7. Cấu trúc của đề tài
3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài
Hệ thống văn bản quy định nội quy về văn thư sẽ giúp các cán bộ trong Cục nói chung và cán bộ văn thư nói riêng thực hiện các nghiệp vụ văn thư thuận tiện. Quy định, quy chế còn là cơ sở pháp lý quan trọng để quản lý công tác văn thư lưu trữ và là căn cứ quan trọng để tiến hành kiểm tra, giám sát, xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, qua thực trạng khảo sát cho thấy, hệ thống các văn bản quy định về văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài còn gặp nhiều vấn đề. Do vậy hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác văn thư là một trong những nhu cầu cần thiết.
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cơ quan nên xây dựng hoàn chỉnh các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan, cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan mình như: hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản, tổ chức, sử dụng
tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đồng thời, rà soát lại những văn bản của cơ quan đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực văn thư để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế.
Từ những văn bản quy định lập ra, cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền, đào tạo cho cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc, thường xuyên kiểm tra giám sát để hoạt động văn thư đạt được kết quả tốt nhất.
3.2.Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận Văn thư
Cục Đầu tư nước ngoài có khối lượng văn bản giải quyết hàng ngày tương
đối lớn trong khi đó số lượng nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư còn ít do đó áp lực công việc tương đối cao. Vì vậy, Cục cần trao đổi, quan tâm, bổ sung thêm nhân viên được đào tạo đúng về chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức chuyên sâu và nghiệp vụ vững vàng về công tác văn thư để triển khai, thực hiện tốt nghiệp vụ. Đồng thời tham mưu đối với lãnh đạo trong công tác văn thư tác nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị.
Hiện nay Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài chưa có nhân sự chuyên về lĩnh vực lưu trữ, các cán bộ văn thư có khối lượng công việc vô cùng lớn trong khi đó phải kiêm nhiệm thêm lĩnh vực lưu trữ nên không tránh khỏi những thiếu xót trong công tác văn thư, lưu trữ. Do đó để thực hiện tốt công việc lưu trữ lẫn văn thư cần tăng cường thêm biên chế chuyên trách về lưu trữ.
Việc tuyển dụng thêm nhân sự (Số lượng, trình độ chuyên môn…) sẽ giúp cho công việc thực hiện một cách nhanh hơn, hiệu quả hơn; giải phóng nhân viên văn thư khỏi công việc lưu trữ để có thời gian trau dồi chuyên môn của mình. Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư của đơn vị. Trình độ của cán bộ có tác động trực tiếp đên phương pháp, cách bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Nhân sự có trình độ chuyên môn sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại nhân sự có trình độ không vững vàng hoặc không đúng trình độ chuyên môn có thể sẽ làm thất thoát tài liệu ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả công tác quản lý sử dụng tài liệu của cơ quan. Chính vì vậy việc tuyển dụng và bố trí cán
bộ làm công tác lưu trữ tại Cục Đầu tư nước ngoài là một việc làm cần được sự quan tâm của lãnh đạo.