8. Kết cấu luận văn
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Công Thƣơng áp dụng theo đúng Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính; Thông tƣ số 185/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính về hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính; Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012; Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ. Hiện nay là Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ban hành thay thế Quyết định số 19/2016/QĐ- BTC và Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Áp dụng từ ngày 01/01/2018.
Các ĐVSN trực thuộc Sở Công Thƣơng đã dựa vào chế độ kế toán xây dựng hệ thống chứng từ. Qua khảo sát tại các đơn vị cho thấy hệ thống chứng từ nhƣ sau:
Bảng 2.2: Hệ thống chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định
TT Tên chứng từ Số hiệu
Chứng từ bắt buộc
1 Phiếu thu C40- BB
2 Phiếu chi C41- BB
3 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43- BB
Chứng từ hƣớng dẫn I Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng
1 Bảng chấm công
2 Bảng thanh toán lƣơng và các khoản phụ cấp theo lƣơng, các khoản trích nộp theo lƣơng
3 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm 4 Giấy báo làm thêm giờ
5 Bảng chấm công làm thêm giờ 6 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 7 Giấy đi đƣờng
8 Bảng kê thanh toán công tác phí
9 Danh sách chi tiền lƣơng và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân
II Chỉ tiêu vật tƣ 1 Phiếu nhập kho 2 Phiếu xuất kho
3 Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
4 Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
III Chỉ tiêu tiền tệ
1 Giấy đề nghị tạm ứng
2 Bảng kê chi tiền cho ngƣời tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn
IV Chỉ tiêu tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ
TT Tên chứng từ Số hiệu
3 Biên bản kiểm kê TSCĐ
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác
1 Hoá đơn GTGT 01 GTGT-3LL
2 Hoá đơn bán hàng thông thƣờng 02 GTGT-3LL
3 Giấy rút dự toán NSNN 4 Giấy nộp tiền vào NSNN 5 Uỷ nhiệm thu
6 Uỷ nhiệm chi
7 Biên lai thu tiền phí, lệ phí
- Các chứng từ kế toán sử dụng chung trong các đơn vị sự nghiệp: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán phụ cấp, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng kê thanh toán công tác phí…
- Các chứng từ kế toán chi tại các đơn vị quản lý trực tiếp và gián tiếp: Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng, …
Chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định tuân thủ theo quy trình từ việc lập chứng từ, phân loại ghi sổ và lƣu trữ bảo quản.
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định
Bước 1: Kiểm tra và lập chứng từ: Kế toán thực hiện kiểm tra khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung, số lƣợng, giá trị đúng định mức Nhà
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ,
kiểm tra chứng từ Phân loại và ghi sổ
kế toán
Lƣu trữ và bảo quản và chứng từ
nƣớc quy định, giấy tờ kèm theo và đầy đủ chữ ký phù hợp trƣớc khi trình Thủ trƣởng đơn vị đồng ý phê duyệt. Đối với các chi phí thƣờng xuyên phục vụ cho hoạt động, đơn vị cần tuân thủ theo quy trình thanh toán theo quy trình
(sơ đồ 2.2) và phải có đầy đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến nội dung đề nghị thanh toán nhƣ:
+ Thanh toán làm ngoài giờ: Bảng chấm công làm thêm giờ; bảng tính tiền làm ngoài giờ
+ Thanh toán chi phí đi công tác: Quyết định cử đi; giấy đi đƣờng có xác nhận nơi đi và nơi đến; vé, lịch đi, hoá đơn máy bay, tàu xe, taxi, hoá đơn phòng nghỉ …và bảng kê thanh toán.
+ Các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động của đơn vị: Giấy đề xuất, báo giá, hợp đồng và thanh lý hợp đồng, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ…
Sơ đồ 2.2: Quy trình thanh toán trong đơn vị
(Nguồn: Trung tâm Khuyến công Tư vấn và phát triển công nghiệp)
Bộ phận/cá nhân đề nghị thanh toán
Bộ phận kế toán (kiểm tra chứng từ thanh toán)
Trình Thủ trƣởng đơn vị duyệt đối với chứng từ hợp lệ
Trả lại yêu cầu bổ sung đối với chứng từ không hợp lệ
Kho bạc đối với chứng từ thanh
toán trực tiếp
Thủ quỹ đối với chứng từ chi
Đối với các khoản thu phí, lệ phí thì kế toán đơn vị thực hiện kiểm soát công tác thu theo quy trình thu phí lệ phí (sơ đồ 2.3).
Sơ đồ 2.3: Quy trình thu phí lệ phí tại các đơn vị
(Nguồn: Trung tâm Khuyến công Tư vấn và phát triển công nghiệp)
Các khoản thu chi thì kế toán lập Phiếu thu, Phiếu chi; thanh toán bằng chuyển khoản thì có Giấy rút dự toán, Uỷ nhiệm chi. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất nguồn kinh phí đơn vị đang sử dụng, nội dung phát sinh, kế toán lập chứng từ khác nhau:
- Đối với trƣờng hợp sử dụng NSNN: Khi rút tiền mặt tại Kho bạc về nhập quỹ đơn vị kế toán lập Giấy rút dự toán NSNN và thanh toán bằng
Khách hàng có yêu cầu dịch vụ nộp tiền phí, lệ phí
Giữ 1 liên, lập bảng kê tổng hợp chuyển kế toán trong ngày
Trả 1 liên cho KH
Bộ phận kế toán lập Phiếu thu, lập Giấy nộp tiền vào ngân sách theo
quy định
Thủ trƣởng đơn vị duyệt
Kho bạc (giấy nộp tiền vào NSNN, UNC) Kế toán
Biên lai thu tiền
Trả 1 liên phiếu thu cho Thủ quỹ ghi sổ Thủ quỹ
chuyển khoản trả cho đơn vị thụ hƣởng thông qua tài khoản của đơn vị tại Kho bạc NN, kế toán lập Giấy rút dự toán NSNN đồng thời chọn các chỉ tiêu tƣơng ứng trên chứng từ cho phù hợp.
- Đối với đơn vị sử dụng nguồn thu từ phí, lệ phí theo quy định của nhà nƣớc thì khi có phát sinh các khoản thu về phí, lệ phí trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán lập Biên lai thu phí, lệ phí. Khi thực hiện nộp số tiền thu phí vào NSNN đơn vị lập Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước để nộp toàn bộ số tiền thu đƣợc vào tài khoản tạm giữ tại Kho bạc đồng thời lập Uỷ nhiệm chi
để chuyển 50% số tiền đã nộp vào tài khoản tiền gửi cũng đƣợc quản lý tại Kho bạc. Đơn vị đƣợc sử dụng số kinh phí đƣợc để lại này chi phục vụ cho công tác thu phí lệ phí, khi có phát sinh rút tiền hoặc chuyển khoản kế toán lập Uỷ nhiệm chi vàchọn chỉ tiêu tƣơng ứng với nội dung.
Tác giả minh họa một số chứng từ tại Phụ lục 2.3.
* Bước 2: Phân loại và ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
Sau khi chứng từ kế toán đƣợc Thủ trƣởng đơn vị ký duyệt, kế toán chuyển cho các bộ phận có liên quan thực hiện và ghi sổ theo nhƣ Phiếu thu,
Phiếu chi chuyển Thủ quỹ vào Sổ quỹ. Chứng từ kế toán đƣợc các đơn vị phân loại, sắp xếp tổng hợp theo nội dung của chứng từ, số thứ tự, thời gian phát sinh và đƣợc đóng thành tập cụ thể. Công việc này thƣờng đƣợc kế toán thực hiện vào hàng tháng và tiến hành nhập vào phần mềm kế toán trên máy vi tính để lƣu dữ số liệu.
* Bước 3: Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Công việc cuối cùng là kế toán có trách nhiệm bảo quản lƣu trữ chứng từ kế toán cẩn thận. Chứng từ kế toán năm hiện hành đƣợc sắp xếp gọn gàng theo từng quý trên các giá, kệ tại phòng kế toán không quá 12 tháng, qua năm tài chính sau khi đã đƣợc quyết toán, kiểm toán thì kế toán bàn giao cho nhân viên lƣu trữ bảo quản và lập biên bản giao nhận giữa hai bên.
Công Thƣơng Bình Định cho thấy kết quả nhƣ sau:
Kết quả khảo sát về tổ chức chứng từ kế toán tại các ĐVSN trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định nhƣ sau:
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát về tổ chức chứng từ kế toán tại các ĐVSN trực thuộc Sở Công Thƣơng Bình Định
TT Nội dung TT Khuyến công Tƣ vấn và phát triển công nghiệp TT Xúc tiến thƣơng mại 1 Chứng từ in sẵn hay tự in Tự in Tự in 2 Sử dụng đúng mẫu chứng từ bắt buộc 95% 90% 3 Có thay đổi nội dung, kết cấu chứng từ 5% 10%
4 Chứng từ đƣợc lập đúng quy định 95% 92%
5 Nghiệp vụ phát sinh đƣợc phản ánh trên
chứng từ 100% 100%
6 Chứng từ đƣợc lập kịp thời 80% 90%
7 Có xây dựng quy trình tiếp nhận và phê
duyệt chứng từ Có Có
8 Các quy trình luân chuyển chứng từ có
hợp lý Có Có
9 Có thực hiện kiểm tra chứng từ đầy đủ 100% 100% 10 Thực hiện lƣu trữ chứng từ hợp lý 100% 100% 11 Số lƣợng và chủng loại chứng từ hiện tại
có đáp ứng yêu cầu Có Có
(Nguồn: Trung tâm Khuyến công Tư vấn và phát triển công nghiệp và Trung tâm xúc tiến Thương mại)
Qua thực tế tại các đơn vị, tác giả nhận thấy các đơn vị sử dụng chứng từ kế toán cơ bản đảm bảo theo đúng chế độ quy định về biểu mẫu, mục đích, nội dung kinh tế phát sinh. Tuỳ theo nội dung kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ và theo nguồn kinh đơn vị đang sử dụng và thực hiện đúng các bƣớc quy trình luân chuyển, công tác kiểm tra kiểm soát chặt chẽ trƣớc khi trình ký Thủ trƣởng đơn vị xét duyệt. Chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Sở Công Thƣơng tuân thủ theo các quy định từ việc lập chứng từ, phân loại ghi sổ và lƣu trữ bảo quản.
Tuy nhiên, trong quá trình lập chứng từ, đôi khi còn hiện tƣợng ghi sai số tiền bằng số và bằng chữ, ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế đôi khi chƣa rõ ràng.
Các đơn vị đều có một nhân viên kế toán đảm nhận tất cả các công việc kế toán, do đó vấn đề kiểm tra chứng từ còn mang tính chủ quan, không đảm bảo tính công khai dân chủ.
Qua khảo sát tại các đơn vị sự nghiệp cho thấy các đơn vị chƣa phân loại chứng từ lƣu một cách hợp lý, cụ thể. Chứng từ thu tiền mặt lƣu chung, chứng từ chi lƣu chung mà không quan tâm đến nội dung đối ứng của các khoản thu, khoản chi này. Khi tìm một chứng từ chi từ quỹ hay một chứng từ chi từ dịch vụ thì không thể tìm ngay vì chứng từ phân loại theo bản chất của chứng từ, do đó mà công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động, tính đối ứng của các nghiệp vụ kế toán không đƣợc kiểm soát. Khi cơ quan kiểm tra tiến hành kiểm tra chứng từ thực tế thì rất khó kiểm soát các khoản chi.