8. Cấu trúc của đề tài
3.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan tới Văn hóa công sở
khác nhau như thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm sách báo, bản in, khẩu hiệu, biểu ngữ, các cuộc thi, tập huấn, nói chuyện chuyên đề, toạ đàm, triển khai học tập nghị quyết,tham quan thực tế, các hoạt động tập thể giao lưu văn hóa nghệ thuật,... đề cập tới khía cạnh văn hoá công sở, kể chuyện về các tấm gương Người tốt việc tốt. Những cách thức tiếp nhận phong phú, này giúp cho người được tiếp nhận không bị nhàm chán và dễ nhớ, dễ thực hiện, áp dụng vào thực tế hơn. Nhưng đáng chú trọng hơn cả là hình thức truyền miệng bởi tính chất phổ biến, đơn giản, dễ dàng nhất với các hình thức khác.
Các thành viên trong Hanel - Xốp nhựa cũng cần tìm hiểu, nâng cao nhận thức và chia sẻ với nhau những giá trị tốt đẹp của Hanel - Xốp nhựa có như vậy mới tạo ra môi trường VHCS tích cực, trong môi trường ấy họ sẽ thấy được những điều tốt đẹp đó và cảm thấy tự hào gắn bó với Hanel - Xốp nhựa hơn, coi doanh nghiệp như một ngôi nhà thứ hai của mình. Vì thế, tuyên truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện VHCS có tác động tích cực nhưng tính tự giác của mỗi cá nhân mới là yếu tố quan trọng nhất để tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về ý thức tu dưỡng, rèn luyện trong mỗi người dân Việt Nam nói chung và với đội ngũ CBCNV của HNP nói riêng trong việc phát huy hiệu quả của VHCS.
3.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan tới Văn hóa công sở hóa công sở
Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong văn hóa công sở, nhưng phải có biện pháp tốt để quản lý con người trong văn phòng, và cách quản lý cơ bản có tính bền vững là thông qua hệ thống văn bản nội quy, quy chế, quy trình. Để tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện quy chế văn hóa công sở tại HNP, công ty nên xây dựng quy chế VHCS riêng, phù hợp với đặc điểm, tình hình của HNP. Quy chế phải cụ thể, có tính khả thi, có tiêu chí và biện pháp đảm bảo thực hiện để mọi người phấn đấu.
Xét trong tình hình hiện nay, phạm vi kinh doanh của HNP nhất định sẽ được mở rộng hơn do nhu cầu về sản phẩm của HNP trên thị trường ngày càng tăng cao, việc này vậy đòi hỏi Ban lãnh đạo HNP phải xem xét tính toán lại toàn bộ chiến lược kinh doanh đi đôi với xây dựng văn hóa công sở để phát triển bền vững trong thời kỳ hội nhập. Mỗi cơ quan tổ chức sẽ có nền VHCS khác nhau, để HNP xây dựng nên nền VHCS phù hợp thì đòi hỏi nền VHCS ấy phải có giá trị thực tiễn, phù hợp với mong muốn của lãnh đạo. Mà trong các công ty kinh doanh, mục đích chủ yếu là lợi nhuân,
vậy với HNP, nội quy quy chế về VHCS phải được xây dựng trên cơ sở phù hợp với chiến lược thị trường, chiến lược phát triển trong hội nhập. HNP nên mời các chuyên gia, người có chuyên môn giỏi về nghiệp vụ văn phòng và lĩnh vực VHCS đến khảo sát, lập ra quy chế văn hóa công sở và các quy trình nghiệp vụ văn phòng phù hợp với công ty dựa trên nền tảng bộ quy chuẩn ISO 9001:2008, ứng dụng ISO 14001:2004 và ISO 50001, 5S Kaizen; Công ty nên bổ sung thêm các nội nội quy quy chế liên quan đến văn hóa công sở, hiện đại hóa các nghiệp vụ để có thể chuẩn hóa các nghiệp vụ văn phòng và xây dựng, hoàn thiện các quy định về VHCS như: Quy định về trang phục, lễ phục, đeo thẻ chức danh CBCNV; quy định về văn hóa ứng xử nơi công sở, thái độ, tác phong giao tiếp trong đơn vị; quy định về tiếp và giải quyết công việc của khách đến liên hệ; quy định về kỷ luật, hội họp, hội thảo,...Để xây dựng hệ thống các VBQPPL về VHCS ở Hanel - Xốp nhựa trước hết cần phải căn cứ vào một số văn bản pháp luật của các cấp như: Luật cán bộ công chức năm 2009; Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007; Quyết định số 30/2006/QĐTTg ngày 06 tháng 02 năm 2006 của Chính phủ thực hiện Luật Phòng, chống tham nhũng,…và cuốn sổ tay doanh nghiệp trong đó có nêu slogan của Công ty, quy định cụ thể về quyền, lợi ích, nghĩa vụ của toàn bộ CBCNV tại Công ty, sau đó điều chỉnh theo nhu cầu thực tiễn về VHCS của công ty. Bên cạnh đó, những quy định mới phải đi kèm với chế tài quy định rõ ràng riêng biệt cụ thể. Những văn bản mới về Quy chế VHCS phải được xây dựng theo hướng rõ ràng cụ thể, có những chế tài xử lý vi phạm bằng biện pháp kinh tế; quy định về thưởng, phạt đúng mức đối với những CBCNV làm tốt và chưa tốt; tiếp tục theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Quy chế VHCS; có văn bản cam kết thực hiện của mỗi phòng, đơn vị trực thuộc; hàng quý có báo cáo tổng kết, đánh giá về tình hình thực hiện Quy chế này. Các văn bản về VHCS quy định về: Các nguyên tắc giao tiếp ứng xử phù hợp nơi công sở; ngôn ngữ xưng hô thống nhất nơi công sở; các chuẩn mực về tác phong, cử chỉ làm việc, trong đó cần xây dựng cụ thể các hành vi không được làm đồng thời khuyến khích những hành vi đúng chuẩn mực của CBCNV; các quy trình làm việc chuyên nghiệp hiện đại hơn; các hình thức xử lý vi phạm quy tắc VHCS và có hình thức khen thưởng CBCNV thực hiện tốt Quy tắc VHCS; các quy trình thực hiện các nghi thức lễ nghi. Ngoài ra, công ty cần cải tiến quy trình soạn thảo văn bản, thực hiện nguyên tắc pháp chế ban hành văn bản và quản lý văn bản nhà nước; khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ, hành chính, các thủ tục hành chính nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến các thủ tục hành chính, các tác nghiệp trong hoạt động công sở.
3.3. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất cảnh quan
Thường thì vào lần đầu tiên, người ta hay đánh giá 1 sự vật hiện tượng nào đó bằng mắt một cách trực quan, vậy nên bên cạnh yếu tố con người thì cơ sở vật chất là một yếu tố đầu tiên thể hiện văn hóa công sở của một cơ quan tổ chức. Trang thiết bị càng hiện đại sẽ khiến cho người ta cảm thấy môi trường ở công ty chuyên nghiệp. Yếu tố vật chất cũng có tác động lại với con người, trang thiết bị hiện đại sẽ khiến cho công việc dễ dàng nhanh gọn hơn, giảm CBCNV và khiến các CBCNV có tâm trạng thoải mái, tạo môi trường công sở tích cực. Nên mặc dù trang thiết bị cơ sở vật chất cảnh quan của công ty đã tương đối hoàn chỉnh nhưng vẫn cần quan tâm, sửa sang, duy trì, cải tiến. Bởi vì trong tình thế cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt, việc ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại trong sản xuất kinh doanh thì đây là một đòi hỏi cấp bách đối với HNP. Việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ được tập trung vào những sản phẩm chủ lực của Công ty, phân tích những mặt yếu của sản phẩm trong thế so sánh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, từ đó, đề ra các giải pháp nhằm cải thiên mẫu mã, nâng cao chất lượng, củng cố thương hiệu, tìm kiếm thêm thị trường cho sản phẩm trong thời kỳ hội nhập. Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện các biện pháp tiết kiệm trong chi phí sản xuất, chi phí phát sinh trong kinh doanh là những nhân tố tác động trực tiếp tới lợi nhuận của Công ty. Cần xác định những tiêu chuẩn về trang thiết bị và điều kiện làm việc cho từng chức danh, bộ phận trong Hanel - Xốp nhựa để có kế hoạch trang bị cho phù hợp, tránh lãng phí; nâng cao ý thức bảo vệ, giữ gìn tài sản làm việc tại Hanel - Xốp nhựa. Do vậy, quản lý tốt chi phí kinh doanh sẽ góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Song song kế đó ứng dụng công nghệ sạch ít gây ô nhiễm môi trường cũng là yếu tố không thể xem nhẹ, vì nó giúp Công ty phát triển bền vững hơn đáp ứng những đòi hỏi bắt buộc trong giai đoạn mới. Như vậy vừa hiệu quả cho việc sản xuất kinh doanh của HNP, vừa thổi luồng gió tươi mới vào VHCS của HNP.
Trong trường hợp công ty muốn bộ máy văn phòng tối giản hết mức có thể thì phải bổ sung vào trong văn phòng các thiết bị văn phòng có khả năng từng bước cơ giới hoá các nghiệp vụ văn phòng như sau:
Trong nghiệp vụ văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động,…
Từng bước tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, wireless…; ứng dụng một cách hợp lý các tiến bộ về khoa học công nghệ để hiện đại hóa văn phòng và các nghiệp vụ văn phòng. Ví dụ như sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu. phần mềm
hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phần mềm quản lý công tác phòng để hoạt động công tác được triển khai nhanh chóng hơn.
Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như: thêm nhân viên lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo,CBCNV. Bên cạnh việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị, phải chú ý đến yếu tố thẩm mỹ, sắp xếp khoa học các vật dụng đồ đạc máy móc đúng chỗ, tránh trang trí quá phô trương tại phòng làm việc.
Ngoài việc đầu tư vào khoa học công nghệ, để môi trường cảnh quan cho công sở xanh – sạch – đẹp, giảm bớt căng thẳng tẻ nhạt, công ty nên bố trí những cây xanh có thể trồng trong nhà ở trong văn phòng, phủ xanh bàn làm việc, trồng cây ở bên ngoài, nhất là loại cây leo vừa không chiếm nhiều diện tích vừa có tính thẩm mỹ cao. Khoa học cũng đã chứng minh cây xanh giúp cho con người giảm áp lực trong công việc. Và tạo môi trường làm việc thoải mái hơn.
Mặt khác, CBCNV phải luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh công sở sạch như giữ vệ sinh ở chính nhà mình; Không lạm dụng máy tính cơ quan vào những trò tiêu khiển trong giờ làm việc, vừa ảnh hưởng đến năng suất công việc, vừa tạo thói quen xấu cho bản thân; Điện thoại nên để ở chế độ rung hoặc im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp và ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh trong phòng.
Có thể nói, nơi làm việc thân thiện, thoải mái là một điều kiện quan trọng góp phần không nhỏ vào sự thành công của Hanel - Xốp nhựa. Cách sắp xếp không gian làm việc phù hợp, khoa học sẽ giúp cho các cán bộ khơi dậy được những xúc cảm cũng như trạng thái tinh thần tích cực để bắt tay vào những công việc. Trang thiết bị hiện đại sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ vì thế công việc thực hiện có hiệu quả cao hơn.