8. Kết cấu luận văn
1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán đƣợc hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lƣu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán” [2, tr106]. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau:
a. Xác định danh mục chứng từ kế toán
Hiện nay chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp tuân theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán và Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ban hành thay thế Quyết định số 19/2016/QĐ- BTC và Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Áp dụng từ ngày 01/01/2018.
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc Phiếu thu C40-BB
Phiếu chi C41-BB
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-BB Biên lai thu tiền C45-BB
- Hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn: các đơn vị tự lựa chọn các chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh nhƣ:
Về lao động tiền lƣơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lƣơng, phụ cấp, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, Bảng thanh toán công tác phí …
Về vật tƣ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Biên bản kiểm kê
Về tiền tiền tệ: Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kê thanh toán tiền hội thảo… Về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ
Các loại chứng từ khác liên quan: Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy rút dự toán…
b. Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Trong các đơn vị sự nghiệp trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trƣởng hoặc trƣởng phòng tài chính kế toán của đơn vị quy định. Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra kỹ từng chứng từ, sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đƣợc dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp gồm các bƣớc sau:
- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chúng từ: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải đƣợc lập chứng từ kế toán. Chứng từ đƣợc lập thành một hay nhiều bản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Chứng từ phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Kiểm tra chứng từ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
• Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi trên chứng từ kế toán.
• Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán.
• Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm chính sách chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,...)
đồng thời báo ngay cho thủ trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành
• Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán - Lƣu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán.
Công tác lƣu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán đã sử dụng phải đƣợc sắp xếp, phân loại, bảo quản, lƣu trữ theo đúng quy định của chế độ lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nƣớc.
Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra việc mất chứng từ gốc trong mọi trƣờng hợp phải báo cáo với thủ truởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán căn cứ theo quy định.