8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và phân cấp quản lý có ảnh hưởng
hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Chú thích:
→ :quan hệ trực tuyến
↔ : quan hệ phối hợp chức năng
Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại VDB Bình Định
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp trên cơ sở khảo sát)
Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng kiểm tra Phòng Tài chính-kế toán Phòng Hành chính- Quản lý nhân sự Phòng Tín dụng Phó Giám Đốc Phòng Tổng hợp
Qua hình 2.1 trên cho thấy việc tổ chức bộ máy quản lý được chia làm ba cấp theo chức năng, nhiệm vụ gồm:
- Cấp thứ nhất là Giám đốc: Do Tổng giám đốc VDB bổ nhiệm và miễn nhiệm. Là người đại diện của chi nhánh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động trước VDB.
- Cấp thứ hai là các Phó Giám đốc: Do Tổng giám đốc VDB bổ nhiệm và
miễn nhiệm. Là người giúp việc cho Giám đốc, được phân công phụ trách một số lĩnh vực nhất định, đồng thời là người được Giám đốc ủy quyền giải quyết một số công việc khi vắng mặt.
- Cấp thứ ba là các phòng, ban, đơn vị chuyên môn trực thuộc: là đơn vị thực
hiện các chức năng quản lý trực tiếp và tiến hành các hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ, quyền hạn được phân công của từng bộ phận, phòng ban nên có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và Phó Giám đốc đối với từng lĩnh vực công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Cụ thể:
+ Phòng Tổng hợp:
- Công tác xây dựng và điều hành kế hoạch hoạt động của Chi nhánh, công tác huy động vốn, tiếp nhận, quản lý, điều hành, cân đối nguồn vốn và sử dụng vốn.
- Trực tiếp tiếp nhận và thẩm định dự án vay vốn tín dụng đầu tư/ bảo lãnh vay vốn, tổng hợp kết quả thẩm định tài chính khách hàng của phòng Tín dụng để trình lãnh đạo Chi nhánh quyết định cho vay/bảo lãnh hay không cho vay/bảo lãnh các dự án đầu tư theo quyết định phân cấp hoặc trình Tổng Giám đốc VDB quyết định cho vay các dự án không được phân cấp.
- Tổng hợp báo cáo thống kê về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn, báo cáo tổng kết định kỳ của toàn chi nhánh.
+ Phòng Tín dụng:
- Trực tiếp tiếp nhận, thẩm định, quyết định về việc cho vay, thực hiện giải ngân, quản lý, thanh lý hợp đồng đối với các khoản vay hoặc bảo lãnh vay vốn tại ngân hàng thương mại có thời hạn dưới 1 năm (vay ngắn hạn)
- Phối hợp với Phòng Tổng hợp thẩm định tài chính của khách hàng đối với các dự án vay vốn tín dụng đầu tư hoặc dự án đề nghị bảo lãnh vay vốn ngân hàng thương mại (thời hạn từ 1 năm trở lên – cho vay trung và dài hạn).
- Thực hiện công tác báo cáo thống kê đối với lĩnh vực tín dụng của toàn chi nhánh.
+ Phòng Kiểm tra:
Tham mưu, giúp Giám đốc Chi nhánh tổ chức triển khai công tác kiểm tra toàn diện các hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại Chi nhánh theo quy định, hướng dẫn đã được Tổng Giám đốc VDB ban hành; Tổ chức thực hiện công tác pháp chế; giải quyết khiếu nại tố cáo; phòng chống tham nhũng; phòng, chống rửa tiền theo quy định của VDB.
+ Phòng Tài chính - Kế toán:
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính, công tác kế toán, thanh toán, tiền lương, kho quỹ theo quy định hiện hành của VDB.
+ Phòng Hành chính và Quản lý nhân sự:
Đảm nhận công tác quản lý, tổ chức cán bộ, tuyển nhân sự, tổ chức bồi dưỡng đào tạo cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách, đời sống cán bộ công nhân viên và các công tác xã hội. Công tác quản lý và điều phối sử dụng tài sản…
Như vậy, với chức năng nhiệm vụ thể của từng phòng thì các phòng nghiệp vụ luôn có mối quan hệ phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình làm cho các hoạt động của Chi nhánh được tiến hành có hệ thống liên tục, không có sự chồng chéo lẫn nhau tại điều kiện thuận lợi cho quá trình KSNB tại Chi nhánh.
2.1.3.2. Phân cấp quản lý có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc phân cấp quản lý tại VDB Bình Định cho thấy mọi quyết định liên quan đến hoạt động và tài chính đều được thực hiện tại cấp quản lý cao nhất là Giám đốc theo chế độ một thủ trưởng. Điều này làm hạn chế chức năng ra quyết định trong quá trình thực hiện KSNB ở các đơn vị phòng, ban trực thuộc nên sẽ làm giảm tính nhạy bén trong hoạt động dẫn đến ít nhiều làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong quá trình thực thi công việc trên các mặt hoạt động.
Việc phân cấp quản lý là bao gồm phân cấp ra quyết định, quản lý tài sản, nguồn vốn, quản lý các mặt hoạt động theo chức năng của từng bộ phận. Đồng
thời, đặc thù của VDB Bình Định là khi thực hiện một hoạt động cho vay vốn hay tiếp nhận vốn đều đòi hỏi có sự tham gia đồng bộ của các phòng ban, chức năng trong quá trình thực hiện công việc. Công tác phối hợp giữa các phòng ban trong hoạt động cho vay tại VDB Bình Định được ban lãnh đạo VDB Bình Định cụ thể hóa dưới hình thức sơ đồ phối hợp và niêm yết công khai tại 2 vị trí: tại cửa ra vào của ngân hàng để khách hàng đến giao dịch thuận tiện liên hệ và tại bảng tin của cán bộ viên chức vừa thuận tiện để cán bộ viên chức phối hợp, vừa có thể theo dõi, giám sát chéo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ (xem hình 2.2)
→ :quan hệ trực tuyến về chỉ đạo và phản hồi thông tin ↔ :quan hệ phối hợp chức năng
Hình 2.2: Sơ đồ phối hợp công việc giữa các phòng nghiệp vụ
2.2. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CHO VAY VỐN TẠI NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM - CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH