8. Kết cấu luận văn
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán tại các đơn vị sự
vị sự nghiệp thuộc Sở Công Thƣơng tỉnh Bình Định
Sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp hệ thống, lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian tùy vào đặc điểm, thông tin cho quản lý tài chính của từng đơn vị.
Qua khảo sát về thực trạng tổ chức sổ kế toán tại các ĐVSN trực thuộc Sở Công Thƣơng tỉnh Bình Định cho thấy kết quả nhƣ sau:
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về thực trạng tổ chức sổ kế toán tại các ĐVSN trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định
TT Nội dung
TT Khuyến công Tƣ vấn và phát triển công nghiệp
TT Xúc tiến thƣơng mại
1 Hình thức kế toán KT máy vi tính KT máy vi tính 2 Số lƣợng sổ có phù hợp Phù hợp Phù hợp 3 Kết cấu sổ có phù hợp Phù hợp Phù hợp
4 Có quy định lƣu trữ sổ Có Có
(Nguồn: Trung tâm Khuyến công Tư vấn và phát triển công nghiệp và Trung tâm xúc tiến Thương mại)
Các loại sổ thƣờng đƣợc các đơn vị sử dụng là: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết hoạt động, Sổ Cái tài khoản. Ngoài ra, các đơn vị sử dụng NSNN thì mở thêm Sổ theo dõi dự toán và các đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thì mở Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí. Các loại sổ đƣợc thiết kế trên phần mềm kế toán, nếu cần thiết cho công việc, đơn vị có thể mở thêm các sổ theo nhu cầu của đơn vị.
Hệ thống sổ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định gồm các sổ sau:
- Sổ cái năm;
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh ph; - Sổ chi tiết hoạt động;
- Sổ tiền gửi Ngân hàng; - Sổ chi tiết quỹ tiền mặt;
- Sổ chi tiết thu, chi các hoạt động; - Sổ theo dõi dự toán;
- Sổ các khoản phải nộp theo lƣơng (Bảo hiểm, kinh phí công đoàn); - Sổ TSCĐ;
Hiện nay các đơn vị đều sử dụng phần mềm kế toán Misa Mimosa.NET theo trình tự đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định. (sơ đồ 2.4)
Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán của các ĐVSN trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định
Sau khi cài đặt phầm mềm đƣợc thiết kế riêng cho công tác kế toán vào máy tính, đơn vị cập nhật tất cả các thông tin bắt buộc liên quan đến đơn vị nhƣ đơn vị quản lý, đơn vị sử dụng, địa chỉ và thông tin liên lạc, tên Thủ trƣởng đơn vị, kế toán trƣởng, ngƣời lập biểu, thủ quỹ, Kho bạc nhà nƣớc giao dịch, tài khoản giao dịch, mã ĐVSDNS,.... theo hƣớng dẫn vào hệ thống phần mềm đang sử dụng tạo sự thống nhất thông tin trên chứng từ, sổ sách, báo cáo và tạo năm làm việc mới, kết xuất số dƣ các tài khoản của năm trƣớc qua năm làm việc hiện hành để có số liệu ban đầu. Vì chỉ có một ngƣời đảm nhiệm công tác kế toán nên phần mềm không có sự phân quyền, giao cho kế toán quản lý sử dụng trong tất cả các bƣớc nhập chứng từ đồng thời tạo mật khẩu đăng nhập riêng nhằm bảo mật thông tin tài chính của đơn vị. Nhân viên kế toán tiến hành nhập chứng từ đã đƣợc phân loại, sắp xếp theo nội dung và trình tự thời gian phát sinh. Phần mềm này sẽ tự động tính toán, hệ thống hóa
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
dữ liệu theo chƣơng trình đã thiết lập tự động nhằm cung cấp thông tin chi tiết, tổng hợp trên các tài khoản nhằm đảm bảo số liệu chính xác, trung thực và thống nhất trên các sổ sách và báo cáo tài chính.