8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2. TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Khái niệm về tính hữu hiệu
Theo từ điển Tiếng Việt, tính hữu hiệu có nghĩa là có hiệu lực, có hiệu quả, trái với vô hiệu (Từ điển Tiếng Việt, 2012).
Hữu hiệu là mức độ hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu, còn hiệu quả được tính bằng cách so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí đã bỏ ra.
1.2.2. Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO cho rằng, một hệ thống KSNB hữu hiệu nếu hội đồng quản trị và người quản lý đảm bảo hợp lý đạt được 3 mục tiêu sau đây:
- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt ở mức độ nào. - BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy.
- Pháp luật và các quy định hiện hành đang được tuân thủ.
Bên cạnh đó, để đánh giá KSNB là hữu hiệu, ngoài 3 mục tiêu trên cần đánh giá thêm 5 bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc của hệ thống KSNB xem có hiện hữu hay không; vì nếu các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và các nguyên tắc được thực thi có hiệu quả đồng nghĩa là hệ thống hiểm soát này đã hoàn thành được các mục tiêu, mục đích đặt ra với kết quả tốt.
Hay nói cách khác, hệ thống KSNB đạt được mục tiêu mục đích đặt ra thì được coi là hữu hiệu; còn khi thực hiên tốt mục tiêu, mục đích đó thì là có tính hiệu quả.
1.2.3. Các tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được mục tiêu của một đơn vị để làm được điều đó thì năm thành phần phải có mặt và hoạt động cùng với nhau sao cho thỏa mãn các tiêu chí sau: tổ chức môi trường kiểm soát khoa học kết hợp với đánh giá rủi ro phù hợp, tổ chức tốt hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt đông kiểm soát hiệu quả và giám sát kiểm soát đủ mạnh.
Thứ nhất, môi trường kiểm soát khoa học: nghĩa là đơn vị thiết lập được
môi trường kiểm soát mà tại đó toàn bộ nhân viên, nhà quản lý, HĐQT hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hơn nữa, tất cả những thành viên trong đơn vị phải hiểu rõ, tuân thủ quy tắc đạo đức, ứng xử và cam kết làm việc theo những quy định này.
Bảng 1.1: Tiêu chí về môi trường kiểm soát Tiêu chí Môi trường kiểm soát Nội hàm tiêu chí I. Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
1. Ban giám đốc có hướng dẫn cụ thể và công bố rõ ràng về quy tắc ứng xử và đạo đức trong các cuộc họp hoặc bằng văn bản 2. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, Ban giám đốc luôn tuân thủ đạo đức và các quy tắc ứng xử
3. Ban giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng và các đối tượng khác công bằng và trung thực
4. Ban giám đốc thường xuyên cập nhật các thông tin về tính trung thực và giá trị đạo đức cho nhân viên thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp gỡ hàng ngày
5. Trong tổ chức có quy trình để đánh giá việc tuân thủ các quy tắc ứng xử và đạo đức của các cá nhân và phòng ban
6. Ban giám đốc không khoan dung với những hành vi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử
7. Ban giám đốc luôn điều tra nguyên nhân khi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử xảy ra
II. Triết lý quản lý và phong cách
1. Ban giám đốc rất coi trọng công tác kiểm soát và quản lý tại đơn vị
điều hành ràng và phù hợp
3. Ban giám đốc thường xuyên quan tâm, chỉ đạo các bộ phận, các thành viên tuân thủ các quy định và quy chế
4. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phê chuẩn bởi những cán bộ quản lý phù hợp
III. Cam kết về năng lực
1. Đơn vị có xây dựng bản mô tả công việc tương ứng với từng vị trí công việc của từng bộ phận và cá nhân rõ ràng
2. Các vị trí chủ yếu trong đơn vị đáp ứng tốt được yêu cầu của công việc
IV. Sự tham gia tích cực của ban quản
trị vào quản lý và kiểm
soát
1. Quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng quản trị được quy định rõ ràng bằng văn bản
2. Hội đồng quản trị luôn tổng kết, đánh giá và phê chuẩn các chính sách và thủ tục kiểm soát trong các cuộc họp định kỳ
3. Hội đồng quản trị luôn cập nhật nhưng sự thay đổi trong chính sách và thủ tục kiểm soát
V. Cơ cấu tổ chức khoa
học
1. Ban giám đốc thiết lập được cơ cấu, cấp độ báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp
2. Trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban trong đơn vị không bị chồng chéo
3. Mỗi một phòng ban hiểu rõ vai trò trong việc thực hiện mục tiêu của đơn vị
4. Trong đơn vị không có bộ phận vào kiêm nhiệm
VI. Chính sách nhân sự
phù hợp
1. Ban giám đốc luôn quan tâm đến việc đào tạo, phát triển để thu hút và giữ lại những nhân viên đủ năng lực
2. Đơn vị đã xây dựng được chính sách thưởng, phạt phù hợp và rõ ràng
3.Ban giám đốc có tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng với các vị trí 4. Đơn vị thường xuyên tổ chức các lớp học, hội thảo và hội nghị 5. Đơn vị có các tiêu chuẩn và phương pháp phù hợp để đánh giá thành tích của toàn bộ nhân viên
6. Kết quả đánh giá thành tích được trao đổi và phản hồi đến từng cá nhân cụ thể và chi tiết
(Nguồn: Tổng hợp và phát triển từ giáo trình Kiểm soát nội bộ)
Thứ hai, đánh giá rủi ro phù hợp: Các tiêu chí liên quan đến đánh giá rủi ro
thường được sử dụng bao gồm: Xác định mục tiêu rõ ràng, nhận dạng chính xác rủi ro, phân tích rõ ràng về rủi ro và quản trị sự thay đổi phù hợp.
Bảng 1.2: Tiêu chí về môi trường kiểm soát Tiêu chí Đánh giá rủi ro Nội hàm tiêu chí I. Xác định mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu quản lý và kiểm soát của đơn vị là: 1. Đảm bảo tính hiệu quả
2.Tuân thủ các quy định, luật lệ
3. Những khoản mục liên quan đến hoạt động của đơn vị phải tuân thủ các nguyên tắc và các quy định liên quan
4. Mục tiêu về quản lý và kiểm soát được truyền đạt cho tất cả các nhân viên và bộ phận có liên quan
II. Nhận dạng chính xác rủi
ro
1. Khi xác định mục tiêu của đơn vị Ban giám đốc đã cân nhắc những yếu tố bên trong tác động đến mục tiêu của đơn vị
2. Khi xác định mục tiêu của đơn vị Ban giám đốc đã cân nhắc những yếu tố bên ngoài tác động đến mục tiêu đơn vị
III. Phân tích rõ ràng rủi ro
1. Đơn vị đã xác định được những rủi ro có ảnh hưởng đáng kể đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
2. Đơn vị đã xác định được khả năng (xác xuất) rủi ro có thể xảy ra 3. Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
IV. Quản trị sự thay đổi
phù hợp
1. Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để dự đoán, nhận dạng và đối phó với sự thay đổi của các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
2. Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để dự đoán, nhận dạng và đối phó với sự thay đổi của các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
(Nguồn: Tổng hợp và phát triển từ giáo trình Kiểm soát nội bộ)
Thứ ba, hệ thống thông tin và truyền thông khoa học: là hệ thống thông tin
có thể kết nối tất cả các bên liên quan đến hoạt động kiểm soát, cung cấp những thông tin hữu ích, phù hợp, đáng tin cậy và kịp thời để tất cả các bên liên quan thực hiện tốt trách nhiệm trong kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu quản lý hoạt động tại đơn vị. Các tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin và truyền thông bao gồm: Thông tin có được thu thập đầy đủ, chất lượng thông tin có được đảm bảo nghĩa là thông tin phải phù hợp, kịp thời và dễ dàng truy cập khi cần thiết, hệ thống thông tin và truyền thông kết nối được tất cả các đối tượng liên quan: Một hệ thống thông tin và truyền thông tốt phải đảm bảo được các thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách
nhiệm và quyền hạn của mình trong việc thực hiện quy trình. Hơn nữa, hệ thống này cần đảm bảo Ban giám đốc nhận được tất cả những thông tin thích hợp bên trong như từ các nhân viên và những thông tin thích hợp bên ngoài từ các khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước. Một hệ thống thông tin và truyền thông tốt cũng phải đảm bảo rằng các vấn đề phát sinh được trao đổi thông suốt giữa Ban giám đốc và các nhà quản lý chủ chốt thông qua các cuộc họp hoặc các cuộc gặp gỡ hàng ngày. Cuối cùng là hệ thống thông tin và truyền thông phải đảm bảo cho những phản hồi của Ban giám đốc về các đề xuất của nhân viên liên quan.
Thứ tư, là hoạt động kiểm soát hiệu quả: Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi
bộ phận và mọi cấp độ liên quan trong tổ chức. Hoạt động kiểm soát được tích hợp vào quá trình quản lý, đóng vai trò là công cụ giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu đề ra. Các tiêu chí để đo lường hoạt động kiểm soát hiệu quả bao gồm: Phân chia trách nhiệm hợp lý trong các hoạt động có liên quan, Kiểm soát quá trình xử lý thông tin khoa học, kiểm soát vật chất phù hợp và đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị.
Bảng 1.3: Tiêu chí về hoạt động kiểm soát Tiêu chí về
Hoạt động
kiểm soát Nội hàm tiêu chí
I. Phân chia trách nhiệm hợp lý trong các hoạt động
liên quan
1. Các hoạt động luôn được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền phù hợp
2. Chức năng ký duyệt, xử lý, kiểm tra các nghiệp vụ trong đơn vị được phân chia rõ ràng
3. Đơn vị có quy định rõ ràng và phù hợp về phân cấp ký duyệt, xử lý bằng văn bản
II. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
khoa học
1. Đơn vị sử dụng phần mềm trong các nghiệp vụ. 2. Phần mềm có phân quyền rõ ràng
3. Đơn vị có quy định rõ ràng bằng văn bản về trình tự lập và luân chuyển chứng từ
3. Đơn vị có quy định rõ ràng bằng văn bản việc cân đối và đối chiếu số liệu ở từng bộ phận
4. Có quy định rõ ràng từng phòng ban giải quyết và lưu những loại văn bản cụ thể
vật chất hợp lý
tài sản của đơn vị của những người không có thẩm quyền.
2. Định kỳ đơn vị có tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán
3. Đơn vị sắp xếp hàng tồn kho ngăn nắp, khoa học 4. Định kỳ đơn vị có báo cáo đánh giá chất lượng tài sản
IV. Đánh giá tình hình hoạt động
1. Ban giám đốc thường xuyên kiểm tra các công việc của các bộ phận
2. Đơn vị thường xuyên so sánh hoạt động thực tế của đơn vị với kế hoạch đặt ra hoặc so với kỳ trước
3. Việc cân đối và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả
(Nguồn: Tổng hợp và phát triển từ giáo trình Kiểm soát nội bộ)
Thứ năm, giám sát kiểm soát đủ mạnh: Giám sát kiểm soát đủ mạnh chỉ khi
đánh giá được các vận hành của đơn vị có đúng như thiết kế và các thành phần này có cần thiết thay đổi để phù hợp với tình hình thực tiễn. Các tiêu chí đo lường giám sát kiểm soát bao gồm: Những yếu kém trong KSNB được phát hiện thông qua hoạt động giám sát, Giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu, Giám sát là hoạt động thường ngày và được xây dựng dựa trên hoạt động của đơn vị.
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHO VAY VỐN TRONG CÁC NGÂN HÀNG CÁC NGÂN HÀNG
1.3.1. Đặc điểm và chức năng của chu trình cho vay vốn
1.3.1.1 Đặc điểm của chu trình cho vay vốn
Các khoản vay đều phải theo một chu trình cho vay, thu nợ nhất định. Thông thường gồm 6 bước:
Bước 1: Lập hồ sơ đề nghị vay.
Tiếp nhận hồ sơ vay vốn là khâu căn bản đầu tiên của chu trình cho vay vốn, nó được thực hiện ngay sau khi cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Hồ sơ vay vốn là khâu quan trọng vì nó là khâu thu thập thông tin làm cơ sở để thực hiện các khâu sau, đặc biệt là khâu phân tích và quyết định cho vay.
Một bộ hồ sơ đề nghị cấp tín dụng cần thu thập từ khách hàng những thông tin sau:
- Nhu cầu của khách hàng đối với nguồn vốn vay
- Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng - Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng - Thông tin về bảo đảm tín dụng
Để thu thập được những thông tin căn bản như trên, ngân hàng thường yêu cầu khách hàng phải lập và nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị vay vốn
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của khách hàng, chẳng hạn như giấy phép thành lập, quyết định bổ nhiệm giám đốc, điều lệ hoạt động
- Phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch trả nợ hoặc dự án đầu tư - Báo cáo tài chính của thời kỳ gần nhất
- Các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh nợ vay. - Các giấy tờ liên quan khác nếu cần thiết
Đơn vị chủ trì thẩm định sau khi tiếp nhận Hồ sơ vay vốn, cán bộ thẩm định phải vào sổ theo dõi thẩm định để ghi chú tiến độ, tình hình, kết quả thẩm định dự án. Đồng thời, cán bộ thẩm định tại đơn vị chủ trì thẩm định theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của Hồ sơ vay vốn.
Bước 2: Thẩm định cho vay:
Phân tích tín dụng là phân tích khả năng tín dụng hiện tại và tiềm tàng của khách hàng về sử dụng vốn tín dụng, khả năng hoàn trả và khả năng thu hồi vốn vay cả gốc và lãi. Mục tiêu của phân tích tín dụng là tìm kiếm những tình huống có thể dẫn đến rủi ro cho ngân hàng, tiên lượng khả năng kiểm soát những loại rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra. Mặt khác, phân tích tín dụng còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thực của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, từ đó nhận định về thái độ trả nợ của khách hàng để làm cơ sở quyết định cho vay.
Bước 3: Quyết định cho vay và ký hợp đồng tín dụng:
Quyết định tín dụng là quyết định cho vay hoặc từ chối đối với một hồ sơ vay vốn của khách hàng. Đây là khâu cực kỳ quan trọng trong quy trình tín dụng vì nó ảnh hưởng rất lớn đến uy tín và hiệu quả hoạt động tín dụng của ngân hàng. Để hạn chế sai lầm, trong khâu quyết định cho vay ngân hàng thường chú trọng hai vấn đề: (1) Thu thập và xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác làm cơ sở để ra
quyết định, (2) trao quyền quyết định cho một hội đông tín dụng hoặc những người có năng lực phân tích và phán quyết.
a) Cơ sở để ra quyết định cho vay
Cơ sở để ra quyết định tín dụng trước hết dựa vào thông tin thu thập và xử lý