Cùng một đối tượng khảo sát như bảng câu hỏi khảo sát số 1, tác giả tiến hành xem, xét đánh giá nhu cầu cần thiết về thông tin KTQT hiện nay như thế nào qua thăm dò ý kiến ở bảng khảo sát 2 (Phụ lục 4). Kết quả thống
kê khảo sát như sau:
Bảng 2.4. Thống kê kết quả bảng khảo sát số 2
Nội dung khảo sát Đồng ý Không
có ý kiến
Không đồng ý 1. Theo Anh/Chị nên tổ chức thu thập thông
tin KTQT như thế nào
Cần có bộ máy KTQT riêng biệt 7% 29% 64%
Phòng kế toán được xây dựng kết hợp giữa
kế toán tài chính với KTQT 86% 14% 0%
Hệ thống tài khoản được chi tiết theo yêu
cầu của KTQT 50% 36% 14%
Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán chi tiết vừa để phục vụ công tác KTQT vừa phục vụ công tác KTTC.
50% 36% 14%
2. Theo Anh/Chị việc định giá bán linh hoạt (giá bán khách hàng) với công ty có cần thiết không?
57% 43% 0%
3. Mô hình C-P-V (Chi phí-khối lượng – lợi
54
Nội dung khảo sát Đồng ý Không
có ý kiến
Không đồng ý sản phẩm, chi phí khả biến, chi phí bất biến
và mức giá bán, đồng thời xem xét sự tác động của các yếu tố đó lên lợi nhuận biến động như thế nào. Anh/Chị có đồng ý áp dụng C-V-P để phân tích các mối quan hệ trên cho công ty không?
4. Công ty cần phân tích điểm hòa vốn để xác định được số lượng sản phẩm tối thiểu đủ bù đắp định phí không?
50% 36% 14%
5. Công ty có nhu cầu thực hiện các loại dự toán như thế nào
Dự toán sản xuất 86% 14% 0%
Dự toán chi phí nguyên vật liệu 93% 7% 0%
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí
sản xuất chung 71% 29% 0%
Dự toán kết quả kinh doanh 71% 29% 0%
Dự toán thu tiền 71% 29% 0%
Dự toán chi tiền 71% 29% 0%
Các bảng thảo dự toán nên lập theo mô hình từ dưới lên (từ tổ đội, phân xưởng, phòng ban lập và gửi lên phòng kế toán)
50% 29% 21%
6. Nên tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty nhằm giúp quản trị kiểm tra, đánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị
36% 50% 14%
7. Đầu tư cho công nghệ cho khai thác thông tin trong công ty hiện nay nên như thế nào
Trang bị phần mềm riêng biệt cho kế toán
55
Nội dung khảo sát Đồng ý Không
có ý kiến
Không đồng ý
Tích hợp hệ thống kế toán vào hệ thống
thông tin chung toàn công ty 43% 21% 36%
8. Nhân sự phòng kế toán phục vụ cho KTQT
Cần được bổ sung 14% 29% 57%
Cần được đào tạo 64% 14% 21%
(Nguồn: Từ kết quả khảo sát do tác giả thực hiện)
Kết quả khảo sát câu trả lời số 1 cho thấy:
+ 64% đối tượng được khảo sát không đồng ý tổ chức bộ máy KTQT riêng biệt;
+ 86% đồng ý kết hợp bộ phận kế toán tài chính và KTQT chung một phòng;
+ 50% tán thành hệ thống tài khoản cần được chi tiết theo yêu cầu của KTQT;
+ 50% đồng ý sổ sách chứng từ kế toán chi tiết phục vụ được cho cả KTQT và kế toán tài chính.
Kết quả các câu trả lời 2, 3, 4 cho thấy phần lớn đồng ý công ty nên thực hiện định giá bán linh hoạt (57%), ứng dụng phân tích mối quan hệ C-V- P (64%), phân tích tính điểm hòa vốn (50%).
Kết quả khảo sát câu 5 cho thấy công ty đang có nhu cầu: + Lập dự toán sản xuất với 86% ý kiến đồng ý;
+ Lập dự toán chi phí nguyên vật liệu với 93% ý kiến đồng ý;
+ Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán kết quả kinh doanh, dự toán thu tiền, dự toán chi tiền với 71% ý kiến đồng ý;
56
trách nhiệm với 50% không có ý kiến 14% không đồng ý.
Về đầu tư công nghệ cho khai thác thông tin, với phần lớn ý kiến (43%) không đồng ý tách riêng phần mềm kế toán tài chính và KTQT, và cũng 43% ý kiến đồng ý việc tích hợp thông tin kế toán chung với thông tin toàn công ty.
Về nhân sự phòng kế toán phục vụ KTQT với tỷ lệ 57% không đồng ý cần được bổ sung thêm và 64% đồng ý cần được đào tạo.
Kết luận về nhu cầu tổ chức KTQT và nhu cầu thông tin KTQT hiện nay tại công ty như sau:
Về tổ chức KTQT: theo mô hình kết hợp, hệ thống tài khoản sổ sách được kết hợp để sử dụng chung cho cả kế toán tài chính và KTQT, dự toán được lập theo mô hình từ dưới lên, phần mềm kế toán tài chính và KTQT được tích hợp và tích hợp chung vào hệ thống thông tin toàn công ty; hiện công ty chưa có nhu cầu về kế toán trách nhiệm.
Về nhu cầu thông tin KTQT cần: định giá bán linh hoạt, phân tích mối quan hệ C-V-P, phân tích điểm hòa vốn, các loại dự toán cơ bản.
57
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này tác giả đã tìm hiểu tổng quan về công ty TNHH XD Đường Quang. Trình bày phương pháp thu thập, xử lý thông tin để đánh giá sơ bộ hoạt động của công ty xác định việc tổ chức KTQT là nhu cầu cần thiết khách quan của công ty trong giai đoạn hiện nay.
Tìm hiểu sâu về cơ cấu tổ chức, nội dung kế toán đang thực hiện tại công ty, đánh giá được việc tổ chức KTQT hiện nay tại công ty chưa có.
Tác giả tiếp tục thực hiện khảo sát để đánh giá nguyên nhân tại sao công ty chưa có KTQT, và tìm hiểu nhu cầu cung cấp thông tin KTQT hiện nay của công ty là gì. Từ ý kiến của các đối tượng được khảo sát, tác giả đi tiến hành thống kê mô tả và đi đến nhận định: nhu cầu thông tin về KTQT hiện nay của công ty là thực sự cần thiết, nguyên nhân chưa tổ chức KTQT tại công ty là ban lãnh đạo công ty cùng với bộ phận kế toán chưa biết phải tổ chức KTQT như thế nào. Qua đó xác định được mong muốn về mô hình tổ chức, những thông tin cần thu thập cho KTQT, những nội dung KTQT cần thiết thực hiện ngay tại công ty.
58
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH XD ĐƯỜNG QUANG 3.1. Quan điểm và định hướng xây dựng KTQT
3.1.1. Quan điểm
Lợi ích thông tin mang lại phù hợp với chi phí.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bỏ ra một khoản chi phí họ cũng nghĩ về lợi ích sẽ đạt được. Vì thế trong quan điểm xây dựng KTQT của công ty cũng phải đáp ứng được yêu cầu đó, phải đảm bảo chi phí công ty đã bỏ ra phù hợp lợi ích của doanh nghiệp. Điều đó đòi hỏi phải lựa chọn được mô hình kế toán phù hợp với công ty đảm bảo việc cung cấp thông tin cho công ty trong giai đoạn hiện nay mà không lãng phí về mặt nhân sự. Vì thế phải cân nhắc trong việc lựa chọn bố trí nhân sự, tổ chức thu thập dữ liệu vừa đủ phục vụ cho nhu cầu KTQT hiện tại. Các thông tin phải tổ chức một cách chắc lọc đảm bảo đủ nhu cầu, không cần tổ chức trên tất cả các phương diện mà chưa có nhu cầu sử dụng dẫn đến tốn kém mà không hiệu quả. Do đó những nội dung của KTQT hiện nay công ty chưa cần thiết sẽ được cân nhắc để đầu tư cho giai đoạn sau, khi mà các nội dung cơ bản của KTQT đã được triển khai, hoạt động có hiệu quả tại doanh nghiệp.
Cập nhật, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT là yêu cầu khách quan vì bản chất của KTQT là cung cấp thông tin phải đảm bảo nguyên tắc nhanh, chính xác và có độ tin cậy cao. Vì vậy việc thiết kế các phần mềm kế toán có tiện ích cao trong việc kết hợp giữa KTQT và kế toán tài chính để cung cấp các thông tin phản ánh về tình hình tài chính của đơn vị được sử dụng cho nhiều đối tượng sử dụng thông tin kế toán cả bên trong và bên ngoài đơn vị, tách bạch được thông tin kế toán tài chính và KTQT. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán của đơn vị có ý nghĩa lớn đối với
59
cầu nhanh và chính xác của công tác KTQT.
Nội dung vận dụng KTQT tại công ty phải đáp ứng nhu cầu thông tin của công ty.
Mô hình tổ chức công ty không lớn, trình độ đào tạo của đội ngũ quản lý công ty chưa đáp ứng được yêu cầu hiện nay. Lực lượng nhân sự trong công tác kế toán cũng còn non kém. Yêu cầu về thông tin KTQT của công ty cũng giới hạn trên một số mặt. Vận dụng nội dung KTQT nào công ty là một sự lựa chọn đảm bảo các thông tin cung cấp từ các phần hành được sử dụng có hữu ích, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp phù hợp với chi phí đã bỏ ra.
3.1.2. Định hướng xây dựng KTQT
Tổ chức KTQT cho DN vừa và nhỏ phải tiết kiệm chi phí, thông tin đáp ứng nhu cầu theo từng giai đoạn phát triển của công ty, từ đó tác giả định hướng như sau:
- Tổ chức KTQT theo mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT, do phòng kế toán phụ trách
- Xây dựng KTQT theo 2 giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Đáp ứng nhanh nhu cầu cần thiết hiện nay tại doanh nghiệp như kết quả đã khảo sát ở chương 2 là:
* Tính tổng biến phí để có giá xây dựng linh hoạt phục vụ đấu thầu nhằm giữ thị trường.
* Lập dự toán ngân sách, chủ yếu là dự toán doanh thu, chi phí xây dựng và dòng tiền vào ra.
+ Giai đoạn 2: Đáp ứng nhu cầu thông tin, khi doanh nghiệp đã làm tốt KTQT trong giai đoạn 1, cần phát triển mở rộng doanh nghiệp nên xây dựng: * Mối quan hệ C-V-P nhằm để mở rộng xây dựng ra các tỉnh để tối đa hoá lợi nhuận.
60
3.2. Lựa chọn mô hình tổ chức KTQT và thu thập dữ liệu phục vụ KTQT
3.2.1. Lựa chọn mô hình KTQT
Như đã đề cập ở chương 1, về mô hình tổ chức KTQT đối với một doanh nghiệp nói chung có ba dạng, qua khảo sát, thu thập ý kiến của ban giám đốc, các phòng chức năng và phòng kế toán phần lớn lựa chọn mô hình tổ chức KTQT cho công ty là mô hình kết hợp, tác giả cùng đồng quan điểm này. Qui mô kinh doanh của công ty ở mức vừa nên sử dụng mô hình kết hợp với kế toán tài chính theo từng phần hành để có thể hỗ trợ nhau về nguồn nhân lực, thông tin đầu vào và tiết kiệm chi phí.
* Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty trong điều kiện có áp dụng KTQT
Với cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng kế toán hiện nay, tác giả đề xuất tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện áp dụng KTQT như trong sơ đồ 3.1.
* Kế toán trưởng:
Ngoài các nhiệm vụ trước đây còn phải tổ chức bộ máy thực hiện tốt chức năng KTQT, hướng dẫn các nhân viên trong phòng về chuyên môn nghiệp vụ KTQT. Trưởng phòng Kế toán – Kế toán trưởng Phó Kế toán trưởng – KTTH (phục trách KTQT) Thủ quỹ Kế toán giá thành kiêm lập dự toán SX Kế toán phân tích Kế toán tiền kiêm lập dự toán tiền Kế toán vật tư, TSCĐ
61
* Phó kế toán trưởng:
Ngoài nhiệm vụ đã giao, phó kế toán trưởng là một trong những đầu mối nghiên cứu, trực tiếp tổ chức thực hiện KTQT tại phòng kế toán, hướng dẫn trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán đảm trách công tác KTQT về lập dự toán, phân tích mối quan hệ C-V-P...
* Kế toán giá thành kiêm lập dự toán sản xuất: đây chính là vị trí của kế
toán chi phí, ngoài kế toán chi phí sản xuất và giá thành ở góc độ kế toán tài chính, trên phương diện KTQT sẽ quan tâm đến thiết lập báo cáo giá thành, và những phân tích giá thành, lập các dự toán sản xuất khi cần thiết.
* Kế toán vật tư, TSCĐ: thực hiện nhiệm vụ trước đây.
* Kế toán tiền kiêm lập dự toán tiền: Đảm bảo các nhiệm vụ của kế toán thanh toán và kế toán công nợ trước đây, đồng thời kiêm thêm nhiệm vụ lập dự toán tiền.
* Kế toán phân tích: Thực hiện nhiệm vụ phân tích, đánh giá sẽ tiến hành
đánh giá các kết quả hoạt động thực tế so với dự toán, tìm ra nguyên nhân chênh lệch nếu có, đồng thời đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng chi phí tăng, giảm như thế nào.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu,
phiếu chi hợp lệ. Báo cáo tiền mặt cho kế toán trưởng và chủ tài khoản biết.
3.2.2. Thu thập, tổ chức thông tin dữ liệu phục vụ KTQT
Cập nhật và bổ sung phần mềm kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT bằng biện pháp thu thập dữ liệu trong KTTC để từ đó xử lý ra báo cáo KTQT
3.2.2.1. Xây dựng hệ thống tài khoản
Trong nội dung này thì việc lựa chọn và mã hóa tài khoản về chi phí là vấn đề công ty cần thực hiện trong điều kiện áp dụng KTQT. Hệ thống tài khoản phải được mã hóa một cách rõ ràng cụ thể, cung cấp đầy đủ và toàn diện các thông tin về chi phí.
62
sử dụng của kế toán tài chính không bị ảnh hưởng, nghĩa là hệ thống tài khoản kế toán tài chính hiện có được thiết kế lại cho phù hợp yêu cầu của KTQT. Hệ thống tài khoản phải phán ánh được chi phí phát sinh thuộc loại nào biến phí hay định phí, chi phí phát sinh ở bộ phận nào, chi phí được dùng cho sản phẩm nào. Tác giả đề xuất cách mã hóa các tài khoản chi phí theo dạng chung như sau:
Tài khoản gồm 4 nhóm
Nhóm thứ nhất: là nhóm ký hiệu Mã tài khoản - thể hiện loại chi phí. Nhóm thứ hai: là 1 số thứ tự thể hiện mã loại chi phí và được ký hiệu
như sau: 1- biến phí, 2- định phí, 3- hỗn hợp
Nhóm thứ ba: là bộ ký hiệu về trung tâm chi phí - cho biết nơi phát sinh
chi phí là công đoạn công trình nào.
Nhóm thứ tư: là nhóm ký hiệu thể hiện mã loại sản phẩm.
Như vậy, việc mã hóa chi phí được sắp xếp theo trình tự sau:
Mã_tài_khoản.Mã_loại_chi_phí.Mã_công_đoạn_chi_phí.Mã_công_trinh
Ví dụ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh công đoạn thi công móng nhà thuộc công trình A khi đó tài khoản phản ánh chi phí này được mã hóa như sau: 621.1.TCM.A
Trong đó:
Nhóm ký hiệu thứ nhất là “621” thể hiện đây là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nhóm ký hiệu thứ hai là “1” thể hiện chi phí này là biến phí.
Nhóm ký hiệu thứ ba là “TCM” thể hiện trung tâm phát sinh chi phí là công đoạn thi công móng.
Nhóm ký hiệu thứ tư là “A” thể hiện mã sản phẩm công trình phát sinh chi phí.
63
KTQT không có tính pháp lệnh, mục đích chủ yếu của nó là phục vụ nhu cầu bên trong doanh nghiệp nên hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo KTQT không yêu cầu phải tuân thủ các biểu mẫu thống nhất như trong kế toán tài chính. Hệ thống ghi chép thông tin của KTQT phải tuân thủ các nguyên tắc: Dữ liệu có căn cứ; truy xuất dễ dàng; có tính thống nhất.
Như trên đã nêu, mô hình KTQT của doanh nghiệp là kế hợp nên, các thông tin ghi chép của kế toán tài chính và KTQT nằm trên hệ thống. Do đó,