Đây là nhóm nhân tố xuất phát từ nơi người lao động làm việc. Vì vậy nó cũng là nhóm nhân tố quan trọng mà người quản lý phải khai thác. Nhóm nhân tố này bao gồm:
- Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức là một hệ thống các niềm tin, các giá trị được chia sẻ và phát triển trong phạm vi nội bộ một tổ chức và hướng dẫn hành vi của những thành viên trong tổ chức. Văn hóa tổ chức được tạo thành từ tổng thể các mục
17
tiêu, các chính sách quản lý, bầu không khí tâm lý của tập thể lao động, lề lối làm việc và các mối quan hệ nhân sự. Văn hóa tổ chức có tác động rất lớn đến các thành viên trong tổ chức. Nó chỉ cho thành viên thấy bằng cách nào để thỏa mãn các nhu cầu cá nhân. Thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, các thành viên có thể phát triển các quan điểm chung nhằm chỉ dẫn cho các hoạt động hằng ngày của họ. Người cũ có thể giúp người mới hội nhập vào tập thể, cùng hiểu mục tiêu của tổ chức, xác lập trách nhiệm và phương pháp hành động thích hợp nhằm thể hiện mình với những người xung quanh. Văn hóa mạnh còn giúp người lãnh đạo và nhân viên xít lại gần nhau hơn. Người lãnh đạo sẽ hiểu nhân viên nghĩ gì, những định hướng chính sách của tổ chức đã hợp lý chưa để điều chỉnh kịp thời, làm cho cấp dưới tự giác tuân thủ và giảm sự giám sát trong công việc. Từ đó sẽ tạo được sự nhất trí cao giữa các thành viên, tăng sự hợp tác, sự trung thành và cam kết của các thành viên với tổ chức.
- Phong cách lãnh đạo: Việc người lãnh đạo sử dụng phong cách lãnh đạo có phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của tổ chức hay không, có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của người lao động trong tổ chức.
- Các chính sách nhân sự và việc thực hiện các chính sách nhân sự đó: Các chính sách nhân sự rất đa dạng bao quát các khía cạnh từ tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động đến vấn đề bảo vệ lao động. Các chính sách này đưa ra các chỉ dẫn cho người quản lý cần làm gì để phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sự mong đợi của người lao động, chứ không phải là các luật lệ cứng nhắc. Các chính sách cần được sửa đổi cùng với quá trình phát triển của tổ chức. Bởi chúng có ảnh hưởng quan trọng tới việc thực thi của các cấp lãnh đạo và tác động lớn đến người lao động như: cung cấp nơi làm việc an toàn; trả lương cao với người có kết quả cao; đảm bảo sự thăng tiến cho những người có năng lực và thành tích tốt; khuyến khích nhân viên làm việc hết khả năng và trung thành khi họ thấy rõ sự công bằng.
Trong tất cả các đặc điểm của nhóm nhân tố này công bằng trong chính sách của tổ chức và đào tạo và phát triển rất quan trong. Bởi vì làm việc trong môi trường hành chính công, trong điều kiện văn hóa của Việt Nam, tính tập quyền và khoảng cách quyền lực cao, do vậy cấp dưới ít có phản ứng ngược lại với cấp trên một cách tường minh mà âm thầm chóng lại mệnh lện của cấp trên thông qua việc đổ cho yếu tố
18
khách quan, mối quan hệ giữa công bằng và hiệu quả lao động còn được khẳng định qua lý thuyết công bằng, lý thuyết công bằng của Adams chỉ ta rằng, một cá nhân có thể thay đổi số lượng lẫn chất lượng cộng việc của anh ta khi mà anh ta nhận thấy có sự không tương xứng giữa cái anh ta có được so với cái mà anh ta bỏ ta (Adams, 1996), ngoài ra đào tạo và phát triển cũng là tính hiệu của tổ chức đối với người lao động là cam kết về tương lai của họ (Trần Thanh Phong và cộng sự, 2019) , do vậy công bằng trong chính sách của tổ chức và đào tạo và phát triển là 2 nhân tố cần được xem xét.