6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1. MỤC TIÊU NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI ĐƠN VỊ 3.1.1. Mục tiêu ngắn hạn
Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH về cơ bản đã có sự liên thông, kết nối giữa các phần mềm, tuy nhiên việc kiểm soát gian lận, trục lợi quỹ BHXH vẫn còn chƣa tốt. Do đó bên cạnh việc thực hiện xét duyệt, chi trả, quản lý đối tƣợng thông qua dữ liệu, BHXH tỉnh Bình Định cần tăng cƣờng công tác hậu kiểm trong quá trình giải quyết hồ sơ hay sau khi chi trả nếu thấy nghi ngờ để đảm bảo chi đúng, chi đủ, tránh thất thoát quỹ phải thu hồi khi phát hiện. Đặc biệt, cần phối hợp với một số ngành chức năng để thu thập dữ liệu có liên quan, từ đó có cơ sở để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toan trong chu trình chi BHXH tại đơn vị.
3.1.2. Mục tiêu dài hạn
Với mục tiêu cuối cùng ngành BHXH cần hƣớng đến đó là việc tổ chức một hệ thống dữ liệu hoàn thiện với việc cung cấp tất cả các thông tin hữu ích, nhanh chóng, chính xác thì hệ thống thông tin kế toán không thể nào là một hệ thống xử lý riêng lẻ đƣợc mà phải kết nối với tất cả các hệ thống còn lại trong ngành thành một thể thống nhất. Vì vậy, trong tƣơng lai lâu dài thì đơn vị BHXH cần phải thiết lập cho mình một hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP). Hệ thống ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa quy trình quản lý trong môi trƣờng công nghệ thông tin. Nói đến ERP, là một giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực của tổ chức dựa vào việc chuẩn hóa quy trình quản lý
(ISO) trên nền tảng công nghệ thông tin và hệ thống ERP này sẽ tích hợp tất cả các hoạt động quản lý và hành chính của đơn vị tạo sự liên kết dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức bao gồm: các phân hệ tài chính – kế toán, nhân sự, thu BHXH - BHYT, chi BHXH – BHYT, ngƣời lao động, đơn vị sử dụng lao động, cơ sở KCB BHYT, cấp sổ BHXH – thẻ BHYT, lập kế hoạch, báo cáo.
Và hệ thống này trong tƣơng lai sẽ có khả năng kết nối tất cả các địa phƣơng trên toàn quốc. Trên cơ sở đó thay sổ BHXH bằng thẻ từ để quản lý quá trình tham gia BHXH, loại bỏ dần việc sử dụng sổ BHXH. Đảm bảo cho mỗi ngƣời lao động chỉ có một số thẻ BHXH duy nhất trong suốt quá trình tham gia và hƣởng chế độ BHXH. Ngƣời lao động có điều kiện sử dụng thẻ để quản lý quá trình tham gia BHXH của mình và đƣợc giải quyết chế độ BHXH trên phạm vi toàn quốc.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
Dựa trên các mục tiêu nêu trên, Luận văn đƣa ra một số giải pháp ngắn hạn đó là xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu chung, thống nhất bằng cách tạo lập các tập tin tại các chƣơng trình phần mềm riêng lẻ nhƣng có chung thuộc tính đó là bộ mã sổ BHXH hay số Chứng minh nhân dân (CMND)
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong khâu chi bảo hiểm xã hội một lần hội một lần
Để quản lý tốt việc chi trả trợ cấp BHXH 1 lần, tránh tình trạng đã hƣởng chế độ BHXH 1 lần rồi nhƣng vẫn còn quá trình tham gia BHXH đó thì nên liên thông dữ liệu quá trình tham gia BHXH trên quần mềm Quản lý thu với dữ liệu xét duyệt BHXH 1 lần trên phần mềm Quản lý chính sách và dữ liệu chi trả trên phần mềm Tài chính Kế toán, cụ thể: liên kết giữa các tập tin Quá trình tham gia BHXH với tập tin Hồ sơ xét duyệt BHXH 1 lần và tập
tin Danh sách chi trả chế độ BHXH. Cấu trúc và mối quan hệ giữa tập tin đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Tập tin Quá trình tham gia BHXH
Số sổ BHXH Họ và tên Ngày sinh Giới tính Địa chỉ
Công ty, đơn vị Thời gian đóng BHXH
Tập tin Hồ sơ xét duyệt BHXH 1 lần
Số sổ BHXH Họ và tên Ngày sinh Giới tính Địa chỉ Thời gian đóng BHXH đã hƣởng Số tiền BHXH 1 lần
Tập tin Danh sách chi trả chế độ BHXH
Số sổ BHXH Họ và tên Ngày sinh Số CMND Địa chỉ Loại chế độ hƣởng Số tiền đã chi
Hàng ngày, khi cán bộ thu nhập tăng ngƣời lao động bằng số sổ BHXH chỉ cần bổ sung thêm nút “Kiểm tra dữ liệu” thì sẽ tự động liên thông với dữ liệu xét duyệt chế độ BHXH 1 lần của phần mềm Quản lý chính sách và dữ liệu chi trả trên phần mềm Tài chính Kế toán. Cán bộ thu không đƣợc nhập thủ công bổ sung quá trình tham gia cũng nhƣ không đƣợc xóa dữ liệu đã chốt sổ chuyển chính sách giải quyết BHXH 1 lần để tăng lại thời gian tham gia BHXH đã hƣởng. Kiểm soát đƣợc tình trạng thông đồng giữa cán bộ thu, chính sách, kế toán tạo dữ liệu chi trả BHXH 1 lần của ngƣời lao động rồi phục hồi lại quá trình tham gia BHXH nhƣ cũ.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong khâu chi lƣơng hƣu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng
Hiện nay, BHXH Việt Nam đã liên thông với phần mềm quản lý hộ tịch của Bộ Tƣ pháp, có nghĩa là khi cán bộ Tƣ pháp – Hộ tịch xã nhập dữ liệu cấp Giấy Khai sinh cho trẻ em trên phần mềm Bộ Tƣ Pháp xong chỉ cần
bấm nút chuyển dữ liệu là BHXH Việt Nam đã nhận đƣợc dữ liệu và tự động thực hiện cấp mã số BHXH cho trẻ em đó đƣa vào hộ chung. Sau đó cán bộ thu căn cứ danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT trẻ em do xã lập, chỉ việc rút trẻ em đó về đúng hộ và thực hiện cấp thẻ BHYT kịp thời.
Để quản lý tốt việc chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH, tránh tình trạng chết rồi nhƣng ngƣời thân vẫn còn nhận tiền thì nên liên thông dữ liệu khai tử trên phần mềm quản lý hộ tịch của Bộ Tƣ pháp với phần mềm Hệ thống Quản lý Chính sách của BHXH Việt Nam, cụ thể: liên kết giữa các tập tin Giấy chứng tử và tập tin Hồ sơ chi trả lƣơng hƣu. Cấu trúc và mối quan hệ giữa tập tin đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Tập tin Giấy chứng tử
Số Chứng minh nhân dân
Họ và tên Ngày sinh Địa chỉ thƣờng trú
Ngày chết
Tập tin Hồ sơ chi trả lương hưu
Số Chứng minh nhân dân Số sổ BHXH Họ và tên Ngày sinh Địa chỉ thƣờng trú Loại chế độ đang hƣởng Số tiền hƣởng hàng tháng Vào ngày cuối tháng, cán bộ chính sách khi tổng hợp danh sách chi trả lƣơng hƣu tháng sau, thực hiện thao tác kiểm tra dữ liệu ngƣời chết đã thực hiện khai tử trong tháng trên phần mềm quản lý hộ tịch của Bộ Tƣ pháp thông qua số CMND của ngƣời chết và ngƣời đang hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH. Nếu cùng số CMND, họ tên, ngày sinh thì yêu cầu Bƣu điện tỉnh liên hệ địa phƣơng để kiểm tra, xác nhận lại ngƣời đang hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH còn sống hay đã chết. Nếu chết thì không in danh sách chi trả lƣơng hƣu tháng sau hoặc nếu Bƣu điện báo chậm, BHXH tỉnh đã chốt danh sách chuyển dữ liệu chi trả thì không thực hiện chi trả những trƣờng hợp này mà lập danh sách chƣa nhận không phải in danh sách tháng sau chuyển cơ quan BHXH cùng cấp.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong khâu chi trợ cấp thai sản
Để quản lý việc chi trả chế độ thai sản, tránh tình trạng gửi đóng ở những doanh nghiệp ngoài quốc doanh thì nên liên thông dữ liệu Thuế Thu nhập cá nhân của Tổng Cục thuế với phần mềm Hệ thống Quản lý Chính sách của BHXH Việt Nam, cụ thể: liên kết giữa các tập tin Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần và tập tin Hồ sơ giải quyết
hƣởng chế độ thai sản. Cấu trúc và mối quan hệ giữa tập tin đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Tập tin Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần Số Chứng minh nhân dân Mã số thuế thu nhập cá nhân Họ và tên Ngày sinh Thƣờng trú Đơn vị, Công ty Thu nhập chịu thuế Khấu trừ Số thuế phải nộp
Tập tin Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản
Số Chứng minh nhân dân Số sổ BHXH Họ và tên Ngày sinh Thƣờng trú Đơn vị, Công ty Mức thu nhập bình quân Số tiền chi chế độ thai sản
Định kỳ hàng quý, năm sau ngày nộp tờ khai tạm tính, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cán bộ chính sách tổng hợp danh sách đối tƣợng giải quyết trợ cấp thai sản đã đƣợc duyệt của quý, năm trƣớc thực hiện thao tác kiểm tra thu nhập chịu thuế của ngƣời lao động đã đƣợc kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thông qua số CMND của ngƣời lao động và ngƣời hƣởng trợ cấp thai sản.
Nếu không thể hiện thu nhập chịu thuế hay thu nhập chịu thuế bình quân / 1 tháng thấp hơn mức trợ cấp thai sản bình quân / 1 tháng thì đề nghị thành lập đoàn kiểm tra để kiểm tra đơn vị về việc thu, nộp và giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho ngƣời lao động. Trƣờng hợp đơn vị trục lợi quỹ BHXH với số tiền lớn thì tổng hợp hồ sơ chuyển cơ quan điều tra để khởi tố về tội gian lận BHXH, BHTN theo Điều 214 Bộ Luật Hình sự.
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1. Về tổ chức nhân sự
thống thông tin kế toán. Con ngƣời mà đặc biệt là các nhân viên kế toán là những yếu tố cần thiết cho một hệ thống thông tin, con ngƣời tham gia vào tất cả các thành phần trong một hệ thống bao gồm hệ thống dữ liệu đầu vào, xử lý và hệ thống thông tin đầu ra. Vấn đề con ngƣời trong đơn vị bao gồm tất cả các cá nhân ở các phòng ban trong đó có bộ phận kế toán, các nhà quản trị cấp cao, các nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp thấp. Trong đó đặc biệt là các cá nhân trong bộ máy kế toán là những ngƣời liên quan trực tiếp đến hệ thống thông tin kế toán. Và một nội dung không thể thiếu khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán là tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hiện nay rất đơn giản, chƣa có sự phân công công việc rõ ràng và chƣa có định hƣớng phát triển cũng nhƣ chƣa gắn việc tổ chức nhân sự với đặc điểm của môi trƣờng xử lý bằng máy tính. Do đó khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện tin học hóa cần lƣu ý một số yêu cầu nhân sự sau:
- Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán phải phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị.
- Có quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và dựa trên sự kiểm tra về năng lực.
- Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng đƣợc các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu là ngoại ngữ và công nghệ thông tin. Bên cạnh đó là khả năng vận dụng những kiến thức trong công việc thực tế.
- Các nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong đơn vị.
- Đối với đạo đức nghề nghiệp, ngƣời làm kế toán phải có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các hành vi sai phạm trong kế toán, về các dạng gian lận trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và cam kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp.
- Khi bố trí nhân sự trong bộ phận tài chính kế toán, cần đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả. Đơn vị cần lập kế hoạch tuyển dụng và định biên nhân sự trong toàn tổ chức. Có sự luân chuyển cán bộ đảm bảo tính kiểm soát trong công việc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán cần quan tâm đến khối lƣợng công việc kế toán: Khối lƣợng công việc bộ máy kế toán của đơn vị cần đảm nhiệm phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tƣợng kế toán và đối tƣợng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lƣợng dữ liệu cần nhập liệu, cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định… Căn cứ vào khối lƣợng công việc và mức độ phức tạp của công việc để có kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Cần bao nhiên ngƣời? Trình độ, năng lực của mỗi nhân viên đƣợc tuyển dụng ra sao?... Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc cho phù hợp.
- Một lƣu ý rất quan trọng liên quan đến nhân sự trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng công nghệ thông tin đó là đặc điểm và định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị: Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán: giảm khối lƣợng công việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lƣợng nghiệp vụ, hạn chế về không gian và thời gian,…Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.
Hiện tại, đơn vị đang ứng dụng Phần mềm kế toán (PMKT) và tƣơng lai có định ứng dụng ERP thì tổ chức bộ máy kế toán nên giảm số lƣợng nhân viên kế toán, một nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng nhƣng phải đảm bảo việc thực hiện đúng và đầy đủ các chức năng trên một PMKT là: khai báo, nhập liệu, và cập nhật kết xuất báo cáo. Các chức năng
đơn vị phải lƣu ý tách biệt và kiểm soát các đối tƣợng thực hiện thông qua sự hổ trợ về kiểm soát của các PMKT hiện nay. Qua đó thực hiện tốt các quy trình kế toán đã thiết lập tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và ứng dụng ERP trong tƣơng lai.
Do đó tổ chức nhân sự trong điều kiện hiện nay, đơn vị phải quan tâm đến yêu cầu, định hƣớng công nghệ thông tin của mình để có thể tuyển dụng, chọn lựa và đào tạo đƣợc các nhân viên có đủ năng lực, trình độ chuyên môn phù hợp với cơ cấu bộ máy kế toán phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa.
3.3.2. Về quản trị mạng
Một đặc điểm rất nổi bật của các PMKT hiện nay là khả năng kết nối và chia sẽ dữ liệu trong hệ thống thông tin. Do đó bên cạnh các yếu tố về phần cứng, phần mềm hiện nay thì vấn đề về quản trị mạng nhằm đảm bảo an toàn cho quá trình hoạt động của hệ thống, tăng cƣờng tốc độ xử lý và kiểm soát rủi ro trong môi trƣờng máy tính là rất quan trọng. Phần mềm kế toán hiện nay đòi hỏi phải chạy trên nhiều máy tính khác nhau theo mô hình khách, chủ. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định là đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc (10 BHXH huyện) thì đòi hỏi một PMKT tốt và một cơ sở hạ tầng mạng nhanh, an toàn để đáp ứng nhu cầu về kết chuyển dữ liệu, tập hợp xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đƣợc chính xác và nhanh chóng. Đơn vị cần lựa chọn các nhà cung cấp mạng tốt, có uy tín và chất lƣợng, quản trị mạng nội bộ và bên ngoài để bảo đảm cho dữ liệu, thông tin kế toán cũng nhƣ ngăn ngừa