7. Cấu trúc của đề tài
2.3.1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư
Trong những năm vừa qua, Cục Đầu tư nước ngoài đã quan tâm chỉ đạo, triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước và được sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về văn thư. Trong đó có Văn bản số 01/BNV-BNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất hai văn bản Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/05/2004 về công tác văn thư; Nghị
định Số: 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…..
Để thống nhất tổ chức hoạt động Nhà nước về văn thư trong toàn cơ quan; Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các văn bản về văn thư yêu cầu Cục Đầu tư nước ngoài nói riêng cũng như tòan thể các bộ phận nói chung thực hiện như:
- Thông báo số 88/TB-BKH ngày 11/07/2003 về việc thống nhất ký hiệu công văn đi của Cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Công văn số 49/BKH-VP ngày 13/01/2005 về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước;
- Công văn số 432/BKH-VP ngày 19/05/2005 về việc thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/05/2005 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12/05/2004 của Bộ trưởng Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư , trong đó quy định về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Công văn số 844/BKH ngày 28/09/2007 về việc lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ theo pháp lệnh lưu trữ quốc gia và chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ;
- Quyết định số 1183/QĐ- BKH ngày 10/10/2007 về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 trong đó quy định về văn thư và lưu trữ.
Nhìn chung việc tuyên truyền phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ đã được các đơn vị triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa; tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Hiện nay, tất cả các cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Đầu tư nước ngoài đều áp dụng chung theo những văn bản về văn thư mà Bộ đưa ra. Chất lượng nghiệp vụ công tác văn thư vì thế mà được nâng lên rõ rệt trên các mặt.
2.3.2.Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư
2.3.2.1.Tổ chức bộ phận văn thư
Theo Quyết định số: 436/QĐ-ĐTNN của Cục Đầu tư nước ngoài ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2013 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, trong đó nêu rõ nói rõ bộ phận quản lý trực tiếp về công tác văn thư là Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài mà cụ thể là Chánh văn phòng Cục giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của cơ quan.
Văn phòng Cục thực hiện chức năng tham mưu cho Cục quản lý nhà nước về văn thư với một số nhiệm vụ: xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác về văn thư ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về văn thư của Nhà nước; thực hiện các báo cáo thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;
tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư ; quản lý tài liệu lưu trữ của Cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ; thực hiện một số dịch vụ công về văn thư.