7. Cấu trúc của đề tài
2.3.2.2. Bố trí nhân sự
Hiện nay, công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài được tổ chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành.
Để đảm bảo các công việc của Cục Đầu tư nước ngoài được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát, thuận tiện cho việc khai thác thông tin thì Cục Đầu tư nước ngoài đã bố trí bộ phận làm công tác văn thư trực thuộc Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài và Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý. Dưới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng Cục: TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ 101 Ths.Phạm Thanh Bình Chánh Văn phòng
- Điều hành, quản lý hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và Phó Cục trưởng phụ trách văn phòng về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng Cục;
- Phân công nhiệm vụ thường xuyên cho các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong văn phòng sau khi báo cáo xin ý kiến Phó Cục trưởng phụ trách; - Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong việc sắp xếp tổ chức, nhân sư, đào tạo, thi đua khen thưởng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ và nhân viên của Cục;
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
hành chính, văn thư; tiếp nhận công văn đến, hồ sơ dự án không thuộc diện phân cấp; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến địa chỉ xử lý; phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt.
- Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao;
- Trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp và tổ chức cán bộ; công tác hành chính văn thư.
202 Ths.Đỗ Cao Nguyên Phó Chánh Văn phòng
- Phụ trách, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện các lĩnh vực công tác được phân công;
- Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành công việc của Văn phòng Cục khi Chánh Văn phòng vắng mặt;
- Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao; - Trực tiếp phụ trách: + Hỗ trợ Cục trưởng, lãnh đạo Cục sắp xếp lịch công tác; + Công tác tổng hợp, lưu trữ; + Công tác lễ tân; + Công tác quản trị;
+ Đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác chung của toàn Cục;
303 Cao Thị Tần
Phó Chánh văn phòng
- Phụ trách, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện các lĩnh vực công tác được phân công;
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
việc của Văn phòng Cục khi Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng khác vắng mặt;
- Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao.
- Trực tiếp phụ trách:
+ Công tác tài chính, kế toán, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Văn phòng và các Phòng thuộc Cục;
+ Hỗ trợ công tác tài chính cho 03 Trung tâm thuộc Cục.
404 Nguyễn Thị
Hoàng Yến
Chuyên viên
- Ký, tiếp nhận các loại văn bản, hồ sơ dự án và những tài liệu khác gửi trực tiếp đến Cục; nhận công văn, văn bản của Văn phòng Bộ hàng ngày vào lúc 9 giờ và 15 giờ hoặc đột xuất theo đề nghị của Văn thư Bộ, tổ thư ký Lãnh đạo Bộ; phối hợp với các phòng chức năng kiểm tra đầu mục hồ sơ và cấp giấy biên nhận đối với dự án tiếp nhận;
- Chuyển lãnh đạo Văn phòng chia công văn đến trước 16 giờ hàng ngày; sau khi công văn đến được chia, chuyển Cục trưởng và các Lãnh đạo Cục có ý kiến, chuyển đến các đơn vị được phân công để xử lý; riêng đối với công văn khẩn, thực hiện chuyển ngay theo yêu cầu của Lãnh đạo; - Chuyển và nhận về các hồ sơ, công văn trình của Cục đến Thư ký Lãnh đạo Bộ ít nhất 2 lần/ngày vào lúc 9 giờ và 15 giờ hàng ngày; chuyển và nhận ngay đối với các hồ sơ cần
505 Nguyễn Thị Hồng Nhung Chuyên viên 06 Tăng Việt Đức Chuyên viên
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
trình/xử lý gấp theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục và Lãnh đạo Bộ;
- Sao chụp các công văn giấy tờ, tài liêu phục vụ cho công tác chuyên môn theo đề nghị của Lãnh đạo Cục;
- Đối với vă bản đi của Cục: kiểm tra thể thức công văn đi và thủ tục trình ký theo đúng quy định, trình Lãnh đạo Văn phòng ký nháy, vào sổ, lấy số, sao chụp, đóng dấu và làm thủ tục khác để phát hành;
- Nhập các công văn đi, đến vào máy tính để quản lý, theo dõi và tra cứu;
- Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo tính đầy đủ, khoa học và liên tục trong công tác lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ; tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng theo phân cấp;
- Trình cấp Giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức trong Cục đi công tác hoặc làm việc với các cơ quan khác;
- Quản lý và sử dụng các con dấu của Cục.
07 Nguyễn Thị
Minh Hà
Nhân viên
- Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng Cao Thị Tần làm công tác kế toán.
08 Hoàng Quốc
Phúng
Chuyên viên
- Bảo quản, bảo trì và sử dụng các phương tiện, thiết bị máy móc được trang bị để phục vụ công tác chuyên môn của Cục;
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch trang bị tài sản, phương tiện làm việc trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Cục phê duyệt;
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch mưa sắm và phân bổ trang thiết bị văn phòng như văn phòng phẩm, bàn ghế, tủ làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, máy in, máy photocopy, máy quét,...; theo dõi tình hình sử dụng các loại trang thiết bị và văn phòng phẩm nói trên;
- Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng theo yêu cầu của từng bộ phận trong Cục; tổng hợp nhu cầu sắp xếp chỗ làm việc cho cán bộ trong Cục.
- Phụ trách thông tin liên lạc trong cơ quan: điện thoại, điện báo, fax đi và đến
- In ấn các loại phong bì, thiếp chúc mừng, giấy đi đường, sổ sách... phục vụ chuyên môn.
- Quản lý toàn bộ xe ô tô của Cục cùng các dụng cụ, trang thiết bị, vật tư, phụ tùng kèm theo; đảm bảo tính pháp lý khi xe tham gia giao thông; - Phục vụ đưa đón cán bộ có tiêu chuẩn đi họp, dự hội nghị, đi công tác theo chế độ;
- Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm, sửa chữa cho xe ô tô trình Lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo Cục phê duyệt; tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng xe theo định kỳ;
- Lập kế hoạch thực hiện mua xăng dầu, vật tư phụ tùng ô tô theo tháng, quý, năm và quyết toán kinh phí với bộ phận tài vụ.