6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong khâu chi trợ cấp tha
Để quản lý việc chi trả chế độ thai sản, tránh tình trạng gửi đóng ở những doanh nghiệp ngoài quốc doanh thì nên liên thông dữ liệu Thuế Thu nhập cá nhân của Tổng Cục thuế với phần mềm Hệ thống Quản lý Chính sách của BHXH Việt Nam, cụ thể: liên kết giữa các tập tin Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần và tập tin Hồ sơ giải quyết
hƣởng chế độ thai sản. Cấu trúc và mối quan hệ giữa tập tin đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Tập tin Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần Số Chứng minh nhân dân Mã số thuế thu nhập cá nhân Họ và tên Ngày sinh Thƣờng trú Đơn vị, Công ty Thu nhập chịu thuế Khấu trừ Số thuế phải nộp
Tập tin Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản
Số Chứng minh nhân dân Số sổ BHXH Họ và tên Ngày sinh Thƣờng trú Đơn vị, Công ty Mức thu nhập bình quân Số tiền chi chế độ thai sản
Định kỳ hàng quý, năm sau ngày nộp tờ khai tạm tính, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cán bộ chính sách tổng hợp danh sách đối tƣợng giải quyết trợ cấp thai sản đã đƣợc duyệt của quý, năm trƣớc thực hiện thao tác kiểm tra thu nhập chịu thuế của ngƣời lao động đã đƣợc kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thông qua số CMND của ngƣời lao động và ngƣời hƣởng trợ cấp thai sản.
Nếu không thể hiện thu nhập chịu thuế hay thu nhập chịu thuế bình quân / 1 tháng thấp hơn mức trợ cấp thai sản bình quân / 1 tháng thì đề nghị thành lập đoàn kiểm tra để kiểm tra đơn vị về việc thu, nộp và giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho ngƣời lao động. Trƣờng hợp đơn vị trục lợi quỹ BHXH với số tiền lớn thì tổng hợp hồ sơ chuyển cơ quan điều tra để khởi tố về tội gian lận BHXH, BHTN theo Điều 214 Bộ Luật Hình sự.
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1. Về tổ chức nhân sự
thống thông tin kế toán. Con ngƣời mà đặc biệt là các nhân viên kế toán là những yếu tố cần thiết cho một hệ thống thông tin, con ngƣời tham gia vào tất cả các thành phần trong một hệ thống bao gồm hệ thống dữ liệu đầu vào, xử lý và hệ thống thông tin đầu ra. Vấn đề con ngƣời trong đơn vị bao gồm tất cả các cá nhân ở các phòng ban trong đó có bộ phận kế toán, các nhà quản trị cấp cao, các nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp thấp. Trong đó đặc biệt là các cá nhân trong bộ máy kế toán là những ngƣời liên quan trực tiếp đến hệ thống thông tin kế toán. Và một nội dung không thể thiếu khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán là tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hiện nay rất đơn giản, chƣa có sự phân công công việc rõ ràng và chƣa có định hƣớng phát triển cũng nhƣ chƣa gắn việc tổ chức nhân sự với đặc điểm của môi trƣờng xử lý bằng máy tính. Do đó khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện tin học hóa cần lƣu ý một số yêu cầu nhân sự sau:
- Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán phải phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị.
- Có quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và dựa trên sự kiểm tra về năng lực.
- Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng đƣợc các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu là ngoại ngữ và công nghệ thông tin. Bên cạnh đó là khả năng vận dụng những kiến thức trong công việc thực tế.
- Các nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong đơn vị.
- Đối với đạo đức nghề nghiệp, ngƣời làm kế toán phải có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các hành vi sai phạm trong kế toán, về các dạng gian lận trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và cam kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp.
- Khi bố trí nhân sự trong bộ phận tài chính kế toán, cần đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả. Đơn vị cần lập kế hoạch tuyển dụng và định biên nhân sự trong toàn tổ chức. Có sự luân chuyển cán bộ đảm bảo tính kiểm soát trong công việc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán cần quan tâm đến khối lƣợng công việc kế toán: Khối lƣợng công việc bộ máy kế toán của đơn vị cần đảm nhiệm phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tƣợng kế toán và đối tƣợng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lƣợng dữ liệu cần nhập liệu, cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định… Căn cứ vào khối lƣợng công việc và mức độ phức tạp của công việc để có kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Cần bao nhiên ngƣời? Trình độ, năng lực của mỗi nhân viên đƣợc tuyển dụng ra sao?... Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc cho phù hợp.
- Một lƣu ý rất quan trọng liên quan đến nhân sự trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng công nghệ thông tin đó là đặc điểm và định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị: Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán: giảm khối lƣợng công việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lƣợng nghiệp vụ, hạn chế về không gian và thời gian,…Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.
Hiện tại, đơn vị đang ứng dụng Phần mềm kế toán (PMKT) và tƣơng lai có định ứng dụng ERP thì tổ chức bộ máy kế toán nên giảm số lƣợng nhân viên kế toán, một nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng nhƣng phải đảm bảo việc thực hiện đúng và đầy đủ các chức năng trên một PMKT là: khai báo, nhập liệu, và cập nhật kết xuất báo cáo. Các chức năng
đơn vị phải lƣu ý tách biệt và kiểm soát các đối tƣợng thực hiện thông qua sự hổ trợ về kiểm soát của các PMKT hiện nay. Qua đó thực hiện tốt các quy trình kế toán đã thiết lập tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và ứng dụng ERP trong tƣơng lai.
Do đó tổ chức nhân sự trong điều kiện hiện nay, đơn vị phải quan tâm đến yêu cầu, định hƣớng công nghệ thông tin của mình để có thể tuyển dụng, chọn lựa và đào tạo đƣợc các nhân viên có đủ năng lực, trình độ chuyên môn phù hợp với cơ cấu bộ máy kế toán phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa.
3.3.2. Về quản trị mạng
Một đặc điểm rất nổi bật của các PMKT hiện nay là khả năng kết nối và chia sẽ dữ liệu trong hệ thống thông tin. Do đó bên cạnh các yếu tố về phần cứng, phần mềm hiện nay thì vấn đề về quản trị mạng nhằm đảm bảo an toàn cho quá trình hoạt động của hệ thống, tăng cƣờng tốc độ xử lý và kiểm soát rủi ro trong môi trƣờng máy tính là rất quan trọng. Phần mềm kế toán hiện nay đòi hỏi phải chạy trên nhiều máy tính khác nhau theo mô hình khách, chủ. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định là đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc (10 BHXH huyện) thì đòi hỏi một PMKT tốt và một cơ sở hạ tầng mạng nhanh, an toàn để đáp ứng nhu cầu về kết chuyển dữ liệu, tập hợp xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đƣợc chính xác và nhanh chóng. Đơn vị cần lựa chọn các nhà cung cấp mạng tốt, có uy tín và chất lƣợng, quản trị mạng nội bộ và bên ngoài để bảo đảm cho dữ liệu, thông tin kế toán cũng nhƣ ngăn ngừa các rủi ro từ internet. Đơn vị cần xem xét đánh giá khả năng hiện tại và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin cũng nhƣ sự phù hợp với điều kiện của mình để xây dựng một hệ thống mạng thống nhất trong toàn đơn vị. Cần xây dựng đội ngũ các nhân viên công nghệ kỹ thuật chuyên về quản lý, nâng cấp mạng và xử lý các vấn đề liên quan đến mạng nhƣ kiểm soát sự truy cập, sự
tấn công của virus, kiểm soát sự thâm nhập vào cơ sở dữ liệu của các đối tƣợng xấu, và bộ phận này sẽ tách biệt với các bộ phận khác trong hệ thống thông tin.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trong Chƣơng 3 luận văn đã căn cứ thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong quy trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định đƣợc trình bày trong chƣơng 2. Luận văn đã đƣa ra những tồn tại hiện có để từng bƣớc khắc phục và hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong quy trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
Để khắc phục và hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong quy trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định, luận văn đã tổ chức các tập tin để kiểm tra, kiểm soát việc chi trả BHXH, cụ thể: kiểm tra việc báo giảm đối tƣợng hƣởng lƣơng hƣu hàng tháng kịp thời; kiểm tra việc chi trả trợ cấp thai sản, trợ cấp thất nghiệp có đúng đối tƣợng, đúng quy định không; liên kết dữ liệu giữa các phần mềm nghiệp vụ nhằm tập trung dữ liệu giúp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác, cũng nhƣ kế thừa và khai thác thông tin giữa các bộ phận chức năng.
Với khối lƣợng công việc ngày càng lớn, dữ liệu ngày càng nhiều, yêu cầu về chất lƣợng quản lý ngày càng cao đòi hỏi đơn vị phải có một hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ hiệu quả, đƣợc vận hành chuyên nghiệp.
KẾT LUẬN CHUNG
Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tài chính kế toán và quản lý có ý nghĩa to lớn đối với các đơn vị trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tƣợng khác nhau. Ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin giúp cho công việc quản lý tại đơn vị đƣợc thực hiện một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác kịp thời cho việc quản lý, điều hành đơn vị.
Luận văn lần lƣợt đƣa ra các tìm hiểu chung về hệ thống thông tin kế toán, quy trình chi BHXH, tổ chức thông tin kế toán trong quy trình chi BHXH làm cơ sở để tìm hiểu công tác tổ chức thông tin kế toán trong quy trình chi BHXH tại đơn vị BHXH tỉnh Bình Định, đƣa ra những tồn tại trong công tác tổ chức thông tin kế toán tại đơn vị. Qua tìm hiểu lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán, và thực trạng về tổ chức thông tin kế toán trong quy trình chi BHXH tại đơn vị, luận văn đã đƣa ra một số mục tiêu ngắn hạn – dài hạn và định hƣớng thực hiện các mục tiêu. Từ đó, luận văn đề xuất một số giải pháp cụ thể ngắn hạn và những kiến nghị lâu dài để nâng cấp và hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán.
Với kiến thức còn hạn chế, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý Thầy, Cô quan tâm đóng góp ý kiến để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy trình giải quyết hƣởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN, Tài liệu nội bộ;
[2] Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quyết định số 78/QĐ-TCCB ngày 27/07/1995 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Tài liệu nội bộ;
[3] Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quyết định số 969/QĐ-BHXH ngày 29/7/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bảo hiểm xã hội địa phƣơng, Tài liệu nội bộ;
[4] Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tài liệu Thiết kế mẫu xây dựng hệ thống mạng LAN/WAN Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh/huyện. Tài liệu nội bộ. [5] Bộ Tài chính, Thông tƣ 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 về việc
hƣớng dẫn kế toán bảo hiểm xã hội;
[6] Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam” của Hồ Mỹ Hạnh, 2014;
[7] Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trƣờng đại học công lập Việt Nam” của Nguyễn Hữu Đồng, 2012;
[8] Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cƣớc viễn thông – công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình” của Trƣơng Thùy Vân, 2011;
[9] Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty CP Gạch men COSEVCO – Đà Nẵng” của Nguyễn Lê Nhân, 2012;
trên địa bàn TP Hồ Chí Minh” của Lƣơng Đức Thuận, 2012;
[11] PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn và Ths. Huỳnh Thị Hồng Hạnh chủ biên (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Trƣờng Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng;
[12] Quốc hội, Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH ngày 20/11/2014;
[13] Tài liệu ứng dụng các phần mềm: Phần mềm quản lý chính sách (TCS), Phần mềm kế toán kế toán tập trung (TCKT) (lƣu hành nội bộ)./.
PHỤ LỤC
Giải thích các ký hiệu dùng mô tả quy trình xử lý các chế độ BHXH:
Bắt đầu, kết thúc
Chứng từ, báo cáo
Sổ, thẻ, chƣơng trình
Nhập thủ công file dữ liệu vào hệ thống Dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở đĩa từ (file) Công việc xử lý thủ công Lƣu trữ thủ công chứng từ, tài liệu Công việc xử lý bởi máy tính Dữ liệu đƣợc lƣu trữ trực tuyến (file) Thiết bị kết xuất Đƣờng đi