Dự toán là một kế hoạch mà trong đó thể hiện những mục tiêu tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động những nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra.
21
- Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoản thời gian xác định trong tương lai.
Phân loại dự toán:
Dự toán là công cụ của nhà quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý của mình để hoàn thành mục tiêu của tổ chức trong quá trình quản lý nhu cầu thông tin dự toán rất đa dạng trong từng giai đoạn khác nhau sẽ có yêu cầu dự toán khác nhau. Do đó phân loại dự toán theo nhiều tiêu thức:
Phân loại theo thời gian dự toán được chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn.
- Dự toán ngắn hạn: thường được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra nhiều kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán bao gồm các dự toán chức năng như dự toán doanh thu, dư toán sản xuất, dự toán tiền... Dự toán ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là một công cụ của hoạch định nhằm làm mục riêu hàng động của năm.
- Dự toán dài hạn: có thời hạn trên một năm còn được gọi là dự toán vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như các chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán dài hạn là dự toán cho một khoảng thời gian dài và định hướng mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Dự toán dài hạn được thực hiện thông qua các dự toán ngắn hạn.
Phân loại theo chức năng: có dự toán hoạt động và dự toán tài chính - Dự toán hoạt động là dự toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các hoạt động sản xuất như là mua hàng, bán hàng, sản xuất và quản lý. Dự toán hoạt động trước tiên được xác định là dự toán tiêu thụ, từ dự toán này xác định số sản phẩm dự kiến tiêu thụ trong kỳ để làm căn cứ lập dự toán sản xuất, dự toán sản xuất được dùng cho các doanh
22
nghiệp sản xuất nhằm xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ làm cơ sở để lập dự toán chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung... Sau đó, từ dự toán doanh thu lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh.
Dự toán tài chính: là dự toán cho các hoạt động tài chính và đầu tư của doanh nghiệp. Là các dự toán liên quan đến vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, tiền tệ… Dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền. Dự toán vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo.
Phân loại theo phương pháp lập có dự toán linh hoạt và dự toán cố định
- Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán doanh thu chi phí cho một kỳ kinh doanh theo các mức hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động. Dự toán linh hoạt được lập trước khi tiến hành sản xuất kinh doanh được xem là công cụ của hoạch định và dự toán linh hoạt được lập sau khi kết thúc một kỳ kinh doanh thì được xem là công cụ của kiểm soát.
- Dự toán cố định là dự toán được lập trước khi tiến hành sản xuất kinh doanh, tại một mức độ hoạt động đã được xác định trước. Dự toán cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Nhược điểm của dự toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán, do đó không có ý nghĩa cao trong việc kiểm soát nế các doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động trong kỳ do điều kiện hoặc môi trường kinh doanh biến động.
Các mô hình lập dự toán
23 sau đây
Mô hình thông tin 1 xuống
Mô hình số 1.1: Mô hình thông tin lập dự toán 1 xuống
Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được đặt ra từ ban quản lý cao nhất của doanh nghiệp và truyền đạt cho các cấp quản lý trung gian, trên cơ sở đó các cấp quản lý trung gian truyền đạt cho các đơn vị cấp cơ sở.
Lập dự toán theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đòi hỏi quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện và chi tiết mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Điều này chỉ có thể thực hiện được với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời đòi hỏi phải tuân theo chỉ đạo của nhà quản lý cấp cao hơn.
Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên
QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ
24
Mô hình số 1.2: Mô hình thông tin lập dự toán 2 xuống 1 lên
Trình tự lập dự toán mô hình này như sau:
Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý các cấp cao nhất trong doanh nghiệp mang tính chất dự thảo, được phân bổ cho các đơn vị trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở.
Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao.
Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hướng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán
QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ
: Bước 1 : Bước 2 : Bước 3
25
cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở.
Sau khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch.
Mô hình này tập trung được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý nên dự toán có tính khả thi cao. Tuy nhiên, nó mất nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt, có khả năng không cung cấp kịp thời thông tin cho kỳ kế hoạch.
Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống
Mô hình số 1.3: Mô hình thông tin lập dự toán 1 lên 1 xuống
Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự toán và được trình lên cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình cho bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán các cấp trung
QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ : Bước 1 : Bước 2
26
gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng các bộ phận đến việc thực hiện mục tiêu chung, sẽ xét duyệt dự toán cho các cấp trung gian, trên cơ sở đó các cấp trung gian sẽ xét duyệt dự toán cho các cấp cơ sở.
Mô hình này có thể khắc phục được nhược điểm của mô hình 2 xuống 1 lên. Tuy nhiên, nhược điểm của nó có thể là chỉ tiêu dự toán được xác lập thấp do dự toán được lập xuất phát từ cấp cơ sở, họ thường có khuynh hướng lập các chỉ tiêu dự toán dưới khả năng, điều kiện của minh để dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán, do đó không thể khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị.