6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi trợ
cấp lƣơng hƣu và chế độ BHXH hàng tháng
Thẩm định và xét duyệt hồ sơ
Bộ phận thực hiện là Phòng Chế độ BHXH tỉnh và Bộ phận Chế độ BHXH huyện. Để thực hiện công việc này, cán bộ chế độ BHXH sử dụng Hệ thống quản lý chính sách (phần mềm TCS) để xét duyệt các chế độ Hƣu trí, Tử tuất, Tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp cho NLĐ, in quyết định và quản lý các chế độ hƣởng BHXH hàng tháng, 1 lần. Theo dõi tăng, giảm biến động đối tƣợng hàng tháng để in danh sách chi trả qua đại lý hay qua thẻ ATM.
Quy trình thẩm định và xét duyệt hồ sơ hƣởng chế độ hƣu trí đƣợc thể hiện qua Hình 2.4
Ở chế độ BHXH hàng tháng, luận văn minh họa hồ sơ hƣởng chế độ hƣu trí, cụ thể: hồ sơ của Bà Đinh Thị Thanh Thủy, sinh ngày 26/04/1968, làm việc tại Trƣờng Trung học cơ sở Hoài Châu huyện Hoài Nhơn, với mã số sổ BHXH 3796004460.
Sau khi nhận Quyết định nghỉ hƣu hƣởng chế độ BHXH và sổ BHXH từ Trƣờng Trung học cơ sở Hoài Châu huyện Hoài Nhơn nộp, Phòng Chế độ BHXH kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Tiến hành xét duyệt bằng cách nhập mã số BHXH để rút dữ liệu tham gia BHXH từ phần mềm Quản lý Thu. Dƣới đây giao diện khi nhập hồ sơ vào phần mềm:
Hình 2.4: Quy trình xét duyệt chế độ hƣu trí, BHXH hàng tháng
(Giải thích các ký hiệu dùng trong các hình 2.4, 2.7, 2.8 đƣợc nêu tại Phần Phụ lục)
Đối chiếu dữ liệu với thông tin trên sổ Đơn vị SDLĐ Hồ sơ đề nghị hƣởng chế độ Tính mức hƣởng, số tiền hƣởng Hiển thị kết quả In các chứng từ Quyết định (Báo cáo) Quyết định Quyết định (chấp nhận chi)
BHXH Việt Nam Đối tƣợng N
Tổng hợp dữ liệu tăng, giảm, chƣa nhận hàng tháng
Khóa tổng hợp sau đó xuất dữ liệu chuyển
Bƣu điện tỉnh Phòng KHTC
Dữ liệu hồ sơ hƣởng mới
Tiếp theo cán bộ chế độ BHXH kiểm tra quá trình tham gia BHXH nhƣ mức lƣơng, thời gian nâng lƣơng, đối chiếu dữ liệu nhận từ phần mềm Quản lý Thu và tờ rời sổ BHXH có đúng không và đây cũng là căn cứ để tính mức lƣơng bình quân của đối tƣợng. Minh họa bằng giao diện kiểm tra quá trình tham gia BHXH:
Hình 2.6: Giao diện kiểm tra quá trình tham gia BHXH
Tại đây phần mềm sẽ tự động tính toán tỷ lệ hƣởng, số tiền hƣởng hàng tháng, in quyết định, danh sách đƣợc duyệt.
Sau khi xét duyệt, dữ liệu hồ sơ của đối tƣợng mới nghỉ hƣu sẽ đƣợc lƣu tại tập tin Danh sách chi trả và đƣợc thể hiện qua bảng Danh sách giải quyết hƣởng chế độ hƣu trí, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng. Minh họa Tháng 1/2020:
Bảng 2.1: Danh sách giải quyết hƣởng chế độ hƣu trí, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
DANH SÁCH GIẢI QUYẾT HƢỞNG CHẾ ĐỘ HƢU TRÍ, TRỢ CẤP CÁN BỘ XÃ HÀNG THÁNG
Tháng 01 năm 2020 (Đvt: nghìn đồng) Stt QĐ Số BHXH Số sổ Họ và tên Tháng năm
sinh Đơn vị công tác Thời gian đóng BHXH Mức tiền BQ để tính lƣơng hƣu Tỷ lệ % đƣợc hƣởng Lƣơng hƣu, TC CBX hàng tháng Hƣởng từ tháng năm Trợ cấp 1 lần khi nghỉ hƣu Trợ cấp khu vực 1 lần Nơi nhận lƣơng hƣu hoặc trợ cấp Nam Nữ Tổng số Trong đó BB tháng Số Tổng số tiền Số tháng Tổng số tiền … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7 148 3796004460 Đinh Thị Thanh Thủy 04/1968 Trƣờng THCS Hoài Châu Bắc 29,4 29,4 8.923 74,00 6.603 01/01/2020 Xã Hoài Châu Bắc, Huyện Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định … … … … … … … … … … … … … … … … … … TỔNG CỘNG: 1871,04 1871,04 196.944 Bình Định, ngày tháng năm 20…..
Căn cứ vào tập tin chi trả này, cán bộ chính sách tổng hợp danh sách chi cho tất cả đối tƣợng bao gồm đối tƣợng mới nghỉ hƣu và đối tƣợng đã nghỉ hƣu đang tiếp tục hƣởng chế độ hƣu trí của những kỳ trƣớc chi tiết cho từng BHXH huyện, thành phố. Minh họa bảng Tổng hợp danh sách chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng Tháng 1/2020 của tỉnh Bình Định:
Bảng 2.2: Tổng hợp danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng của BHXH tỉnh Bình Định
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỄM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
TỔNG HỢP DANH SÁCH CHI TRẢ LƢƠNG HƢU VÀ TRỢ CẤP BHXH HÀNG THÁNG
Tháng 1-2020 S T T Loại chế độ Chế độ hàng tháng Số tiền các tháng trƣớc chƣa lĩnh Số tiền truy lĩnh Cộng số tiền Ghi chú Số ngƣời Số tiền DO NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC ĐẢM BẢO 1 Hƣu viên chức 2.923 8.685.740.200 18.685.740.200
2 Hƣu quân đội 470 2.770.518.628 12.770.518.628
…
Cộng 4.481 12.841.414.428 30.841.414.428
DO QUỸ BHXH BẮT BUỘC ĐẢM BẢO
1 Hƣu viên chức 4.855 15.860.321.400 75.860.321.400
2 Hƣu quân đội 596 3.961.230.700 23.961.230.700
… Cộng 5.799 21.712.729.600 113.712.729.600 Tổng cộng 10.280 34.554.144.028 134.554.144.028 Bình Định, ngày 28 tháng 12 năm 2019 NGƢỜI LẬP PHỤ TRÁCH CĐ BHXH THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ
Kèm theo Bảng tổng hợp danh sách chi trả lƣơng hƣu là Danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng chi tiết đến phƣờng, xã. Bƣu điện căn cứ địa chỉ danh sách mà thực hiện chi trả theo địa bàn, đối tƣợng luận văn minh họa có nơi nhận là xã Hoài Châu Bắc, huyện Hoài Nhơn thì thông tin đối tƣợng sẽ đƣợc thể hiện trong danh sách chi trả thuộc xã Hoài Châu Bắc do Bƣu điện huyện Hoài Nhơn chi trả:
Bảng 2.3: Danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng của phƣờng, xã
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỄM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
DANH SÁCH CHI TRẢ LƢƠNG HƢU VÀ TRỢ CẤP BHXH HÀNG THÁNG
Tháng 01 – 2020
Địa điểm chi trả: xã Hoài Châu Bắc – huyện Hoài Nhơn
Nguồn kinh phí chi trả BHXH do Ngân sách nhà nƣớc đảm bảo
S T T Họ và tên Số sổ BHXH Số các tháng trƣớc chƣa lĩnh hƣởng tháng Số tiền này Tổng số tiền đƣợc lĩnh Ký nhận Số tháng Số tiền I/ DO NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC ĐẢM BẢO II/ DO QUỸ BHXH BẮT BUỘC ĐẢM BẢO
Hưu viên chức
5 Đinh Thị Thanh
Thủy 3796004460 6.638.842 6.638.842
… … … … … … … …
Cộng 250 645.731.298 645.731.298
Tổng số ngƣời trong danh sách là: 250
Tổng số tiền trong danh sách là: 645.731.298 đồng
(Viết bằng chữ: Sáu trăm bốn mươi lăm triệu bảy trăm ba mươi mốt nghìn hai trăm chin mươi tám đồng chẵn )
Bình Định, ngày 27 tháng 12 năm 2019
Phòng Chế độ BHXH sau khi kiểm tra dữ liệu chi trả BHXH hàng tháng thực hiện ký số, khóa dữ liệu và chuyển trực tuyến dữ liệu qua phần mềm Tài chính kế toán, Bƣu điện tỉnh để thực hiện chi trả.
Tổ chức chi BHXH
Hiện nay, BHXH tỉnh Bình Định tổ chức chi trả chế độ hƣu trí hàng tháng thông qua Bƣu điện tỉnh gổm cả 2 hình thức: chi trả bằng tiền mặt và chi trả thông qua tài khoản Ngân hàng.
Quá trình chi trả gồm những giai đoạn sau: (1) Phòng KHTC cấp kinh phí chi lƣơng hƣu cho Bƣu điện tỉnh và lập thông báo chuyển kinh phí chi trả các chế độ BHXH, BHTN gửi BHXH huyện để theo dõi tạm ứng, (2) BHXH huyện căn cứ thông báo của BHXH tỉnh ghi tăng tạm ứng Bƣu điện huyện, (3) Bƣu điện tỉnh, Bƣu điện huyện chi trả cho đối tƣợng, (4) Cuối quý, BHXH huyện quyết toán với BHXH tỉnh.
(1) Phòng KHTC cấp kinh phí chi lƣơng hƣu cho Bƣu điện tỉnh và lập thông báo chuyển kinh phí chi trả các chế độ BHXH, BHTN gửi BHXH huyện: Phòng KHTC nhận bảng tổng hợp danh sách chi trả hàng tháng, dữ liệu toàn tỉnh do Phòng Chế độ BHXH chuyển sang, căn cứ vào tổng số tiền phải chi và Giấy đề nghị tạm ứng kinh phí Chi lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng do Bƣu điện tỉnh lập để chuyển kinh phí cho Bƣu điện tỉnh, phƣơng thức cấp kinh phí hiện nay thông qua Ủy nhiệm chi. Minh họa mẫu Ủy nhiệm chi với nội dung cấp kinh phí tạm ứng chi lƣơng hƣu tháng 1/2020 là 134.554.144.028 (đồng) cho Bƣu điện tỉnh:
Bảng 2.4: Ủy nhiệm chi cấp kinh phí
Khi lập Ủy nhiệm chi, kế toán hạch toán vào TK 1421 – Phải thu giữa BHXH tỉnh với BHXH huyện, sở dĩ phải hạch toán nhƣ vậy vì kinh phí cấp cho Bƣu điện tỉnh chỉ đƣợc xem là khoản tạm ứng trƣớc để Bƣu điện huyện thực hiện chi trả và quyết toán với BHXH huyện.
ỦY NHIỆM CHI
Ngày 31/12/2019
Đơn vị trả tiền: BHXH tỉnh Bình Định Số tài khoản: 4300.202.911.016
Tại ngân hàng: NH Nông nghiệp & PTNT tỉnh Bình Định Đơn vị thụ hƣởng: Bƣu điện tỉnh Bình Định
CMT/Hộ chiếu: Nơi cấp: Số tài khoản:
Tại ngân hàng:
Dành cho ngân hàng Tài khoản ghi nợ ………..
Tài khoản ghi có ………...
Số tiền bằng số
134.554.144.028
Bằng chữ: Một trăm ba mƣơi tƣ tỷ năm trăm năm mƣơi bốn triệu một trăm bốn mƣơi bốn nghìn không trăm hai mƣơi tám đồng chẵn./.
Nội dung thanh toán: Cấp kinh phí tạm ứng chi lƣơng hƣu tháng 1/2020
Bảng 2.5: Sổ cái tài khoản 1421 – Phải thu giữa BHXH tỉnh với BHXH huyện
(2) BHXH huyện ghi tăng tạm ứng kinh phí cho Bƣu điện huyện: BHXH huyện nhận dữ liệu bảng tổng hợp và danh sách chi trả, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với Thông báo cấp kinh phí chi BHXH tỉnh lập để ghi tăng tạm ứng với Bƣu điện huyện đồng thời kiểm tra việc thực hiện chi trả của Bƣu điện huyện.
(3) Bƣu điện tỉnh, Bƣu điện huyện chi trả cho đối tƣợng: Bƣu điện tỉnh in bảng tổng hợp, danh sách chi trả lƣơng hƣu hàng tháng chuyển dữ liệu và cấp ứng kinh phí chi trả cho Bƣu điện huyện thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tƣợng. Chậm nhất đến ngày 10 hàng tháng Bƣu điện huyện thanh quyết toán của BHXH huyện và lập bảng thanh toán chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản, Bƣu điện tỉnh có trách nhiệm tổng hợp bảng thanh toán chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH toàn tỉnh và quyết toán với BHXH tỉnh. Khi thanh toán số tiền tạm ứng, Bƣu điện huyện sẽ lập
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 1421 – Phải thu giữa BHXH tỉnh với BHXH huyện
Tháng 1 Năm 2020 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 39.130.094.895
1 Cấp KP chi lƣơng hƣu T01/2020; BHXH H. Hoài Nhơn 1121 34.554.144.028 2 Cấp KP chi lƣơng hƣu T01/2020; BHXH H.Tuy Phƣớc 1121 2.550.000.000 3 Cấp KP chi lƣơng hƣu T01/2020; BHXH H.Tây Sơn 1121 2.500.000.000
… … … … …
- Cộng phát sinh tháng 183.570.107.257
- Số dƣ cuối tháng 144.440.012.362
Ngày… tháng … năm …
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
Mẫu số: S33- H
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởngBTC)
danh sách những đối tƣợng hƣởng mà chƣa nhận trong tháng gửi BHXH huyện. Sau thời gian thanh quyết toán đến trƣớc ngày 25 hàng tháng thì những đối tƣợng chƣa nhận tiền sẽ nhận trực tiếp tại BHXH huyện. Bộ phận kế toán sẽ lập giấy đề nghị truy lĩnh số tiền nhận chế độ BHXH hàng tháng. Bƣu điện huyện lƣu Danh sách chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng có chữ ký của ngƣời lĩnh tiền để cung cấp khi co yêu cầu của BHXH và cơ quan chức năng có thẩm quyền.
(4) BHXH huyện quyết toán với BHXH tỉnh: Khi hoàn tất các công đoạn chi trả trực tiếp cho đối tƣợng, cuối quý, Phòng KHTC tiến hành thẩm định chi phí, quyết toán với BHXH huyện, lúc này kinh phí đƣợc xem là một khoản thực chi. Các khoản chi sau khi thẩm định thì đƣợc hạch toán vào chi phí chi tiết cho từng chế độ, nguồn kinh phí. Để tập hợp và theo dõi tình hình chi chế độ hƣu trí, đơn vị sử dụng tài khoản 17515 – Chi BHXH do NSNN đảm bảo và tài khoản 175113 – Chi hƣu trí, tử tuất. Sổ sách kế toán dùng để theo dõi khoản chi BHXH hàng tháng cũng đƣợc mở theo TK 17515 và TK 175113. Sau đây, luận văn minh họa mẫu sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán khoản chi hƣu trí:
Bảng 2.6: Sổ cái TK 175113 – Chi hƣu trí, tử tuất BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 175113 – Chi hƣu trí, tử tuất – Năm nay
Quý 1 Năm 2020 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu kỳ … … … … …
Lƣơng hƣu T01/2020; BHXH huyện Hoài Nhơn 1421 34.454.144.028 Lƣơng hƣu T01/2013; BHXH huyện Tuy Phƣớc 1421 2.449.753.200 Lƣơng hƣu T01/2013; BHXH huyện Tây Sơn 1421 2.039.913.300
… … … … …
Mẫu số: S33- H
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởngBTC)
Bảng 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 17515 - Chi BHXH do NSNN đảm bảo BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 17515 – Chi BHXH do NSNN đảm bảo
Quý 1 Năm 2020 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu kỳ … … … … …
Lƣơng hƣu T01/2020; BHXH huyện Hoài Nhơn 1421 12.841.414.428 Lƣơng hƣu T01/2013; BHXH huyện Tuy Phƣớc 1421 1.320.603.600 Lƣơng hƣu T01/2013; BHXH huyện Tây Sơn 1421 1.200.787.500
… … … … …
- Cộng phát sinh tháng 29.648.903.428
- Số dƣ cuối tháng
Ngày… tháng … năm …
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
Mẫu số: S33- H
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởngBTC)
Bảng 2.8: Sổ chi tiết lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH
SỔ CHI TIẾT LƢƠNG HƢU VÀ TRỢ CẤP BHXH Tháng 1 năm 2020
Nguồn kinh phí: Quỹ hƣu trí, tử tuất
STT Đơn vị chi trả
Tổng số Hƣu quân đội Hƣu viên chức BHXH một lần
Số ngƣời Số tiền Số ngƣời Số tiền Số ngƣời Số tiền Số ngƣời Số tiền 1 Văn phòng BHXH tỉnh 4.809 63.173.759.851 348 13.173.759.851 4.300 40.449.753.200 43 155.100.000 … … 2 BHXH huyện Hoài Nhơn 1.778 34.454.144.028 296 3.961.230.700 982 15.860.321.400 205 106.155.000 … …
3 BHXH huyện Tuy Phƣớc 747 2.449.753.200 43 262.758.300 569 1.721.640.500 76 37.485.000 … …
4 BHXH huyện Tây Sơn 582 2.039.913.300 34 223.849.800 425 1.373.305.100 56 28.035.000 … …
5 BHXH huyện Vân Canh 97 300.608.300 7 47.345.200 73 233.361.100 13 6.195.000 … …
6 BHXH huyện Vĩnh Thạnh 124 456.854.800 9 59.740.300 99 316.679.300 8 4.830.000 … …
7 BHXH huyện An Lão 110 348.306.000 3 19.752.500 81 269.327.900 13 5.670.000 … …
8 BHXH TX An Nhơn 767 3.380.959.500 58 366.091.600 564 1.841.933.500 75 37.065.000 … …
9 BHXH huyện Phù Cát 632 2.437.784.900 82 479.108.200 454 1.384.879.600 54 43.255.000 … …
10 BHXH huyện Phù Mỹ 557 2.044.451.000 43 290.358.900 405 1.271.426.000 50 23.940.000 … …
11 BHXH huyện Hoài Ân 326 1.063.770.400 26 179.595.000 230 731.546.900 38 18.165.000 … …
Tổng cộng 10.529 112.150.305.279 949 19.464.889.351 8.328 67.301.781.900 647 495.610.000 Ngày… tháng … năm … Mẫu số: S33- H (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởngBTC)
Thực hiện mô hình phƣơng thức này có những nhƣợc điểm nhƣ sau: Vì công tác chi trả BHXH hàng tháng này có phạm vi rộng, trong khi đó lực lƣợng cán bộ, nhân viên kiểm soát quy trình này lại mỏng, chỉ kiểm tra tình hình chi. Một số nhân viên Bƣu điện chi trả không chấp hành đúng quy định của BHXH Việt Nam trong công tác quản lý tài chính (danh sách chi trả còn thiếu chữ ký của đối tƣợng, còn nhiều trƣờng hợp ký thay nhận hộ không có giấy ủy quyền); công tác quản lý đối tƣợng báo giảm chƣa kịp thời, chết mà ngƣời thân vẫn hƣởng lƣơng hƣu, đối tƣợng nhận lƣơng hƣu qua tài khoản ATM thƣờng xuyên vắng mặt nơi cƣ trú và đối tƣợng hƣởng chế độ tuất định suất hàng tháng; Tiền chƣa chi hết hàng ngày nhân viên Bƣu điện tự quản lý để tiếp tục chi trả ngày hôm sau.