6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Tổng quan về dòng dữ liệu chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã
tỉnh Bình Định
Là đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam đóng trên địa bàn tỉnh với chức năng, nhiệm vụ là tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH; quản lý quỹ BHXH. Với quy mô hoạt động ngày càng lớn, đối tƣợng hƣởng chế độ ngày một tăng, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thƣờng xuyên, liên tục nên khối lƣợng công tác kế toán ở đơn vị là khá lớn.
Tiến trình thực hiện theo các bƣớc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH đƣợc biểu hiện qua Sơ đồ dòng dữ liệu sau:
Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chi BHXH
Quản lý đối tƣợng
Dữ liệu đối tượng
Thông tin về số tiền chi các chế độ BHXH Dữ liệu về nguồn kinh phí Đối tƣợng Chi trả trực tiếp Bƣu điện Tạm ứng kinh phí Thông tin thực chi Chứng từ thanh toán Hệ thống Sổ cái TK tổng hợp Đối chiếu Tiếp nhận, xử lý yêu cầu chi
các chế độ BHXH (1.0) Tổ chức chi BHXH (2.0) Thẩm định chi BHXH (3.0) Báo cáo (4.0)
Sơ đồ dòng dữ liệu gồm có 4 nút xử lý tƣơng ứng với các chức năng cơ bản của chu trình, đó là: (1) Tiếp nhận, xử lý yêu cầu chi các chế độ BHXH, (2) Tổ chức chi BHXH, (3) Thẩm định chi BHXH, (4) Báo cáo.
- Tiếp nhận, xử lý yêu cầu chi các chế độ BHXH: chức năng này thể hiện việc tiếp nhận những yêu cầu chi BHXH là hồ sơ hƣởng chế độ BHXH. Các yêu cầu này cần phải đƣợc kiểm soát chặt chẽ thông qua các công đoạn nhƣ thẩm định, xét duyệt hồ sơ, giải quyết chế độ BHXH. Ngoài việc phục vụ tốt công tác quản lý đối tƣợng còn cung cấp thông tin cho việc lập dự toán, là cơ sở dữ liệu đầu vào cho những bƣớc tiếp theo của chu trình.
- Tổ chức chi trả BHXH: chức năng này thể hiện hoạt động tổ chức chi bao gồm cấp kinh phí chi; lựa chọn phƣơng thức chi trả phù hợp với điều kiện địa phƣơng; thanh toán cho đối tƣợng; theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ chi chế độ BHXH.
- Thẩm định chi BHXH: đây là chức năng thể hiện công tác thẩm định các chứng từ thanh toán, thanh quyết toán kinh phí đã chi theo từng loại chế độ cho từng loại nguồn kinh phí với Bƣu điện (đại lý chi trả).
Dữ liệu đƣợc sử dụng để quản lý chu trình chi BHXH và hạch toán các khoản chi tại đơn vị hiện đang sử dụng hầu hết đều dựa trên các tài liệu đƣợc cung cấp bởi Phòng Chế độ BHXH, và đƣợc phê duyệt, ban hành bởi Ban giám đốc, bao gồm các dữ liệu cơ bản nhƣ sau: dữ liệu về số lƣợng đối tƣợng chi trả của từng chế độ; dữ liệu về số tiền chi của từng chế độ theo từng nguồn kinh phí; dữ liệu về nguồn kinh phí; các yêu cầu về tổ chức chi trả, phƣơng thức chi trả… đây là những cơ sở đầu vào cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động chi, xây dựng dự toán kinh phí phục vụ chi BHXH cũng nhƣ kiểm soát hoạt động chi trả tại đơn vị.
Để chi tiết và thuận tiện hơn cho việc trình bày nội dung nghiên cứu, phần sau đây sẽ nêu ví dụ minh họa về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH, mỗi một chế độ sẽ là một hồ sơ hƣởng chế độ minh họa cho
một chu trình chi BHXH của chế độ đó, với số liệu nghiên cứu đƣợc thu thập và ghi chép tại Phòng KHTC và các phòng ban liên quan.