7. Cấu trúc của đề tài
2.3.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
* Thẩm quyền ban hành văn bản
Cục Đầu tư nước ngoài hàng năm ban hành khối lượng văn bản rất lớn với nhiều loại văn bản khác nhau, các loại văn bản đều được quy định rõ ràng về mặt nội dung và thể thức. Tất cả các loại văn bản ban hành đúng với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Đầu tư nước ngoài.
Hiện nay tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Đầu tư nước ngoài có các hình thức văn bản sau đây:
- Văn bản hành chính gồm: quyết định(cá biệt), chỉ thị(cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, tờ trình , công văn, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, dự án, báo cáo, biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời,giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
- Văn bản chuyên ngành.
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài.
* Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục Đầu tư nước ngoài đã chấp hành đúng các quy định của Nhà nước, đảm bảo thực hiện đúng theo Quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư,...Ngoài các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư thì Cục Đầu tư nước ngoài cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cơ quan theo quy chế văn thư của cơ quan đã được ban hành. Qua đó Cục đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm các bước sau:
- Tiếp nhận yêu cầu
- Duyệt và trình ký văn bản - Kiểm tra
- Ký văn bản - Ban hành văn bản
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Văn bản của Cục được ban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Văn bản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó soạn thảo. Đối với văn bản chung của Cục do lãnh đạo Cục ủy quyền cho đơn vị nào soạn thảo thì đơn vị đó soạn thảo, tuy nhiên thường là do Văn phòng Cục soạn thảo.
Căn cứ vào nội dung, tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo mà cán bộ chuyên môn được phân công soạn thảo văn bản xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản từ đó xác định được tên loại văn bản phù hợp.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
Sau khi xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, cán bộ chuyên môn sẽ thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo, thông tin pháp luật). Văn bản được coi là đầy đủ thông tin khi đã có đầy đủ các thông tin về mặt pháp lý và thông tin thực tế. Chính vì thế mà người phân công soạn thảo văn bản luôn phải bám sát thông tin pháp lý và thu thập các thông tin thực tiễn một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ nhất để đưa vào nội dung văn bản.
Từ những thông tin thu thập được, cán bộ chuyên môn tiến hành soạn thảo văn bản. Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Để hoàn thành công việc tốt đòi hỏi người thực hiện không chỉ có chuyên môn về vấn đề văn bản hóa để đảm bảo nội dung của văn bản ban hành được chính xác mà còn phải nắm chắc các yêu cầu về thể thức văn bản để đảm bảo chất lượng cũng như hiệu lực của văn bản được ban hành. Bên cạnh đó, đối với những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp người soạn thảo văn bản phải chủ động đề xuất ý kiến của lãnh đạo Cục, đồng thời lấy ý kiến của các phòng, ban, bộ phận trước khi tiến hành viết bản thảo.
Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản
Văn bản sau khi soạn xong, do lãnh đạo các phòng duyệt nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ký tắt và ghi rõ họ tên vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục, ghi rõ số bản phát hành vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục. Đối với văn bản liên quan đến các phòng trong Cục phải lấy ý kiến tham gia của các Phòng, tiếp thu, tổng hợp ý kiến trước khi trình lãnh đạo Cục duyệt. Đối với văn bản có liên quan đến công tác tài chính, hợp tác quốc tế phải có ý kiến của bộ phận Kế hoạch tài chính trước khi trình lãnh đạo Cục duyệt.
Đối với các công văn đơn vị ký ban hành, Lãnh đạo đơn vị kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi ký, sau đó văn thư đơn vị chuyển về Văn phòng làm thủ tục ban hành;
Đối với các văn bản trình LĐC ký, lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến và ký vào Phiếu trình giải quyết công việc;
Văn thư đơn vị hoặc CV/VC được phân công thực hiện chuyển về Văn phòng kiểm tra về thể thức văn bản trước khi trình LĐC ký.
Bước 4: Kiểm tra
Văn phòng kiểm tra hồ sơ trình ký, gồm: - Đối với văn bản do Cục phát hành: + Phiếu trình giải quyết công việc; + Dự thảo văn bản đi;
+ Các văn bản liên quan;
- Đối với văn bản do Bộ phát hành:
+ Dự thảo văn bản gồm 2 bản, trong đó: 1 bản ghi ngày tháng và chữ ký của lãnh đạo Cục vào lề trái ngang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo, của trưởng phòng và số bản phát hành ở phía dưới phần “nơi nhận”; 1 bản để nhân bản
+ Các phụ lục và đề cương kèm theo văn bản chính + Phiếu trình giải quyết công việc
+ Các văn bản thẩm tra, thẩm định, góp ý kiến(nếu có) + Các vă bản liên quan khác
Trong trường hợp dự thảo văn bản có sai sót về thể thức hoặc nội dung, Văn phòng gửi lại đơn vị để chỉnh, sửa;
Văn phòng trình LĐC khi hồ sơ đã hoàn chỉnh.
Bước 5: Ký văn bản
* Thẩm quyền ký văn bản:
- Cục trưởng: có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản do Cục ban hành. Nếu Cục trưởng bận có thể giao cho cấp phó ký thay.
- Phó Cục trưởng: Được Cục trưởng ủy nhiệm ký thay (KT.) một số văn bản hoặc ký các văn bản được phân công thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
- Chánh văn phòng: Được Cục trưởng giao cho ký thừa lệnh một số văn bản thông thường như: Giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản của cấp trên...
Đối với văn bản đạt yêu cầu, Chánh văn phòng ký vào Phiếu trình giải quyết công việc và ký khóa văn bản để trình Lãnh đạo Cục ký Phiếu trình giải quyết công việc và ký văn bản đi. Đối với các công văn chưa đạt yêu cầu, trả lại chuyên viên, viên chức được phân công thực hiện tiếp tục chỉnh, sửa và hoàn thiện văn bản.
Bước 6: Ban hành văn bản
Lãnh đạo Cục chuyển lại Văn phòng hồ sơ trình ký sau khi xem xét và có ý kiến để văn thư thông báo lại chuyên viên, viên chức được phân công xử lý công việc. Đối với các văn bản đã được lãnh đạo Cục ký, Văn phòng làm các thủ tục ban hành văn bản: lấy số văn bản, nhân bản số bản cần thiết, đóng dấu của Cục ĐTNN, lưu 01 bản gốc tại Văn phòng (bản có chữ ký tươi) và Phiếu trình giải quyết công việc; chuyên viên, viên chức được phân công xử lý công việc nhận lại 01 bản chính, các tài liệu liên quan để lưu vào hồ sơ công việc.
Văn thư Văn phòng cho văn bản vào phong bì, ghi cơ quan, địa chỉ nơi nhận văn bản đi, ghi vào sổ văn bản phát hành để theo dõi tình hình. Văn bản được
gửi qua phòng Văn thư Bộ và theo đường bưu điện đến địa chỉ “Nơi nhận”. Nếu trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của lãnh đạo Cục, nhân viên văn thư phát hành văn bản đi trực tiếp đến địa chỉ “Nơi nhận”.
Các văn bản phát hành đi đều được nơi nhận chuyển văn bản đi ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan đã được thực hiện thống nhất trong quy chế của cơ quan, công tác kiểm tra về nội dung văn bản cũng như thế thức, kĩ thuật trình bày đều thực hiện vô cùng nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật. Hầu hết các văn bản của cơ quan khi phát hành đều có phần ký nháy vị trí cuối cùng của nội dung văn bản. Đối với Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức và ký thuật trình bày văn bản cũng luôn kiểm tra nghiêm ngặt nên ít có tình trạng văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khi phát hành.
2.3.4.2.Quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục 05)
Văn bản đến là tất cả các văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản khác và đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Việc tiếp nhận văn bản đến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Cục bao gồm: Công văn, thư từ, chỉ thị, quyết định,…do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên đem đến. Mọi văn bản của cơ quan đếu phải thông qua một đầu mối đó là Văn phòng cơ quan. Nguyên tắc này tạo điệu kiện thuận lợi cho văn thư theo dõi, thống kê, kiểm tra, quản lý cũng như công việc tra tìm.
Các phòng trực tiếp nhận văn bản từ cơ quan, các nhân gửi Cục hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân có liên quan đến công tác văn thư việc của Cục thì chuyển cho văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn thư trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, văn bản do bộ chuyển tới). Văn thư không bóc những bì thư có dấu “tuyệt mật”, bì thư gửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên
trên bì thư mới được bóc”. Văn thư giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra xác minh. Đối với những thông tin nhân qua fax, điện thoại, truyền miệng; người tiếp nhận ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, người truyền đạt và chuyển ngay cho lãnh đạo cục xử lý.
Hàng năm, Cục tiếp nhận khá nhiều văn bản đến, cụ thể số lượng văn bản tiếp nhận trong 4 năm gần đây như sau:
Tên văn bản Năm/ Số lượng
2013 2014 2015 2016 Quyết định 211 178 242 238 Công văn 260 238 197 314 Thông báo 130 138 145 129 Tờ trình 167 150 173 184 Thông tư 90 87 135 128 Văn bản mật 30 47 46 39 Văn bản QPPL 140 129 133 130
Quy trình quản lý văn bản đến của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài được thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến và xử lý phân chuyển
- Văn thư Cục trực tiếp nhận văn bản đến kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không, số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải đúng với sổ giao nhận.
- Với những văn bản mà ngoài “bì”có đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mặt hoặc ghi rõ tên hoặc chức danh người nhận, văn thư không bóc “bì”, chỉ vào sổ nhận văn bản, tài liệu rồi chuyển thẳng đến người nhận.
- Những văn bản đến có dấu về mức độ khẩn, hỏa tốc, mật... gửi Cục Đầu tư nước ngoài ngoài các thủ tục tiếp nhận bình thường, văn thư còn phải ghi rõ ngày, giờ tiếp nhận; nếu có yêu cầu giải quyết ngay hoặc có ghi rõ thời hạn giải quyết thì
sau khi làm các thủ tục trên nhân viên Văn thư báo cáo ngay Chánh văn phòng để chuyển đến Lãnh đạo Cục xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu “đến”cho từng văn bản, dấu “đến”được đóng vào góc trái của trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản, nhập máy tính bằng chương trình “Quản lý công văn đi, đến”các dữ liệu: Số thứ văn bản đến; Ngày nhập; Số ký hiệu văn bản; Ngày phát hành; Độ mật; Độ khẩn; Nơi gửi văn bản; Phân loại văn bản; Tóm tắt nội dung.
Mẫu dấu đến của cơ quan
- Tất cả văn bản đến sau khi nhân viên văn thư nhập số công văn đến vào máy tính thì chuyển tới Chánh văn phòng để:
+ Chuyển trực tiếp tới các đơn vị các công văn đến liên quan tới các công việc mà Lãnh đạo Cục đã biết và đã cho ý kiến chỉ đạo hoặc các công việc mà các đơn vị có thể tự giải quyết mà không cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cục.
+ Đối với các văn bản liên quan tới các công việc mới phát sinh, các việc quan trọng cần ý kiến chỉ đạo thì Chánh văn phòng trình Lãnh đạo cục để cho ý kiến xử lý văn bản đến.
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……….. Ngày….tháng…...năm…..
Hình ảnh phần mềm quản lý văn bản đi, đến
Bên cạnh đó, Cục còn theo dõi bằng sổ truyền thống.
Mẫu sổ đăng ký công văn đến Bìa sổ:
CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
Năm :………
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
Từ số:……….Đến số:………… Từ ngày:……….Đến ngày:…...
Phần đăng ký bên trong : Ngày, tháng đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày, tháng của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi ngày, tháng, văn bản được gửi đến. Đối với văn bản có ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước đó. Vi dụ 02/01/2016
Cột 2: Ghi số đến của văn bản
Cột 3: Tên cơ quan soạn thảo ra văn bản Cột 4: Ghi rõ số và ký hiệu trên văn bản Cột 5: Ghi ngày, tháng trên văn bản
Cột 6: tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Cột 7: Ghi rõ văn bản được gửi cho cá nhân hay phòng, ban nào. Cột 8: Cho người nhận văn bản ký nhận
Cột 9: Để ghi những điều cần thiết.
Bước 2: Chỉ đạo xử lý giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài sau khi nghiên cứu công văn, ghi ý kiến chỉ đạo (ghi trên công văn đến) đề nghị các đơn vị/cá nhân thực hiện công việc xử lý và thời hạn giải quyết sau chuyển lại bộ phận Văn thư để nhân viên văn thư để chuyển cho các đơn vị/cá nhân liên quan thực hiện.
Bước 3: Lưu ý kiến chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến
Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục ghi trên văn bản đến, nhân viên văn thư theo số văn bản đến tiếp tục nhập vào máy tính các thông tin: Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; Đơn vị giải quyết; Đơn vị phối hợp; Thời hạn giải quyết, sau đó ghi sổ nhận văn bản chuyển cho các đơn vị/cá nhân.
- Sau khi nhận lại văn bản có ghi ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo Cục, Văn phòng chuyển đến đơn vị/cá nhân xử lý (nếu có đơn vị phối hợp thì bản