7. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Thủ tục và quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN
các sở, ngành ở địa phương và các chủ đầu tư (BQL) trên địa bàn: Phòng Tài chính - kế hoạch, Kho bạc đã phối hợp đồng bộ trong việc lập, trình duyệt giao và điều chỉnh kế hoạch đầu tư, quyền hạn, trách nhiệm của từng ngành rõ ràng, cơ chế đồng bộ đã đáp ứng được việc triển khai nhiệm vụ của các cấp, các ngành.
Chủ động làm việc với các chủ đầu tư (BQL) trên địa bàn; nắm bắt đầy đủ, kịp thời thông tin, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện để cùng tháo gỡ hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền tháo gỡ nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện và giải ngân vốn.
2.3.2. Thủ tục và quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN An Nhơn KBNN An Nhơn
Thực hiện theo Quyết định 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 ban hành Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát chi NSNN tại Kho bạc Nhà nước cấp huyện không có tổ chức phòng.
Khi có phát sinh nhu cầu thanh toán vốn đầu tư, chủ đầu tư, ban quản lý dự án gửi đến KBNN An Nhơn các loại hồ sơ, thủ tục như sau :
2.3.2.1. Thủ tục và quy trình kiểm soát hồ sơ mẫu dấu chữ ký:
(3) (4)
(2) (5) (1)
(6)
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm soát mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN
Chủ đầu tư gửi hồ sơ mở tài khoản
thanh toán
GDV tiếp nhận KTT kiểm tra, hồ sơ
mẫu dấu Lãnh đạo KBNN An
- Để phục vụ cho việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN, các Chủ đầu tư, Ban QLDA phải mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư (tài khoản dự toán) tại KBNN An Nhơn.
(1) CĐT gửi hồ sơ mở tài khoản thanh toán đầu tư XDCB theo từng dự án
đầu tư cho Giao dịch viên KBNN An Nhơn. Hồ sơ mở tài khoản theo gồm:
- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);
- Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị CĐT;
- Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, KTT (hoặc người Phụ trách kế toán) nếu chưa nêu trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị CĐT;
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS
(2) Giao dịch viên chi tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại.
Nếu hồ sơ đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, đủ điều kiện mở tài khoản thì giao dịch chuyển toàn bộ hồ sơ tới KTT để làm thủ tục mở tài khoản cho CĐT. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc sai sót thì giao dịch viên chuyển trả và hướng dẫn CĐT điều chỉnh hoặc bổ sung cho phù hợp với quy định.
(3) KTT kiểm tra hồ sơ và làm thủ tục mở tài khoản cho CĐT và trình lãnh
đạo KBNN ký duyệt trên chứng từ mở tài khoản.
(4) Lãnh đạo ký duyệt xong chuyển cho KTT
(5) KTT giữ 01 bản đăng ký mở tài khoản để lưu vào hồ sơ và trả 02 bản cho
giao dịch viên.
(6) Giao dịch viên giữ 01 bản lưu hồ sơ để thực hiện kiểm soát chi khi tạm
ứng, thanh toán vốn đầu tư XDCB và trả 01 bản cho CĐT
2.3.2.2. Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB, chủ đầu tư phải gửi đến KBNN An Nhơn nơi mở tài khoản thanh toán các tài liệu ban đầu của dự án, bao gồm:
- Đối với dự án chuẩn bị đầu tư: Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt; Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu. Riêng việc giải phóng mặt bằng phải kèm theo phương án giải phóng mặt bằng được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Đối với dự án thực hiện đầu tư: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng); Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu đính kèm; Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật).
Trường hợp tự thực hiện, ngoài các tài liệu trên còn phải có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền), và văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ
Ngoài ra:
- Đối với hợp đồng thi công xây dựng có điều khoản quy định GPMB thì Chủ đầu tư phải gửi kèm kế hoạch tiến độ GPMB theo quy định của hợp đồng (do Chủ đầu tư phối hợp với tổ chức thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ, bồi thường GPMB bằng lập, có chữ ký, đóng dấu của Chủ đầu tư).
- Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu, nếu các điều khoản quy định của hợp đồng chưa phân chia rõ khối lượng, giá trị thực hiện giữa các nhà thầu cũng như tài khoản của nhà thầu thì Chủ đầu tư phải gửi đến KBNN thỏa thuận liên danh hoặc phụ lục hợp đồng có nêu rõ các nội dung trên.
- Đối với hợp đồng có quy định thời hạn có hiệu lực của hợp đồng được tính từ khi nhà thầu có bảo lãnh thực hiện hợp đồng, KBNN yêu cầu Chủ đầu tư gửi Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (bản sao, có đóng dấu xác nhận sao y bản chính của Chủ đầu tư).
+ Trường hợp Chủ đầu tư ký hợp đồng uỷ thác quản lý dự án cho Ban QLDA chuyên ngành, khu vực thực hiện quản lý dự án thì hồ sơ bổ sung thêm: Hợp đồng ủy thác quản lý dự án được ký giữa Chủ đầu tư xây dựng công trình và Ban QLDA chuyên ngành, khu vực.
* Hồ sơ bổ sung hàng năm:
- Đối với các dự án do Trung ương quản lý: Văn bản giao Kế hoạch vốn đầu tư năm của Bộ, ngành Trung ương.
- Đối với các dự án do địa phương quản lý: Văn bản giao Kế hoạch vốn đầu tư năm của UBND tỉnh, huyện.
Giao dịch viên nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lô gích về thời gian các văn bản, tài liệu; số lượng và loại hồ sơ; lập phiếu giao nhận hồ sơ với chủ đầu tư gửi chủ đầu tư 01 bản, còn 01 bản lưu hồ sơ chứng từ.
2.3.2.3. Thủ tục và quy trình công tác kiểm soát tạm ứng và thu hồi tạm ứng
* Nội dung kiểm tra, kiểm soát:
- Đối tượng được tạm ứng và mức vốn tạm ứng đối với gói thầu thi công xây dựng có giá trị gói thầu dưới 10 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 20%; Hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng; Hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng; Mức tạm ứng tối đa của các loại hợp đồng trên là 50% giá trị hợp đồng.
- Bảo lãnh tạm ứng: Đối với hợp đồng có giá trị tạm ứng lớn hơn 01 tỷ yêu cầu có bảo lãnh tạm ứng, trường hợp không yêu cầu bảo lãnh: hợp đồng có giá trị dưới 01 tỷ, các hợp đồng tự thực hiện.
Khi tạm ứng vốn, chủ đầu tư gửi đến KBNN An Nhơn các tài liệu sau: - Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy rút vốn đầu tư;
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (Trường hợp phải bảo lãnh theo quy định); chủ đầu tư gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư.
Giao dịch viên căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định; đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, giao dịch viên xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, đồng thời lập tờ trình thanh toán vốn đầu tư, trình Kế toán trưởng toàn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình thanh toán vốn đầu tư để ký trình Lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tư, giao dịch viên dự thảo văn bản báo cáo Kế toán trưởng trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông báo về kết quả chấp nhận tạm ứng.
* Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư
- Mức vốn tạm ứng theo tiến độ thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư. Mức vốn tạm ứng tối đa theo yêu cầu không vượt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Trường hợp CĐT trực tiếp chi trả tiền bồi thường, hỗ trợ và tái định cư căn cứ vào hồ sơ tài liệu liên quan để chi trả cho người thụ hưởng.
- Trường hợp tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường hỗ trợ và tái định cư (Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư, tổ chức phát triển quỹ đất, doanh nghiệp ...) chi trả: Tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường hỗ trợ và tái định cư nêu trên mở tài khoản tiền gửi tại KBNN để tiếp nhận vốn tạm ứng do CĐT chuyển đến để thực hiện chi trả.
* Đối với chi phí quản lý dự án
Căn cứ dự toán chi phí quản lý dự án trong năm kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt, KBNN An Nhơn thực hiện tạm ứng vốn theo đề nghị của CĐT. Mức tạm ứng vốn không vượt quá dự toán chi phí quản lý dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Lưu ý: Mức vốn tạm ứng cho tất cả các trường hợp nêu trên không vượt kế hoạch vốn hàng năm đã bố trí cho dự án.
2.3.2.4. Thủ tục và quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành
* Trường hợp thanh toán theo hợp đồng:
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (Phụ lục 03.a ban hành kèm theo Thông tư 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của BTC hoặc văn bản bổ sung, thay thế, nếu có);
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); - Giấy rút vốn đầu tư
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi dự toán bổ sung, phụ lục bổ sung hợp đồng và Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (đồng (Phụ lục 04 ban hành kèm theo 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của BTC hoặc văn bản bổ sung, thay thế, nếu có).
* Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng.
- Đối với các công việc của dự án được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng (như: một số công việc quản lý dự án do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, trường hợp tự làm,...), việc thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt phù hợp với tính chất từng loại công việc. Hồ sơ thanh thanh toán bao gồm:
+ Dự toán được duyệt cho từng công việc;
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); + Giấy rút vốn đầu tư;
* Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành tự thực hiện.
Chủ đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu như đối với thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng xây dựng.
2.3.2.5.Thủ tục và quy trình công tác quyết toán dự án hoàn thành
Khi dự án, công trình được người có thẩm quyền duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành, chủ đầu tư gửi đến KBNN An Nhơn quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành. Cán bộ thanh toán căn cứ vào số vốn đã thanh toán cho dự án, công trình và quyết định phê duyệt quyết toán vốn dự án, công trình hoàn thành, thực hiện kiểm soát như sau:
* Đối với trường hợp số vốn quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán:
- Hồ sơ kiểm soát thanh toán do CĐT gửi đến KBNN An Nhơn gồm: + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); + Giấy rút vốn đầu tư.
- Giao dịch viên căn cứ vào đề nghị thanh toán của CĐT, kế hoạch vốn được cấp có thẩm quyền giao, các hồ sơ đã gửi trước đây và gửi bổ sung (nếu có) để thực hiện kiểm soát thanh toán tiếp phần chênh lệch giữa số vốn được phê duyệt quyết toán và số vốn đã thanh toán.
* Đối với trường hợp số vốn quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán:
Sau khi nhận được Quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành; cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản đề nghị CĐT phối hợp với nhà thầu thu hồi, nộp NSNN số vốn đã thanh toán cao hơn số vốn được phê duyệt quyết toán, báo cáo Lãnh đạo phụ trách ký duyệt, gửi CĐT và cấp trên của CĐT. Nội dung công văn ghi rõ tên dự án, hạng mục công trình, hợp đồng; số vốn đã tạm ứng, thanh toán; số vốn theo quyết toán được duyệt; số vốn đề nghị thu hồi nộp NSNN (theo từng cấp ngân sách); thời hạn nộp vào NSNN.
Căn cứ vào chứng từ đã nộp NSNN (do CĐT gửi đến), giao dịch viên dự thảo tờ trình để trình Lãnh đạo phụ trách ký duyệt, và hạch toán giảm số vốn thanh toán cho dự án.
Trường hợp sau 01 tháng kể từ khi KBNN có văn bản đôn đốc lần 1 CĐT, nhà thầu chưa nộp số tiền chênh lệch vào NSNN, giao dịch viên tiếp tục có văn bản đôn đốc, yêu cầu CĐT, nhà thầu thực hiện. Việc đôn đốc, yêu cầu CĐT nộp NSNN sẽ được thực hiện thường xuyên tùy theo tình hình thực tế tại đơn vị.
* Đối với trường hợp trong cùng một dự án có hạng mục có số vốn quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán, đồng thời có hạng mục có số vốn quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán:
- Đối với hạng mục có số vốn quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán:
Giao dịch viên dự thảo tờ trình Lãnh đạo KBNN phụ trách, kèm dự thảo văn bản yêu cầu CĐT, Ban quản lý dự án thu hồi lại số vốn đã thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp cao hơn quyết toán được duyệt, chuyển vào tài khoản tiền gửi của CĐT mở tại KBNN.
- Đối với hạng mục có số vốn quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán:
Căn cứ vào số dư tài khoản tiền gửi (số tiền thu hồi nói trên đã được CĐT chuyển vào tài khoản tiền gửi), CĐT gửi đến KBNN: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), Ủy nhiệm chi
Giao dịch viên thực hiện kiểm soát và làm các thủ tục để thanh toán tiếp cho các hạng mục còn thiếu vốn so với quyết toán được duyệt.
Trường hợp thanh toán theo nguyên tắc nói trên vẫn không đủ nguồn vốn