8. Cấu trúc của đề tài
3.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ nhân viên về văn hóa công sở
Nhận thức đúng là cơ sở nền tảng vững chắc để tiến tới phát triển văn hóa công sở theo hướng tích cực. VHCS là một vấn đề có tính nhạy cảm và cần sự tự giác rất lớn của con người nên nhận thức là yếu tố đề then chốt để mỗi cá nhân trong tổ chức hiểu được sự cần thiết của VHCS cũng như vai trò, trách nhiệm của chính mình để từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện VHCS. Vì thế, việc nâng cao nhận thức của tập thể CBCNV của HNP về VHCS là để tăng cường phát huy tính tích cực, tự giác, chủ động trong quá trình phát triển VHCS. Đó cũng là là tiền đề, là điều kiện rất cần thiết để xây dựng các chuẩn mực VHCS của các thành viên trong công ty.
Con người - chủ thể và cũng là nhân tố quan trọng nhất hình thành nên VHCS phải tạo ra môi trường, điều kiện để việc thực hiện VHCS hiệu quả, văn minh và có bản sắc riêng. Vậy thì trước hết đội ngũ CBCNV phải ý thức được các hành động, hành vi của mình để có thể đánh giá bản thân mà tự hoàn thiện, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của mình. Khi đã kiên trì thực hiện tốt những điều kiện trên thì cùng với thời gian, những yếu tố này sẽ ăn sâu vào mỗi người và dần hoàn thiện chính bản thân họ. Bên cạnh đó, cần xác định và thống nhất nhận thức của lãnh đạo cũng như đội ngũ cán bộ tại HNP về VHCS. Lãnh đạo là nhân tố nòng cốt, là người hướng tập thể đi theo mục tiêu chung, là tấm gương cho cấp dưới noi theo. Thuyết phục được lãnh đạo sẽ định hướng được nhận thức về VHCS của phần lớn các thành viên trong công ty.
Để nhận thức đúng thì cần phải khắc phục quan niệm lệch lạc về sự tách riêng phạm trù văn hóa với những hoạt động mang tính quyền lực là chấp hành và điều hành. Sau đó cần phổ biến thông tin về những tác động tích cực của VHCS đối với hoạt động của Công ty, việc thực hiện VHCS chính là một phần của nhiệm vụ chung của mọi thành viên trong HNP. Việc nâng cao nhận thức tưởng như rất phức tạp triết lý, nhưng từ bản chất mà nói, VHCS bắt nguồn từ những điều đơn giản quen thuộc như:
Một là, chấp hành đúng pháp luật kỷ cương các quy định của Nhà nước nói chung và các nội quy, quy chế riêng của Công ty một cách tự giác.
Hai là, phải có tác phong chuyên nghiệp, khoa học. Đầu tiên của phong cách chuyên nghiệp là đúng giờ. Đó là một cử chỉ đẹp trong VHCS, tiếp đến là ngăn nắp, gọn gàng nơi làm việc. Sau đó là biết nhận trách nhiệm của mình trong công việc và cuộc sống, biết lắng nghe, biết xin lỗi và biết nói lời cảm ơn chân thành. Mặt khác, tác
phong chuyên nghiệp còn thể hiện trong quá trình làm việc, do đó cần có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để đạt hiệu quả, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng hạn và một kế hoạch thực hiện công việc rõ ràng, có tính khả thi cao nhất. Khi CBCNV tạo cho mình một “tác phong chuyên nghiệp” chính là thể hiện họ là những người chuyên nghiệp. Hình ảnh đó càng đẹp hơn khi họ thể hiện được tính sáng tạo trong công việc và có sự hiểu biết rộng, biết cách phối hợp, điều tiết công việc phù hợp với tiến độ môi trường xung quanh.
Ba là, mỗi CBCNV tại Công ty phải luôn có ý thức xây dựng bầu không khí làm việc tích cực thân thiện cởi mở. Đặc biệt là lãnh đạo công ty, phải gương mẫu, sáng suốt, công bằng minh bạch công khai trong các hoạt động, là người đi đầu, tạo cảm hứng cho các CBCNV. Chính tấm gương đẹp của lãnh đạo sẽ khiến cho nhân viên noi theo, từ đó dần tạo nên một môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao, hệ quả là hiệu quả công tác cũng sẽ cao theo. Khi bầu không khí làm việc cởi mở, tin tưởng lẫn nhau sẽ khơi nguồn được sự sáng tạo của các thành viên và ngược lại, nếu bầu không khí nặng nề, căng thẳng sẽ là rào cản đối với hoạt động của công sở; Bên cạnh đó cần chú ý những chi tiết nhỏ như không hút thuốc lá, uống rượu bia nơi công sở; có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, tích cực tham gia vào các hoạt động tập thể của đơn vị,….những hành động nhỏ nhưng thể hiện tính văn minh lịch sự, chuyên nghiệp, tạo thiện cảm cho mọi người và góp phần củng cố một môi trường công sở đầy năng lượng tích cực. Công sở là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp hàng ngày. Giao tiếp nơi công sở cũng cần có sự chuẩn mực về văn hóa, vì vậy chúng ta càng phải chú trọng vào văn hóa ứng xử hàng ngày. Trong văn hóa giao tiếp, ứng xử phải thể hiện được con người có văn hóa; thể hiện cách đối nhân xử thế đúng mực, hòa nhã, tôn trọng, đoàn kết với đồng nghiệp và lãnh đạo. Trong công việc, khi trả lời điện thoại cần nói năng mạch lạc, rõ ràng, đủ ý, có ghi chép đầy đủ. Đối với đồng nghiệp phải tôn trọng, không tạo bè kéo cánh để tranh chức, tranh quyền; người đi trước phải dẫn dắt người đi sau, chỉ bảo và giúp họ tiến bộ. Còn đối với khách đến giải quyết công việc thì phải thân thiện, cởi mở, tôn trọng, lắng nghe ý kiến, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan đến công việc. Khi người ta cẩn trọng trong lời ăn tiếng nói, biết giữ lời hứa, chia sẻ những thành tích, ý kiến, đóng góp với mọi người thì họ sẽ góp phần tạo nên một môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả công việc cao, thắt chặt tình đoàn kết với mọi người.
Bốn là, trang phục của CBCNV khi tới HNP phải gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự, phù hợp với công việc và môi trường làm việc; đi đứng nhẹ nhàng, đặc biệt tránh đi giầy dép tạo ra tiếng ồn quá lớn làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung; đeo thẻ làm việc theo đúng quy định; không dùng nước hoa có mùi quá nồng hoặc mang
đồ có mùi khó chịu khi đến công sở. Bên cạnh vẻ đẹp về tâm hồn thì hình thức cũng góp phần đáng kể nhằm tôn vinh vẻ đẹp và phẩm chất của một con người. Vì con người làm nên bộ mặt của cơ quan, việc ăn mặc của cá nhân phần nào thể hiện được mức độ và phong thái làm việc của đơn vị đó.
Năm là, các CBCNV nên nâng cao ý thức giữ gìn của công hơn nữa như tắt đèn làm việc trong giờ giải lao, xếp các đồ dùng nhỏ như bát đĩa dao dĩa gọn gàng. Việc thay đổi nhận thức, suy nghĩ của một số CBCNV về thái độ, hành vi ứng xử từ những việc nhỏ mới có thể góp phần xây dựng hình ảnh CBCNV, xây dựng văn hóa công sở văn minh đẹp đẽ. Ở khía cạnh khác, việc khuyến khích hình thành và phát huy văn hóa nhóm có tác dụng hỗ trợ tích cực cho VHCS (ví dụ: tinh thần đoàn kết, sự thương yêu đùm bọc lẫn nhau, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ trong các nhóm…), đồng thời phát hiện giải quyết kịp thời những giá trị của nhóm mâu thuẫn với VHCS, ảnh hưởng xấu đến bầu không khí của cơ quan, đơn vị. VHCS còn thể hiện ở sự tự hào về nơi mình làm việc, về thương hiệu của công ty, sự cạnh tranh lành mạnh trong cơ hội thăng tiến; sự độc lập trong công việc.