9. Kết cấu khoá luận
1.2.4. Hiện đại hoá cơ sở vật chất trang thiết bị
Cơ sở vật chất là địa điểm, không gian mà cán bộ, công chức có mặt để thực hiện công việc theo quy định của cơ quan; là một phần diện tích và không gian được trang bị thiết bị các phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đã được xác định. Cơ sở vật chất – yếu tố quan trọng bảo đảm yêu cầu nâng cao chất lượng công việc. Tóm lại đây là nơi diễn ra quá trình lao động, là nơi thể hiện kết quả cuối cùng của mọi hoạt động của tổ chức.
“Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hoá công tác văn phòng.”4
Chiếm phần lớn không gian văn phòng là văn phòng phẩm. Các loại văn phòng phẩm bao gồm: folder, file tài liệu, bìa còng, sổ, bút, dập ghim,
giấy tờ,… Việc mua sắm sảm phẩm này về giá cả có sự chênh lệch không đáng kể nhưng mang lại giá trị tinh thần lớn để tránh việc bút tắc mực, folder mốc meo hay dập gãy. Do đó, việc chọn những vật dụng văn phòng chất lượng ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả công việc.
Trang thiết bị văn phòng là những trang thiết bị được của cơ quan trang bị cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy điện thoại,…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy fax, máy scan,…).
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nên kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Do vậy, với điều kiện hiện nay, việc hiện đại hoá văn phòng yêu cầu cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng cần được trang bị để có thể ứng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật mang lại hiệu quả công việc cao.