiến hành Phân tích báo cáo tài chính và xếp hạng lại khách hàng để phát hiện kịp thời sự sụt giảm khả năng thanh toán từ đó có biện pháp xử lý như yêu cầu khách hàng bổ sung tài sản đảm bảo nợ vay.
Cán bộ Tín dụng thực hiện đánh giá lại tài sản đảm bảo định kỳ 06 tháng tháng một lần đối với tài sản đảm bảo thông thường và đánh giá lại thường xuyên ít nhất 01 tháng một lần đối với tài sản đảm bảo là nguyên nhiên liệu, hàng hóa luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc hàng tồn kho trong trường hợp thế chấp hàng tồn kho. 6 Thanh lý hợp đồng cho vay Giám đốc, Phòng Tín dụng, Phòng Kế toán - Khách hàng mất khả năng thanh toán nợ cho ngân hàng hoặc có ý định lừa đảo chây ỳ, không muốn trả nợ - Khách hàng đã hoàn trả đầy đủ nợ gốc và lãi đúng như Hợp đồng tín dụng
Đôn đốc việc thu hồi nợ cả gốc lẫn lãi
Thu hồi các tài sản đảm bảo tiền vay
Buộc bên thứ ba phải chịu trách nhiệm về khoản tiền vay mà khách hàng không có khả năng thanh toán
2.3.3. Về thông tin và truyền thông quá trình cho vay vốn
Đối với hoạt động cho vay, vai trò của hệ thống thông tin rất quan trọng vì những thông tin này mang tính lâu dài, với số lượng ngày càng nhiều. Các thông tin cần thiết trong chu trình cho vay bao gồm:
- Thông tin về hoạt động, bao gồm: tổng số vốn cho vay (bao gồm vay vốn tín dụng đầu tư và tín dụng xuất khẩu), số dự án/phương án vay và danh mục đối tượng vay vốn.
- Thông tin về tài chính, bao gồm: số vốn giải ngân trong kỳ, số thu nợ (lãi và gốc), số nợ khó thu, phân loại các khoản nợ vay và tình hình xử lý nợ.