7. Cấu trúc của đề tài
2.3.4.3. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do đơn vị phát hành gửi đi các đơn vị khác. Mọi văn bản của Cục Đầu tư nước ngoài phát hành đều được văn thư kiểm soát và đóng dấu làm thủ tục gửi đi. Hàng năm Cục Đầu tư nước ngoài phát hành rất nhiều văn bản. Cụ thể như sau:
Tên văn bản Năm/ Số lượng
2013 2014 2015 2016 Quyết định 2175 2294 2486 2508 Công văn 1900 1952 1960 1933 Thông báo 1465 1462 1513 1511 Tờ trình 1083 1181 1456 1442 Thông tư 532 400 536 573 Văn bản mật 409 406 487 399
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được tập trung thống nhất giải quyết theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản
Sau khi đã được thủ trưởng duyệt về nội dung, Chánh văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về mặt hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu văn bản đã đúng thì Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào vị trí cuối cùng “nơi nhận”,nếu văn bản sai đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo lại.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác trong một sô trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán.v..v..đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan.
- Ghi số của văn bản
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Số được ghi lên văn bản là số thứ tự văn bản được ban hành trong năm liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01/01 của năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của năm. Tất cả các văn bản do Cục ban hành đều tập trung tại phòng văn thư của Cục để lấy sô không lấy số riêng theo từng phòng ban đơn vị.
Văn bản đi (loại mật) cũng được đánh số theo hệ thống sô chung đối với văn bản của cơ quan.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng của văn bản đi chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và đăng ký vào sổ.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
Bước này được thực hiện sau khi đã có đủ chữ ký của ngưới có thẩm quyền. - Văn thư cơ quan đóng dấu văn bản theo quy định của pháp luật (tại Điều 6 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do lãnh đạo Cục quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ
giấy liền kề.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“hỏa tốc”, “thượng khẩn”, và “khẩn”), dấu độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và “Dấu tài liệu thu hồi”trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Bước 3: Đăng kí văn bản đi
Ở Cục Đầu tư nước ngoài tất cả các văn bản đi đều được đăng kí đầy đủ, nhanh chóng tại văn thư. Công việc này giúp cho việc theo dõi quản lý và tra tìm ðýợc chặt chẽ, nhanh chóng.
Theo Quy định tại Nghị định số 09/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì số và ký hiệu văn bản là một thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản hành chính. Để hướng dẫn thực hiện nội dung này, tại Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định. Số thứ tự của văn bản đi bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 trong năm.
Cục Đầu tư nước ngoài sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi để nhập văn bản, giấy tờ mà cơ quan phát hành. Qua đây sẽ giúp cho việc kiểm tra số lượng văn bản đã phát hành từng tháng, năm, quý là bao nhiêu. Bên cạnh đó, Cục còn theo dõi bằng sổ truyền thống:
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Bìa sổ:
Phần đăng ký bên trong sổ:
Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8
- Cách đăng ký như sau:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu văn bản đi
Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10, và tháng 1,2 thì phải thêm sô 0 ở trước, ví dụ: 05/02
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản đi Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
Năm:…….
SỔ CÔNG VĂN ĐI
Từ số:…………Đến số:………. Từ ngày:……….Đến ngày:…………
Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác.
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: - Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích thước mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng. Tiếp theo là trình bày bì và viết bì, vào bì và dán bì. Cuối cùng đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật, dấu khác lên bì.
+ Chuyển phát văn bản đi
Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao được thực hiện tại văn thư, do văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân.
Khi chuyển giao trong nội bộ người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dáu vào sổ.
Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc. Nhưng sau đó phải giữ bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường hợp cần thiết, lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đến nơi nhận. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Bước 5: Lưu văn bản đi
đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung, được đăng ký và đánh số theo từng loại hoặc theo từng nhóm nhất định thì được sắp xếp riêng, theo đúng sô thứ tự của văn bản.
Tại văn thư, phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu mà mình quản lý theo quy định của pháp luật, của cơ quan.
Các tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp và lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi đến của cơ quan luôn được thực hiện theo đúng quy định. Chỉ đạo bộ phận văn thư thực hiện đúng quy định về quản lý văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu 2 văn bản, bản gốc tại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc của công chức chuyên môn, không có tình trạng đã đăng kí sổ văn bản, nhân bản, đóng dấu phát hành văn bản nhưng không lưu đầy đủ bản gốc tại văn thư.