7. Cấu trúc của đề tài
3.6. Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn
tác văn thư lưu trữ
Đây là một hình thức thiết thực để nâng cao chất lượng công tác văn thư. Kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư giúp nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan đối với công tác văn thư vì thông qua việc đánh giá, thủ trưởng các đơn vị sẽ biết được những nội dung làm tốt, chưa tốt để có các giải pháp khắc phục những mặt chưa tốt, từng bước đưa công tác của đơn vị đi vào nề nếp. Đồng thời qua đó các đơn vị sẽ biết được kết quả thực hiện của các đơn vị khác, nhờ vậy sẽ tạo sự thi đua giữa các đơn vị, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài.
Cục Đầu tư nước ngoài cần tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho lãnh đạo và đơn vị được kiểm tra biết. Định kỳ tổng kết công tác văn thư để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng tiếp theo nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư. Qua công tác thanh tra, kiểm tra cơ quan có thể lấy làm tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng, đánh giá xếp loại tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt công tác văn thư để từ đó cán bộ có thêm động lực trong công việc của mình.
Tiểu kết chương 3
Từ thực trạng công tác văn thư đã trình bày trong chương 2, trong chương này, tôi đã đề xuất ra 6 phương pháp nhằm khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài.
Những giải pháp hoàn thiện về công tác văn thư mà tôi đưa ra đều mang tính thực tiễn và lý luận. Vì vậy, việc triển khai, áp dụng cần linh hoạt, sáng tạo và có những điều chỉnh hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Cục Đầu tư nước ngoài tội nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý điều hành của lãnh đạo. Do đó công tác văn thư có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài. Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Từ những kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường và được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Cục Đầu tư nước ngoài đã giúp tôi có cơ sở, nền tảng cho việc nắm vững kiến thức đã được học ở trường. Đồng thời giúp tôi nhận thức được vị trí, vai trò, quan trọng không thể thiếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Cùng với việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề và thực tập tai Cục Đầu tư nước ngoài đã giúp tôi tìm hiểu sâu sắc hơn về công tác văn thư và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Công tác văn thư của Cục đã được thực hiện rât tốt và có hiệu quả. Tuy nhiên tôi xin đưa ra một số kiến nghị với mong muốn hoàn thành tốt hơn nữa công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của tôi không thể tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rât mong nhận được sự đồng tình, giúp đỡ của các thầy cô, các cán bộ Cục Đầu tư nước ngoài để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng tôi xin cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Thị Kim Chi giảng viên hướng dẫn và chị Nguyễn Thị Hồng Nhung chuyên viên văn thư đã tận tình giúp đỡ để tôi có thể hoàn thiện bài khóa luận này./.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017
Sinh viên
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bùi Minh Linh(2015), Nghiệp vụ thư ký văn phòng của Cục Đầu tư nước ngoài, Báo cáo tốt nghiệp
2. Ths. Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm(2006), Soạn thảo và ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội
3. Ths. Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm(2008), Những văn bản của Đảng và nhà nước về công tác ban hành văn bản, công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.
4. Hướng dẫn số 822/ HD - VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và laaph hồ sơ trong môi trường mạng.
5. Nguyễn Thị Lan(2016), Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Báo cáo tốt nghiệp
6. Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ
7. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
8. Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16/04/2009 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài
9. Quyết định số: 549/QĐ-ĐTNN của Cục Đầu tư nước ngoài ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2013 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
10. Quy trình quản lý công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài ban hành ngày 12 tháng 4 năm 2012.
11. Quyết định số: 597/QĐ-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Bộ Nội vụ về việc phê duyệt danh mục các tài liệu, quy trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 tại cơ quan Bộ Nội vụ.
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
13. Thông tư số: 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư , lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
14. Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
15.Văn bản số 01/BNV-BNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất hai văn bản Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/05/2004 về công tác văn thư.
16. Vương Đình Quyền(2007), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
17. Dương Thị Sông(2016), Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng, Báo cáo thực tập tốt nghiệp.
PHẦN PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16/04/2009 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của Cục Đầu tư nước ngoài.
Phụ luc 02: Quyết định số 436/ QĐ- ĐTNN ngày 20/12/2013 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục.
Phụ lục 03: Một số văn bản được ban hành của Cục Đầu tư nước ngoài.
Phụ lục 04: Cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài
Phụ lục 05: Quy trình quản lý văn bản đi
Phụ lục 06: Quy trình quản lý văn bản đến
Phụ lục 04: Cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài CỤC TRƯỞNG Đỗ Nhất Hoàng PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Nội VĂN PHÒNG CỤC: 8 1. Phạm T. Bình (PVP) 2. Cao Thị Tần (PVP) 3. Đỗ Cao Nguyên (PVP) 4. N. T. Hoàng Yến 5. Tăng Việt Đức 6. Nguyễn Minh Hà 7. Nguyễn T. H. Nhung 8. Hoàng Quốc Phúng PHÓ CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Bá Cường Nguyễn Thị Bích NgọcPHÓ CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNGĐặng Xuân Quang
Tổ công tác PPP
PHÒNG ĐTNN: 8
1.Đỗ Văn Sử (TP) 2. Nguyễn Ngọc Huy (PTP) 3. Đậu Thị Bích Thủy (PTP 4. Lê Thị Xuân Vinh 5. Dương Văn Hùng 6. Trương Minh 7. Nguyễn Phương Thảo 8. Phạm Mạnh Hùng 9. Nguyễn Thị Minh Hiền
PHÒNG ĐTRNN: 6 1. Vũ Văn Chung (TP) 2. Nguyễn Q. Minh (PTP) 3. Nguyễn Sỹ Hiệp 4. Đinh Đức Mạnh 5. Nguyễn T. P. Hạnh 6. Đoàn Văn Nghị PHÒNG TH&TT:
1. Lê Thị Hải Vân (TP) 2. Vũ Hải Hà (PTP) 3. Đặng Thị Nhung 4. Nguyễn Hà Phương 5. Nguyễn Việt Cường 6. Lê Ngọc Sơn 7. Phạm Anh Thư
PHÒNG XTĐT:
1. Lê Minh Hiền (PTP) 2. Thái Thu Phương (PTP) 3. Nguyễn Quang Vinh 4. Lê Quang Tuấn 5. Nguyễn Đức Anh 6. Nguyễn Văn Ba 7. Lê Hữu Quang Huy 8. Nguyễn Nguyên Dũng 9. Phạm Việt Tuấn 10. Mai Phương Thu 11. Vũ Nhật Hà
PHÒNG CHÍNH SÁCH:
1. Lê Thị Nguyệt Ánh (PTP) 2. Dương T.Vĩnh Hà (PTP) 3. Đỗ Cao Nguyên 4. Hoàng Thanh Tâm 5. Hồ Quốc Anh
TT XTĐT MIỀN TRUNG
1. Trịnh Minh Vân (GĐ) 2. Lê Minh Dương (TP) 3. Trịnh Phương Thảo
TT XTĐT PHÍA NAM
1. Vũ Xuân Đặng (PGĐ) 2. Lê Hương Giang (PGĐ) 3. Nguyễn T.H. Thu (TP) 4. Lã Thị Ánh Hồng (PTP)
TT XTĐT PHÍA BẮC
1. Phạm Vũ Hải (GĐ) 2. Phan T. T. Trâm (PGĐ) 3. Lê Xuân Trung (PTP) 4. Đỗ Thị Quỳnh Nga
Phụ lục 05: Quy trình xử lý văn bản đến
Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả, biểu mẫu
Văn thư Cục ĐTNN Đóng dấu đến, lấy số, nhập máy tính, chuyển CVP CVP Cục ĐTNN LĐC
Nhân viên văn thư
Ghi vào sổ theo dõi công văn đến ý kiến chỉ đạo của LĐC. Lãnh đạo các đơn vị CV/VC được phân công CV/VC được phân công Tiếp nhận công văn đến
Phân loại và phân luồng để phân công
văn
Lưu ý kiến chỉ đạo
Tiếp nhận, phân công xử lý công văn
Xử lý công văn
Lưu hồ sơ công việc Chỉ đạo giải quyết
Phụ lục 06 : Quy trình xử lý văn bản đi
Người thực hiện Quy trình thực hiện Mô tả, biểu mẫu
CV/ VC được phân công Hồ sơ công việc
CV/VC được phân công
Phiếu trình giải quyết công việc; Dự thảo văn bản đi; tài liệu đính kèm.
Lãnh đạo đơn vị Ký Phiếu trình giải quyết
công việc
Lãnh đạo Văn phòng
LĐC - Ký duyệt nội dung
- Ký chính thức
Văn phòng
Kiểm tra, lấy số, nhân bản, đóng dấu, ghi bì, chuyển văn bản
Chuyên viên/ viên chức được phân công giải quyết công việc
Hồ sơ công việc Tiếp nhận yêu
cầu
Nghiên cứu và soạn thảo văn bản đi
Duyệt và ký trình
Kiểm tra
Ký văn bản
Ban hành văn bản
Lưu hồ sơ công việc
PHIẾU KHẢO SÁT
Công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư I. THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN ĐƯỢC KHẢO SÁT
Tên cơ quan: Cục Đầu tư nước ngoài
Số điện thoại: 080-48461 Fax: 047343769 Email: tonghop.dtnn@mpi.gov.vn
II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
1. Chức danh và nhân sự làm công tác văn thư
a) Chức danh
- Công chức Văn phòng - Thống kê: 08 người
- Cán bộ không chuyên trách Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ: 50 người - Chức danh khác: 3 người
b) Nhân sự thực tế trực tiếp làm công tác văn thư Tổng số: 08 người
- Nữ: 04 người + Cao Thị Tấn: 1977
+ Nguyễn Thị Hồng Nhung: 1985 + Nguyễn Thị Hoàng Yến: 1985 + Nguyễn Minh Hà: 1980 - Nam: 04 người + Phạm Thanh Bình: 1969 + Đỗ Cao Nguyên: 1978 + Tăng Việt Đức: 1980 + Hoàng Quốc Phúng: 1986
2. Trình độ người làm công tác văn thư
- Trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ + Đại học: 06 người
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ khác + Trên đại học: 12 người
+ Đại học: 36 người + Cao đẳng: 2 người
3. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư (liệt kê các văn bản đã ban hành):
Được trình bày cụ thể trong phần 2.3.1
4. Công tác văn thư
a) Quản lý văn bản
Có phân công và thực hiện kiểm tra, rà soát nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Có Chưa
b) Tổ chức lập hồ sơ
Có Chưa
c) Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Có Chưa
d) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - Sử dụng phần mềm trong quản lý văn bản đi, đến
Có Chưa
- Hoặc sử dụng chương trình Excel trong quản lý văn bản
Có Chưa
III. CÁC ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 1. Thuận lợi
Được trình bày cụ thể trong phần 2.4.1
2. Khó khăn
Được trình bày cụ thể trong phần 2.4.2
3. Đề xuất, kiến nghị
Được trình bày cụ thể trong chương 3
Người lập phiếu Thủ trưởng cơ quan